1. Seneste opdatering af denne post: 23/02/2022

2. Referencenummer: 1/2022

3. Den dataansvarliges navn og kontaktoplysninger:

Den Europæiske Ombudsmand

Hoteller i nærheden af avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Kontaktoplysninger:

Direktør for undersøgelser

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Navn og kontaktoplysninger på den databeskyttelsesansvarlige:

Francesca Pavesi

Databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Nicholas Hernanz

Stedfortrædende databeskyttelsesrådgiver

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Databehandlerens navn og kontaktoplysninger:

Ikke relevant

6. Navn og kontaktoplysninger på den eller de fælles dataansvarlige:

Ikke relevant

7. Formål med behandlingen:

I overensstemmelse med artikel 11 i TEU tilrettelægger Den Europæiske Ombudsmand høringer af interessenter, der har til formål at underrette Ombudsmanden om synspunkterne hos dem, der er berørt af emnerne strategiske undersøgelser og initiativer, som er af offentlig betydning.

En offentlig høring i forbindelse med strategiske undersøgelser og initiativer består generelt af følgende trin:

• der offentliggøres en opfordring til at bidrage på den økonomiske aktørs websted
• alle opfordres til at bidrage indtil en bestemt frist
• bidragene kan sendes via en kontaktformular, e-mail eller post
• alle bidrag offentliggøres på Ombudsmandens websted, og
• Der udarbejdes en rapport med et resumé af bidragene.

Behandling er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse (artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning 2018/1725).

Personoplysningerne bruges også til at kommunikere med bidragydere.

8. Beskrivelse af kategorierne af registrerede og kategorierne af personoplysninger:

Kategorier af registrerede

Enhver fysisk eller juridisk person kan bidrage til en høring af Den Europæiske Ombudsmand.

Kategorier af personoplysninger

De personoplysninger, der indsamles og viderebehandles, er oplysninger, der er nødvendige for deltagelse i høringen, som følger:

• fornavn
• efternavn
• stillingsbetegnelse
• e-mailadresse
• sprog, man gerne vil have svar på,
• et andet sprog, man ville acceptere et svar på,
• emne (høringens titel) og indhold (for det meste den enkeltes eller organisationens synspunkter om emnet).

Nogle svar kan også indeholde personoplysninger om tredjeparter, selv om bidragydere anmodes om at undgå at medtage unødvendige personoplysninger i deres svar. Principielt bør særlige kategorier af data ^[1] ikke medtages. Med hensyn til tredjeparters personoplysninger anvender Den Europæiske Ombudsmand politikken for underretning af den registrerede tredjepart i forbindelse med en undersøgelse (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Tidsfrist for opbevaring af oplysningerne og, hvor det er muligt, for sletning:

Bidragene lagres i de relevante sagsakter i overensstemmelse med Ombudsmandens opbevaringspolitik for sagsforvaltningssystemet i en periode på ti år efter sagens afslutning ^[2]. Dette omfatter grundlæggende personoplysninger (fornavn, efternavn, e-mailadresse) og sprogpræferencer og individuelle svar. De arkiveres derefter i overensstemmelse med Ombudsmandens arkiveringspolitik ^[3].

Bidragydernes personoplysninger redigeres i den version af bidraget, der offentliggøres på Den Europæiske Ombudsmands websted, når der anmodes herom ^[4] E-mailadresser redigeres altid. Hvis tredjeparts personoplysninger medtages i et bidrag, bliver de bidragydere, der anmodes om at undgå dette, også redigeret.

Dokumenter, der indsendes i forbindelse med en høring, f.eks. positionspapirer eller baggrundsdokumenter, vil blive offentliggjort, som de er modtaget. Hvis sådanne indlæg indeholder personoplysninger fra tredjeparter, foretages der som sådan passende redigeringer.

I tilfælde af masseforsendelser, dvs. hvor en gruppe bidragydere indsender identiske bidrag, gemmes svarene i de relevante sagsakter i en periode på 10 år, hvorefter de kan arkiveres. De opbevares i Den Europæiske Ombudsmands e-mailsystem i tre måneder, hvorefter de slettes. Et af disse bidrag offentliggøres på Ombudsmandens websted med en angivelse af, at Ombudsmanden modtog flere med samme indhold.

10. Modtagere af oplysningerne:

Der gives adgang til personoplysningerne til Den Europæiske Ombudsmands personale, der er ansvarligt for at foretage denne behandling, og til autoriseret personale på et "need to know"-grundlag, f.eks. ansatte i IKT-enheden til forvaltning af data, der er indsendt på Ombudsmandens websted.

Som led i undersøgelsesproceduren sender Ombudsmanden alle modtagne bidrag til den relevante EU-institution eller det relevante EU-organ, -kontor eller -agentur.

For at undgå misbrug skal bidragyderne identificere sig selv eller den organisation, på hvis vegne de svarer. Anonyme bidrag til høringer accepteres ikke.

