Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stížnost evropskému veřejnému ochránci práv se týká odmítnutí úřadu EPSO poskytnout stěžovateli kopii hodnotícího listu výběrové komise.

2. Stěžovatel se zúčastnil otevřeného výběrového řízení EPSO/AD/181-182/. K účasti ve fázi hodnotícího centra nebyla pozvána, protože za svou kvalifikaci získala pouze 40 bodů (minimální požadovaný počet bodů byl 41 bodů).

3. Stěžovatelka požádala o přezkoumání výsledku a kopii hodnotícího listu týkajícího se její kvalifikace. Úřad EPSO odpověděl, že jeho žádost byla podána po uplynutí lhůty pro podání žádosti o informace nebo žádosti o přezkum (EPSO uvedl, že žádosti měly být podány do deseti kalendářních dnů ode dne zveřejnění výsledků).

Předmět šetření

4. Stěžovatelka tvrdila [1], že jí úřad EPSO neprávem odepřel přístup k hodnotícímu listu výběrové komise týkajícímu se její kvalifikace.

5. Stěžovatelka tvrdila, že úřad EPSO by jí měl poskytnout kopii hodnotícího listu, který výběrová komise použila k posouzení její přihlášky.

Šetření

6. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření dne 23. května 2012 a požádala úřad EPSO, aby do 30. září 2012 předložil stanovisko ke stížnosti. Stanovisko bylo předáno stěžovateli s výzvou k vyjádření do 30. listopadu 2012. Stěžovatel nepředložil žádné připomínky.

7. Ve svém dopise o zahájení šetření veřejný ochránce práv požádal úřad EPSO, aby při přípravě svého stanoviska zvážil, zda je desetidenní lhůta pro podání žádosti o informace odůvodněná s ohledem na následující úvahy.

8. Zaprvé, i když se desetidenní lhůta pro podání žádosti o přezkum jeví z praktických důvodů jako opodstatněná ,, neexistuje žádný takový důvod pro stanovení krátké lhůty pro získání informací.

9. Zadruhé časové omezení práva osoby na přístup ke svému spisu přímo omezuje dvě základní práva, a sice právo na přístup ke svému spisu stanovené v článku 41 Listiny základních práv a právo na přístup k údajům, které se jí týkají, a (v případě potřeby) právo na jejich opravu stanovené v čl. 8 odst. 2 Listiny základních práv.

10. Zatřetí krátká lhůta pro získání informací rovněž nepřímo omezuje základní práva na soudní přezkum a podávání stížností veřejnému ochránci práv. Veřejný ochránce práv v této souvislosti konstatoval, že kandidát není povinen žádat o vnitřní přezkum před tím, než se obrátí na soud nebo se obrátí na veřejného ochránce práv. Na výkon těchto základních práv se vztahuje příslušná dvouměsíční nebo dvouletá lhůta.

11. Veřejná ochránkyně práv konstatovala, že pokud uchazeč požádá o informace ve lhůtě deseti dnů, odpověď pravděpodobně nedorazí dostatečně rychle, aby uchazeč mohl učinit informované rozhodnutí o tom, zda požádat o přezkum, či nikoli. Vzhledem k tomu, že krátká lhůta pro podání žádosti o přezkum je přiměřená, jediným způsobem, jak zajistit účinnost procesu přezkumu, by bylo automaticky poskytnout všem uchazečům hodnotící list týkající se jejich kvalifikace (pokud jde o fázi přijetí) a odpovědi na jejich písemné/praktické testy (pokud jde o fázi hodnotícího centra).

12. Kromě toho vzhledem ke krátké lhůtě pro podání žádosti o přezkum požádala veřejná ochránkyně práv úřad EPSO, aby jej informoval, zda zvažuje zřízení systému generujícího automatické e-maily uchazečům, který by je informoval o tom, že v jejich profilech úřadu EPSO jsou uvedeny nové informace.

13. Dne 8. července 2013 veřejná ochránkyně práv předložila úřadu EPSO návrh doporučení ohledně stížnosti a požádala jej o podrobné stanovisko. Úřad EPSO zaslal své podrobné stanovisko dne 30. září 2013 a další informace poskytl dne 29. října 2013. Podrobné stanovisko úřadu EPSO k návrhu doporučení bylo stěžovatelce předáno s žádostí o případné připomínky do 30. listopadu 2013. Veřejný ochránce práv neobdržel od stěžovatele žádné připomínky.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

A. Odepření přístupu k hodnotícímu listu

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

14. Stěžovatelka tvrdila, že by jí měl být poskytnut přístup k hodnotícímu listu použitému k posouzení její žádosti, aby mohla zjistit, která kritéria byla považována za nesplněná.

