1. Seneste opdatering af denne post: 14.11.2024

2. Referencenummer: 01/2023

Ref. Ares(2023)1412440

3. Den dataansvarliges navn og kontaktoplysninger: Den Europæiske Ombudsmand, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Ansvarlig afdeling: Den Europæiske Ombudsmands Direktorat for Administration – HR-team – e-mail: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Navn og kontaktoplysninger på den databeskyttelsesansvarlige: Francesca PAVESI-

Stedfortrædende databeskyttelsesrådgiver: Nicholas HERNANZ

E-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Databehandlerens navn og kontaktoplysninger: Ikke relevant

6. Navn og kontaktoplysninger på den eller de fælles dataansvarlige: Europa-Parlamentets Lægetjeneste (EP)

I tilfælde af en anmodning om rimelige tilpasninger vil EP's lægetjeneste vurdere dokumentationen for at fastslå gyldigheden af anmodningerne om rimelige tilpasninger og foreslå den økonomiske aktør de nødvendige foranstaltninger.

E-mail: bmedical@ep.europa.eu

7. Formål med behandlingen: at identificere kandidater til praktikprogrammet for personer med handicap i valgobservationskontoret og gennemføre den relevante udvælgelsesprocedure.

Retsgrundlaget er Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om praktikophold af 13.2.2023, Den Europæiske Ombudsmands meddelelse om praktikophold 2023 – Praktikophold for personer med handicap og artikel 1d, stk. 4, i vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union [1] tilpasninger i rimeligt omfang)

Ansøgerne indsender deres data via onlineapplikationsværktøjet (webstedet). Med henblik på at gennemføre udvælgelsesproceduren importeres dataene til et IT-værktøj, der er udformet til at understøtte og lette proceduren.

8. Beskrivelse af kategorierne af registrerede og kategorierne af personoplysninger:

Kategorier af registrerede: ansøgere til praktikophold, der tilbydes personer med handicap

Kategorier af personoplysninger:

• Grundlæggende personoplysninger (fornavn, efternavn, nationalitet, fødselsdato, e-mail, bopælsby og -land, telefon)
• oplysninger i CV'et (uddannelse, erhvervserfaring, sprogfærdigheder)
• det eller de dokumenter, der beviser handicappet (f.eks.: et dokument udstedt af en national eller regional myndighed eller et akkrediteret organ i en EU-medlemsstat, et EU-handicapkort, en nylig attest udstedt af en læge)
• hvis det er relevant, en anmodning om rimelige indkvarteringsordninger for arbejdet under praktikopholdet ledsaget af en behørig begrundelse for behovet for rimelig indkvartering [2]
• kopier af ansøgerens eksamensbeviser, grader eller certifikater.

9. Tidsfrist for opbevaring af oplysningerne og, hvor det er muligt, for sletning:

• Ansøgernes oplysninger, der indsendes til onlineansøgningsværktøjet (webstedet), opbevares i deres personlige onlinekonto i to år, hvis ansøgerne ønsker at ansøge om fremtidige praktikophold. Ansøgere kan til enhver tid anmode den økonomiske aktør om at slette deres konto. Hvis ansøgere til et praktikophold ikke opretter forbindelse til deres konto inden for to år, slettes kontoen og oplysningerne heri automatisk, når der er sendt en e-mail til ansøgeren.
• Oplysninger, der overføres til udvælgelsesværktøjet vedrørende afviste ansøgere, slettes ni måneder efter udløbet af den periode med praktikophold, for hvilken der er indsamlet oplysninger. Oplysninger om ansøgere, der er udvalgt til praktikophold, slettes to år efter udløbet af deres praktikophold.

10. Modtagere af oplysningerne:

Den økonomiske aktør, generalsekretæren (hvis relevant), direktøren for administration, praktikanten, chefen for HR-enheden, lederne af undersøgelsesenhederne, de medarbejdere, der er involveret i ansøgernes vurdering, og IKT-sektoren.