Bidragyderne anmodes om at undgå at medtage unødvendige personoplysninger i deres bidrag, navnlig tredjeparters personoplysninger.

Af hensyn til gennemsigtigheden yder Ombudsmanden offentlige bidrag til en høring. Hvis der medtages personoplysninger om bidragydere eller på anden måde, redigeres dette (for bidragyderes vedkommende kun efter anmodning).

11. Overføres personoplysninger til tredjelande og/eller internationale organisationer?:

Ikke relevant ^[5]

12. Generel beskrivelse af sikkerhedsforanstaltninger:

De fleste bidrag til Den Europæiske Ombudsmands interessenthøringer sendes elektronisk til særlige høringspostkasser. Bidragyderne opfordres til at udfylde en kontaktformular på Ombudsmandens websted, som leder svarene til den særlige høringspostkasse.

Bidrag indsendt pr. post scannes og føjes til den digitale fil af den ansvarlige undersøgelsesmedarbejder. Papirudgaven af bidraget destrueres efterfølgende.

Bidrag til høringer af interessenter lagres i Ombudsmandens "sagsforvaltningssystem". Adgang til bidragydernes personoplysninger gives til Ombudsmandens personale, der er ansvarligt for at foretage denne behandling, og til autoriseret personale efter "need-to-know"-princippet.

Den Europæiske Ombudsmand har til formål at sikre, at databehandlingssystemer og -tjenester er modstandsdygtige, og at fortroligheden af data, hvor det er relevant, beskyttes.

13. Oplysninger om, hvordan registrerede kan udøve deres ret til indsigt og berigtigelse og, hvor det er relevant, sletning, begrænsning og dataportabilitet:

Efter indsendelse af data via kontaktformularen modtager bidragyderne en e-mail med en kopi af deres data, der behandles.

Registrerede har ret til at få adgang til deres egne personoplysninger og til relevante oplysninger om, hvordan vi bruger dem. De har også ret til at anmode om berigtigelse af ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger om dem. Registrerede har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod Den Europæiske Ombudsmands anvendelse af deres oplysninger af grunde, der vedrører deres særlige situation. Under visse omstændigheder har de ret til at anmode om, at vi sletter deres personoplysninger eller begrænser brugen heraf.

Registrerede kan til enhver tid anmode os om oplysninger om vores behandling af deres personoplysninger pr. e-mail på EO@ombudsman.europa.eu (en e-mailadresse på den ansvarlige undersøgelsesansvarlige vil også være tilgængelig på høringssiden på Ombudsmandens websted). Anmodninger fra registrerede besvares så hurtigt som muligt og under alle omstændigheder inden for en måned.

Registrerede kan også kontakte vores databeskyttelsesansvarlige på: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Hvis de ønsker at klage over Ombudsmandens behandling af deres personoplysninger, kan de kontakte Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (www.edps.europa.eu) på følgende adresse: EDPS@edps.europa.eu

I forbindelse med tilrettelæggelsen af en høring af interessenter giver Den Europæiske Ombudsmand bidragyderne følgende oplysninger om deres privatliv: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger

Den Europæiske Ombudsmands høringer i forbindelse med strategiske undersøgelser og initiativer ^[6]

Denne databeskyttelseserklæring beskriver, hvordan Den Europæiske Ombudsmand beskytter dine personoplysninger, når du besvarer en høring af Ombudsmanden, og hvor Ombudsmanden som sådan fungerer som dataansvarlig. Denne erklæring beskriver også, hvilke rettigheder du har som registreret.

Den forklarer navnlig årsagen til indsamlingen og behandlingen af oplysningerne. den måde, hvorpå Ombudsmanden indsamler, håndterer og sikrer beskyttelsen af de leverede oplysninger og hvilke rettigheder stillere kan udøve i forbindelse med deres data.

1. Hvilke personoplysninger vil Den Europæiske Ombudsmand behandle?

Bidragyderne udfylder kontaktformularen på Den Europæiske Ombudsmands websted, som leder bidragene til den særlige høringspostkasse. Bidrag kan også sendes pr. brev eller e-mail. Det relevante personale på Den Europæiske Ombudsmands kontor behandler bidragene.

Den Europæiske Ombudsmand kan kontakte bidragyderne for at anmode om præciseringer og/eller for at formidle resultaterne af høringen/undersøgelsen. Kontaktoplysningerne for den person, der er ansvarlig for forespørgslen, findes i opfordringen til at svare på høringen.

De personoplysninger, der indsamles og viderebehandles, er oplysninger, der er nødvendige for deltagelse i høringen, som følger: fornavn, efternavn, e-mail, jobbeskrivelse og det foretrukne sprog til yderligere korrespondance, et andet sprog, man ville acceptere et svar på, og indhold (for det meste den enkeltes eller organisationens synspunkter om emnet).

