Vyrobeno v souladu s čl. 3 odst. 6 statutu evropského veřejného ochránce práv [1]

Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatel, Nadace pro svobodnou informační infrastrukturu [2], si stěžoval veřejnému ochránci práv na to, jak Parlament vyřídil jeho žádost o přístup veřejnosti k zápisům ze schůzí koordinátorů výborů [3].

2. Dne 8. července 2011 si stěžovatel vyžádal zápisy ze zasedání Výboru Parlamentu pro mezinárodní obchod (INTA), Výboru pro právní záležitosti (JURI) a Výboru pro ústavní záležitosti (AFCO) týkajících se jednání o obchodní dohodě proti padělání (ACTA)[4]. Požádala rovněž o zápis ze všech souvisejících schůzí koordinátorů výborů.

3. Dne 28. července 2011 oddělení Parlamentu pro transparentnost – přístup veřejnosti k dokumentům odpovědělo, že zápisy ze všech schůzí parlamentních výborů jsou k dispozici na internetových stránkách Parlamentu [5]. Dále uvedla, že tento zápis obsahuje bod nazvaný „rozhodnutí koordinátorů“nebo „oznámení předsedy“s příslušnými rozhodnutími koordinátorů. Dodala však, že nemá samostatný zápis ze schůzí koordinátorů výboru.

4. Dne 29. července 2011 podal stěžovatel potvrzující žádost o přístup veřejnosti k zápisům ze schůzí koordinátorů výborů. Stěžovatel poukázal na to, že při vyhledávání „schůzí koordinátorů Evropského parlamentu“ na Googlu byly zaznamenány samostatné zápisy ze schůzí koordinátorů Výboru pro životní prostředí, veřejné zdraví a bezpečnost potravin (výbor ENVI).

5. Dne 5. srpna 2011 Parlament trval na tom, že obvykle neexistují samostatné zápisy ze schůzí koordinátorů výborů. Dodala, že některé výbory, například výbor ENVI, se rozhodly zveřejnit výsledky svých schůzí.

6. Dne 5. října 2011 se stěžovatel písemně obrátil na sekretariát výboru INTA. Odkázala na předchozí odpovědi Parlamentu, že „pro schůze koordinátorů existují samostatné zápisy“, a tvrdila, že tato prohlášení se ukázala jako nesprávná, neboť v dopise poslance Evropského parlamentu Carla Schlytera výboru INTA byl učiněn odkaz na zápisy koordinátorů. Stěžovatel uvedl, že sekretariát výboru INTA existenci dokumentů popřel nebo skryl, a vyzval sekretariát, aby všechny stávající dokumenty zaznamenával do jednoho z rejstříků dokumentů Parlamentu, aby se veřejnost mohla proti rozhodnutím o odepření přístupu odvolat.

7. Dne 25. října 2011 Parlament s odkazem na žádost stěžovatele ze dne 5. října 2011 adresovanou sekretariátu výboru INTA poskytl přístup k zápisům ze schůzí koordinátorů výboru INTA týkajících se dohody ACTA, tj. k zápisům ze schůze koordinátorů výboru INTA, která se konala dne 21. června 2011 [6].

8. Dne 20. listopadu 2011 zaslal stěžovatel Parlamentu dopis, v němž mu poděkoval za to, že mu zaslal kopii zápisu ze schůze koordinátorů výboru INTA, která se zabývala dohodou ACTA. Poukázal však na to, že ve své žádosti ze dne 8. července 2011 rovněž požádal o zápis ze schůze koordinátorů výboru JURI, ale že Parlament existenci těchto schůzí třikrát popřel. Opět požádala o přístup veřejnosti k tomuto zápisu.

9. Dne 28. listopadu 2011 Parlament stěžovateli odpověděl, že „na základě informací získaných od sekretariátu výboru JURI potvrzujeme naši odpověď z července loňského roku: sekretariát výboru JURI nevypracovává samostatné zápisy z jednání koordinátora. Zápisy výboru JURI jsou k dispozici na internetových stránkách EP: [odkaz]. Rozhodnutí přijatá koordinátory jsou zahrnuta do zápisu z jednání výboru (bod „oznámení předsedy“) ...“.

