Souvislosti

1. Správa EU, stejně jako každá jiná veřejná správa, používá při své každodenní práci prostředky moderní elektronické komunikace. Krize COVID-19 a související ujednání o práci na dálku dále zvýšily jejich využívání.

2. Správa EU by měla ve svých pravidlech a postupech pro správu dokumentů odrážet realitu moderní komunikace.

3. Lze předpokládat, že není prakticky proveditelné, aby zaměstnanci zaznamenávali veškeré odeslané nebo přijaté textové a rychlé zprávy v rámci své profesní činnosti. To, zda má být určitá informace zaznamenána v systému správy dokumentů správy, či nikoli, by však nemělo záviset na médiu – ať už se jedná o dopis, e-mail, text nebo okamžitou zprávu –, ale na jeho obsahu.

4. Zaznamenávání informací plní důležitou funkci usnadnění jejich výměny, poskytování důkazů o přijatých opatřeních, plnění právních povinností orgánů a uchovávání jejich paměti. Je rovněž předpokladem pro to, aby správa EU splnila své povinnosti v oblasti transparentnosti, zejména usnadněním přístupu veřejnosti k dokumentům a uplatňováním zásady odpovědnosti za veřejné akce [1].

5. Zaznamenávání textových a rychlých zpráv a jejich zveřejňování bylo v posledních letech předmětem diskuse v několika členských státech EU.[2] Na tuto otázku byl rovněž upozorněn veřejný ochránce práv [3].

6. Veřejná ochránkyně práv proto považovala za vhodné zahájit na úrovni správy EU diskusi o vhodných pravidlech a postupech pro vedení záznamů, pokud jde o elektronickou komunikaci, jako jsou textové zprávy a rychlé zprávy.

7. Za tímto účelem veřejný ochránce práv shromáždil informace o pravidlech a postupech pro zaznamenávání textových a rychlých zpráv z celé správy EU.[4] Veřejný ochránce práv se rovněž zabýval příslušnými pravidly a postupy, které byly vypracovány na vnitrostátní a mezinárodní úrovni [5].

Zjištění veřejného ochránce práv

8. Všech osm orgánů, institucí a jiných subjektů EU, na které se veřejná ochránkyně práv obrátila, uvedlo, že na textové a rychlé zprávy se v zásadě vztahuje obecná definice dokumentu stanovená v jejich příslušných rozhodnutích o správě záznamů. Dvě z orgánů, institucí a jiných subjektů zavedly konkrétnější pravidla.

9. Žádná z organizací IBAO neposkytla svým zaměstnancům konkrétní pokyny (nebo školení) týkající se zaznamenávání textových a rychlých zpráv. Jeden úřad IBAO uvedl, že potřebu takových pokynů (nebo školení) vyhodnotí v souvislosti s nadcházejícím přezkumem svého rozhodnutí o správě záznamů.

10. Dva IBAO již měli zkušenosti se záznamem textových a rychlých zpráv ve svém příslušném systému správy dokumentů. Jeden z těchto úřadů IBAO zveřejnil okamžité zprávy po obdržení žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům.

11. Některé organizace IBAO uvedly, že jejich zaměstnanci, kteří se zabývají žádostmi o přístup veřejnosti k dokumentům podle nařízení č. 1049/2001, se neomezují pouze na vyhledávání registrovaných dokumentů ve svém systému správy dokumentů s cílem identifikovat dokumenty, k nimž je požadován přístup veřejnosti. Spíše se také obracejí na všechna příslušná oddělení/zaměstnance, kteří mohou mít v držení příslušné dokumenty, jichž se žádost o přístup týká.

