Vyrobeno v souladu s čl. 4 odst. 1 statutu evropského veřejného ochránce práv ^[1]

Skutečnosti předcházející stížnosti

1. V dubnu 2021 zveřejnil deník New York Times článek ^[2], v němž uvedl, že předseda Komise a generální ředitel farmaceutické společnosti si vyměnili texty a výzvy týkající se nákupu očkovacích látek proti COVID-19 a že „tato osobní diplomacie [sehrála] velkou roli v dohodě, která má být dokončena [tento] týden, v němž [EU] uzamkne 1,8 miliardy dávek (...)“.

2. Dne 4. května 2021 požádal stěžovatel, novinář, Komisi o přístup veřejnosti ^[3] k „zprávám ext a dalším dokumentům týkajícím se výměny informací mezi [předsedou Komise] a [generálním ředitelem]“ uvedeným v článku New York Times.

3. Komise identifikovala tři dokumenty, které spadají do oblasti působnosti žádosti stěžovatele: e-mail, dopis a tiskovou zprávu. Stěžovateli poskytla široký přístup k těmto dokumentům a upravila pouze omezené osobní údaje.

4. Dne 28. května 2021 stěžovatel požádal Komisi, aby své rozhodnutí přezkoumala (podáním „potvrzující žádosti“). Stěžovatel konkrétně zpochybnil, že Komise nezjistila žádné textové zprávy.

5. V červenci 2021 vydala Komise potvrzující rozhodnutí. Uvedla, že provedla obnovenou důkladnou prohlídku a potvrdila, že nemá žádné další dokumenty, které by odpovídaly žádosti stěžovatele o přístup.

6. Stěžovatel byl s odpovědí Komise nespokojen a obrátil se na veřejného ochránce práv.

Šetření

7. Veřejná ochránkyně práv zahájila v září 2021 šetření týkající se obavy stěžovatele, že Komise neidentifikovala a nezveřejnila textové zprávy, k nimž žádá o přístup.

8. V průběhu šetření se vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv setkal se zástupci Komise, aby získal další informace o případu. Následně vyšetřovací tým vypracoval zprávu ze schůzky (k dispozici níže)^[4], která byla sdílena se stěžovatelem, který poté poskytl své připomínky. Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv rovněž přezkoumal dokumenty podrobně popisující, jak Komise vyřídila žádost o přístup veřejnosti.

Předložené argumenty

9. Stěžovatel v podstatě uvedl, že textové zprávy by měly být považovány za dokumenty podle pravidel EU o přístupu veřejnosti k dokumentům. Stěžovatel uvedl, že Komise nezveřejnila, zda dotčené textové zprávy existují nebo existovaly. S ohledem na článek New York Times považoval za pravděpodobné, že k dotčeným výměnám skutečně došlo. Tvrdil proto, že Komise neidentifikovala všechny dokumenty spadající do oblasti působnosti jeho žádosti o přístup.

10. Ve své odpovědi Komise uvedla, že právo na přístup veřejnosti se vztahuje pouze na existující dokumenty, které má orgán v držení. Komise rovněž uvedla, že „není povinna uchovávat každý dokument“. Komise odkázala na své rozhodnutí o správě záznamů, v němž se stanoví, že „[p]okomunikace se zaregistrují, pokud obsahují důležité informace, které nemají krátkou životnost, nebo pokud mohou zahrnovat opatření nebo následná opatření ze strany Komise nebo některého z jejích útvarů“. Komise měla za to, že „textová zpráva nebo jiný typ rychlých zpráv je svou povahou krátkodobým dokumentem, který v zásadě neobsahuje důležité informace týkající se záležitostí souvisejících s politikami, činnostmi a rozhodnutími Komise, a proto se obvykle nepovažuje za dokument splňující kritéria registrace. V tomto ohledu by politika Komise v oblasti vedení záznamů v zásadě vylučovala zasílání rychlých zpráv.“

11. Během setkání s vyšetřovacím týmem veřejné ochránkyně práv Komise uvedla, že do svého systému správy dokumentů dosud nezaznamenala žádné textové zprávy. To je logické vzhledem k tomu, že texty jsou obvykle krátkodobé povahy a nejsou používány ve formálním rozhodování Komise a nezavazují orgán.