Předmět šetření

10. Veřejná ochránkyně práv požádala Parlament, aby předložil stanovisko k následujícímu tvrzení a tvrzení:

Tvrzení:

Parlament nezaznamenává všechny stávající dokumenty Parlamentu do svého elektronického rejstříku dokumentů, zejména zápisy ze schůzí koordinátorů parlamentních výborů.

Nárok:

Parlament by měl všechny stávající dokumenty Parlamentu zaznamenat do svého elektronického rejstříku dokumentů, zejména zápisy ze schůzí koordinátorů parlamentních výborů.

Šetření

11. Stížnost byla postoupena Parlamentu k vyjádření stanoviska. Parlament zaslal své stanovisko dne 31. května 2012. Stanovisko bylo poté předáno stěžovateli, který zaslal své připomínky dne 25. července 2012.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

A. Údajné nezaevidování všech stávajících dokumentů Parlamentu v rejstříku

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

12. Stěžovatel tvrdil, že Parlament porušuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (nařízení č. 1049/2001)[7] tím, že nezaznamenává všechny dokumenty Parlamentu (jako jsou zápisy ze schůzí koordinátorů výborů INTA, JURI a AFCO) do veřejného rejstříku dokumentů. Tvrdila rovněž, že toto selhání rovněž vede k porušení článku 103 jednacího řádu Parlamentu („Transparentnost činností Parlamentu“), který stanoví: „Parlament zajistí, aby jeho činnost byla prováděna co nejtransparentněji v souladu s čl. 1 druhým pododstavcem Smlouvy o Evropské unii, článkem 15 Smlouvy o fungování Evropské unie a článkem 42 Listiny základních práv Evropské unie.“

13. Ve svém stanovisku Parlament uvedl, že bod 14 odůvodnění nařízení č. 1049/2001 uvádí, že „[a]by byl občanům usnadněn výkon jejich práv, měl by každý orgán poskytnout přístup k rejstříku dokumentů“. Rovněž uvedla, že 6. bod odůvodnění uvádí, že "přístup k dokumentům by měl být umožněn v případech, kdy orgány jednají v rámci svých zákonodárných pravomocí". Rovněž citoval článek 12 nařízení č. 1049/2001, který zní takto:

„1. Orgány pokud možno přímo zpřístupní veřejnosti dokumenty v elektronické podobě nebo prostřednictvím rejstříku v souladu s pravidly dotčeného orgánu.

2. Zejména legislativní dokumenty, tj. dokumenty vypracované nebo obdržené v průběhu postupů přijímání aktů, které jsou v členských státech nebo pro členské státy právně závazné, by měly být s výhradou článků 4 a 9 přímo přístupné.

3. Pokud je to možné, měly by být přímo zpřístupněny další dokumenty, zejména dokumenty týkající se rozvoje politiky nebo strategie.

4. Není-li přímý přístup umožněn prostřednictvím rejstříku, uvede rejstřík pokud možno místo, kde se dokument nachází.“

14. Parlament poté vysvětlil strukturu svého elektronického rejstříku. Uvedla, že za účelem dodržení článku 11 nařízení č. 1049/2001 provedla soupis kategorií dokumentů, které Parlament vypracoval nebo obdržel v rámci interinstitucionálních postupů. Jakmile byl tento seznam dokumentů sestaven, Parlament vyvinul nezbytné nástroje IT, které umožňují automatické vkládání (vyrobených/přijatých) dokumentů do elektronického veřejného rejstříku. Různé kategorie dokumentů jsou uvedeny ve veřejném rejstříku, což umožňuje online vyhledávání podle kategorií. Přímé stahování dokumentů je možné ve většině případů (95 %). Není-li možné přímé stažení, je v rejstříku uveden odkaz na příslušný dokument. Dokument může být následně vyžádán od Parlamentu.