15. EPSO ve svém stanovisku uvedl, že dne 20. srpna 2010 byla stěžovatelka informována o tom, že nebyla pozvána do fáze hodnotícího centra výběrového řízení, protože jí výběrová komise při posuzování její kvalifikace udělila méně bodů, než je požadované minimum. Poté, co stěžovatelka požádala o přezkum a kopii hodnotícího listu a byla informována o promlčení svých žádostí, znovu požádala e-mailem ze dne 15. září 2010, aby jí byl poskytnut hodnotící list, který výběrová komise použila k posouzení její žádosti. E-mailem ze dne 12. listopadu 2010 informoval úřad EPSO stěžovatelku, že její žádost byla předána sekretariátu výběrového řízení.

16. Podle názoru úřadu EPSO z argumentů stěžovatelky vyplývá, že se domnívá, že jí nebyly poskytnuty dostatečné důvody pro odepření přístupu k hodnotícímu listu. Povinnost uvést odůvodnění stanovená v článku 296 Smlouvy o fungování Evropské unie však musí být v souladu s dodržováním tajnosti, která se na jednání výběrových komisí vztahuje na základě článku 6 přílohy III služebního řádu. Zachování tohoto tajemství brání zveřejnění stanoviska přijatého jednotlivými členy výběrových komisí nebo jakýchkoli podrobností týkajících se osobních nebo srovnávacích hodnocení uchazečů.

17. Úřad EPSO dále uvedl, že při posuzování vhodnosti uchazečů jsou jednání výběrové komise především srovnávací povahy, a proto se na ně vztahuje tajnost, která je s těmito řízeními spojena. V důsledku toho podle ustálené judikatury představuje sdělování získaných známek dostatečné odůvodnění rozhodnutí výběrových komisí a umožňuje unijním soudům provést náležitý soudní přezkum. Kromě toho podle ustálené judikatury nelze po výběrové komisi požadovat, aby při zdůvodňování neúspěchu uchazeče ve zkoušce upřesnila, která z odpovědí uchazeče byla považována za nedostatečnou, nebo vysvětlila proč. Takové podrobné odůvodnění není nezbytné k tomu, aby Soudní dvůr (a tedy orgán oprávněný ke jmenování) mohl vykonat svůj přezkum, a v důsledku toho aby uchazeč mohl určit, zda je třeba podat stížnost nebo případně žalobu k soudu, či nikoli.

18. Úřad EPSO se proto domníval, že stěžovatel obdržel všechny informace, které rozhodné právo definuje jako nezbytné ke splnění povinnosti uvést odůvodnění. Úřad EPSO se nicméně omluvil za to, že neodpověděl na e-mail stěžovatele ze dne 12. listopadu 2010.

19. V reakci na obavy veřejné ochránkyně práv ohledně desetidenní lhůty úřad EPSO uvedl, že právo uchazečů na informace předpokládá, že neúspěšní uchazeči mohou obdržet, aniž by byla ohrožena tajnost jednání výběrové komise, informace a dokumenty, které jim umožní učinit informované rozhodnutí o užitečnosti napadení rozhodnutí výběrové komise. Podle nedávné judikatury je desetidenní lhůta odůvodněná, protože neúspěšným uchazečům umožňuje získat informace a dokumenty nejméně jeden měsíc před uplynutím lhůty pro podání opravného prostředku k Soudnímu dvoru nebo lhůty pro podání stížnosti u úřadu EPSO [2]. Úřad EPSO proto nespatřoval žádné nepřímé omezení základního práva domáhat se soudního přezkumu nebo podat stížnost veřejnému ochránci práv.

20. Podle úřadu EPSO nemůže být dotčeno právo na přístup ke shromážděným údajům, které se ho týkají, a na jejich opravu, stanovené v čl. 8 odst. 2 Listiny základních práv, vzhledem k tomu, že podle článku 14 nařízení 45/2001 o ochraně osobních údajů [3] má subjekt údajů právo na neprodlenou opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů. V souladu s bodem 3.9"Stanoviska EIOÚ [4] k oznámení o předběžné kontrole obdrženému od pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů o systému "přijímání stálých zaměstnanců prostřednictvím výběrového řízení pro evropské orgány nebo instituce a jiné subjekty Společenství" ze dne 24. února 2006 "[p]rávo na opravu ... se samozřejmě může vztahovat pouze na věcné údaje. Přidělené ochranné známky nemohou být v žádném případě předmětem práva subjektu údajů na opravu.“

21. Pokud jde o návrh automaticky poskytnout všem uchazečům hodnotící listy týkající se jejich kvalifikace ve fázi přijímacího řízení, jakož i odpovědi na jejich písemné nebo praktické testy ve fázi hodnotícího centra, EPSO znovu tvrdil, že při určování vhodnosti uchazečů jsou jednání výběrové komise srovnávací povahy, a proto se na ně vztahuje tajnost související s takovými řízeními.