12. Komise rovněž uvedla, že její zaměstnanci, kteří se zabývali žádostí stěžovatele, konzultovali osobní kancelář předsedy (kabinet), která potvrdila, že neexistují žádné další dokumenty, které by splňovaly interní kritéria Komise pro zaznamenávání.

13. Ve svých připomínkách ke zprávě ze zasedání stěžovatel uvedl, že stále není jasné, zda existují relevantní textové zprávy, zda byly tyto textové zprávy vymazány nebo nikdy neexistovaly.

Posouzení veřejného ochránce práv vedoucí k doporučení

14. Podle veřejného ochránce práv je zřejmé, že textové zprávy spadají do oblasti působnosti práva EU o přístupu veřejnosti k dokumentům (nařízení č. 1049/2001)^[5]. Podle nařízení je dokumentem: „obsah na jakémkoli nosiči (psaný na papíře nebo uložený v elektronické podobě nebo jako zvuková, vizuální nebo audiovizuální nahrávka) týkající se záležitosti, která se týká politik, činností a rozhodnutí spadajících do oblasti působnosti orgánu.“ ^[6]

15. Stejně tak je zřejmé, že nařízení 1049/2001 se vztahuje na všechny dokumenty v držení unijního orgánu, tj. ‚dokumenty, které tento orgán vypracoval nebo obdržel a které má v držení, ve všech oblastech činnosti Evropské unie‘ ^[7].

16. Z tohoto znění jasně vyplývá, že rozhodujícím prvkem dokumentu není jeho nosič. Není ani relevantní, zda byl dokument zaregistrován v systému správy dokumentů orgánu. Důležitý je obsah dokumentu a to, zda se vztahuje k „politikám, činnostem a rozhodnutím“, za něž je orgán odpovědný, či nikoli. Pokud jde o existenci obsahu, unijní soudy konstatovaly, že definice dokumentu pro účely nařízení 1049/2001 je založena především na obsahu, který může být „uložen, zkopírován nebo konzultován po jeho vytvoření [...]“^[8]. Textové zprávy proto představují dokumenty a veřejnost k nim může požádat o přístup, pokud se týkají práce orgánu a pokud je má orgán v držení ^[9].

17. Zda jsou textové zprávy následně zaregistrovány v systému správy dokumentů dotčeného orgánu, není z právního hlediska relevantní pro účely definice „dokumentu“ podle nařízení č. 1049/2001. Registrace dokumentu je důsledkem existence dokumentu, a nikoli předpokladem jeho existence.

18. Otázka, zda by měly být evidovány textové zprávy, je důležitou otázkou, kterou se veřejná ochránkyně práv zabývá ve své probíhající strategické iniciativě (SI/4/2021/MIG) o tom, jak orgány, instituce a jiné subjekty EU zaznamenávají textové a rychlé zprávy zaslané/přijímané zaměstnanci v rámci jejich profesní činnosti.^[10] Zaznamenávání informací do systému správy dokumentů orgánu výrazně usnadňuje přístup veřejnosti k dokumentům tím, že orgánům usnadňuje vyhledávání a identifikaci dokumentů. Judikatura EU uznala, že orgány EU mají povinnost vypracovávat a uchovávat dokumenty týkající se jejich činnosti, a to pokud možno nesvévolným a předvídatelným způsobem ^[11].

19. V projednávané věci však nejde o to, zda dotčené textové zprávy měly být nebo měly být zaznamenány. Věc se spíše týká toho, zda v případě, že se sdělení týkají práce Komise a má je v držení, měla k nim Komise poskytnout přístup veřejnosti. Způsob, jakým se Komise touto otázkou zabývala, neumožnil odpovědět na tyto otázky. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že se jednalo o nesprávný úřední postup z níže uvedených důvodů.

20. Z žádosti stěžovatele o přístup jasně vyplynulo, že žádá o přístup veřejnosti k výměnám informací mezi předsedou Komise a generálním ředitelem farmaceutické společnosti. Odkázal na článek v médiích, který byl založen na rozhovoru s předsedkyní Komise, v němž údajně uvedla, že k dotčeným výměnám došlo. Tyto výměny probíhaly v rámci jednání o smlouvě o nákupu očkovacích látek, která byla později uzavřena.

