Název případu: Transparentnost interakcí Evropské komise se zástupci tabákového průmyslu

Datum: Čtvrtek, 5. května 2022

Schůze na dálku

Přítomni

Zástupci Komise:

GŘ SANTE

Zástupce vedoucího oddělení

Vedoucí týmu Zákon o kontrole tabáku a mezinárodní

Právní referent

SG

Zástupce vedoucího oddělení

Vedoucí týmu – rejstřík transparentnosti

Úředník odpovědný za politiku – rejstřík transparentnosti

Hlavní odborník – koordinátor pro interinstitucionální vztahy – vztahy s evropským veřejným ochráncem práv

Stážista/stážistka

GŘ TAXUD

Právní referent – koordinátor pro žádost o přístup k dokumentům a postup projednávání ve výborech

GŘ pro obchod

Úředník pro politiku – obchodní aspekty pravidel původu

Administrativní pracovník – administrativní podpora oddělení, zejména týmu EP

GŘ NEAR

Právní referent

Koordinační asistent pro interinstitucionální vztahy

Zástupci veřejného ochránce práv:

paní Jennifer King, právní expertka

paní Leticia Díez Sánchez, referentka pro šetření

pan Koen Roovers, úředník pro šetření

paní Nina Klubert, stážistka v oblasti šetření

Účel schůze

Při zahájení strategického šetření v listopadu 2021 požádala veřejná ochránkyně práv o kontrolu některých dokumentů, které má Komise k dispozici ohledně svých interakcí se zástupci tabákového průmyslu [1].

Účelem schůze bylo objasnit některé otázky, které vyvstaly při analýze požadovaných dokumentů. Otázky byly před zasedáním předány Komisi.

Úvod a procesní informace

Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv se představil, poděkoval zástupcům Komise za setkání s nimi a uvedl účel setkání. Vyšetřovací tým nastínil právní rámec, který se vztahuje na inspekce a schůze pořádané veřejným ochráncem práv, zejména to, že veřejný ochránce práv nezveřejní žádné informace označené jako důvěrné žádné osobě mimo úřad veřejného ochránce práv bez předchozího souhlasu Komise.  

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv vysvětlil, že o schůzce bude vypracována zpráva a že návrh bude zaslán Komisi k přezkumu, aby se zajistilo, že je věcně přesný a úplný.

Vyměňované informace

Diskuse se zaměřila na otázky, které byly před zasedáním předány Komisi.

I. Mohla by Komise poskytnout přehled případných opatření, která přijala v návaznosti na rozhodnutí veřejné ochránkyně práv z roku 2016 týkající se dodržování Úmluvy o kontrole tabáku Evropskou komisí?

Zástupci Komise vysvětlili obecnou politiku Komise v oblasti transparentnosti, a zejména požadavky týkající se jejích interakcí se zástupci tabáku. Obecný režim je stanoven ve dvou rozhodnutích Komise [2] přijatých v roce 2014. Ty vyžadují zveřejnění všech schůzek, které se konají mezi zástupci zájmových skupin a komisaři, členy jejich kabinetu a generálními řediteli. Komisaři, členové jejich kabinetu a generální ředitelé se navíc mohou setkávat pouze se zástupci zájmových skupin, kteří jsou zapsáni v rejstříku transparentnosti. Tato pravidla se nevztahují na zaměstnance pod úrovní generálního ředitele [3]. Zástupci vysvětlili, že když Komise zveřejní podrobnosti o svých schůzkách se zástupci zájmových skupin na internetových stránkách Komise, je tato informace automaticky nahrána i na internetové stránky rejstříku transparentnosti.

Zástupci Komise vysvětlili, že GŘ SANTE uplatňuje zvláštní režim, neboť proaktivně zveřejňuje své schůzky se zaměstnanci na všech úrovních, jakož i souhrnné záznamy z těchto schůzek na zvláštních internetových stránkách. V souladu s pokyny Rámcové úmluvy WHO o kontrole tabáku (FCTC) omezilo GŘ SANTE svá setkání s tabákovým průmyslem pouze na ta, která jsou nezbytně nutná pro regulační účely. K tomu může dojít například tehdy, když Komise potřebuje ověřit některé praktické aspekty dodavatelského řetězce v průběhu celého procesu tvorby politik. V takových případech GŘ SANTE obvykle pořádá širší akci, na níž jsou k vyjádření stanoviska vyzvány i další strany, jako jsou zástupci občanské společnosti. GŘ SANTE obecně nepřijímá žádosti o schůzku podané samotným tabákovým průmyslem, v důsledku čehož již mnoho takových žádostí neobdrží.