15. Parlament uvedl, že při vytváření veřejného rejstříku uplatňoval kritéria, podle nichž musí být uvedené dokumenty „formálními“ dokumenty, tj. dokumenty s určitým stupněm finalizace, které byly zaregistrovány v interním systému správy dokumentů. Parlament uvedl, že dočasné nebo přechodné dokumenty (např. osobní poznámky, interní přípravné návrhy, e-maily atd.) nejsou registrovány v žádném systému, pokud nejsou nezbytné pro náležité sledování konkrétního spisu. V důsledku toho nejsou ve veřejném rejstříku. Naproti tomu formální návrhy nebo přípravné dokumenty relevantní pro diskuse týkající se (zejména legislativních) spisů, které mají být přijaty parlamentními výbory nebo plenárním zasedáním Parlamentu, jsou zahrnuty do veřejného rejstříku.

16. Parlament tvrdil, že při vývoji automatického krmného systému upřednostnil dokumenty vypracované a obdržené v rámci legislativního postupu, aby byl dodržen článek 12 a 6. bod odůvodnění nařízení a aby se proaktivně přispělo k transparentnosti legislativního postupu. Parlament dále uvedl, že oblast působnosti rejstříku se postupně rozšiřuje s tím, jak jsou identifikovány a vytvářeny nové typologie dokumentů, a to souběžně s rozšířenými pravomocemi Parlamentu.

17. V reakci na tvrzení stěžovatele, že Parlament by měl zapsat všechny stávající dokumenty Parlamentu do svého elektronického veřejného rejstříku, Parlament uvedl, že podle jeho názoru článek 11 nařízení neukládá orgánům povinnost zapsat do svých rejstříků všechny dokumenty, které mají v držení. Kromě toho není z hlediska řádné správy proveditelné ani vhodné registrovat všechny existující dokumenty bez ohledu na jejich formální status a stupeň dokončení. Bylo by to rovněž v rozporu s účinnou transparentností.

18. Parlament tvrdil, že z technického hlediska a vzhledem k velmi široké definici „dokumentu“v čl. 3 písm. a) nařízení není vytvoření úplného rejstříku možné. Z praktického hlediska široká definice skutečně znamená, že jakýkoli přípravný dokument s prvními myšlenkami (i ručně psanými) k budoucí zprávě by mohl být považován za dokument. Totéž platí pro všechny předběžné verze návrhu zprávy. Takové dokumenty (osobní poznámky, e-maily, post-its, předběžné návrhy) samozřejmě "existují". Nicméně, vzhledem k jejich pomíjivý charakter, nejsou obvykle zaznamenány.

19. Parlament tvrdil, že tvrzení stěžovatele vyplývá ze záměny mezi zásadou širokého přístupu (11. bod odůvodnění nařízení) a povinností orgánů zřídit rejstřík. Uvedl, že veřejný rejstřík je nástrojem k usnadnění přístupu veřejnosti. Parlament uvedl, že nařízení nevytváří paralelu mezi oblastí působnosti zásady přístupu veřejnosti a oblastí působnosti rejstříku. Pokud by taková paralela vznikla, bylo by její provedení nereálné. Orgánům by to způsobilo značnou administrativní zátěž z důvodu značného množství předběžných a neformálních dokumentů různého druhu, které mají orgány v držení. Požadavek, aby orgány zaregistrovaly všechny tyto dokumenty, by narušil řádné fungování orgánů.

20. Takové rozlišení (mezi právem na přístup a oblastí působnosti rejstříku) však neznamená omezení práva na přístup. Naopak to znamená, že pokud je podána žádost, má dotčený orgán povinnost identifikovat příslušný dokument a přezkoumat jeho obsah za účelem poskytnutí přístupu veřejnosti podle nařízení. Tento úkol je nezávislý na tom, zda veřejný rejstřík odkazuje na požadované dokumenty, či nikoli.

21. Parlament proto dospěl k závěru, že jeho veřejný rejstřík dokumentů splňuje požadavky článků 11 a 12 nařízení č. 1049/2001.

22. Stěžovatel ve svém vyjádření uvedl, že ze stanoviska Parlamentu vyrozuměl, že Parlament neeviduje dočasné nebo přechodné dokumenty. Tvrdila však, že existuje mnoho dokumentů, které nejsou dočasné nebo přechodné a které by měly být zahrnuty do rejstříku, jako jsou i) zápisy ze schůzí koordinátorů výborů a ii) dokumenty pro jednání.