Praktická doporučení

Na základě shromážděných informací veřejná ochránkyně práv určila osvědčené postupy, které mohou být pro správu EU vodítkem při řešení této otázky v budoucnu. To se odráží v níže uvedených „praktických doporučeních“:

IBAO by měly:

• V pravidlech a postupech pro správu dokumentů zohlednit stále častější používání textů a rychlých zpráv ‑. Z toho konkrétně vyplývá, že rozhodnutí zaznamenat určitou informaci do systému správy dokumentů by nemělo záviset na médiu – ať už se jedná o dopis, e-mail, text nebo okamžitou zprávu – ale na jeho obsahu.
• Zavést technologická řešení umožňující snadné zaznamenávání textových a rychlých zpráv v systémech správy dokumentů. Mezitím stanovit alternativní způsoby zaznamenávání těchto zpráv.
• vydat zaměstnancům jasné pokyny ohledně toho, jak by měly být textové a rychlé zprávy, které splňují kritéria pro zaznamenávání dokumentů, extrahovány, přenášeny a zaznamenávány. Všichni zaměstnanci, kteří pro práci používají elektronická zařízení, by měli být schopni porozumět tomu, jak extrahovat a přenášet textové a rychlé zprávy z aplikací nebo platforem pro zasílání zpráv do příslušného systému správy dokumentů.
• Zvyšovat povědomí zaměstnanců o tom, že je třeba zajistit, aby textové a rychlé zprávy splňující kritéria pro záznam byly pravidelně a rutinně extrahovány, přenášeny a zaznamenávány. Kromě standardních interních komunikačních sdělení by toho mohlo být dosaženo nabídkou školení pro stávající zaměstnance a například v rámci zaškolovacích programů pro nové zaměstnance.
• Ujistěte se, že doba uchovávání textových a rychlých zpráv uchovávaných na elektronických zařízeních používaných pro práci je v souladu se zásadami uchovávání.
• Zavést postup, který zajistí, aby při odchodu zaměstnance byly zaznamenány veškeré dokumenty, které má zaměstnanec v držení, včetně textových a rychlých zpráv, které splňují kritéria pro záznam.
• Uznat, že textové a rychlé zprávy související s prací jsou „dokumenty“ ve smyslu nařízení č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům.
• Při vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům, které by se mohly týkat textových zpráv a rychlých zpráv, zvažte všechna místa, kde by tyto zprávy mohly být uloženy, včetně elektronických zařízení používaných zaměstnanci, a pomáhejte zaměstnancům, kteří tyto zprávy případně uchovávají, při jejich vyhledávání, například vydáváním pokynů.
• Zajistit, aby jejich standardní vyhledávací nástroj umožňoval identifikaci textových a rychlých zpráv (jako takových) poté, co byly zaregistrovány v jejich systému správy dokumentů.

Na tomto základě veřejná ochránkyně práv tuto strategickou iniciativu uzavírá.

Emily O'Reillyová

Evropský veřejný ochránce práv

Štrasburk, 13. července 2022

[1] Rozsudek Soudu prvního stupně ze dne 26. dubna 2007, WWF European Policy Programme v. Rada, T-264/04, bod 61: ... Za účelem účinného výkonu práva na přístup k dokumentům musí dotčené orgány v co největším možném rozsahu a způsobem, který není svévolný a předvídatelný, vypracovat a uchovávat dokumentaci týkající se jejich činnosti.  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Například v Nizozemsku (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20. března 2019), v Německu (správní soud v Berlíně (VG) 2 K 163/18, 26. srpna 2020) a v Irsku (irský komisař pro informace, číslo věci: 180450, 15. května 2019).

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237 (věc 1219/2020/MIG) a https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678 (věc 1316/2021/MIG).

[4] V souvislosti s touto strategickou iniciativou se veřejná ochránkyně práv obrátila na osm orgánů, institucí a jiných subjektů EU, konkrétně na Evropskou komisi, Evropský parlament, Radu EU, Evropskou centrální banku (ECB), Evropskou agenturu pro chemické látky (ECHA), Evropský úřad pro bezpečnost potravin (EFSA), Evropskou agenturu pro léčivé přípravky (EMA) a Evropskou agenturu pro pohraniční a pobřežní stráž (Frontex).

[5] Viz například Úmluva Rady Evropy o přístupu k úředním dokumentům (CETS č. 205): https://www.coe.int/en/web/conventions/full-list?module=treaty-detail&treatynum=205.