- CS Čeština
Strojové překlady mohou obsahovat chyby, které mohou snižovat jejich srozumitelnost a přesnost. Veřejný ochránce práv nenese žádnou odpovědnost za případné nesrovnalosti. Pokud chcete mít nejspolehlivější informace a právní jistotu, podívejte se na původní znění v angličtina (odkaz viz výše).
Více informací naleznete v naší politice týkající se jazyků a překladů.
Zaznamenávání textových zpráv a rychlých zpráv zasílaných/přijímaných zaměstnanci v rámci jejich profesní činnosti – Praktická doporučení pro správu EU
Korespondence - Datum Čtvrtek | 14 července 2022
Případ SI/4/2021/MIG - Otevřeno dne Středa | 30 června 2021 - Rozhodnutí ze dne Středa | 13 července 2022 - Dotčené orgány Evropský parlament | Rada Evropské unie | Evropská agentura pro pohraniční a pobřežní stráž | Evropská agentura pro chemické látky | Evropský úřad pro bezpečnost potravin | Evropská agentura pro léčivé přípravky | Evropská komise | Evropská centrální banka - Země Francie
Tato praktická doporučení mohou být v budoucnu vodítkem pro správu EU při zaznamenávání textových a rychlých zpráv. Vyplývají ze shromažďování informací, které provedla evropská veřejná ochránkyně práv, a odrážejí osvědčené postupy, které v této souvislosti zjistila.
Orgány, instituce a jiné subjekty EU by měly:
- V pravidlech a postupech pro správu dokumentů zohlednit stále častější používání textů a rychlých zpráv ‑. Z toho konkrétně vyplývá, že rozhodnutí zaznamenat určitou informaci do systému správy dokumentů by nemělo záviset na médiu – ať už se jedná o dopis, e-mail, text nebo okamžitou zprávu – ale na jeho obsahu.
- Zavést technologická řešení umožňující snadné zaznamenávání textových a rychlých zpráv v systémech správy dokumentů. Mezitím stanovit alternativní způsoby zaznamenávání těchto zpráv.
- vydat zaměstnancům jasné pokyny ohledně toho, jak by měly být textové a rychlé zprávy, které splňují kritéria pro zaznamenávání dokumentů, extrahovány, přenášeny a zaznamenávány. Všichni zaměstnanci, kteří pro práci používají elektronická zařízení, by měli být schopni porozumět tomu, jak extrahovat a přenášet textové a rychlé zprávy z aplikací nebo platforem pro zasílání zpráv do příslušného systému správy dokumentů.
- Zvyšovat povědomí zaměstnanců o tom, že je třeba zajistit, aby textové a rychlé zprávy splňující kritéria pro záznam byly pravidelně a rutinně extrahovány, přenášeny a zaznamenávány. Kromě standardních interních komunikačních sdělení by toho mohlo být dosaženo nabídkou školení pro stávající zaměstnance a například v rámci zaškolovacích programů pro nové zaměstnance.
- Zajistit, aby doby uchovávání textových a rychlých zpráv uchovávaných na elektronických zařízeních používaných pro práci byly v souladu se zásadami uchovávání.
- Zavést postup, který zajistí, aby při odchodu zaměstnance byly zaznamenány veškeré dokumenty, které má zaměstnanec v držení, včetně textových zpráv a rychlých zpráv, které splňují kritéria pro záznam.
- Uznat, že textové a rychlé zprávy související s prací jsou „dokumenty“ ve smyslu nařízení č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům.
- Při vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům, které by se mohly týkat textových zpráv a rychlých zpráv, zvažte všechna místa, kde by tyto zprávy mohly být uloženy, včetně elektronických zařízení používaných zaměstnanci, a pomáhejte zaměstnancům, kteří tyto zprávy případně uchovávají, při jejich vyhledávání, například vydáváním pokynů.
- Zajistit, aby jejich standardní vyhledávací nástroj umožňoval identifikaci textových a rychlých zpráv (jako takových) poté, co byly zaregistrovány v jejich systému správy dokumentů.