(vyrobeno v souladu s čl. 3 odst. 6 statutu evropského veřejného ochránce práv (1))

SHRNUTÍ

Stížnost se v tomto případě týká odmítnutí Komise vyplatit příjemci režimu podpory společného podniku (společný podnikový program Phare – „JOP Phare“) dohodnuté finanční prostředky. Dne 13. června 2000 provedly útvary Komise audit společnosti stěžovatele. Audit dosud nebyl dokončen. Stížnost se mimochodem týká odmítnutí Komise vrátit stěžovateli knihu pořízenou během auditu. Během tohoto šetření stěžovatel rovněž tvrdil, že jeho společnost byla zapsána na černé listině.

Komise tvrdí, že audit nemohl být dokončen, protože stěžovatel neposkytl potřebné dokumenty. Kromě toho účetní kniha pořízená během auditu nebyla původní. Stěžovatel nebyl registrován na černé listině, ale v interním systému včasného varování Komise (EWS).

Na základě předložených důkazů se veřejná ochránkyně práv domnívá, že Komise dostatečně neinformovala stěžovatele o dokumentech, které musel poskytnout, aby Komise mohla dokončit audit a včas rozhodnout o vyplacení finančních prostředků. Veřejný ochránce práv se dále domnívá, že mu Komise neposkytla přiměřené vysvětlení svého odmítnutí vrátit knihu. Veřejný ochránce práv věří, že Komise s ohledem na výsledky auditu znovu zváží registraci společnosti stěžovatele v systému včasného varování.

Za těchto okolností předkládá veřejný ochránce práv návrh doporučení. Žádá Komisi, aby stěžovatele informovala o dokumentech, které má pro audit poskytnout, a aby účetní knihu vrátila.

Stížnost

Stěžovatel je výkonným ředitelem GERE; společnost registrovaná v Lucembursku. GERE požádala o finanční prostředky EU v rámci programu JOP Facility 2. Podle postupu podávání žádostí musela být žádost podána prostřednictvím finančního zprostředkovatele (FI). Podle stěžovatele Komise projekt přijala v říjnu 1998. V srpnu 1999 byly podpůrné dokumenty předány Komisi prostřednictvím FI a společnost očekávala, že bude vyplacena do 60 dnů. Komise si opět prostřednictvím FI při několika příležitostech vyžádala další informace. Zdá se, že žádná z poskytnutých informací Komisi neuspokojila, a proto se rozhodla provést audit společnosti. Stalo se tak 13. června 2000. Do konce října 2000 nebyla společnost vyplacena a navzdory několika kontaktům s Komisí nebyla ani informována o výsledku auditu, ani jí nebyly zaslány některé původní dokumenty, které od ní Komise během auditu převzala.

Stěžovatel se proto rozhodl podat stížnost na Evropskou komisi a vznesl tato tvrzení:

1. Smluvní situace společností žádajících o prostředky JOP vůči Komisi je nejasná. Ačkoli GERE nikdy nepodepsala smlouvu s Komisí, ukládá jí povinnosti.

2. Způsob šíření informací je kontraproduktivní. Vztahy mezi GERE a Komisí probíhaly většinou prostřednictvím FI. Není proto jasné, zda byl stěžovatel požádán o poskytnutí informací, které Komise skutečně potřebovala.

3. Při provádění kontrol měla Komise omezit svá šetření na prvky spojené s financovaným projektem, aniž by kontrolovala celé podnikové účetnictví společnosti.

4. GERE nebyla nikdy informována o výsledcích auditu provedeného dne 13. června 2000.

5. Komise odmítla vrátit originály dokumentů, které jí byly poskytnuty pro účely výše uvedeného auditu.

Stěžovatel požadoval vyplacení finančních prostředků a vrácení původních dokumentů, které byly Komisi svěřeny.

Šetření

Stanovisko Evropské komise

Stanovisko Evropské komise ke stížnosti bylo v souhrnu následující:

1. Dne 18. ledna 1996 podepsaly Komise a FI rámcovou dohodu. Pro každý projekt je mezi Komisí a FI podepsána zvláštní dohoda. Ten pak s příjemcem finančních prostředků podepíše dohodu o financování (FinA). V případě GERE byly SA a FinA podepsány dne 26. října 1998. FinA výslovně odkázala na FA a dozorový úřad. Obojí obsahuje ustanovení, která příjemci ukládají povinnosti vůči Komisi. Stěžovatel proto nemohl tvrdit, že si není vědom situace a svých povinností vůči Komisi.