GŘ TAXUD se od roku 2021 řídí stejným zvláštním režimem jako GŘ SANTE.

Zástupci Komise vysvětlili, že GŘ SANTE a GŘ TAXUD vypracovaly sdělení, které bylo veřejné ochránkyni práv předáno v návaznosti na její žádost o kontrolu z listopadu 2021.

Sdělení GŘ SANTE bylo dne 16. července 2020 rozesláno generálním ředitelům všech generálních ředitelství Komise. Připomněla jim obsah čl. 5 odst. 3 Rámcové úmluvy o kontrole tabáku a pokynů přijatých v rámci úmluvy. Sdělení rovněž vysvětluje některé doporučené postupy nad rámec standardních kontrol v rejstříku transparentnosti, jako je zdržení se účasti na akcích sponzorovaných tabákovým průmyslem.

Sdělení GŘ TAXUD bylo dne 26. dubna 2021 rozesláno jeho ředitelům a vedoucím oddělení. Připomněla pokyny Rámcové úmluvy o kontrole tabáku a kromě obecných norem etického chování uvedla osvědčené postupy týkající se interakcí mezi zaměstnanci a zástupci tabákového průmyslu. Sdělení zaměstnancům připomnělo, že komisaři, členové jejich kabinetu a generální ředitelé musí tato zasedání zveřejňovat prostřednictvím specializovaného nástroje IT. Souhrnný záznam všech setkání se zájmovými skupinami v oblasti tabáku je registrován v systému ARES a zveřejněn na zvláštních internetových stránkách. GŘ TAXUD má navíc interní internetové stránky, na nichž zveřejňuje informace týkající se zaměstnanců.

Zástupci GŘ TAXUD dále vysvětlili, že zápisy ze schůzek se zástupci zájmových skupin z tabákového průmyslu jsou proaktivně zveřejňovány na jeho internetových stránkách. Od zahájení této proaktivní publikace došlo k poklesu počtu žádostí veřejnosti o přístup k dokumentům, které obdržela.

Zástupci Komise konstatovali, že tyto přísnější povinnosti týkající se transparentnosti se vztahují na GŘ SANTE a GŘ TAXUD, protože pořádají většinu schůzek s tabákovým průmyslem, zatímco jiná GŘ takové schůzky pořádají pouze příležitostně.

Zástupci GŘ SANTE vysvětlili, že jejich GŘ poskytuje na požádání poradenství kolegům z ostatních GŘ – například GŘ pro životní prostředí a GŘ pro oblast klimatu – ohledně schůzek se zástupci zájmových skupin v oblasti tabáku. GŘ SANTE například dostává e-maily/otázky od kolegů týkající se žádostí o schůzku ze strany tabákového průmyslu nebo dotazů, zda se mohou účastnit akcí sponzorovaných tabákovým průmyslem. V takových případech GŘ SANTE kolegům obvykle doporučuje, aby se zdrželi účasti, pokud to není naprosto nezbytné. V reakci na žádost vyšetřovacího týmu veřejného ochránce práv souhlasila Komise s poskytnutím příkladů takového poradenství po zasedání.

Zástupci Komise rovněž konstatovali, že Komise zveřejnila na intranetu Komise „Praktická doporučení pro interakci úředníků veřejné správy se zástupci zájmových skupin“a zahrnula je do své etické příručky pro zaměstnance.

II.  Mohla by Komise prosím dvakrát zkontrolovat, zda se v rámci žádosti veřejného ochránce práv konají další schůze?

Zástupci Komise objasnili, že seznam schůzek zaslaný veřejnému ochránci práv ve formě excelového listu byl získán manuálním vyhledáváním v rejstříku transparentnosti [4]. V důsledku toho seznam zahrnoval setkání komisařů, členů jejich kabinetu a generálních ředitelů, nikoli však zaměstnanců na nižší úrovni, než je úroveň generálních ředitelů.  Pokud jde o další schůzky, jichž se účastnili zaměstnanci pod úrovní GŘ, zaměřila Komise své vyhledávání na GŘ SANTE, TAXUD a TRADE, neboť je považovala za nejvíce dotčená GŘ, pokud jde o lobbování v oblasti tabáku, ale také na ta GŘ, která v referenčním období obdržela žádosti o přístup k dokumentům, tj. GŘ NEAR. Z tohoto důvodu byli zástupci těchto generálních ředitelství pozváni na setkání s vyšetřovacím týmem veřejného ochránce práv.

Zástupci Komise souhlasili s provedením dalšího vyhledávání, které by zahrnovalo podrobnosti o schůzkách všech zaměstnanců ve všech generálních ředitelstvích, a s předložením záznamů veřejné ochránkyni práv v nadcházejících týdnech.