23. Stěžovatel tvrdil, že zápisy ze schůzí koordinátorů nejsou dočasnými nebo přechodnými dokumenty. Uvedla, že sekretariáty výborů vypracovávají samostatné podrobné zápisy koordinátorů a zasílají je všem členům výboru. Tyto dokumenty hrají zásadní úlohu, neboť informují členy výboru a mohou zaznamenávat rozhodnutí. Stěžovatel uvedl, že v rejstříku není uvedeno, které sekretariáty výborů vypracovávají zápisy koordinátorů. Stěžovatel poukázal na to, že dosud neobdržel požadovaný zápis koordinátorů z jednání výboru JURI. Podle stěžovatele tyto zápisy existují. Stěžovatel tvrdil, že se zdá, že výbory nesdílejí své dokumenty s rejstříkem. Dodala, že sekretariáty výborů fungují v rámci Parlamentu jako „malá království“, mimo dosah rejstříku. Parlament by proto měl podle svého názoru vyjasnit, které výbory vypracovávají samostatné zápisy koordinátorů, a odpovídajícím způsobem aktualizovat svůj rejstřík. Stejně tak by sekretariáty výborů měly rejstříku poskytovat správné informace, které by měly mít přístup ke všem systémům správy dokumentů (v současné době, jak uvádí stěžovatel, nikoli).

24. Stěžovatel tvrdil, že odpovědi Parlamentu ze dne 28. července a 5. srpna 2011, v nichž Parlament uvedl, že nejsou vypracovány žádné zápisy z neveřejných schůzí výboru (AFFO, JURI a INTA), by mohly být správné, pokud jde o úplné schůze výboru, které se konají za zavřenými dveřmi. Totéž však neplatí pro neveřejné schůze koordinátorů výborů, neboť alespoň dva ze tří sekretariátů (výborů INTA a JURI) vyhotovují (samostatné) podrobné zápisy z neveřejných schůzí koordinátorů. Stěžovatel uvedl, že důkazem toho je, že obdržel kopii zápisu koordinátora výboru INTA.

Posouzení veřejného ochránce práv

25. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že toto šetření se netýká odmítnutí poskytnout veřejnosti přístup k dokumentům. Jakmile útvary Parlamentu potvrdily existenci požadovaného dokumentu, byl stěžovateli k dokumentu poskytnut plný přístup veřejnosti. Tato stížnost se týká pouze údajného protiprávního nezahrnutí zápisů ze schůzí koordinátorů výborů do veřejného rejstříku dokumentů Parlamentu. Stěžovatel tvrdí, že nezapsání těchto dokumentů do veřejného rejstříku dokumentů brání výkonu práva veřejnosti na přístup k dokumentům.

26. Bod 14 odůvodnění nařízení č. 1049/2001 zní takto:

„Každý orgán by měl přijmout nezbytná opatření s cílem informovat veřejnost o nových platných ustanoveních a vyškolit své zaměstnance, aby pomáhali občanům při výkonu jejich práv podle tohoto nařízení. Aby občané mohli snadněji uplatňovat svá práva, měl by každý orgán poskytnout přístup k rejstříku dokumentů“(kurziva provedena autorem tohoto stanoviska).

27. Článek 11 nařízení č. 1049/2001 zní takto:

„1. Aby byla práva občanů podle tohoto nařízení účinná, poskytne každý orgán veřejnosti přístup k rejstříku dokumentů. Přístup do rejstříku by měl být poskytován v elektronické podobě. Odkazy na dokumenty se neprodleně zaznamenají do rejstříku.

2. Rejstřík obsahuje pro každý dokument referenční číslo (případně včetně interinstitucionálního referenčního čísla), předmět a/nebo stručný popis obsahu dokumentu a datum, kdy byl dokument obdržen nebo vypracován a zaznamenán do rejstříku. Odkazy se činí způsobem, který nenarušuje ochranu zájmů uvedených v článku 4.

