Štrasburk, 17. září 2012

Návštěva agentury OI/12/2012/EIS – návštěva Evropské agentury pro chemické látky (ECHA)

Vážený pane Dancete,

V květnu 2011 jsem zahájil program návštěv agentur EU s cílem určit a šířit osvědčené postupy v jejich vztazích s občany. Původně jsem uskutečnil tři „pilotní“ návštěvy agentur EU ve Spojeném království, konkrétně Evropského orgánu pro bankovnictví, Evropské agentury pro léčivé přípravky a Evropské policejní akademie. Následně jsem se dne 1. června 2011 v Bruselu setkal s vedoucími všech agentur EU a měl jsem příležitost seznámit je s touto iniciativou podrobněji. V říjnu a listopadu 2011 jsem navštívil Evropskou agenturu pro životní prostředí v Kodani a Evropské monitorovací centrum pro drogy a drogovou závislost a Evropskou agenturu pro námořní bezpečnost v Lisabonu. V únoru 2012 jsem navštívila Evropské středisko pro rozvoj odborného vzdělávání v Soluni a v květnu jsem navštívila Evropskou nadaci pro zlepšení životních a pracovních podmínek v Dublinu. V červnu 2012 jsem navštívil EUROJUST a EUROPOL v Haagu a Evropskou radu pro systémová rizika ve Frankfurtu. Nakonec jsem v červenci 2012 navštívila Evropskou agenturu pro bezpečnost sítí a informací (ENISA) v Iraklionu na Krétě. Informace o mých předchozích návštěvách agentur EU jsou k dispozici na této stránce mých internetových stránek:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Budu v Helsinkách dne 5. října 2012 a rád bych využil této příležitosti k návštěvě agentury ECHA a rád bych se setkal s příslušnými členy řídícího týmu agentury. Vzhledem k povaze takové návštěvy se zdá vhodné obrátit se na Vás jako na výkonného ředitele ECHA. Abych Vám pomohl s přípravou na to, o čem jsem přesvědčen, že se ukáže být užitečnou a konstruktivní výměnou názorů, připojuji k tomuto dopisu přílohu obsahující a) návrh programu naší schůze a b) informace týkající se procedurálních aspektů tohoto typu návštěvy.

Beru na vědomí, že po neformálních kontaktech mezi našimi kancelářemi byl pátek 5. října 2012 (9:30–12:30 h) dohodnut jako vzájemně výhodné datum pro naše setkání, na němž, jak jsem pochopil, bude váš zástupce ředitele, pan Jukka Malm, ve vaší nepřítomnosti, zastupovat vedení agentury ECHA.

Během mé návštěvy agentury ECHA mě bude doprovázet paní Eija Salonenová, právní referentka, která bude působit jako kontaktní osoba pro organizační aspekty našeho setkání. Její kontaktní údaje jsou: [e-mail], tel.: + 33 3 88 17 24 29. Z neformálních kontaktů mezi našimi kancelářemi jsem rovněž vyrozuměl, že paní Minna Heikkilä z Vaší agentury bude sloužit jako kontaktní osoba v agentuře ECHA, která bude s paní Salonenovou spolupracovat na všech nezbytných přípravách.

Vezměte prosím na vědomí, že po naší schůzce bych se také rád setkal s výborem zaměstnanců agentury ECHA. Činím tak v návaznosti na žádost shromáždění výborů zaměstnanců agentur (AASC), abych se systematicky setkával s výbory zaměstnanců agentur EU, které navštěvuji v rámci šetření z vlastního podnětu.

Chtěl bych Vám ještě jednou poděkovat za souhlas s organizací této návštěvy a těším se na setkání (ve Vaší nepřítomnosti) s Vaším zástupcem ředitele a Vašimi kolegy a na to, že se s Vámi všemi zapojíme do toho, o čem jsem si jist, že bude přínosná výměna názorů ohledně různých otázek obsažených v návrhu pořadu jednání naší schůze. Dále bych chtěl poděkovat vedení agentury ECHA za organizaci praktických aspektů mého setkání s výborem zaměstnanců agentury.