III. Mohla by Komise spolu se seznamem příslušných zasedání poskytnout rovněž zápisy z těchto zasedání?

Zástupci Komise se dohodli, že určí zápisy ze schůzek se zástupci zájmových skupin v oblasti tabáku a v nadcházejících týdnech předloží jejich kopii veřejné ochránkyni práv, budou-li k dispozici.

V této souvislosti se vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv dotázal zástupců Komise, zda existují interní pokyny, jak pořizovat zápisy ze schůzek se zástupci zájmových skupin obecně, a zejména se zástupci zájmových skupin v oblasti tabáku.

Zástupci Komise odpověděli, že neexistuje standardní postup pro pořizování zápisů ze zasedání.

Zástupci GŘ SANTE vysvětlili, že jeho zaměstnanci jsou instruováni, aby používali zdravý rozum. Měly by se snažit pokrýt všechny relevantní body zasedání, například kde a kdy se konalo, o jakých bodech se jednalo a kdo se jich účastnil, přičemž by měly respektovat osobní údaje. Zápisy ze zasedání by navíc měly být vypracovány tak, aby představovaly užitečný záznam ze zasedání. Před zveřejněním souhrnných zpráv ze zasedání zástupci GŘ SANTE potvrdili, že je obvykle zasílají stranám, které byly přítomny pro informaci a připomínky, avšak tato praxe nemá podstatný vliv na obsah zpráv ze zasedání.

Zástupci GŘ TAXUD vysvětlili, že GŘ má podobné požadavky. Žádá zaměstnance, aby zajistili, že zápisy jsou věcné a objektivní a že respektují osobní údaje. Zaměstnanci musí rovněž informovat účastníky, že zápis bude zveřejněn po schůzi, a zeptat se, zda s nimi chtějí být konzultováni.

IV. Mohla by Komise vysvětlit kritéria, která bere v úvahu při klasifikaci některých organizací jako „organizací spojených s tabákem“?

Zástupci Komise vysvětlili, že seznam schůzí členů Komise, členů jejich kabinetu a generálních ředitelů, který byl veřejné ochránkyni práv poskytnut, byl ručně extrahován z rejstříku transparentnosti pomocí klíčových slov souvisejících s tabákem a že se jedná o veřejné informace. Schůze, které podle názoru Komise nesouvisely s odvětvím, nebyly na seznam zařazeny, ale byly by veřejně dostupné na portálu Europa a v rejstříku transparentnosti.

Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv se zabýval některými otázkami týkajícími se fungování rejstříku transparentnosti. Za prvé se vyšetřovací tým dotázal, jak Komise vykládá pojmy „členství“ a „přidružení“ v oddíle rejstříku transparentnosti nazvaném „Seznam organizací, sítí a sdružení, které jsou členy a/nebo k nimž jste přidruženi“. Za druhé se vyšetřovací tým dotázal, jak sekretariát zajišťuje přesnost informací poskytnutých žadateli o registraci, a to jak v době registrace, tak prostřednictvím kontrolních kontrol v pozdější fázi.

Zástupci Komise vysvětlili, že rejstřík transparentnosti je založen na interinstitucionální dohodě mezi Evropským parlamentem, Radou a Komisí. Zapsané subjekty se mohou kdykoli zaregistrovat a zrušit registraci, a rejstřík transparentnosti je proto dynamický a může se změnit. Registrace navíc probíhá na dobrovolném základě. Komise dodržuje pravidlo podmíněnosti stanovené v interinstitucionální dohodě, které vyžaduje, aby se její činitelé s rozhodovací pravomocí setkávali pouze se zástupci zájmových skupin zapsanými v rejstříku transparentnosti.

Zástupci Komise souhlasili s tím, že pravidelné přispívání k financování organizace by se obvykle považovalo za důkaz určité formy „přidružení“ pro účely rejstříku transparentnosti. Aby bylo zajištěno, že informace poskytované zapsanými subjekty splňují požadavky na informace podle interinstitucionální dohody, provádí sekretariát rejstříku, který se skládá ze zaměstnanců Parlamentu, Rady a Komise, kontroly ex ante a ex post. Všechny nové žádosti musí projít kontrolou ex ante, kterou provede zaměstnanec, aby byly splněny podmínky stanovené v interinstitucionální dohodě. Konečnou odpovědnost za přesnost poskytnutých informací však nese žadatel o registraci. V rejstříku transparentnosti jsou veřejně dostupné pokyny, které žadatele a zapsané subjekty provedou procesem registrace (žádosti o registraci). Další pokyny doprovázejí vstupní pole ve formuláři použitém pro registraci. Sekretariát navíc používá pro své kontroly interní postup.