2. Hvorfor behandler Den Europæiske Ombudsmand disse personoplysninger?

Den Europæiske Ombudsmand ønsker at give offentligheden og interesserede parter mulighed for at give udtryk for deres synspunkter i forbindelse med strategiske undersøgelser og initiativer, der kan drage fordel af eksternt input, og som derfor kan indlede offentlige høringer.

3. Hvad er retsgrundlaget og nødvendigheden af at behandle disse data?

Retsgrundlaget for denne behandling er artikel 11 i TEU.

Personoplysninger behandles i overensstemmelse med forordning 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer. Behandling er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse (artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning 2018/1725).

4. Hvem er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne?

Den Europæiske Ombudsmands sektor for informations- og kommunikationsteknologi (IKT) forvalter de data, der indsendes til webstedet. Den Europæiske Ombudsmands personale med ansvar for at gennemføre offentlige høringer og autoriseret personale vil på "need-to-know"-basis viderebehandle de data, som bidragyderne indsender.

5. Hvem er modtagerne af oplysningerne?

Den Europæiske Ombudsmands personale, der er ansvarligt for behandlingen, har adgang til dine personoplysninger. samt andre bemyndigede ansatte i Den Europæiske Ombudsmand efter "need-to-know"-princippet.

Som led i undersøgelsesproceduren sender Den Europæiske Ombudsmand alle modtagne bidrag til den relevante EU-institution eller det relevante EU-organ, -kontor eller -agentur. Af hensyn til gennemsigtigheden yder Den Europæiske Ombudsmand offentlige bidrag til en høring.

Når du bidrager til en høring, skal du identificere dig selv og den organisation, på hvis vegne du bidrager. Anonyme bidrag til høringer accepteres ikke. Dette er for at undgå misbrug.

Af hensyn til gennemsigtigheden fremsætter Den Europæiske Ombudsmand offentlige bidrag, som hun har modtaget som svar på en offentlig høring. Dine personoplysninger vil ikke blive offentliggjort. Du bør undgå at medtage unødvendige personoplysninger i dine bidrag, navnlig personoplysninger om tredjeparter. Hvis sådanne data medtages, vil de blive redigeret fra den version, der offentliggøres.

6. Hvor længe opbevares oplysningerne?

Bidragene lagres i de relevante sagsakter i overensstemmelse med Ombudsmandens opbevaringspolitik for sagsforvaltningssystemet i en periode på ti år efter sagens afslutning ^[7]. Dette omfatter grundlæggende personoplysninger (fornavne, efternavne, e-mailadresse), sprogpræferencer og svarene. Bidrag arkiveres i overensstemmelse med Ombudsmandens arkiveringspolitik ^[8].

7. Hvordan beskytter vi dine data?

De elektroniske data lagres på Den Europæiske Ombudsmands servere. Disse data er beskyttet af en lang række sikkerhedsforanstaltninger, som Den Europæiske Ombudsmands sektor for informations- og kommunikationsteknologi har indført for at beskytte integriteten og fortroligheden af institutionens elektroniske ejendom.

Adgang til personoplysninger beskyttes gennem forvaltning af adgangsrettigheder, som er strengt begrænsede og baseret på "need to know"-princippet.

E-mailadresser offentliggøres aldrig, men de lagres og kan anvendes af Den Europæiske Ombudsmand til korrespondance vedrørende det afgivne svar.

8. Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?

Når du deltager i en høring, kan du vælge, om dine personoplysninger skal offentliggøres på vores hjemmeside eller ej.

Du har også særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, navnlig retten til indsigt i dine personoplysninger og til at berigtige dem, hvis dine personoplysninger er ukorrekte eller ufuldstændige. Under visse omstændigheder har du ret til at slette dine personoplysninger, til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger og til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.

Den Europæiske Ombudsmand vil besvare dine anmodninger så hurtigt som muligt og senest inden for en måned.

Endelig har du til enhver tid ret til at klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, hvis du mener, at Den Europæiske Ombudsmand har krænket dine rettigheder i henhold til forordning 2018/1725 på grund af behandlingen af dine personoplysninger.

9. Hvem skal man kontakte i tilfælde af forespørgsler eller klager vedrørende databeskyttelsesspørgsmål?

Du kan til enhver tid sende databeskyttelsesrelaterede spørgsmål vedrørende Den Europæiske Ombudsmands offentlige høringer til følgende adresse: EO@ombudsman.europa.eu

Du kan også kontakte Den Europæiske Ombudsmands databeskyttelsesansvarlige på følgende adresse: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan til enhver tid indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på følgende adresse: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Jf. artikel 10 i forordning 2018/1725.

[2] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/da/document/en/70850

[4] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/da/strategic-issues/public-consultations.

[5] Personoplysninger, der offentliggøres på Den Europæiske Ombudsmands websted, er tilgængelige i hele verden. EU's domstole har fastslået, at indlæsning af personoplysninger på en webside ikke udgør en overførsel af personoplysninger (se Domstolens dom af 6. november 2003, Lindqvist, sag C-101/01).

[6] Findes på Den Europæiske Ombudsmands websted her: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.