Upřímně,

P. Nikiforos Diamandouros

Příloha: 1

PŘÍLOHA: Procesní aspekty a návrh programu návštěvy

K procesním aspektům

Návštěvy evropského veřejného ochránce práv se formálně provádějí na základě jeho pravomoci provádět šetření z vlastního podnětu. Korespondence týkající se této návštěvy bude proto opatřena registračním referenčním číslem pro taková šetření z vlastního podnětu (OI/12/2012/EIS). Veřejný ochránce práv by uvítal, kdyby agentura ECHA mohla toto referenční číslo uvést ve své korespondenci týkající se návštěvy.

Šetření z vlastního podnětu mimo jiné znamená, že se uplatní obvyklé procesní záruky týkající se těchto šetření. Patří mezi ně právo agentury požádat evropského veřejného ochránce práv, aby s informacemi a dokumenty nakládal důvěrně – viz čl. 5 odst. 1, čl. 5 odst. 2 a čl. 14 odst. 2 prováděcích ustanovení k veřejnému ochránci práv:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Kromě toho, že veřejný ochránce práv informuje agenturu, která má být navštívena, o otázkách, které hodlá nadnést, může ji také požádat, aby předem poskytla určité relevantní informace a/nebo dokumenty.

Po každé návštěvě veřejný ochránce práv písemně informuje agenturu o svých zjištěních. Pokud podá konkrétní návrhy, obvykle požádá agenturu, aby ho informovala o všech následných krocích, které hodlá podniknout. V závislosti na odpovědi agentury veřejný ochránce práv buď zváží uzavření šetření, nebo podnikne další kroky, například vydáním formálních doporučení.

Vezměte prosím na vědomí, že přípravný dopis k této návštěvě a tato příloha budou zveřejněny na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv. Pokud se veřejný ochránce práv rozhodne předložit agentuře po své návštěvě návrhy, bude na této stránce rovněž zveřejněno sdělení obsahující tyto návrhy, jakož i odpověď agentury, veškerá další korespondence a konečné písemné závěry veřejného ochránce práv. Tyto výměny se objeví na této stránce internetových stránek veřejného ochránce práv: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Pokud jde o otázky na pořadu jednání

 Pokud jde o obsah návštěvy ze dne 5. října 2012, evropská veřejná ochránkyně práv by ráda projednala tato témata:

• zásady veřejné služby;
• počáteční kontakty agentury ECHA s veřejností;
• Transparentnost, dialog a odpovědnost ;
• nábor;
• nabídková řízení a smlouvy;
• střet zájmů; a
• Oznamování.

Veřejný ochránce práv by se v rámci každého tématu rád zabýval těmito konkrétními otázkami:

1.Zásady veřejné služby

Dne 10. července 2012 jsem informoval agenturu ECHA o zveřejnění pěti zásad veřejné služby, jimiž by se mělo řídit chování úředníků EU. Zajímalo by mě, zda agentura podnikla nebo plánuje podniknout kroky k zajištění toho, aby a) všichni její zaměstnanci byli informováni o zásadách a b) aby byly zásady k dispozici na jejích internetových stránkách, aby byla veřejnost informována o tom, že se k nim agentura zavázala.

2. Počáteční kontakty s veřejností

Jedním ze základních úkolů veřejné ochránkyně práv je zajistit, aby správa EU byla otevřená, zaměřená na služby a efektivní při vedení kontaktů s občany. Příslušné základní zásady jsou stanoveny v Evropském kodexu řádné správní praxe (ECGAB). Tato otázka je v naší každodenní práci i nadále významná, což naznačuje, že správa EU se v této oblasti stále potýká s určitými problémy. V případě potřeby se evropská veřejná ochránkyně práv snaží nalézt rychlé řešení stížností, které se týkají stížností na počáteční kontakty občana se správou. Obvykle to znamená, že mé služby kontaktují příslušnou osobu telefonicky.

Chápu, že všechny agentury EU souhlasily s přijetím Evropského kodexu řádné správní praxe na zasedání vedoucích představitelů agentur, které se konalo v Lisabonu v říjnu 2008. Na internetových stránkách agentury ECHA jsem našel odkaz na její vlastní kodex řádné správní praxe [1] (dále jen "kodex agentury ECHA"). Na první pohled se zdá, že kodex ECHA odráží především zásady obsažené v Evropském kodexu řádné správní praxe (ECGAB). V kodexu ECHA však například chybí odkaz na veřejného ochránce práv, pokud jde o ustanovení odpovídající článku 19 ECGAB (uvedení možností odvolání). V tomto ohledu bych uvítal, kdyby agentura ECHA objasnila, jak vnímá vztah mezi oběma kodexy a zda má v úmyslu zveřejnit na svých internetových stránkách také ECGAB. Rád bych se také dozvěděl více o tom, jak agentura ECHA zajišťuje, aby její zaměstnanci dodržovali zásady stanovené v kodexu. Nebyl(a) jsem schopen(a) nalézt odkazy na tuto záležitost na internetových stránkách agentury ECHA, a byl(a) bych proto vděčný(á) za prezentaci na toto téma.

