# Zpráva o setkání vyšetřovacího týmu evropské veřejné ochránkyně práv se zástupci Evropské komise o tom, jak vyřizuje žádost o přístup veřejnosti k dokumentům týkajícím se on-line adresáře zaměstnanců EU (Whoiswho)
- Autor: Evropský veřejný ochránce práv
- Datum: 2023-11-24T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/cs/doc/correspondence/cs/193752)
---
**Datum:** pátek 24. listopadu 2023

Vzdálená schůzka přes WebEx

Přítomni
--------

#### Evropská komise

* vedoucí odborník -- etika, řádná správa a vztahy s evropským veřejným ochráncem práv (SG.C.2)
* Zástupce vedoucího oddělení pro transparentnost, správu dokumentů a přístup k dokumentům (SG.C.1)
* referent pro právní záležitosti a politiku -- transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům (SG.C.1)
* referent pro právní záležitosti a politiku -- transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům (SG.C.1)
* vedoucí oddělení pro správu a řízení společností a kontinuitu činností (SG.A.6)
* Administrativní a podpůrný pracovník - Corporate Governance and Business Continuity (SG.A.6)

#### Evropský veřejný ochránce práv

* Tanja Ehnert, koordinátorka pro dotazy
* Nicholas Hernanz, vyšetřovatel
* Emily Tullberg, vyšetřovatelka
* Daria Stanculescu, stážistka v oblasti poptávek

Účel schůze
-----------

Účelem setkání bylo, aby vyšetřovací tým veřejného ochránce práv získal vysvětlení, jak Evropská komise vyhledávala a identifikovala dokumenty spadající do oblasti působnosti žádosti stěžovatele o přístup veřejnosti.

Úvod a procesní informace
-------------------------

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se představil, poděkoval zástupcům Komise za setkání s nimi a stanovil účel setkání. Nastínily právní rámec, který se vztahuje na schůze pořádané veřejným ochráncem práv, zejména to, že veřejný ochránce práv bez předchozího souhlasu Komise nezveřejní žádné informace, které Komise označila za důvěrné, a to ani stěžovateli, ani žádné jiné osobě mimo úřad veřejného ochránce práv[^\[1\].^](#_ftn1){#_ftnref1}

Vyšetřovací tým vysvětlil, že vypracuje návrh zprávy o schůzce, která bude zaslána Komisi, aby bylo zajištěno, že obsah bude věcně přesný a úplný. Zpráva ze zasedání by pak byla dokončena, zařazena do spisu a poskytnuta stěžovateli. Ve zprávě by nebyly obsaženy žádné důvěrné informace ani by nebyly jinak poskytnuty stěžovateli nebo jakékoli třetí straně.

Vyměňované informace
--------------------

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv nastínil rozsah stížnosti. Objasnily, že toto šetření se týká žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům souvisejícím s rozhodnutím o odstranění jmen a kontaktních údajů členů Komise z internetových stránek EU Whoiswho, a nikoli samotného rozhodnutí. Před schůzkou vyšetřovací tým zkontroloval dokumenty, které Komise označila za dokumenty spadající do oblasti působnosti žádosti.

###### Identifikace dokumentů Komisí

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv požádal o objasnění toho, jak Komise v tomto případě vyhledávala a identifikovala příslušné dokumenty.

Zástupci Komise vysvětlili, že odpovědné oddělení má několik úkolů, včetně sledování práce Úřadu pro publikace. Když stěžovatel podal původní žádost o přístup k dokumentům, oddělení dodrželo svůj řádný postup, který zahrnoval posouzení žádosti a identifikaci příslušných dokumentů.

Zástupci Komise vysvětlili, že při podání potvrzující žádosti spolupracuje generální sekretariát s oddělením odpovědným za původní odpověď s cílem získat jeho stanovisko k argumentům vzneseným žadatelem. V případech, kdy žadatel vznese otázku neúplné identifikace dokumentů, je oddělení požádáno, aby poskytlo své podklady týkající se identifikovaných dokumentů. Zástupci Komise potvrdili, že tento proces byl v tomto případě dodržen.

###### Existence dokumentů souvisejících s nepatřičným vnějším tlakem a žádostmi zaměstnanců

Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv konstatoval, že Komise ve svých původních a potvrzujících rozhodnutích uvedla, že došlo k nepřiměřenému tlaku ze strany externích zdrojů a ze strany zaměstnanců, kteří chtěli, aby byla jejich jména z EU Whoiswho odstraněna. Vyšetřovací tým se dotázal, zda Komise hledala jakoukoli dokumentaci týkající se těchto žádostí.

Zástupci Komise uvedli, že nebyly zjištěny žádné dokumenty týkající se žádostí zaměstnanců o odstranění jejich jmen z EU Whoiswho. Uvedly, že je pravděpodobné, že tyto žádosti byly vyjádřeny ústně.

Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv se dotázal, zda se vyhledávání Komise omezilo na dokumenty registrované v jejím systému pro správu dokumentů (ARES), nebo zda byly podniknuty další kroky k identifikaci příslušných dokumentů, jako je kontaktování příslušných útvarů v rámci Komise, které mohly obdržet žádosti od zaměstnanců. Zástupci Komise potvrdili, že vyhledávání dokumentů spadajících do oblasti působnosti žádosti o přístup veřejnosti bylo omezeno na systém ARES. Nebyly podniknuty žádné další kroky k identifikaci příslušných dokumentů.

###### Existence dokumentů týkajících se konzultací

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se dotázal, zda se uskutečnily další konzultace nebo diskuse, zejména s Úřadem pro publikace, pověřencem Komise pro ochranu osobních údajů nebo kabinetem. Pokud ano, vyšetřovací tým se dotázal, zda existují nějaké dokumenty týkající se těchto konzultací.

Zástupci Komise konstatovali, že došlo k výměně e-mailů s Úřadem pro publikace. Tato korespondence však byla technické povahy a nezahrnovala diskusi o podstatě. Tyto e-maily proto nespadaly do oblasti působnosti žádosti o přístup veřejnosti. Zástupci Komise uvedli, že se neuskutečnily žádné další konzultace o rozhodnutí odstranit jména a kontaktní údaje členů Komise z internetových stránek EU Whoiswho.

Závěr schůze
------------

Vyšetřovací tým poděkoval zástupcům Komise za jejich čas a za poskytnutá vysvětlení a schůze skončila.

V Bruselu/Štrasburku dne 24. listopadu 2023

Tanja Ehnert Nicholas Hernanzová

Koordinátor šetření Inquiries Officer

Emily Tullbergová

Vyšetřující úředník

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Čl. 4 odst. 8 prováděcích ustanovení evropského veřejného ochránce práv.