Sekretariát rovněž provádí pravidelné kontroly ex post. Ty se provádějí v případě, že je sekretariátu předložena stížnost, nebo z vlastního podnětu sekretariátu v případě vážné obavy, že žadatel o registraci může být nezpůsobilý, a to i v případech podezření na nepřesné nebo neúplné informace. Následné kontroly sekretariátu se nezaměřují na konkrétní oblasti politiky nebo konkrétní kategorie zapsaných subjektů.

Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv se zástupců Komise dotázal, zda Komise zajišťuje přesnost pole „předmět schůzky“ zapsaného na internetových stránkách Komise a v rejstříku transparentnosti. Vyšetřovací tým konstatoval, že interní pokyny Komise pro komisaře, členy jejich kabinetu a generální ředitele týkající se schůzek se zástupci zájmových skupin vyžadují, aby zaměstnanci „zadali smysluplné téma“. Tyto informace mají zásadní význam pro to, aby veřejnost zkontrolovala, zda, jak uvádějí pokyny Rámcové úmluvy o kontrole tabáku, k interakci se zástupci tabáku dochází pouze tehdy a v rozsahu nezbytně nutném k tomu, aby mohli účinně regulovat tabákový průmysl a tabákové výrobky.

Zástupci Komise vysvětlili, že odpovědnost za přesnost a správnost předmětu jednání nese příslušný útvar.  Předmět schůzky však může být stručný a široký, ale musí být i nadále smysluplný v souladu s interními pokyny Komise.

V.  Pokud jde o žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům o interakcích Komise s tabákovým průmyslem, mohla by Komise rovněž poskytnout veřejné ochránkyni práv své odpovědi na tyto žádosti?

Zástupci Komise vysvětlili, že žádost veřejného ochránce práv vyložili tak, že se vztahuje pouze na dokumenty obsahující žádosti o přístup k dokumentům. Komise potvrdila, že veřejnému ochránci práv poskytne kopii odpovědí na tyto žádosti.

Závěr schůze

Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv poděkoval zástupcům Komise za poskytnutá vysvětlení a vysvětlení.

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv informoval Komisi, že na základě analýzy dokumentů, které se Komise dohodla s veřejným ochráncem práv sdílet, může v blízké budoucnosti naplánovat další zasedání.

Následná opatření

Zástupci Komise se dohodli, že se s evropským veřejným ochráncem práv podělí o:

• Seznam setkání všech zaměstnanců s tabákovým průmyslem nebo organizacemi souvisejícími s tabákovým průmyslem, a to i na nižší úrovni, než je úroveň generálního ředitele, ve všech generálních ředitelstvích, generálním sekretariátu a právní službě, a zápisy, jsou-li k dispozici.
• Odpovědi Komise na žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům, které obdržela v letech 2020 a 2021 a které se týkaly schůzek s tabákovým průmyslem.
• Příklady výměn a poradenství, které GŘ SANTE poskytuje zaměstnancům v jiných generálních ředitelstvích Komise ohledně schůzek se zástupci zájmových skupin v oblasti tabáku.

V Bruselu dne 20. května 2022

Leticia Díez Sánchez Jennifer Kingová                                                                 

Inquiries Officer Právní expert                                                                

 

[1] Dopis evropské veřejné ochránkyně práv Evropské komisi o transparentnosti jejích interakcí se zástupci tabákového průmyslu: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149744

[2] Rozhodnutí Komise 2014/839/EU ze dne 25. listopadu 2014 o zveřejňování informací o jednáních mezi členy Komise a organizacemi nebo osobami samostatně výdělečně činnými a rozhodnutí Komise 2014/838/EU ze dne 25. listopadu 2014 o zveřejňování informací o jednáních mezi generálními řediteli Komise a organizacemi nebo osobami samostatně výdělečně činnými.

[3] Komise však vydává standardní doporučení všem svým zaměstnancům, aby se zdrželi navazování kontaktů s neregistrovanými zástupci zájmových skupin.

[4] Rejstřík transparentnosti je databáze „zástupců zájmových skupin“ (organizací, sdružení, skupin a osob samostatně výdělečně činných), kteří vykonávají činnosti s cílem ovlivňovat politiku a rozhodovací proces EU. Interinstitucionální dohoda mezi Evropským parlamentem, Radou Evropské unie a Evropskou komisí o povinném rejstříku transparentnosti stanoví pravidla a zásady, jimiž se rejstřík transparentnosti řídí. Rejstřík spravuje sekretariát složený ze zaměstnanců Evropského parlamentu, Rady a Komise.