3. Transparentnost, dialog a odpovědnost

Evropská veřejná ochránkyně práv rovněž přikládá velký význam podpoře transparentnosti a zvyšování odpovědnosti ve správě EU. Tento požadavek se mimo jiné odráží v právních předpisech EU o přístupu veřejnosti k dokumentům, které výslovně zmiňují veřejného ochránce práv jako orgán provádějící přezkum. Odráží se to také v rozsáhlých vyšetřovacích pravomocích veřejného ochránce práv, které nám umožňují důkladně objasnit skutečnosti a otázky vznesené v našich šetřeních.

Byl bych proto vděčný, kdybych se dozvěděl více o těchto otázkách:

a) Beru na vědomí, že internetové stránky agentury ECHA obsahují oddíl o přístupu k dokumentům, které má agentura v držení. Rád bych však věděl, jak agentura ECHA v praxi vyřizuje žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům. Jaká jsou její pravidla, pokyny a/nebo praktická opatření pro vyřizování těchto žádostí? Uveďte příklady, jako je hlavní korespondence agentury při vyřizování posledních tří žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům, jimiž se zabývají příslušná pravidla agentury ECHA a/nebo nařízení č. 1049/2001. (Podstata rozhodnutí agentury ECHA v těchto příkladech nebude zkoumána, protože to není účelem této návštěvy.)

b) Vypracovává agentura ECHA výroční zprávu (interní nebo externí) o tom, jak nakládá s přístupem veřejnosti k dokumentům?

c) Provozuje nebo hodlá provozovat agentura ECHA veřejný rejstřík ve smyslu článku 11 nařízení č. 1049/2001?

d) Agentura ECHA zpracovává obrovské množství informací a údajů. Jeho internetové stránky jsou uživatelsky přívětivé a obsahují velké množství údajů, publikací a informací týkajících se hlavních činností agentury ECHA. Nařízení 1049/2001 se přísně vzato vztahuje pouze na „dokumenty“. Jak agentura ECHA vyřizuje žádosti o informace? Poskytněte nám prosím informace týkající se zpětné vazby, kterou útvary agentury ECHA obdrží od uživatelů a zúčastněných stran, pokud jde o přístup k informacím.

4. Výběr a nábor zaměstnanců

Pokud jde o podstatu rozhodnutí o výběru a náboru zaměstnanců, veřejný ochránce práv uplatňuje podobný přístup jako soudy EU. To mimo jiné znamená, že uznává velmi širokou diskreční pravomoc správy při výběru jejích zaměstnanců.

Pokud jde o procesní aspekty výběru a náboru, veřejná ochránkyně práv velmi aktivně pracovala na zvýšení transparentnosti náboru pracovníků v EU. To například vedlo k větší transparentnosti, pokud jde o jména členů výběrových komisí, a k podrobnějším hodnotícím listům, které uchazečům poskytují lepší přehled o tom, jak byli hodnoceni.

Agentura ECHA zveřejnila na svých internetových stránkách v oddíle "Pracovní místa"informace o své náborové politice a postupech pro přijímání dočasných a smluvních zaměstnanců (v současné době nemá agentura ECHA žádné stálé úředníky). Byl bych Vám vděčen za další objasnění následujících otázek:

a) Jak agentura ECHA zajišťuje účinnou komunikaci s uchazeči o výběrová řízení, pokud jde o stav jejich přihlášek a/nebo výsledek výběrového řízení?

b) Jsou jména členů výběrové komise uchazečům známa?  Do jaké míry agentura ECHA poskytuje uchazečům přístup k posouzení jejich žádostí?

c) Do jaké míry agentura ECHA usiluje o rychlejší a méně formální prostředky k řešení sporů týkajících se rozhodnutí o výběru a přijetí do zaměstnání, než jsou prostředky stanovené v článku 90 služebního řádu?

d) Informuje agentura ECHA systematicky uchazeče ve své korespondenci o tom, že mohou podat stížnost veřejnému ochránci práv, jak je stanoveno v článku 19 výše uvedeného Evropského kodexu řádné správní praxe a kodexu řádné správní praxe agentury ECHA?

