Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stížnost se týká tvrzení, že OLAF kontaktoval to, co považoval za zaměstnavatele stěžovatele, německou univerzitu. Učinila tak proto, že si přála ověřit jeho totožnost a jeho povolání [1].

2. Stěžovatel nebyl spokojen s tím, že OLAF kontaktoval univerzitu, ke které neměl žádnou vazbu. Proto si na tuto záležitost stěžoval veřejnému ochránci práv. Podal jednu stížnost, ale proti dvěma orgánům (OLAF a Evropské komisi). Pro účely svého šetření veřejná ochránkyně práv zaevidovala dvě stížnosti - tuto stížnost proti úřadu OLAF a podobnou stížnost proti Komisi [2].

Šetření

3. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření týkající se údajného protiprávního zpracování osobních údajů stěžovatele úřadem OLAF.

4. V průběhu šetření obdržel veřejný ochránce práv stanovisko úřadu OLAF ke stížnosti a následně připomínky stěžovatele v reakci na stanovisko úřadu OLAF.

Tvrzení o protiprávním zpracování osobních údajů stěžovatele

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

5. Stěžovatel tvrdil, že OLAF a) nesprávně zaevidoval informace o své profesní činnosti, b) předal své osobní údaje třetí straně bez jeho souhlasu a c) po nepřiměřenou dobu uchovával osobní údaje ve své databázi.

6. OLAF ve svém stanovisku uvedl, že do své databáze vložil informace o tom, že stěžovatel má profesní vazby na německou univerzitu. Pravděpodobně to bylo způsobeno administrativní chybou. Úřad OLAF vyjádřil politování nad veškerými nepříjemnostmi způsobenými stěžovateli a uvedl, že informace vymazal.

7. OLAF popřel, že by na univerzitu předal osobní údaje stěžovatele.

8. Pokud jde o údajně nepřiměřenou dobu uchovávání údajů, úřad OLAF vysvětlil, že žádosti o přístup k dokumentům souvisejícím s vyšetřováním úřadu OLAF jsou v příslušném spisu v jeho databázi uchovávány po dobu 15 let. Úřad OLAF uvedl, že stěžovatel v této konkrétní záležitosti podal stížnost evropskému inspektorovi ochrany údajů (EIOÚ). Rozhodnutí v této fázi stále nebylo přijato [3].

9. Stěžovatel ve svých připomínkách tvrdil, že OLAF tím, že neověřil, zda jsou jeho záznamy přesné a správné, porušil svou povinnost řádné péče. Předal rovněž veřejnému ochránci práv dopis ze dne 4. února 2014, který mu zaslala Komise a v němž Komise uvedla, že univerzita odhalila jeho jméno [4].

10. Stěžovatel tvrdil, že maximální doba uchovávání v délce 15 let je nepřiměřená. Poskytl kopii rozhodnutí EIOÚ o své stížnosti týkající se doby uchovávání, která byla mezitím k dispozici.

Posouzení veřejného ochránce práv

11. Je pravděpodobné, že nesprávné informace o stěžovateli pracujícím pro německou univerzitu byly vloženy do databáze v důsledku administrativní chyby úřadu OLAF. Vzhledem k tomu, že úřad OLAF této chyby litoval a údaje opravil, veřejný ochránce práv se domnívá, že tento aspekt tvrzení stěžovatele byl vyřešen.

12. OLAF uvedl, že osobní údaje stěžovatele, tedy jeho jméno, nepředal na německou univerzitu, kde podle jeho názoru pracoval. Z dopisu Komise ze dne 4. února 2014 zaslaného stěžovateli [5] vyplývá, že to byla Komise, a nikoli OLAF, kdo sdělil jméno stěžovatele univerzitě [6]. Nic tedy nenasvědčuje tomu, že by se OLAF dopustil nesprávného úředního postupu v souvislosti s tímto aspektem stížnosti.

13. Pokud jde o údajně nepřiměřenou dobu uchovávání osobních údajů, veřejný ochránce práv konstatuje, že EIOÚ dospěl k závěru, že doba uchovávání údajů úřadem OLAF je nepřiměřená. Memorandum o porozumění mezi veřejným ochráncem práv a EIOÚ [7] stanoví, že je třeba zabránit zbytečnému zdvojování postupů a rozdílným přístupům. Veřejná ochránkyně práv se proto domnívá, že by nebylo vhodné, aby učinila vlastní zjištění k tomuto aspektu stížnosti, kterou se již zabýval EIOÚ. Veřejný ochránce práv se proto touto záležitostí nebude dále zabývat.

Závěr

Na základě šetření této stížnosti ji veřejná ochránkyně práv uzavírá těmito zjištěními:

Opravou nesprávně zaznamenaných informací o profesní činnosti stěžovatele v příslušné databázi byl tento aspekt stížnosti stěžovatele vyřešen.

Nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu ze strany úřadu OLAF v souvislosti s předáním osobních údajů stěžovatele.

Veřejný ochránce práv nepovažuje za vhodné dále se zabývat otázkou doby uchovávání osobních údajů úřadem OLAF.

Stěžovatel a úřad OLAF budou o tomto rozhodnutí informováni.

Emily O'Reillyová

Štrasburk, 11. července 2016

[1] Orgán si tyto údaje vyžádal od žadatelů za účelem zpracování jejich žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům.

[2] Věc 2063/2014/PMC.

[3] Věc EIOÚ 2012-1026.

[4] Tento dopis byl rovněž zaslán stěžovateli Komisí v souvislosti s šetřením veřejné ochránkyně práv týkajícím se stížnosti 2310/2013/JAS.

[5] V dopise, který je napsán v němčině, se výslovně uvádí, že „pokud jde o vaši profesní činnost, sdělil jste úřadu OLAF, že pracujete pro Institut mezinárodního a evropského práva [německé univerzity]. Tento institut však pod uvedeným názvem neexistuje. V návaznosti na naši žádost [tj. žádost Komise] univerzita uvedla, že nemá žádného zaměstnance se jménem ['pan X']“, tj. se jménem stěžovatele.

[6] Ve svém rozhodnutí ve věci 2063/2014/PMC proti Komisi dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že zveřejnění jména stěžovatele univerzitě bez platného odůvodnění je závažným nesprávným úředním postupem.

[7] Memorandum o porozumění mezi evropským veřejným ochráncem práv a evropským inspektorem ochrany údajů, Úř. věst. 2007, C 27, s. 21.