3. Orgány neprodleně přijmou opatření nezbytná k vytvoření rejstříku, který bude zprovozněn do 3. června 2002."

28. Článek 12 nařízení č. 1049/2001 zní takto:

„1. Orgány pokud možno přímo zpřístupní veřejnosti dokumenty v elektronické podobě nebo prostřednictvím rejstříku v souladu s pravidly dotčeného orgánu.

2. Zejména legislativní dokumenty, tj. dokumenty vypracované nebo obdržené v průběhu postupů přijímání aktů, které jsou v členských státech nebo pro členské státy právně závazné, by měly být s výhradou článků 4 a 9 přímo přístupné.

3. Pokud je to možné, měly by být přímo zpřístupněny další dokumenty, zejména dokumenty týkající se rozvoje politiky nebo strategie.

4. Není-li přímý přístup umožněn prostřednictvím rejstříku, uvede rejstřík pokud možno místo, kde se dokument nachází.“

29. Je prokázanou skutečností, že útvary Parlamentu systematicky nezařazují samostatné zápisy ze schůzí koordinátorů výborů do veřejného rejstříku dokumentů Parlamentu, přestože tyto zápisy určitě existují [8]. Například v současné době není ve veřejném rejstříku dokumentů Parlamentu uveden žádný odkaz na dokument INTA(2011)0621_2, přestože tento dokument určitě existuje a stěžovateli byl nakonec umožněn přístup k němu (viz bod 9 výše).

30. Skutečnost, že útvary Parlamentu nezařadily tento dokument do veřejného rejstříku dokumentů Parlamentu, znamená nejen to, že výkon práva stěžovatele na přístup k tomuto dokumentu byl zpožděn [9], ale také to, že o existenci tohoto dokumentu nejsou ani dnes informováni ostatní členové veřejnosti.

31. Veřejný ochránce práv souhlasí s tím, že ze znění a účelu článků 11 a 12 nařízení č. 1049/2001 nevyplývá povinnost Parlamentu mít ve svém veřejném rejstříku dokumentů odkaz na každý dokument, který má v držení. Například pro informování veřejnosti o existenci nesčetného množství všedních správních dokumentů vytvořených Parlamentem v souvislosti se správou jeho zaměstnanců a infrastruktury by bylo vhodné, aby Parlament tyto kategorie dokumentů popsal ve veřejném rejstříku (i když každý jednotlivý dokument v těchto kategoriích není v rejstříku uveden samostatně)[10]. Pokud by občané někdy požadovali přístup veřejnosti k těmto dokumentům, mohli by podat žádost Parlamentu, který by jim měl pomoci při identifikaci konkrétních dokumentů.

32. Parlament by však měl zajisté vykládat články 11 a 12 nařízení č. 1049/2001 způsobem, který veřejnosti umožní získat co nejúplnější představu o tom, jak Parlament plní své hlavní úkoly. Dokumenty, které se týkají těchto hlavních úkolů, by měly být pokud možno zaznamenány ve veřejném rejstříku dokumentů Parlamentu.

33. Práce poslanců Evropského parlamentu ve výborech je jistě jedním z hlavních úkolů Parlamentu. Tato činnost zahrnuje práci na schůzích koordinátorů výborů. Jsou-li vypracovány samostatné zápisy ze schůzí koordinátorů výborů [11], měla by být existence těchto zápisů zaznamenána do veřejného rejstříku dokumentů Parlamentu.

34. Vlastní vnitřní předpisy Parlamentu, které usilují o uplatňování práva veřejnosti na přístup k dokumentům Evropského parlamentu [12], jsou v souladu s výše uvedenými zásadami. Článek 4 odst. 3 tohoto jednacího řádu stanoví: „Dokumenty vypracované v rámci legislativního postupu nebo pro účely parlamentní činnosti se zapisují do [veřejného rejstříku], jakmile jsou předloženy nebo zveřejněny“ (kurzivou zvýraznil autor stanoviska).

