Agentury EU hrají ústřední úlohu tím, že provádějí politiky EU a poskytují technické, vědecké a právní odborné znalosti v klíčových odvětvích. Jakýkoli dojem, že jejich státní zaměstnanci sledují soukromé zájmy, které jsou v rozporu s jejich povinnostmi, může podkopat důvěru veřejnosti v jejich práci. Evropská veřejná ochránkyně práv soustavně zdůrazňovala rizika fenoménu „otáčivých dveří“, kdy zaměstnanci přecházejí do vnějších funkcí, zejména v soukromém sektoru. Dokonce i malý počet významných případů může vyvolat veřejné znepokojení a poškození pověsti, jak se odráží v nedávných šetřeních.

Správa EU musí zároveň přilákat kvalifikované odborníky, aby řešili priority, jako je udržitelnost, digitalizace a bezpečnost. Opatření, jako jsou čekací lhůty a omezení pracovních míst, mohou ovlivnit flexibilitu kariéry, zejména v oblastech, jako je právo, finance nebo technologie.

V této souvislosti se toto šetření ze systémového hlediska zabývalo tím, jak agentury EU řeší případy otáčivých dveří. Cílem bylo určit osvědčené postupy a možné nedostatky v zavedených politikách a postupech. Za tímto účelem veřejná ochránkyně práv provedla podrobný přezkum politik zavedených 15 agenturami EU a zkontrolovala 54 spisů týkajících se jednotlivých případů, jimiž se zabývalo devět agentur EU. Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se setkal se zástupci pěti agentur EU, aby objasnil nevyřešené záležitosti.

Téměř všechny agentury EU, které veřejné ochránkyni práv předložily dokumentaci, uvedly, že přijaly přístup Evropské komise k provádění právních povinností zaměstnanců, kteří přecházejí do funkcí v soukromém sektoru, ať už při odjezdu, nebo během neplaceného volna. Veřejná ochránkyně práv však zjistila, že některé agentury EU mají podrobnější a komplexnější pokyny k plnění těchto právních povinností než jiné. Rozdíly, které veřejná ochránkyně práv zjistila, se týkají toho, jak agentury zacházejí s pozdními nebo neúplnými oznámeními o činnostech po ukončení služby, jak agentury tato oznámení posuzují, povahy uložených zmírňujících opatření, transparentnosti rozhodnutí o oznámených činnostech po ukončení služby a toho, jak jsou monitorovány veškeré povinnosti, které z nich vyplývají, jakož i toho, jak agentury školí zaměstnance o jejich etických povinnostech.

Veřejná ochránkyně práv dále zjistila, že pravidla a politiky, jimiž se po skončení funkčního období řídí činnosti osob, které nejsou zaměstnanci, tj. členů správních rad agentur nebo rad orgánů dohledu, se výrazně liší. Většina členů rady agentur je jmenována vnitrostátními orgány a zastupuje své příslušné členské státy, což znamená, že se na ně nadále vztahují vnitrostátní etická pravidla, která se v jednotlivých členských státech liší. V zájmu řešení potenciálních střetů zájmů a poškození dobré pověsti v důsledku přesunů „otáčivých dveří“ přijalo politiky upravující činnosti (bývalých) členů správní rady po skončení funkčního období pouze několik řídících orgánů agentur EU, které byly předmětem tohoto šetření.

S cílem pomoci agenturám EU při dalším zpřísňování jejich pravidel pro pohyb otáčivých dveří stanovila veřejná ochránkyně práv řadu pokynů týkajících se osvědčených postupů:

• Silný rámec integrity začíná prevencí: je nezbytné vybavit zaměstnance a členy správní rady jasnými pokyny, pravidelnou odbornou přípravou a průběžnými osvětovými iniciativami s cílem zajistit plné pochopení etických povinností.
• To je posíleno spolehlivými standardními operačními postupy pro řešení situací otáčivých dveří, které poskytují jasný, krok za krokem přístup k oznámením, posouzením a dodržování předpisů.
• Transparentní kritéria pro omezení post-servisních nebo post-mandátových rolí musí být stanovena předem, aby si jednotlivci byli plně vědomi omezení před nástupem.
• Je-li oznámen přechod do soukromého sektoru, měly by agentury jednat rychle – provést důkladné posouzení rizik, identifikovat potenciální střety zájmů a přijmout okamžitá preventivní opatření, jako je zrušení přístupových práv nebo v případě potřeby přerozdělení odpovědnosti.
• Rozhodování by mělo být spravedlivé, transparentní a dobře zdokumentované, mělo by jednotlivcům umožňovat vyjádřit se k navrhovaným omezením a zároveň zajistit, aby rizika byla účinně řízena prostřednictvím přiměřených opatření, jako jsou čekací lhůty, zákazy lobbingu nebo v případě potřeby přímé zákazy.
• Včasná a odůvodněná rozhodnutí musí jasně nastínit právo na odvolání.
• Kromě důkladného rozhodování závisí odpovědnost na důsledném prosazování. To zahrnuje zveřejňování shrnutí povolených činností, aktivní sledování dodržování stanovených podmínek a dodržování povinností mlčenlivosti.
• Jsou-li podezření na porušení, musí agentury neprodleně reagovat - zjistit skutečnosti a v závažných případech zahájit disciplinární řízení - s cílem zachovat důvěru a chránit institucionální integritu.

Veřejná ochránkyně práv dospěla k závěru, že agentury EU se mohou z postupů druhé strany mnohému naučit. Veřejná ochránkyně práv má v úmyslu použít tyto pokyny pro osvědčené postupy na případy, na něž může být v budoucnu upozorněna.