2. Veškeré kontakty s příjemci v zásadě probíhají prostřednictvím finančního nástroje, což Komise nepovažuje za kontraproduktivní. Naopak to potenciálním příjemcům v celé Evropě nabízí možnost využít pomoci zkušených odborníků. V tomto případě se zdá, že problémy vyplývají ze vztahů mezi FI a stěžovatelem.

3. FinA odkazuje na ustanovení FA a SA, která opravňují Komisi k provádění "…any and all controls…". Cílem provedených kontrol bylo zjistit, zda je GERE způsobilý pro financování, a kontrolovat samotnou financovanou akci. To vyžadovalo přístup ke všem spisům společnosti.

4. Dne 13. června 2000 informovali auditoři Komise GERE o předběžných závěrech. Příjemce však byl požádán, aby před dokončením auditu předložil další podpůrné dokumenty. Jedno z prohlášení zaslaných advokátem stěžovatele dne 16. srpna 2000 nebylo uspokojivé. Od té doby se Komise snaží získat od osoby, která prohlášení vydala, odpovídající dokument. Stěžovatel své povinnosti nikdy nesplnil, příslušné podklady nebyly nikdy poskytnuty, nemohly být proto schváleny, a finanční prostředky tudíž nebyly vyplaceny.

5. Hlavní kniha (Grand Livre), kterou má Komise k dispozici, je datována 13. června 2000, v den auditu, a byla vytištěna účetním GERE na žádost auditorů. Účetní závěrku za rok 1999 předal účetní GERE dne 13. dubna 2000; původní kniha tedy byla nutně vypracována před tímto datem. Nakonec Komise nabídla právnímu zástupci stěžovatele možnost nahlédnout do dokumentů, které má Komise v držení. Tato příležitost nebyla nikdy využita.

Připomínky stěžovatele

Evropský veřejný ochránce práv předal stanovisko Evropské komise stěžovateli s výzvou k vyjádření. Stěžovatel ve své odpovědi v souhrnu uvedl následující:

1. Navzdory svým žádostem FI nikdy nezveřejnil kopie GERE ani nesměl konzultovat FA a dozorový úřad. Ačkoli jsou tyto dokumenty zmíněny jako přílohy FinA, GERE je nikdy neviděla. Komise byla o této situaci informována. GERE však v tomto ohledu přijímá vlastní odpovědnost.

2. Tento druh smlouvy s odkazy na jiné smlouvy zahrnující třetí strany je matoucí. Na rozdíl od očekávání Komise stěžovatel nepovažuje dotčené finanční nástroje za vysoce kvalifikované odborníky. GERE mohla doufat v lepší monitorování spisu a domnívá se, že Komise by měla sledovat činnost finančních zprostředkovatelů.

3. Společnost GERE nebyla nikdy proti auditu. Technické a finanční zprávy však byly předloženy dne 5. srpna 1999. Od té doby společnost GERE neobdržela od Komise žádné písemné připomínky ani platbu. Ačkoli podle řádné správní praxe mohly být všechny dodatečné informace požadovány písemně, a to buď přímo Komisí, nebo FI, GERE byla požádána o informace ústně a při několika ojedinělých příležitostech. Kromě toho byly tyto žádosti podány pouze tehdy, když se GERE dotázala na průběh spisu.

4. GERE neobdržela k auditu žádné písemné ani předběžné závěry. Písemné žádosti Komise o informace následovaly po písemných žádostech GERE týkajících se vrácení její účetní knihy. Ačkoli GERE opakovaně žádal Komisi o výsledky auditu a vyplacení finančních prostředků, stěžovatel si stále není vědom důvodů, proč Komise audit nedokončila.

5. Stěžovatel se domnívá, že není na Komisi, aby rozhodla, zda je poskytnutý dokument originálem, či nikoli. Ve skutečnosti je pokaždé, když je kniha vytištěna, fakturována společnosti GERE. Každá společnost usazená v Lucembursku však musí vést účetní knihu ve svých prostorách. Odmítnutí Komise vrátit knihu stojí GERE nejméně 100 EUR.

Stěžovatel rovněž lituje, že všechny důsledky nedostatků tohoto projektu nese nejslabší strana, tj. GERE. Přestože společnost GERE nebyla informována o všech podmínkách smlouvy, nikdy neodmítla spolupráci. Stěžovatel lituje, že v případě GERE byl rozsudek vynesen před rozsudkem a že byl zařazen na černou listinu.

Další šetření

Dne 2. května 2001 poskytl stěžovatel veřejnému ochránci práv důkazy týkající se zápisu GERE na černou listinu Komise. Stěžovatel obdržel fax zaslaný Společným výzkumným střediskem (JRC) Evropské komise v Ispře, který ho informoval, že platba, která má být provedena na jiný projekt, byla zablokována, protože GERE se objevila na "černé listině EU ".

