Vážený pane předsedo,

obracím se na Vás a současně na další orgány, instituce a jiné subjekty EU s žádostí o spolupráci v důležité, avšak potenciálně přehlížené otázce: zaznamenávání textových a rychlých zpráv.

Správa EU, stejně jako každá jiná veřejná správa, ve své každodenní práci stále více využívá prostředky moderní elektronické komunikace. Krize COVID-19 a související ujednání o práci na dálku dále zvýšily jejich využívání.

Správa EU by měla vynaložit veškeré úsilí, aby ve svých pravidlech a postupech pro správu dokumentů zohlednila realitu moderní komunikace. Ačkoli není proveditelné ani žádoucí, aby zaměstnanci zaznamenávali všechny textové a rychlé zprávy odeslané nebo přijaté v rámci své profesní činnosti, právo EU vyžaduje, aby správa EU vypracovávala a uchovávala dokumentaci týkající se jejích činností, pokud je to možné a ne svévolným a předvídatelným způsobem.^[1] Rozhodnutí zaznamenat určitou informaci do systému správy dokumentů by podle práva EU nemělo záviset na médiu – ať už se jedná o dopis, e-mail, text nebo okamžitou zprávu –, ale na jeho obsahu ^[2].

Jako evropský veřejný ochránce práv jsem odhodlán prosazovat nejvyšší možné standardy správy v celé veřejné službě EU. Zaznamenávání informací plní důležitou funkci usnadnění jejich výměny, poskytování důkazů o přijatých opatřeních, plnění právních povinností orgánů a uchovávání jejich paměti. Je rovněž předpokladem pro to, aby správa EU splnila své povinnosti v oblasti transparentnosti, zejména usnadněním přístupu veřejnosti k dokumentům a uplatňováním zásady odpovědnosti za veřejná opatření.

Zaznamenávání textových a rychlých zpráv a jejich zveřejňování bylo nedávno předmětem rozpravy v několika členských státech EU.^[3] Na tuto otázku jsem byl rovněž upozorněn v říjnu 2020 ^[4], kdy Evropská rada prohlásila, že nedrží žádné zprávy založené na mobilních telefonech, které její tehdejší předseda zaslal hlavám států a předsedům vlád v roce 2018 v reakci na žádost o přístup veřejnosti.

Považuji proto za vhodné zahájit na úrovni správy EU diskusi o vhodných pravidlech a postupech pro vedení záznamů, pokud jde o elektronickou komunikaci, jako jsou textové zprávy a rychlé zprávy.

Jako první krok bych chtěl shromáždit informace o pravidlech a postupech pro zaznamenávání textových a rychlých zpráv v celé správě EU. Za tímto účelem bych ocenil, kdyby Komise mohla odpovědět na otázky uvedené v příloze tohoto dopisu. Shromážděním těchto informací doufám, že budu schopen určit osvědčené postupy, které mohou být vodítkem pro správu EU při řešení této důležité otázky v budoucnu.

Rád bych obdržel odpověď Komise na mé otázky do 15. listopadu 2021. Pokud si Komise vyžádá další informace nebo vysvětlení k této iniciativě, obraťte se prosím na odpovědnou osobu pověřenou šetřením, paní Tanju Ehnertovou.

Předem Vám děkuji za spolupráci v této důležité záležitosti.

Upřímně,

Emily O'Reillyová

Evropský veřejný ochránce práv

Štrasburk, 30. června 2021

příloha

1) K platným pravidlům:

• Vztahuje se rozhodnutí Komise o správě záznamů na textové a rychlé zprávy zasílané nebo přijímané prostřednictvím profesionálních a/nebo osobních zařízení?

• Stanoví rozhodnutí Komise o správě záznamů kritéria/zásady pro zaznamenávání textových zpráv a rychlých zpráv?

• Stanoví rozhodnutí Komise o správě záznamů, jak by měli zaměstnanci zaznamenávat textové a rychlé zprávy?

Poskytněte nám prosím příslušná ustanovení vašeho rozhodnutí o správě záznamů.

2) O provádění platných pravidel:

• Jak se provádí rozhodnutí o správě záznamů, pokud jde o text a instant messaging? Vydala Komise například příslušné pokyny pro zaměstnance nebo poskytuje zaměstnancům odbornou přípravu v této oblasti?

• Zaznamenávala Komise v praxi textové a rychlé zprávy? Pokud ano, mohla by Komise uvést příklady?

• Obdržela již Komise žádosti o přístup veřejnosti k textovým a/nebo rychlým zprávám podle nařízení č. 1049/2001 nebo určila, že textové a/nebo rychlé zprávy spadají do oblasti působnosti žádosti o přístup k dokumentům? Pokud ano, mohla by Komise uvést příklady?

• Jak Komise při přijímání žádostí o přístup veřejnosti, které se výslovně nebo implicitně týkají textových a/nebo rychlých zpráv, vyhledává příslušné „dokumenty“? Zavedla Komise mechanismy (například pokyny nebo instrukce) na pomoc zaměstnancům při hledání těchto „dokumentů“?

Poskytněte nám prosím příslušné dokumenty.

Stejný dopis byl zaslán těmto orgánům a agenturám:

• Rady
• Evropského parlamentu
• Evropské agentury pro chemické látky
• Evropského úřadu pro bezpečnost potravin
• Evropské agentury pro léčivé přípravky
• Evropská agentura pro pohraniční a pobřežní stráž
• Evropské centrální banky

[1] Rozsudek Soudu prvního stupně ze dne 26. dubna 2007 ve věci T-264/04, WWF European Policy Programme v. Rada, bod 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] V souladu s definicí „dokumentu“ v čl. 3 písm. a) nařízení č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Například v Nizozemsku (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20. března 2019), v Německu (správní soud v Berlíně (VG) 2 K 163/18, 26. srpna 2020) a v Irsku (irský komisař pro informace, číslo věci: 180450, 15. května 2019).

[4] Rozhodnutí ve věci 1219/2020/MIG o tom, jak Evropská rada vyřídila žádost o přístup veřejnosti ke zprávám založeným na mobilních telefonech, které její tehdejší předseda údajně zaslal hlavám států a předsedům vlád, 26. října 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.