35. V projednávané věci však Parlament nedodržel vlastní vnitřní pravidla. I když existuje zápis z alespoň jedné schůze koordinátorů výboru týkající se jednání o dohodě ACTA (viz bod 9 výše) a i když tento zápis jistě spadá do kategorie „vypracovaných dokumentů [...]“ pro účely parlamentní činnosti“ není ve veřejném rejstříku Parlamentu uveden žádný odkaz na tento dokument.

36. Veřejná ochránkyně práv má za to, že Parlament v rámci obecné politiky nezařazuje odkazy na zápisy ze schůzí koordinátorů výborů do veřejného rejstříku dokumentů Parlamentu. Namísto toho, aby Parlament ojediněle nezveřejnil existenci jediného dokumentu, který se týká práce poslanců Evropského parlamentu, tak Parlament systematicky nezmiňuje ve veřejném rejstříku dokumentů existenci celé řady dokumentů, které se týkají práce poslanců Evropského parlamentu.

37. S ohledem na výše uvedené se veřejná ochránkyně práv domnívá, že nezařazení odkazů na zápisy ze schůzí koordinátorů výborů do rejstříku dokumentů Parlamentu představuje nesprávný úřední postup. V souladu s čl. 3 odst. 6 statutu evropského veřejného ochránce práv proto níže předkládá odpovídající návrh doporučení.

38. Veřejná ochránkyně práv zdůrazňuje, že tato stížnost byla vyvolána nedostatečnou transparentností, pokud jde o přístup k dokumentům týkajícím se jednání o mezinárodní obchodní dohodě, v tomto případě ACTA. Ve své nedávné odpovědi veřejné ochránkyni práv ze dne 10. ledna 2014 [13] zaujal předseda Parlamentu postoj ve prospěch větší transparentnosti v mezinárodních obchodních jednáních. S ohledem na tento závazek předkládá veřejný ochránce práv tento návrh doporučení.

B. Návrh doporučení

Při vypracovávání zápisů ze schůzí koordinátorů výborů by měl Parlament tyto zápisy zahrnout do svého veřejného rejstříku dokumentů a v souladu s článkem 12 nařízení č. 1049/2001 je v zásadě přímo zpřístupnit.

 

Emily O'Reillyová

Ve Štrasburku dne 31. března 2014.

---

[1] Rozhodnutí Evropského parlamentu ze dne 9. března 1994 o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv (94/262/ESUO, ES, Euratom), Úř. věst. 1994, L 113, s. 15.

[2] Nadace uvádí, že je neziskovým sdružením zaměřeným na vývoj informačních statků ve prospěch veřejnosti, založeným na autorském právu, volné hospodářské soutěži a otevřených standardech.

[3] Evropský parlament má 20 parlamentních výborů, které se skládají z 24 až 76 poslanců. Parlamentní výbory se scházejí veřejně jednou nebo dvakrát měsíčně v Bruselu. Vypracovávají zprávy o legislativních návrzích, které jsou poté předkládány plenárnímu shromáždění Parlamentu. Článek 192 jednacího řádu Parlamentu stanoví, že politické skupiny v Parlamentu mohou jmenovat jednoho ze svých členů „koordinátorem“ v každém výboru. Schůze „koordinátorů výborů“ se poté svolávají, obvykle ve stejný den jako schůze výborů, aby se připravila rozhodnutí, která má tento výbor přijmout, zejména rozhodnutí o postupu a jmenování zpravodajů. Výbor může rovněž delegovat pravomoc přijímat určitá rozhodnutí na koordinátory, s výjimkou rozhodnutí týkajících se přijímání zpráv, stanovisek nebo pozměňovacích návrhů.

