Vážená paní X,

V příloze naleznete mé výše uvedené rozhodnutí.

Na základě svého šetření z vlastního podnětu jsem se rozhodl případ uzavřít s těmito závěry:

Agentury EU by měly přijmout spolehlivý postup pro posuzování oznámení (bývalých) vedoucích pracovníků o nástupu do funkcí v soukromém sektoru, které úzce souvisejí s jejich bývalými povinnostmi.

Agentury EU, které nemají vnitřní politiku pro předcházení střetům zájmů členů správní rady (jiných než zaměstnanců), by měly vybízet své řídící orgány, aby takovou politiku přijaly.

S cílem pomoci agenturám EU zlepšit jejich postupy v souvislosti s pohyby otáčivých dveří přijala veřejná ochránkyně práv přiložené „Pokyny pro správnou praxi při řešení situací otáčivých dveří“.

Mám v úmyslu použít pokyny pro osvědčené postupy na případy, na které budu v budoucnu upozorněn. Pokyny naleznete v příloze tohoto dopisu.

Vezměte prosím na vědomí, že v rozhodnutí jsem uvedl příklady toho, co považuji za osvědčenou správní praxi, a to i ze strany Vaší agentury. Pokud chcete vznést námitku proti tomu, aby byly tyto odkazy zahrnuty do zveřejněného znění rozhodnutí, informujte prosím můj úřad do 10:00 dne 22. dubna 2026 (datum zveřejnění).

Upřímně,

Tereza Anjinhoová

Evropský veřejný ochránce práv

Štrasburk, 20. dubna 2026

Příloha – Pokyny pro správnou praxi při řešení situací otáčivých dveří

1. Prevence

mít standardní postup pro posuzování situací otáčivých dveří, který zahrnuje jasné pokyny krok za krokem pro agenturu, její zaměstnance a členy rady v souvislosti s oznámeními, posuzováním, zmírňujícími opatřeními, transparentností a dodržováním předpisů.

Poskytovat zaměstnancům a členům rady komplexní školicí a poradenské materiály a provádět pravidelné osvětové kampaně a komunikační iniciativy na podporu dodržování platných etických pravidel.

Stanovit jasná kritéria pro i) zákaz přesunů po skončení služby nebo po skončení funkčního období nebo ii) vydávání doporučení v případech týkajících se některých členů správní rady na částečný úvazek jmenovaných vnitrostátními orgány, přičemž je třeba zajistit, aby potenciální zaměstnanci nebo členové správní rady těmto omezením porozuměli před nástupem do agentury.

Jakmile se dozvíte o záměru zaměstnance nebo člena rady přijmout nové zaměstnání, neprodleně posoudíte, zda odejmout přístupová práva, nebo je v případě zaměstnanců odejmout konkrétním úkolům.

Požadovat, aby zaměstnanci, kteří hodlají nastoupit na novou pozici, informovali své týmy pro etiku a/nebo dodržování předpisů, které mohou pomoci posoudit potenciální rizika a poradit ohledně dalších kroků, včetně informování přímého nadřízeného.

2. Oznámení

Pro (bývalé) zaměstnance:

V případě pozdních oznámení pověřit (bývalého) zaměstnance, aby před zahájením nové činnosti (je-li to stále možné) vyčkal formálního schválení, a výslovně mu připomenout jeho povinnosti zajistit dodržování lhůt pro oznámení v budoucnu.

V případě neúplných nebo nejasných oznámení neprodleně požádat o chybějící informace a pozastavit lhůtu 30 pracovních dnů pro přijetí rozhodnutí, dokud není oznámení úplné, nebo zahájit lhůtu až poté, co byly poskytnuty všechny nezbytné informace.

Pro (bývalé) členy správní rady:

Požádejte (bývalé) členy rady, aby oznamovali činnosti po skončení funkčního období po dobu dvou let po skončení jejich funkčního období a před zahájením zamýšlených činností po skončení funkčního období, obdobně jako v případě pravidel platných pro zaměstnance.