22. Pokud jde o návrh, že by mohly být generovány automatické e-maily s cílem informovat uchazeče o tom, že v jejich profilech EPSO jsou nové informace, úřad EPSO uvedl, že vypracoval „robomailové“ oznámení upozorňující uchazeče na to, že mají na svém účtu EPSO novou zprávu. Úřad EPSO však zdůraznil, že se jedná o doplňkovou službu, z níž uchazeči nemohou vyvozovat žádná práva.

Posouzení veřejné ochránkyně práv vedoucí k návrhu doporučení

23. Úřad EPSO v souhrnu tvrdil, že stěžovatelce nemohl být umožněn přístup k hodnotícímu listu, pokud jde o její kvalifikaci, z důvodu tajnosti, která obklopuje jednání výběrových komisí na základě článku 6 přílohy III služebního řádu. V tomto ohledu veřejný ochránce práv zopakoval zjištění, které učinil v rámci svého šetření z vlastního podnětu OI/5/2005/PB [5]: ustanovení služebního řádu, které stanoví, že jednání výběrových komisí jsou tajná, nebrání tomu, aby uchazeči byli informováni o hodnotících kritériích nebo podrobném rozpisu známek za konkrétní zkoušku. Výsledkem tohoto šetření z vlastního podnětu bylo, že se úřad EPSO zavázal poskytnout uchazečům hodnotící list uvádějící nejen celkovou konečnou známku, ale také použitá hodnotící kritéria a dílčí známky udělené za každé kritérium.

24. Veřejný ochránce práv v této souvislosti dále poznamenal, že podle poznámky pod čarou č. 1 příslušného oznámení o výběrovém řízení „[c] a uchazeči, kteří nebyli pozváni do hodnotícího centra, mohou obdržet kopii hodnotícího listu výběrové komise týkající se jejich kvalifikace, a to předložením žádosti do deseti dnů od oznámení výsledků.“Samotný úřad EPSO proto zaujal stanovisko, že hodnotící list nebyl během desetidenního období po sdělení výsledků uchazečům utajen v souvislosti s jednáním výběrové komise. Pokud by se na hodnotící list logicky a nutně nevztahovala tajnost jednání výběrové komise během tohoto období, veřejný ochránce práv by nerozuměl procesu odůvodnění, kterým by se na něj mohla vztahovat tajnost jednání výběrové komise po tomto období.

25. Pokud jde o odkaz úřadu EPSO na nedávnou judikaturu, veřejný ochránce práv konstatoval, že rozsudek, na který úřad EPSO odkázal, zdůrazňuje povinnost úřadu EPSO dodržovat lhůty pro odpověď na žádosti uchazečů o informace, aby mohli uplatnit právo učinit informované rozhodnutí o tom, zda rozhodnutí výběrových komisí napadnout, či nikoli [6]. Ačkoli rozsudek rovněž odkazuje na krátkou lhůtu pro uchazeče k podání žádostí o informace [7], nenaznačuje, že by bylo vyloučeno právo uchazečů na získání informací po uplynutí této lhůty.

26. Na základě výše uvedených skutečností neshledal veřejný ochránce práv přesvědčivé argumenty úřadu EPSO na podporu jeho odmítnutí poskytnout stěžovatelce přístup k hodnotícímu listu výběrové komise týkajícímu se její kvalifikace, čímž omezil její základní právo na přístup k jejímu spisu [8] a k údajům, které se jí týkají [9]. Veřejná ochránkyně práv se zabývala neodůvodněným odmítnutím úřadu EPSO, které představuje nesprávný úřední postup, a předložila tento návrh doporučení:

S ohledem na zjištění veřejné ochránkyně práv by úřad EPSO měl stěžovatelce poskytnout kopii jejího hodnotícího listu týkajícího se její kvalifikace.

27. Veřejná ochránkyně práv uznala zlepšení, pokud jde o informování uchazečů, které přinesl systém „robomail“. Nevyloučil však možnost dalších zlepšení. Vzhledem k tomu, že úřad EPSO neuvedl pádné důvody pro utajení hodnotícího listu, a s cílem poskytnout uchazečům co nejúplnější právo na přezkum by úřad EPSO mohl znovu zvážit možnost automatického poskytnutí hodnotících listů všem uchazečům. Veřejný ochránce práv uvedl, že tuto otázku dále zváží při hodnocení odůvodněného stanoviska úřadu EPSO k návrhu doporučení a že by uvítal postoj úřadu EPSO i v tomto ohledu.

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv po návrhu doporučení

28. Ve svém podrobném stanovisku k návrhu doporučení úřad EPSO uvedl, že v současné době provádí projekt zaměřený na zlepšení kvality komunikace s uchazeči. To zahrnuje stanovení jasných a veřejných politických pokynů mimo jiné pro případy, jako je případ stěžovatele. Úřad EPSO zdůrazňuje, že transparentnost ve svých procesech považuje za nanejvýš důležitou. Dokládá to zavedení nové metodiky výběrových řízení s novým vzorem oznámení o výběrových řízeních a příručkou pro otevřená výběrová řízení, která obsahuje společná pravidla platná pro všechna výběrová řízení.