Případ se týkal způsobu, jakým Evropská komise (delegace EU při Africké unii) vyřizovala žádost o grant, a obav týkajících se možného střetu zájmů.

Stěžovatel se zúčastnil výzvy k předkládání návrhů na projekt na podporu celoafrických volebních kapacit. Delegace žádost stěžovatele zamítla, protože žádala o finanční prostředky EU přesahující maximální procentní podíl povolený v rámci výzvy. Stěžovatel tvrdil, že se jedná o typografickou chybu a že delegace měla místo zamítnutí jeho žádosti požádat o vysvětlení. Stěžovatel rovněž tvrdil, že odborník, který se podílel na vývoji projektu financovaného v rámci této výzvy, pracoval pro subjekt, který podal žádost v rámci této výzvy.

Veřejná ochránkyně práv zjistila, že Komise měla na základě svých vlastních interních pokynů považovat chybu stěžovatele za „zjevnou administrativní chybu“, a požádala stěžovatele o objasnění a/nebo opravu chyby stěžovatele. Rovněž zjistila, že Komise dostatečně neposoudila tvrzení stěžovatele o možném střetu zájmů. Tyto dva nedostatky představovaly nesprávný úřední postup. U obou zjištění se veřejná ochránkyně práv domnívala, že by nebylo vhodné vydávat odpovídající doporučení, neboť grant již byl mezitím udělen. Předložila však tři návrhy, jejichž cílem je zabránit tomu, aby se takové problémy vyskytly v podobných případech v budoucnu.

Případ se týkal toho, jak Evropská komise zmírnila rizika střetu zájmů související s pracovním místem v soukromém sektoru, které přijal bývalý vedoucí pracovník. Zaměstnanec, který byl v minulosti zaměstnán v oddělení Komise pro hospodářskou soutěž, se přestěhoval do nadnárodní [redigované] společnosti jako vedoucí pracovník odpovědný za hospodářskou soutěž a regulační záležitosti, a to i pro Evropu. Před nástupem do funkce v [redigované] společnosti bývalý zaměstnanec opustil Komisi a připojil se k celosvětové advokátní kanceláři. Komise povolila přestěhování do advokátní kanceláře poté, co jí bývalý zaměstnanec oznámil záměr nastoupit na toto pracovní místo.

Veřejná ochránkyně práv zjistila, že v souvislosti s povolením přestěhování do advokátní kanceláře přijala Komise opatření ke zmírnění rizika, které představuje bývalý zaměstnanec pracující na spisech nebo případech, které by byly relevantní pro práci v advokátní kanceláři. Rozhodnutí Komise o povolení přestěhování do advokátní kanceláře rovněž obsahovalo několik omezení. Bývalému zaměstnanci bylo například zakázáno pracovat, přímo či nepřímo, ve všech případech, které spadají do odpovědnosti bývalého zaměstnance během jeho služby, nebo ve všech případech, které s nimi přímo souvisejí. S cílem pomoci bývalému zaměstnanci identifikovat případy, které by mohly kdykoli po odchodu ze služby vyvolat problémy se střetem zájmů, Komise zahrnula seznam případů, který aktualizovala poté, co zaměstnanec skutečně odešel.

Šetření veřejné ochránkyně práv potvrdilo, že Komise zaujala důsledný přístup k posouzení toho, zda by v souvislosti s následnou úlohou bývalého zaměstnance ve [redigované] společnosti mohly případy v oblasti hospodářské soutěže, které nejsou uvedeny na výše uvedeném seznamu, přesto vést ke střetu zájmů, protože souvisejí s případy, za něž byl bývalý zaměstnanec odpovědný. Veřejná ochránkyně práv tento přístup uvítala.

Veřejná ochránkyně práv uzavřela šetření a dospěla k závěru, že nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu, pokud jde o způsob, jakým Komise řešila rizika střetu zájmů související s daným pracovním místem.

Věc se týkala systému expertních skupin Evropské komise, který hraje důležitou úlohu při informování o rozhodnutích přijatých Komisí. V souvislosti s dřívějším šetřením veřejného ochránce práv přijala Komise nová pravidla pro tyto expertní skupiny. V tomto následném šetření veřejná ochránkyně práv posuzovala, jak Komise tato pravidla uplatňuje, zejména pokud jde o transparentnost členství a jednání expertních skupin.

Šetření prokázalo, že Komise zavedla interní pokyny pro provádění pravidel skupiny odborníků a že příslušným zaměstnancům poskytuje odbornou přípravu. Komise rovněž zřídila specializovanou interní síť koordinátorů pro sledování a podporu správného provádění pravidel pro skupiny odborníků, což veřejná ochránkyně práv uvítala.

Veřejná ochránkyně práv však určila řadu oblastí, v nichž by Komise mohla dále zlepšit transparentnost expertních skupin. Za prvé, Komise by měla zveřejnit své interní pokyny, aby objasnila, co může veřejnost od provádění Komise očekávat. Za druhé, nejsou-li některé dokumenty skupiny odborníků aktivně zveřejňovány, měla by Komise tyto dokumenty uvést v zápisu z jednání příslušné skupiny odborníků, aby veřejnost mohla v případě potřeby požádat o přístup. Za třetí, Komise by měla stanovit lhůty pro zveřejňování dokumentů před zasedáními skupiny odborníků a po nich. V neposlední řadě by Komise měla zlepšit funkce vyhledávání v rejstřících dokumentů, které jsou relevantní pro skupiny odborníků.

Veřejná ochránkyně práv dospěla k závěru, že žádná další šetření nejsou odůvodněná, a šetření uzavřela.