3. Posouzení

Zajistit, aby (bývalí) zaměstnanci nebo členové rady měli možnost vyjádřit se k návrhům rozhodnutí nebo návrhům doporučení navrhujících omezení nebo zákazy.

neprodleně přijmout odůvodněné rozhodnutí, které informuje (bývalé) zaměstnance a členy rady o jejich právu napadnout rozhodnutí.

Dokumentovat posouzení oznámení a související rozhodovací procesy s cílem zajistit, aby byly zachyceny všechny relevantní informace a aby byl možný účinný dohled.

Pro (bývalé) zaměstnance:

V rané fázi se obraťte na přímého nadřízeného (bývalého) zaměstnance.

Důsledně konzultovat smíšené výbory ohledně (bývalých) zamýšlených činností zaměstnanců po skončení služebního poměru v soukromém sektoru nebo ohledně jiných pozic, které mohou představovat riziko.

Požádat (bývalé) zaměstnance, aby spolu s oznámením předložili formální popis své nové funkce nebo související oznámení o volném pracovním místě (je-li k dispozici).

Pro (bývalé) členy správní rady:

V případě neexistence právně závazných donucovacích mechanismů posoudit činnosti po skončení mandátu z hlediska jakéhokoli střetu, který by mohl vzniknout ve vztahu k oprávněným zájmům agentury, a případně formulovat odpovídající doporučení pro příslušný vnitrostátní orgán. K tomu by mělo dojít co nejdříve a v ideálním případě dříve, než (bývalý) člen představenstva zahájí oznámenou činnost.

Pro zajištění včasného přijetí doporučení zavést písemné schvalovací postupy pro příslušný řídící orgán, a zabránit tak možným zpožděním způsobeným nepravidelnými osobními schůzkami.

4. Zmírňující opatření

Prozkoumat celou škálu dostupných opatření při posuzování činností po skončení služby nebo mandátu, jako jsou čekací lhůty, zákazy kontaktu a/nebo lobbingu a možné zákazy některých rolí v soukromém sektoru.

Nelze-li rizika dostatečně zmírnit, (dočasně) zakázat dotčené osobě, aby takové činnosti vykonávala. V případě (bývalého) člena rady, který zastupuje vnitrostátní orgán, může mít toto určení podobu doporučení jeho vnitrostátnímu orgánu.

Pro (bývalé) zaměstnance:

Pokud omezení zakazují zabývat se určitými záležitostmi, usnadnit dodržování předpisů sestavením a sdílením seznamu těchto záležitostí s dotčeným (bývalým) zaměstnancem.

5. Transparentnost

Krátce po přijetí příslušných rozhodnutí nebo doporučení zveřejní na internetových stránkách agentury informace o povolených činnostech bývalých vedoucích pracovníků po skončení služebního poměru a o činnostech bývalých členů správní rady po skončení funkčního období.

Pro (bývalé) zaměstnance:

Sdílejte podmíněná rozhodnutí přímo s novým zaměstnavatelem (bývalého) zaměstnance.

Při provádění ustanovení článku 16 služebního řádu EU uplatňovat dostatečně širokou definici vedoucích pracovníků tak, aby zahrnovala všechny klíčové manažerské úlohy v rámci agentury.

Uveďte podrobnosti o omezeních vztahujících se na bývalé zaměstnance na příslušné zaměstnance podle zásady „vědět jen to nejnutnější“.

Pro (bývalé) členy správní rady:

Sdílet doporučení týkající se (bývalých) činností členů správní rady po skončení funkčního období, které zahrnují omezení nebo zákazy, s příslušným vnitrostátním orgánem a s řídícími orgány agentury.

6. Dodržování předpisů a monitorování

Sledovat dodržování veškerých uplatněných zmírňujících opatření, jakož i povinnosti mlčenlivosti.

V případě údajného porušení předpisů neprodleně zjistit skutečnosti, posoudit závažnost porušení a v nejzávažnějších případech zahájit (disciplinární) následná opatření.

V případě zaměstnanců čerpajících neplacené volno:

Zavést automatizovaný systém varování s cílem informovat dotčené zaměstnance i odpovědný tým o nadcházejících lhůtách pro obnovení povolených externích činností.