Po pečlivém zvážení tohoto nového prvku se ukázalo, že jsou nutná další šetření. Veřejný ochránce práv proto požádal Komisi, aby jej informovala o tom, zda Komise zablokovala platby, které mají být provedeny ve prospěch GERE na základě nesporných smluv. Veřejná ochránkyně práv se dále dotázala na fungování černé listiny uvedené úředníkem Komise.

Komise vyjádřila politování nad formulací, kterou jeden z jejích úředníků použil pro zmínku o svém interním systému včasného varování (EWS) zřízeném na žádost Evropského parlamentu. Cílem systému včasného varování je identifikovat příjemce finančních prostředků Společenství, kteří se dopustili administrativních chyb nebo podvodů. Systém včasného varování nezastavuje platbu; pouze to ztěžuje a vyžaduje další kontrolu ze strany odpovědných útvarů. V případě GERE došlo k politováníhodným zpožděním. V červenci se Komise omluvila a zaplatila částky dlužné v rámci nesporného projektu, jakož i zpožděné úroky.

Stěžovatel uvedl, že GERE nebyla nikdy informována o žádném podvodu nebo administrativní chybě, které by vedly k její registraci v systému včasného varování. Stěžovatel tvrdí, že úředníci Komise běžně označují systém včasného varování jako černou listinu a že jeho účinkem je blokování plateb. Pokud by navíc systém včasného varování nebyl černou listinou, nemělo by se s ním jako takovým nakládat a registrované společnosti by měly být písemně informovány.

ROZHODNUTÍ

1 Údajná nejasná smluvní situace vůči Komisi

1.1 Stěžovatel se domníval, že smluvní situace společností žádajících o prostředky JOP vůči Komisi je nejasná. GERE nikdy nepodepsala s Komisí smlouvu a ukládá jí povinnosti.

1.2 Komise tvrdila, že stěžovatel nemohl nevědět o svých smluvních závazcích vůči Komisi. Všechna ustanovení byla jasně stanovena v dohodě o financování a v rámcových a zvláštních dohodách, které jsou k ní připojeny.

1.3 Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí, že stěžovatel se domnívá, že FN řádně neinformoval GERE o všech smluvních ustanoveních týkajících se dohody o financování. Stěžovatel rovněž připustil svou vlastní odpovědnost v tomto aspektu případu. Zdá se, že GERE uzavřela smlouvu, aniž by se seznámila s přílohami této smlouvy, které obsahovaly ustanovení vytvářející povinnosti vůči Komisi. Veřejný ochránce práv se proto domnívá, že neexistují žádné důkazy o nesprávném úředním postupu Komise, pokud jde o tento aspekt případu.

2 Předávání informací mezi GERE a Komisí

2.1 Stěžovatel se domníval, že způsob šíření informací je kontraproduktivní. Vztahy mezi GERE a Komisí probíhaly většinou prostřednictvím FI. Není proto jasné, zda byl stěžovatel požádán o poskytnutí informací, které Komise skutečně potřebovala.

2.2 Komise tvrdila, že použití finančního nástroje zaručuje, že se spisem bude zabývat zkušený odborník.

2.3 Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že ve spisu nejsou žádné důkazy o tom, že systém využívání finančních zprostředkovatelů jako takový může za obtíže ve vztazích mezi GERE a Komisí. Zdá se, že Komise i stěžovatel připisují část odpovědnosti za nedostatky v oběhu informací FI. Veřejná ochránkyně práv proto dospěla k závěru, že neexistují žádné důkazy o nesprávném úředním postupu Komise, pokud jde o tento aspekt případu.

3 Rozsah auditu

3.1 Stěžovatel měl za to, že při provádění auditu měla Komise omezit svá šetření na prvky spojené s financovaným projektem, aniž by kontrolovala celé podnikové účetnictví společnosti.

3.2 Komise tvrdila, že rozsah auditu odpovídá smluvním závazkům GERE.

3.3 S ohledem na smluvní ustanovení, zejména s ohledem na příslušnou rámcovou dohodu, se nezdá, že by Komise při provádění auditu GERE překročila své pravomoci. Veřejný ochránce práv proto dospěl k závěru, že v tomto aspektu případu nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

4 Neinformování GERE o výsledcích auditu

4.1 Podle stěžovatele nebyla GERE nikdy informována o výsledcích auditu provedeného dne 13. června 2000.

4.2 Komise měla za to, že auditoři Komise informovali GERE o předběžných závěrech dne 13. června 2000. Příjemce však byl požádán, aby před dokončením auditu předložil další podpůrné dokumenty. Navzdory opakovaným žádostem stěžovatel nikdy nesplnil své povinnosti, tyto dokumenty nebyly nikdy poskytnuty, nemohly být proto schváleny, a proto nebyly finanční prostředky vyplaceny.