I tilfælde af en anmodning om tilpasninger i rimeligt omfang vil EP's lægetjeneste vurdere dokumentationen for at fastslå anmodningens gyldighed og foreslå den økonomiske aktør de nødvendige foranstaltninger. Kun Lægetjenesten har adgang til de fremlagte dokumenter.

11. Overføres der personoplysninger til tredjelande og/eller internationale organisationer? Ikke relevant

12. Generel beskrivelse af sikkerhedsforanstaltningerne:

Data indsamles online i sikker tilstand. Adgangen til oplysningerne via onlineformularen er beskyttet af et password efter ansøgerens valg.

De elektroniske data lagres i onlineapplikationsværktøjet på den økonomiske aktørs servere, hvilket betyder, at de er beskyttet af en lang række sikkerhedsforanstaltninger, som IKT-sektoren har indført for at beskytte integriteten og fortroligheden af institutionens elektroniske ejendom.

Kun personale i HR-enheden har adgang til de dokumenter, der attesterer handicappet. Andre ansatte eller medlemmer af udvælgelseskomitéen har ikke adgang.

De udvalgte praktikanter, der kræver rimelig indkvartering, giver oplysninger om den relevante anmodning og dokumentationen direkte til Europa-Parlamentets Lægetjeneste. Sidstnævnte foretager en forhåndsvurdering af anmodningen om RA-ordninger og forelægger sin rapport for Ombudsmandens HR-tjenester.

13. Oplysninger om, hvordan registrerede kan udøve deres ret til indsigt og berigtigelse og, hvor det er relevant, sletning, begrænsning og dataportabilitet [3]:

Ansøgere har ret til at få adgang til deres egne personoplysninger og til relevante oplysninger om, hvordan vi bruger dem. De har også ret til at anmode om berigtigelse af ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger om dem, forudsat at fortroligheden af drøftelserne og beslutningstagningen for de ansatte, der er involveret i ansøgernes vurdering, beskyttes sammen med andre ansøgeres rettigheder. Ansøgerne kan til enhver tid under proceduren berigtige identifikationsoplysninger. Med hensyn til oplysninger vedrørende antageligheds- eller vurderingskriterier kan retten til berigtigelse udøves indtil ansøgningsfristens udløb.

Ansøgere har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod Den Europæiske Ombudsmands anvendelse af deres oplysninger af grunde, der vedrører deres særlige situation. Under visse omstændigheder har de ret til at anmode om, at vi sletter deres personoplysninger eller begrænser brugen heraf. Ansøgere kan til enhver tid anmode Direktoratet for Administration – HR Team – om oplysninger om behandlingen af deres personoplysninger pr. e-mail: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. De kan også kontakte kontorets databeskyttelsesansvarlige på dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Hvis de ønsker at klage over den økonomiske aktørs behandling af deres personoplysninger, kan de kontakte Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (www.edps.europa.eu) på følgende adresse: EDPS@edps.europa.eu

De registrerede informeres om deres rettigheder ved hjælp af en databeskyttelseserklæring, der findes på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Jf. artikel 1d, stk. 4, i personalevedtægten: (...) Ved tilpasninger i rimeligt omfang i forhold til arbejdets væsentlige funktioner forstås passende foranstaltninger, hvor det er nødvendigt, for at en handicappet kan få adgang til beskæftigelse, deltage i beskæftigelse eller avancere eller få adgang til uddannelse, medmindre sådanne foranstaltninger vil pålægge arbejdsgiveren en uforholdsmæssig stor byrde."

[2] Kun den udvalgte ansøger vil blive anmodet om at fremlægge den relevante dokumentation for at begrunde sin anmodning om tilpasninger i rimeligt omfang. EP's lægetjeneste vil vurdere dokumentationen for at fastslå gyldigheden af anmodningen om tilpasninger i rimeligt omfang og foreslå den økonomiske aktør de nødvendige foranstaltninger.

[3] Overvej at offentliggøre den relevante del af databeskyttelseserklæringen og angive et link. Se artikel 15 og 16 om de oplysninger, der skal gives til den eller de registrerede, og artikel 17-22 om registreredes rettigheder i forordning 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725