21. Otázka, zda byly textové zprávy součástí formálního řízení nebo zda se Komisi jakýmkoli způsobem zavázaly, může mít vliv na to, zda měly být zaregistrovány v systému správy dokumentů Komise, ale nemá vliv na to, zda spadají do oblasti působnosti pravidel pro přístup veřejnosti.

22. Ve své žádosti adresované kabinetu předsedy ohledně dokumentů spadajících do oblasti působnosti žádosti stěžovatele o přístup veřejnosti požádala Komise o dokumenty, které splňují pouze její interní kritéria pro zaznamenávání. Kabinet předsedy poté potvrdil, že žádné takové dodatečné dokumenty neexistují. Navzdory výslovné žádosti stěžovatele o přístup veřejnosti k „textovým zprávám“ Komise neobjasnila, zda tyto dokumenty skutečně existují. Místo toho požádala pouze o dokumenty, které kabinet považoval za splňující kritéria záznamu. Proto nebylo posouzeno, zda existují jiné dokumenty a zda by měly být zpřístupněny v souladu s nařízením č. 1049/2001 ^[12].  

Doporučení

Na základě šetření této stížnosti veřejná ochránkyně práv předkládá Komisi následující doporučení:

Komise by měla požádat kabinet předsedy, aby znovu vyhledal příslušné textové zprávy a jasně uvedl, že vyhledávání by se nemělo omezovat na registrované dokumenty nebo dokumenty, které splňují jeho kritéria pro zaznamenávání.

Pokud nahlášené textové zprávy existují a jsou identifikovány, měla by Komise posoudit, zda jim lze poskytnout přístup veřejnosti v souladu s nařízením č. 1049/2001.

Komise a stěžovatel budou o tomto doporučení informováni. V souladu s čl. 4 odst. 2 statutu evropského veřejného ochránce práv zašle Komise podrobné stanovisko do 26. dubna 2022.

Emily O'Reilly
evropská veřejná ochránkyně práv

Štrasburk, 26. ledna 2022

[1] Úř. věst. Dostupné na adrese:  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC

[2] Úř. věst. Dostupné na adrese: https://www.nytimes.com/2021/04/28/world/europe/european-union-pfizer-von-der-leyen-coronavirus-vaccine.html.

[3] Úř. věst. Podle nařízení č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

Žádost o přístup byla podána prostřednictvím AskTheEU.org a je k dispozici na adrese: https://www.asktheeu.org/en/request/exchange_between_president_von_d.

[4] Úř. věst. Zpráva ze schůze je k dispozici na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/cs/doc/inspection-report/cs/150175.

[5] Úř. věst. Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí nedávnou odpověď Komise na parlamentní otázku, že na textové zprávy se nevztahují pravidla EU pro přístup veřejnosti k dokumentům (nařízení č. 1049/2001). Viz: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html. Z důvodů uvedených v tomto doporučení veřejný ochránce práv tento výklad zákona nesdílí.

[6] Úř. věst. Článek 3 písm. a) nařízení č. 1049/2001 (kurzivou zvýraznil autor stanoviska).

[7] Úř. věst. V souladu s čl. 2 odst. 3 nařízení č. 1049/2001.

[8] Úř. věst. Rozsudek Tribunálu ze dne 22. února 2015, Breyer v. Komise, T-188/12, bod 42: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=162573&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=165954.

[9] Úř. věst. Evropská agentura pro pohraniční a pobřežní stráž (Frontex) nedávno zveřejnila tyto zprávy v návaznosti na žádost o přístup veřejnosti k dokumentům podle nařízení č. 1049/2001: https://fragdenstaat.de/anfrage/whatsapp-nachrichten-an-die-libysche-kustenwache/.

[10] Strategická iniciativa SI/4/2021/MIG o tom, jak orgány, instituce a jiné subjekty EU zaznamenávají textové a rychlé zprávy zaslané/přijaté zaměstnanci v rámci jejich profesní činnosti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59322.

[11] Viz rozsudek Soudu prvního stupně ze dne 26. dubna 2007, WWF v. Rada EU, bod 61:

https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=61308&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5501506.

[12] Posouzení veřejné ochránkyně práv v bodech 19–23 jejího rozhodnutí ve věci 1050/2018/DL je v této souvislosti relevantní. Viz: https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/en/127386.