# Zaznamenávání textových zpráv a rychlých zpráv zasílaných/přijímaných zaměstnanci v rámci jejich profesní činnosti – Praktická doporučení pro správu EU
- Autor: Evropský veřejný ochránce práv
- Datum: 2022-07-14T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/cs/doc/correspondence/cs/158302)
---
> Tato praktická doporučení mohou být v budoucnu vodítkem pro správu EU při zaznamenávání textových a rychlých zpráv. Vyplývají ze shromažďování informací, které provedla evropská veřejná ochránkyně práv, a odrážejí osvědčené postupy, které v této souvislosti zjistila.
> 
**Orgány, instituce a jiné subjekty EU by měly:**

* **V pravidlech a postupech pro správu dokumentů zohlednit** **stále častější používání textů a rychlých zpráv** ‑. Z toho konkrétně vyplývá, že rozhodnutí zaznamenat určitou informaci do systému správy dokumentů by nemělo záviset na médiu -- ať už se jedná o dopis, e-mail, text nebo okamžitou zprávu -- ale na jeho obsahu.
* **Zavést technologická řešení** umožňující snadné zaznamenávání textových a rychlých zpráv v systémech správy dokumentů. Mezitím stanovit alternativní způsoby zaznamenávání těchto zpráv.
* **vydat zaměstnancům jasné pokyny ohledně toho, jak**by měly být textové a rychlé zprávy, které splňují kritéria pro zaznamenávání dokumentů, extrahovány, přenášeny a zaznamenávány. Všichni zaměstnanci, kteří pro práci používají elektronická zařízení, by měli být schopni porozumět tomu, jak extrahovat a přenášet textové a rychlé zprávy z aplikací nebo platforem pro zasílání zpráv do příslušného systému správy dokumentů.
* **Zvyšovat povědomí zaměstnanců**o tom, že je třeba zajistit, aby textové a rychlé zprávy splňující kritéria pro záznam byly pravidelně a rutinně extrahovány, přenášeny a zaznamenávány. Kromě standardních interních komunikačních sdělení by toho mohlo být dosaženo nabídkou školení pro stávající zaměstnance a například v rámci zaškolovacích programů pro nové zaměstnance.
* **Zajistit,** aby **doby uchovávání** textových a rychlých zpráv uchovávaných na elektronických zařízeních používaných pro práci **byly v souladu se zásadami uchovávání.**
* **Zavést postup, který zajistí, aby při odchodu zaměstnance byly **zaznamenány veškeré dokumenty, které má zaměstnanec v** držení, včetně textových zpráv a rychlých zpráv, které splňují kritéria pro záznam.**
* **Uznat, že textové a rychlé zprávy související s prací jsou „dokumenty"** ve smyslu nařízení č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům.
* Při vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům, které by se mohly týkat textových zpráv a rychlých zpráv, **zvažte všechna místa, kde by tyto zprávy mohly být uloženy,** včetně elektronických zařízení používaných zaměstnanci, a pomáhejte zaměstnancům, kteří tyto zprávy případně uchovávají, při jejich vyhledávání, například vydáváním pokynů.
* **Zajistit, aby jejich standardní vyhledávací nástroj umožňoval identifikaci textových a rychlých zpráv**(jako takových) poté, co byly zaregistrovány v jejich systému správy dokumentů.