4.3 Veřejná ochránkyně práv poznamenává, že podle dostupných dokumentů se nezdá, že by Komise stěžovatele seznámila s dokumenty, které má poskytnout, aby nezpozdila rozhodnutí Komise o vyplacení finančních prostředků. To by mohlo představovat nesprávný úřední postup, a veřejný ochránce práv proto předloží návrh doporučení v souladu s čl. 3 odst. 6 statutu veřejného ochránce práv.

5 Odmítnutí vrátit originály dokumentů pořízených během auditu

5.1 Stěžovatel tvrdil, že Komise odmítla vrátit originály dokumentů, které jí byly poskytnuty pro účely výše uvedeného auditu.

5.2 Komise tvrdila, že účetní kniha, kterou GERE předala auditorům a kterou vedou útvary Komise, není původním dokumentem. Bylo to vytištěno v den auditu.

5.3 Veřejný ochránce práv chápe, že Komise od 13. června 2000 používá pro kontrolní účely účetní knihu GERE za rok 1999. Ačkoli byl dokument vytištěn zejména pro účely auditu, stěžovatel tvrdí, že jeho společnosti byl za opětovné vydání tohoto dokumentu účtován značný poplatek. Stěžovatel proto požádal o vrácení účetní knihy, kterou považuje za majetek GERE.

5.4 Komise neposkytla veřejnému ochránci práv přiměřené vysvětlení svého odmítnutí pokračovat ve své práci na fotokopii knihy a vrátit GERE dokument vytištěný dne 13. června 2000. Veřejný ochránce práv proto vypracuje návrh doporučení v souladu s čl. 3 odst. 6 statutu veřejného ochránce práv.

6 Údajná registrace GERE na černé listině a její důsledky

6.1 Stěžovatel tvrdil, že GERE byla uvedena na černé listině Komise. Tím byly zablokovány všechny platby, které měla Komise provést ve prospěch GERE, a to i na základě nesporných smluv.

6.2 Komise vysvětlila, že platby byly zpožděny kvůli internímu systému včasného varování Komise. Tento systém vyžaduje další kontrolu před provedením plateb příjemcům, kteří jsou registrováni v systému včasného varování z důvodu administrativních chyb nebo podvodů. V projednávané věci byla GERE zapsána do EWS z důvodu obtíží souvisejících se smlouvou podepsanou v rámci projektu JOP.

6.3 Veřejný ochránce práv konstatuje, že během tohoto šetření by mohly být provedeny platby, které mají být provedeny ve prospěch GERE na základě nesporných smluv. Komise poskytla veřejnému ochránci práv přiměřené vysvětlení, pokud jde o důvody pro registraci GERE v systému včasného varování. Veřejná ochránkyně práv proto dospěla k závěru, že neexistují žádné důkazy o nesprávném úředním postupu, pokud jde o tento aspekt případu.

6.4 Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že někteří úředníci Komise zřejmě považují EWS za černou listinu, ačkoli Komise uvedla, že tomu tak není. Veřejný ochránce práv proto může později zvážit šetření obecného fungování systému včasného varování v rámci šetření z vlastního podnětu.

7 Závěr

Veřejný ochránce práv se domnívá, že přístup Komise v tomto případě vedl k případům nesprávného úředního postupu. Veřejný ochránce práv proto v souladu s čl. 3 odst. 6 statutu veřejného ochránce práv předkládá Komisi tento návrh doporučení:

Návrh doporučení

Komise by měla stěžovatele písemně informovat o dokumentech, které má poskytnout, aby mohla o platbě rozhodnout v přiměřené lhůtě. Kromě toho by Komise měla vrátit knihu GERE stěžovatele za rok 1999 vytištěnou dne 13. června 2000.

Komise a stěžovatel budou o tomto návrhu doporučení informováni. V souladu s čl. 3 odst. 6 statutu veřejného ochránce práv zašle Komise do 28. února 2002 podrobné stanovisko. Podrobné stanovisko by mohlo spočívat v přijetí návrhu doporučení veřejného ochránce práv a v popisu toho, jak bylo provedeno.

 

Jacob SÖDERMAN

Štrasburk 4. prosince 2001

---

(1) Rozhodnutí Evropského parlamentu 94/262 ze dne 9. března 1994 o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv, Úř. věst. 1994, L 113/15.