[4] ACTA je mezinárodní smlouva, jejímž cílem je stanovit mezinárodní normy pro prosazování práv duševního vlastnictví. ACTA byla podepsána v říjnu 2011 Austrálií, Kanadou, Japonskem, Marokem, Novým Zélandem, Singapurem, Jižní Koreou a Spojenými státy. Dne 26. ledna 2012 podepsaly dohodu ACTA také Mexiko, Evropská unie a 22 zemí, které jsou členskými státy Evropské unie. Po ratifikaci šesti zeměmi vstoupí dohoda ACTA v platnost v zemích, které ji ratifikovaly. Vzhledem k tomu, že Evropská unie a její členské státy mají v oblasti této úmluvy společné pravomoci, vyžadoval vstup dohody ACTA v platnost ratifikaci jak členskými státy, tak Evropskou unií. Ratifikace Evropskou unií vyžadovala souhlas Evropského parlamentu (v souladu s článkem 218 Smlouvy o fungování Evropské unie). Evropský parlament však ve svém hlasování ze dne 4. července 2012 ratifikaci dohody ACTA odmítl.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/en/minutes.html

[6] Nadace pro svobodnou informační infrastrukturu zpřístupnila tento zápis (referenční číslo INTA(2011)0621_2) na svých internetových stránkách na adrese: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] Úř. věst. 2001, L 145, s. 43.

[8] O tom, zda je konkrétní schůze koordinátorů výboru zapsána do zápisu, rozhodují výhradně účastníci této schůze (tj. sami koordinátoři výboru rozhodují o tom, zda bude zápis na konkrétní schůzi pořízen, či nikoli). (Článek 192 jednacího řádu Parlamentu, který se týká úlohy koordinátorů výborů, neukládá povinnost vypracovat zápis.)

Vzhledem k tomu, že právo veřejnosti na přístup k dokumentům (a nutnost zahrnout odkazy na dokumenty do veřejného rejstříku dokumentů, aby se usnadnil výkon tohoto práva) se vztahuje pouze na existující dokumenty a neznamená povinnost vytvořit dokument, otázka přístupu veřejnosti k samostatným zápisům z každé dané schůze koordinátorů výboru jednoduše nevzniká, pokud se účastníci této schůze nerozhodli vytvořit samostatný zápis ze schůze.

Pokud koordinátoři výborů rozhodnou o zápisu ze schůze koordinátorů výborů, má útvar Parlamentu odpovědný za vypracování tohoto zápisu (konkrétně příslušný sekretariát výboru) dvě možnosti. Zaprvé, zápis ze schůze koordinátorů výboru může být přímo začleněn do zápisu z příslušné schůze výboru. Sekretariát výboru JURI například výslovně uvedl, že nikdy nevypracovává samostatné zápisy koordinátorů výborů a že rozhodnutí přijatá koordinátory jsou zahrnuta do zápisu z jednání výboru v oddíle „Oznámení předsedy“. Koordinátoři výborů se mohou alternativně rozhodnout, že pořídí samostatný zápis ze schůze. Například zápis ze schůze výboru INTA ze dne 21. června 2011 neobsahuje zápis ze schůze koordinátorů výboru konané téhož dne (viz dokument INTA_PV(2011)0621_1). Namísto toho (viz bod 9 výše) byl vypracován samostatný zápis ze schůze koordinátorů, kterému bylo přiděleno formální registrační číslo (INTA(2011)0621_2).

Nic nezavazuje výbor důsledně dodržovat jednu nebo druhou možnost. Tentýž výbor, výbor INTA, přijal jeden přístup pro svou schůzi dne 21. června 2011 a druhý přístup pro svou schůzi ve dnech 25. a 26. dubna 2012 (zápis ze schůze koordinátorů výboru týkající se schůze výboru INTA ze dne 25. dubna 2012 je uveden na stranách 4 až 9 zápisu ze schůze výboru INTA ze dne 25. a 26. dubna 2012 (INTA_PV(2012)0425_1)).

[9] Stěžovatel požádal o přístup veřejnosti k zápisu dne 8. července 2011. Trvalo do 25. října 2011, než Parlament uznal existenci zápisu a poskytl stěžovateli jeho kopii.

[10] Je samozřejmé, že dokumenty, které jsou zapsány v rejstříku, mohou být pro snadné použití uspořádány do kategorií.

[11] Viz poznámka pod čarou 8 výše.

[12] Rozhodnutí předsednictva ze dne 28. listopadu 2001, Úř. věst. 2011, C 216, s. 19, viz také http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=EN.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/release.faces/en/53287/html.bookmark