5. Nabídky a zakázky

Na úrovni přezkumu se spory týkající se rozhodnutí o nabídkových řízeních a smluvních vztahů nejčastěji řeší soudy. Významná část případů veřejného ochránce práv se však v průběhu let týkala i těchto oblastí. V souvislosti s nabídkovými řízeními se veřejná ochránkyně práv inspiruje přístupem Účetního dvora, který spočívá v uznání široké diskreční pravomoci správy při posuzování podstatných aspektů návrhů nabídek a zároveň pečlivě kontroluje, zda svá rozhodnutí řádně a náležitě odůvodnila a zda náležitě dodržovala platné postupy a práva na informace. Pokud jde o smluvní spory, veřejný ochránce práv jako takový neposuzuje, zda došlo k porušení smlouvy. Důkladně však zkoumá, zda administrativa své stanovisko řádně odůvodnila, a zkoumá také spravedlivost správních úkonů nebo opomenutí.

Beru na vědomí, že internetové stránky agentury ECHA obsahují oddíl "Zadávání veřejných zakázek". V tomto ohledu mám tyto otázky:

a) Jak agentura ECHA řeší spory týkající se těchto oblastí?

b) Jsou uchazeči a dodavatelé informováni o tom, že mohou podat stížnost veřejnému ochránci práv?

6. Střet zájmů

Zamezení střetu zájmů je důležitým aspektem druhé zásady veřejné služby: bezúhonnost. Ke střetu zájmů dochází, když osoby, které pracují pro veřejnou správu, mohou být vnímány jako osoby, které mají nevhodný osobní zájem na záležitosti, kterou se zabývají. Tyto konflikty je třeba náležitě řešit, aby se zajistilo objektivní rozhodování a posílila důvěra veřejnosti ve správu. Nedávné události a případy ukazují, že správa EU zjevně nemá plnou důvěru veřejnosti v tuto otázku.

Beru na vědomí, že agentura ECHA zveřejnila na svých internetových stránkách v oddíle „Postupy a politiky“ svou politiku pro řešení potenciálních střetů zájmů [2], jakož i každoroční prohlášení o zájmech ředitelů, manažerů a dalších vedoucích pracovníků agentury ECHA.

S ohledem na tyto úvahy by mě zajímalo, jaká další konkrétní opatření agentura ECHA uplatňuje, aby se zabránilo střetu zájmů v těchto oblastech:

a) Nábor zaměstnanců, včetně vedoucích pracovníků

b) Současní a bývalí zaměstnanci, zejména pokud jde o vnější činnosti během jejich služby v agentuře ECHA a po jejím skončení (viz například články 11, 11a, 12b a 16 služebního řádu).

7. Oznamování (whistleblowing)

Články 22a a 22b služebního řádu se běžně označují jako „ustanovení o oznamovatelích“. Tato ustanovení mají dvojí strukturu, která spočívá a) v povinnosti oznamovat závažná protiprávní jednání vlastnímu orgánu oznamovatele nebo za určitých podmínek úřadu OLAF a b) v právu oznamovat tuto záležitost rovněž úředníkům některých jiných orgánů EU za předpokladu, že jsou splněny zvláštní požadavky [3]. Články 22a a 22b vymezují okolnosti, za nichž jsou oznamovatelé chráněni před odvetnými opatřeními ze strany orgánu, pro který pracují. Podle článku 22a není dotyčný orgán oprávněn jednat v neprospěch úředníka, který informace poskytl, pokud jednal rozumně a čestně. Článek 22b rozšiřuje tuto ochranu na úředníka, který dále sděluje informace jednomu nebo více z pěti funkcionářů uvedených ve zmíněném článku, tj. předsedům Evropského parlamentu, Komise, Rady, Účetního dvora nebo evropského veřejného ochránce práv.

Byl bych Vám vděčný, kdyby agentura ECHA mohla poskytnout informace o veškerých opatřeních, která zavedla pro interní whistleblowing, a o veškerých zkušenostech s whistleblowery.