Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatel, polský výzkumný ústav, realizoval v letech 2004 až 2009 řadu projektů spolufinancovaných Evropskou unií v rámci šestého rámcového programu pro výzkum a technologický rozvoj (dále jen „6. RP“).

2. Dne 15. února 2005 stěžovatel e-mailem konzultoval projektového úředníka Komise, aby zjistil, zda může některé práce zadat subdodavatelům. Dne 16. února 2005 projektový referent odpověděl e-mailem a navrhl, že by stěžovatel mohl zaměstnat konkrétní osobu na základě pracovní smlouvy, aby se vyhnul zadávacímu řízení na subdodávky.

3. Po úspěšném dokončení projektů provedla Komise v červenci 2010 finanční audit tří projektů. Zpráva o auditu odhalila řadu problémů. Komise sdělila své předběžné závěry stěžovateli v březnu 2011 a stěžovatel zaslal obsáhlá vysvětlení.

4. V srpnu 2013 zaslala Komise stěžovateli závěrečnou zprávu o auditu. Zpráva zamítla náklady související s některými úkoly považovanými za subdodávky. Následný dialog, který zahrnoval rozsáhlou korespondenci a řadu schůzek, se z hlediska stěžovatele ukázal jako neúspěšný.

5. Důvodem zamítnutí nákladů byl nesoulad s pravidly grantové dohody. Auditoři odmítli požadované náklady na řadu smluv o poskytování služeb uzavřených s jiným subjektem, protože stěžovatel na tyto smlouvy nenabídl, ale zadal je přímo. To bylo v rozporu s čl. II.6 odst. 2 grantové dohody, který stanoví, že subdodávky musí být zadány „nabídce s nejlepším poměrem kvality a ceny (...) za podmínek transparentnosti a rovného zacházení“. Vzhledem k významu smluv, které se týkaly některých základních prvků projektu, auditoři nesouhlasili se stěžovatelem, že úkoly představují „vedlejší služby“, což by je vyjmulo z výše uvedeného pravidla.  Původní grantová dohoda navíc nepředpokládala žádné možnosti subdodávek [1]. Auditoři rovněž uvedli, že nemohou souhlasit s výběrem dodavatele ani s „výběrem právní formy spolupráce“.

6. V důsledku toho Komise nařídila vrácení všech nákladů na subdodávky v celkové výši téměř 87. 000 EUR.

7. Dne 28. října 2013 zaslal projektový úředník Komise stěžovateli e-mail a potvrdil, že ve svém e-mailu ze dne 16. února 2005 „po interní konzultaci s právním oddělením [Komise] souhlasil s tím, že nebude vyhlášeno žádné nabídkové řízení, a doporučil pracovní smlouvu (...)“. Kromě toho „namísto [pracovní smlouvy] [...] [byl] spokojen se smlouvou o poskytování služeb vybranou na konci (...)“. Projektový referent na závěr uvedl: „Trvám na tom, že jsem byl průběžně informován o každé následující smlouvě po původní smlouvě“.

6. Snaha stěžovatele nalézt smírné řešení byla neúspěšná. V červnu 2015 se proto stěžovatel obrátil na evropského veřejného ochránce práv.

Šetření

7. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření týkající se rozhodnutí Komise zamítnout a následně získat zpět náklady související s některými subdodavatelskými smlouvami, přestože byly uzavřeny s podporou příslušného projektového úředníka.

8. V průběhu šetření obdržel veřejný ochránce práv odpověď Komise na stížnost a následně připomínky stěžovatele. Při provádění šetření veřejný ochránce práv zohlednil argumenty a stanoviska předložená stranami.

Tvrzení, že Komise nesprávně odmítla náklady související se subdodávkami a nařídila jejich navrácení

Argumenty stěžovatele a orgánu

9. Stěžovatel tvrdil, že Komise neměla náklady odmítnout, protože úkoly, na něž se vztahovaly příslušné smlouvy o poskytování služeb, byly „menšími úkoly“ [2], u nichž „byla vyžadována pouze dohoda Komise, nikoli však úplné nabídkové řízení“. Jak dokládá e-mailová korespondence (viz body 2 a 7 výše), stěžovatel požádal projektového úředníka Komise o předchozí souhlas s uzavřením těchto smluv a získal jej. Autorizace byla také ústně potvrzena projektovým referentem. V e-mailu ze dne 28. října 2013 v průběhu dialogu stěžovatele s Komisí projektový referent potvrdil, že si byl plně vědom rozhodnutí stěžovatele zvolit jinou právní formu spolupráce se subjektem a prodloužení smluv. V této souvislosti žadatel uvedl, že ačkoli Komise „vzala na vědomí“tuto korespondenci, nevyjádřila se k její podstatě. Pokud jde o skutečnost, že stěžovatel zadal zakázku přímo, bylo to odůvodněné, protože subdodavatel měl „jedinečnou a specifickou zkušenost“týkající se úkolů.

10. Ve své odpovědi veřejné ochránkyni práv Komise uvedla, že její auditoři nikdy nezpochybnili skutečnost, že projektový úředník vzal možnost dotčeného subdodávky na vědomí. Komise nicméně potvrdila svůj názor, že náklady jsou nezpůsobilé, protože stěžovatel nedodržel pravidla grantové dohody. Vzhledem ke „zvláštním okolnostem [tohoto] případu, dobré víře [stěžovatele] a poradenství, které [stěžovatel] obdržel“ však Komise nabídla, že upustí od zpětného získání částky ve výši 86 720,11 EUR [3].