29. Úřad EPSO uvedl, že od uspořádání výběrového řízení, kterého se stěžovatel zúčastnil, revidoval svou politiku a nyní automaticky poskytuje uchazečům, kteří se přihlásili do otevřených výběrových řízení, informace o hodnocení jejich hodnotitele talentů. Úřad EPSO uvedl, že tedy zohlední návrh doporučení veřejného ochránce práv a zašle stěžovateli požadované informace.

30. Úřad EPSO následně poskytl veřejnému ochránci práv kopii svého dopisu stěžovateli, v němž stěžovateli poskytl hodnotící list uvádějící kritéria, váhu a body udělené za jeho kvalifikaci.

Posouzení veřejné ochránkyně práv po návrhu doporučení

31. Úřad EPSO poskytl stěžovatelce kopii jejího hodnotícího listu týkajícího se její kvalifikace. Úřad EPSO v tomto ohledu rovněž změnil svou obecnou politiku a nyní uchazečům automaticky poskytuje informace o hodnocení jejich kvalifikací. Úřad EPSO proto návrh doporučení plně přijal a vyjádřil obavy veřejné ochránkyně práv ohledně poskytování informací uchazečům. Veřejná ochránkyně práv děkuje úřadu EPSO za jeho konstruktivní a transparentní přístup k této záležitosti.

B. Závěry

Na základě svého šetření této stížnosti ji veřejný ochránce práv uzavírá následujícím závěrem:

Úřad EPSO přijal návrh doporučení veřejné ochránkyně práv.

Stěžovatel a úřad EPSO budou o tomto rozhodnutí informováni.

Emily O'Reillyová

Ve Štrasburku dne 23. ledna 2014.

[1] Stěžovatelka rovněž tvrdila, že ji úřad EPSO nesprávně vyloučil z účasti v otevřeném výběrovém řízení, a tvrdila, že úřad EPSO by měl: (1) Přehodnotit její žádost; a 2) V případě, že by z přehodnocení požadovaného v rámci nároku 1) vyplynulo, že měla být pozvána do této fáze výběrového řízení, umožnit jí účast ve fázi hodnotícího centra. Veřejný ochránce práv však zjistil, že neexistují dostatečné důvody pro zahrnutí tohoto tvrzení a těchto tvrzení do jeho šetření, a to z následujících důvodů. Vzhledem k organizačním a časovým omezením spojeným s organizací výběrových řízení považoval veřejný ochránce práv za přiměřené, aby úřad EPSO stanovil přísné a krátké lhůty pro žádosti o přezkum v různých fázích výběrových řízení. Cíle tvrzení a souvisejících tvrzení bylo možné dosáhnout pouze zrušením těchto platných důvodů pro stanovení přísných lhůt.

[2] Věc F-96/09 Martorell v. Komise, rozsudek ze dne 18. září 2012, dosud nezveřejněný ve Sbírce rozhodnutí, bod 47.

[3] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000

o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů Společenstvím

orgány a instituce a o volném pohybu těchto údajů, Úř. věst. 2001, L 8, s. 1.

[4] Evropský inspektor ochrany údajů.

[5] Rozhodnutí je k dispozici na adrese: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Rozsudek ve věci Martorell v. Komise, F-96/09, uvedený výše v poznámce pod čarou 3. Bod 48 tohoto rozsudku zní následovně: „Z právě provedené analýzy vyplývá, že striktní dodržování zvláštního práva přiznaného uchazečům úřadem EPSO, a to jak pokud jde o obsah tohoto práva, tak o lhůtu pro poskytnutí odpovědi, odráží povinnosti, které vyplývají ze zásady řádné správy, práva veřejnosti na přístup k dokumentům a práva na účinnou právní ochranu v souladu s články 41, 42 a 47 Listiny základních práv Evropské unie. Kromě toho, že by to mohlo vést vyloučené uchazeče k podání žaloby nebo stížnosti, aniž by měli k dispozici dostatečné informace, může nedodržení zvláštního práva uznaného ve prospěch uchazečů ze strany EPSO představovat protiprávní jednání při výkonu veřejné funkce, které by za určitých okolností mohlo vést ke vzniku práva uchazeče na náhradu škody „(neoficiální překlad a zdůraznění doplněno).

[7] Rozsudek ve věci Martorell v. Komise, F-96/09, uvedený výše v poznámce pod čarou 3, bod 47.

[8] Článek 41 odst. 2 písm. b) Listiny základních práv Evropské unie.

[9] Článek 8 odst. 2 Listiny základních práv Evropské unie