11. Stěžovatel vyjádřil s návrhem Komise spokojenost.

Posouzení veřejného ochránce práv

12. Veřejná ochránkyně práv vítá rozhodnutí Komise nepokračovat v navrhovaném vymáhání v tomto případě.  Za daných okolností to bylo správné rozhodnutí. Veřejná ochránkyně práv je toho názoru, že navrácení by nebylo ani spravedlivé, ani v souladu se zásadou proporcionality. Stěžovatel jednal při uzavírání smluv o některých aspektech projektu v dobré víře a v souladu s doporučením projektového úředníka Komise, které mu bylo povoleno poskytnout. Samotná funkce projektového úředníka znamená, že zahrnuje poskytování poradenství a že příjemce takového poradenství je oprávněn důvěřovat tomu, že opatření v souladu s tímto poradenstvím bude pro Komisi přijatelné. Pokud by tomu tak nebylo, pak si stěžovatel (a vlastně i jiní příjemci grantů) nemůže být nikdy jistý, kdy a do jaké míry se může spolehnout na sdělení příslušných projektových úředníků v rámci Komise. To by ohrozilo důvěru občanů ve správu a narušilo fungování programů, jako je 7. RP. I když strany těchto grantových dohod mají možnost předložit jakékoli sporné záležitosti soudu, není to vždy reálná možnost, zejména pro menší hospodářské subjekty (příjemce grantu), které nemusí být schopny riskovat náklady na související právní náklady.  I když se nyní dospělo k uspokojivému závěru v tomto konkrétním případě, je nešťastné, že se stěžovatel po několik let potýkal s vyhlídkou, že bude muset vrátit téměř 87. 000 EUR Komisi.

13. Tento konkrétní případ zdůrazňuje, že v záležitostech, jako je tato, musí Komise věnovat velkou pozornost tomu, aby její opatření nebyla určována pouze technickými aspekty grantové dohody, ale musí dohlížet na dodržování zásady proporcionality, která je pro Komisi závaznou zásadou vyššího pořadí a jejíž dodržování v záležitostech zpětného získávání prostředků výslovně vyžaduje prováděcí nařízení k finančnímu nařízení.[4] Je uznávanou skutečností, že grantové dohody v rámci 7. RP jsou složité a mohou být pro příjemce matoucí. K chybám může dojít v průběhu životnosti projektu. Komise musí na jedné straně prosazovat grantové dohody s cílem chránit finanční zájmy EU. Vzhledem k vysokému počtu grantových dohod, které Komise spravuje, je rovněž pochopitelné a správné, aby se zacházení s dohodami stalo do určité míry standardizovaným. Na druhé straně musí Komise rovněž přezkoumat, co je spravedlivé a spravedlivé za okolností individuální dohody. Veřejní ochránci práv obecně zastávají názor, že žádné právní pravidlo by nemělo být uplatňováno tak nepružně, aby způsobilo závažnou nespravedlnost nebo nespravedlivost; Rovněž je třeba dodržovat zásady řádné správy. Zásada rovnosti vyžaduje, aby se stejnými situacemi bylo zacházeno stejně, ale také aby se s odlišnými situacemi nezacházelo stejně. Zásada proporcionality vyžaduje, aby sankce za porušení byla přiměřená závažnosti porušení; jinými okolnostmi, které je třeba vzít v úvahu, jsou například dobrá víra a píle příjemce. V takových případech je tedy třeba nalézt rovnováhu mezi striktním uplatňováním smluvních ustanovení a potřebou, aby veřejné orgány jednaly v souladu s požadavky spravedlnosti a spravedlnosti, které tyto zásady ztělesňují. Veřejná ochránkyně práv proto navrhuje Evropské komisi, aby zvážila vypracování svých vlastních pokynů pro osvědčené postupy, jak nejlépe sladit uplatňování smluvních ustanovení s požadavkem jednat spravedlivě a spravedlivě.

Závěr

Na základě šetření této stížnosti ji veřejný ochránce práv uzavírá následujícím závěrem [5]:

Komise tuto záležitost vyřešila.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

Emily O'Reillyová

Evropský veřejný ochránce práv

Štrasburk, 22. června 2017

[1] Subdodávky nebyly uvedeny v příloze I grantové dohody, jak vyžaduje čl. II.6.2 písm. c) obecných podmínek grantové dohody.

[2] V čl. II.6.1 obecných podmínek grantové dohody se stanoví, že „[p]ři provádění projektu mohou zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé zadat subdodávky na jiné méně významné služby, které nepředstavují hlavní prvky projektové práce (...)“.

[3] Komise vycházela z čl. 91 odst. 1 písm. c) prováděcích pravidel k finančnímu nařízení, který zní takto:

„1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa celé stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech: (...)

c) pokud navrácení není v souladu se zásadou proporcionality.

2. V případě uvedeném v odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s předem stanovenými postupy stanovenými v každém orgánu a uplatňuje následující kritéria, která jsou povinná a použitelná za všech okolností:

a) skutečnosti s ohledem na závažnost nesrovnalosti, která vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakované protiprávní jednání, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);

b) dopad, který by upuštění od zpětného získání mělo na fungování Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, narušení autority práva).

V závislosti na okolnostech případu může příslušná schvalující osoba rovněž zohlednit tato dodatečná kritéria:

a) jakékoli narušení hospodářské soutěže, které by bylo způsobeno upuštěním od vymáhání;

b) hospodářské a sociální škody, které by byly způsobeny, pokud by byl dluh plně vymáhán.“

[4] Článek 91 nařízení č. 1268/2012 (prováděcí nařízení k finančnímu nařízení).

[5] Informace o přezkumném řízení jsou k dispozici na internetových stránkách veřejného ochránce práv: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark