ODŮVODNĚNÍ Stížnosti

1. Tuto stížnost předložila evropskému veřejnému ochránci práv německá nevládní organizace Internationaler Hilfsfonds e.V., která poskytuje podporu uprchlíkům a obětem válek a katastrof.

2. Dne 14. prosince 2004 veřejný ochránce práv ukončil své šetření stížnosti 1874/2003/GG podané týmž stěžovatelem. Tento případ se týkal vyřizování žádosti o přístup ke spisu Evropské komise týkajícímu se smlouvy, kterou Komise uzavřela se stěžovatelem („smlouva LIEN 97–2011“). Šetření bylo uzavřeno kritickou připomínkou poté, co veřejná ochránkyně práv neúspěšně zaslala návrh doporučení Komisi.

3. Ve dnech 28. a 31. srpna 2009 požádal stěžovatel Komisi o přístup k těm částem výše uvedeného spisu, které dosud nebyly zpřístupněny. Odpověď Komise stěžovatele neuspokojila.

4. Dne 15. října 2009 podal stěžovatel potvrzující žádost o přístup.

5. Dne 10. listopadu 2009 Komise informovala stěžovatele, že lhůta pro odpověď musí být prodloužena o dalších 15 pracovních dnů.

6. Tato dodatečná lhůta uplynula dne 1. prosince 2009. Téhož dne Komise informovala stěžovatele, že bohužel ještě není schopna zaslat svou odpověď. Stěžovatel byl informován, že je proto oprávněn podat žalobu k Tribunálu nebo podat stížnost veřejnému ochránci práv. Komise však dodala, že její odpověď je téměř připravena a že se očekává, že bude brzy zaslána. Omluvila se za případné nepříjemnosti, které by z tohoto zpoždění mohly vyplynout.

7. Dne 17. prosince 2009 se stěžovatel dotázal Komise, kdy lze jeho odpověď očekávat.

8. Dne 7. ledna 2010 se stěžovatel obrátil na veřejného ochránce práv.

PŘEDMĚT DOTAZU

9. Žadatel původně předložil následující tvrzení a toto tvrzení:

Tvrzení:

1. Komise neodpověděla na potvrzující žádost stěžovatele ve lhůtách stanovených nařízením č. 1049/2001.
2. Komise záměrně odložila projednání této záležitosti.

Nárok:

Komise by měla o potvrzující žádosti stěžovatele neprodleně rozhodnout.

10. Komise ve svém stanovisku informovala veřejnou ochránkyni práv, že stěžovatel podal žalobu k Tribunálu proti údajnému implicitnímu odmítnutí poskytnout plný přístup k požadovaným dokumentům (věc T-36/10). Veřejný ochránce práv poté stěžovatele informoval o příslušných ustanoveních článku 228 SFEU a čl. 1 odst. 3 čl. 2 odst. 7 statutu veřejného ochránce práv, která stanoví, že se veřejný ochránce práv nemůže zabývat stížnostmi týkajícími se záležitostí, o nichž rozhodly soudy nebo které jsou projednávány před soudem.

11. Stěžovatel ve své odpovědi požádal veřejného ochránce práv, aby své šetření omezil na posouzení následujícího tvrzení:

Komise záměrně ignorovala lhůty pro odpověď na svou žádost o přístup k relevantnímu spisu, přestože to přislíbila.

Žadatel zdůraznil, že stáhl všechna ostatní tvrzení a tvrzení.

12. Toto šetření se tedy týká pouze tvrzení uvedeného v bodě 11 výše.

Šetření

13. Dne 27. ledna 2010 požádala veřejná ochránkyně práv Komisi o stanovisko k obviněním a k tvrzení, které stěžovatel původně předložil. Komise zaslala své stanovisko dne 31. března (anglický originál) a 8. dubna 2010 (německý překlad).

14. Dne 13. dubna 2010 veřejný ochránce práv požádal stěžovatele, aby se vyjádřil k významu věci T-36/10 pro toto šetření. Stěžovatel zaslal svou odpověď dne 22. dubna 2010.

15. Dne 26. dubna 2010 veřejný ochránce práv informoval Komisi, že stěžovatel stáhl svá původní tvrzení a žádosti, a požádal ji o stanovisko k tvrzení uvedenému v bodě 11 výše.

16. Komise zaslala své další stanovisko dne 30. června (anglický originál) a 7. července 2010 (německý překlad). Toto stanovisko bylo předáno stěžovateli, který zaslal své připomínky dne 15. července 2010.

Ombudsmanova analýza a závěry

A. Tvrzení o úmyslném nedodržení lhůt

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

17. Stěžovatel tvrdil, že Komise záměrně ignorovala lhůty pro odpověď na svou žádost o přístup k příslušnému spisu, a to navzdory skutečnosti, že to přislíbila.

18. Ve svém stanovisku k tomuto tvrzení Komise poukázala na to, že potvrzující žádost stěžovatele zaslaná dne 15. října 2009 byla zaregistrována dne 19. října 2009. Lhůta 15 pracovních dnů na odpověď uplynula dne 10. listopadu 2009. Téhož dne však Komise podle čl. 8 odst. 2 nařízení č. 1049/2001 tuto lhůtu prodloužila o dalších 15 pracovních dnů do 1. prosince 2009. Komise uvedla, že dne 1. prosince 2009 informovala stěžovatele, že dosud není schopna poskytnout konečnou odpověď na potvrzující žádost a že provádí podrobný přezkum všech dokumentů, k nimž ještě nebyl poskytnut přístup. V tomto dopise Komise dále vysvětlila, že vzhledem k velkému počtu dokumentů, které mají být přezkoumány, potřebuje více času na dokončení své analýzy, což vyžaduje interní konzultace mezi útvary Komise.

19. Komise zdůraznila, že úmyslně nepřekročila obvyklé lhůty pro vyřízení potvrzujících žádostí o přístup k dokumentům. Tvrdila, že všem žádostem o přístup k dokumentům přiznává rovné zacházení a nediskriminuje žadatele. Komise zdůraznila, že jediným důvodem nedodržování běžných lhůt byla administrativní práce spojená s velmi podrobnou analýzou rozsáhlého spisu obsahujícího různé dokumenty, z nichž řada byla zdvojena v různých oddílech nebo připojena k jiným dokumentům.

20. Komise uvedla, že ve svém stanovisku ze dne 31. března 2010 k původní stížnosti informovala veřejnou ochránkyni práv, že jejím cílem je poskytnout stěžovateli odpověď na jeho potvrzující žádost v první polovině dubna 2010. Odpověď byla zaslána dne 29. dubna 2010. V této odpovědi byl poskytnut plný přístup k 43 dokumentům a částečný přístup k 41 dokumentům. Komise dodala, že byl odepřen přístup k 11 dokumentům a že zbývajících 15 dokumentů nespadá do působnosti žádosti stěžovatele.

21. Komise poukázala na to, že vyjadřuje politování nad tím, že nemůže vyřídit potvrzující žádost do 30 pracovních dnů, jak stanoví nařízení č. 1049/2001. Dodala však, že má za to, že prodloužená lhůta je odůvodněná, pokud žádost vyžaduje podrobnou analýzu velkého počtu dokumentů. Komise zopakovala, že žádost stěžovatele nebyla záměrně zpožděna, ale vyřízena co nejrychleji s náležitým přihlédnutím ke všem dotčeným zájmům.

22. Stěžovatel ve svých připomínkách uvedl, že Komise jednala systematicky s cílem nejen zabránit transparentnosti, ale také stěžovatele oslabit.

23. Stěžovatel uvedl, že Komise se mohla touto záležitostí velmi dobře zabývat ve lhůtách stanovených v nařízení č. 1049/2001. Zdůraznil, že otázka přístupu k relevantnímu spisu již byla vznesena v minulosti, a že Komise je s ní tudíž jasně obeznámena. Stěžovatel dále uvedl, že prohlášení Komise, že lituje zpoždění, není skutečné.

24. Stěžovatel dodal, že odpověď Komise ze dne 29. dubna 2010 byla opět neúplná a zavádějící. Stěžovatel dále zdůraznil, že v této odpovědi jej Komise znovu zavázala, aby požádal o přístup k některým dokumentům, o jejichž přístup požádal již v roce 2009.

Posouzení veřejného ochránce práv

25. Před tím, než se veřejný ochránce práv bude zabývat předmětem této stížnosti, považuje za vhodné zvážit připomínky stěžovatele k dopisu Komise ze dne 29. dubna 2010. Zdá se, že tyto připomínky se týkají jak podstaty, tj. obsahu takto přijatého rozhodnutí, tak způsobu, jakým Komise vykládala potvrzující žádost stěžovatele, pokud jde o některé dokumenty. Pokud jde o věc samou, je třeba připomenout, že otázka odmítnutí Komise poskytnout úplný přístup k požadovaným dokumentům je předmětem věci T-36/10. Tato otázka tedy není součástí tohoto šetření. Pokud jde o procesní aspekty, veřejný ochránce práv konstatuje, že Komise ve svém rozhodnutí ze dne 29. dubna 2010 dospěla k závěru, že potvrzující žádost rozšířila rozsah původní žádosti, pokud jde o některé dokumenty. V tomto rozsahu bylo podle názoru Komise třeba považovat potvrzující žádost za původní žádost o přístup. Je třeba poznamenat, že tento výklad vedl k další stížnosti stěžovatele (stížnost 1577/2010/GG), v níž veřejný ochránce práv nedávno zahájil šetření. Touto otázkou se tedy toto šetření nemusí zabývat.

26. Pokud jde o předmět této stížnosti, veřejná ochránkyně práv se domnívá, že tvrzení vznesené stěžovatelem by mělo být chápáno tak, že zahrnuje dva aspekty. Zaprvé stěžovatel tvrdí, že se Komise dopustila nesprávného úředního postupu tím, že nevyřídila jeho žádost o přístup ve lhůtách stanovených nařízením č. 1049/2001. Za druhé stěžovatel tvrdí, že Komise tyto lhůty záměrně ignorovala.

27. Pokud jde o první aspekt, Komise vysvětlila, že potvrzující žádost stěžovatele byla zaregistrována dne 19. října 2009, že lhůta 15 pracovních dnů pro odpověď na tuto žádost uplynula dne 10. listopadu 2009 a že tuto lhůtu prodloužila o dalších 15 pracovních dnů do 1. prosince 2009. Veřejný ochránce práv se domnívá, že stěžovatel neprokázal, že rozhodnutí Komise prodloužit lhůtu do 1. prosince 2009 představovalo nesprávný úřední postup.

28. Řádnou správní praxí je vyřizovat žádosti o přístup veřejnosti ve lhůtách stanovených nařízením č. 1049/2001. V projednávané věci Komise odpověděla na potvrzující žádost až dne 29. dubna 2010, tedy téměř pět měsíců po uplynutí prodloužené lhůty 1. prosince 2009. To je velmi vážné zpoždění.

29. Žádný z argumentů, které Komise v této souvislosti předložila, není přesvědčivý.

30. Komise ve svém stanovisku poukázala na to, že vyjadřuje politování nad tím, že nemůže vyřídit potvrzující žádost do 30 pracovních dnů, jak stanoví nařízení č. 1049/2001. Dodala však, že má za to, že prodloužená lhůta je odůvodněná, pokud žádost vyžaduje podrobnou analýzu velkého počtu dokumentů. Zdá se, že to naznačuje, že Komise předpokládá, že lhůty stanovené v nařízení č. 1049/2001 nemusí být dodržovány v případech týkajících se přístupu k velkému počtu dokumentů. Veřejný ochránce práv nemůže takový návrh přijmout. Lhůty stanovené v nařízení č. 1049/2001 jsou jednoznačně povinné. Kromě toho čl. 8 odst. 2 nařízení č. 1049/2001 výslovně stanoví, že ve výjimečných případech, „například v případě žádosti týkající se ... velkého počtu dokumentů“, může být lhůta pro odpověď na potvrzující žádost prodloužena o dalších 15 pracovních dnů. Samotné nařízení č. 1049/2001 tak objasňuje, že v situacích, jako je ta, na kterou odkazuje Komise, je k dispozici pouze omezené prodloužení lhůty.

31. Komise se rovněž dovolávala administrativní práce spojené s velmi podrobnou analýzou rozsáhlého spisu a nutnosti přistoupit k interním konzultacím, aby odůvodnila dobu, kterou potřebovala na odpověď na potvrzující žádost stěžovatele. Jak však stěžovatel správně uvedl, požádal o přístup k příslušnému spisu již v minulosti. Komise tedy měla mít možnost, alespoň do určité míry, vycházet z přípravných prací, které vykonala při vyřizování této dřívější žádosti o přístup. Za těchto okolností se veřejná ochránkyně práv domnívá, že Komise neposkytla věrohodné vysvětlení, proč nebylo vyřízení potvrzující žádosti v tomto případě možné ve lhůtě 30 pracovních dnů povolené nařízením č. 1049/2001, ale vyžádalo si téměř dalších pět měsíců.

32. Podle názoru veřejného ochránce práv skutečnost, že toto další zpoždění bylo nepřiměřené, potvrzuje i obsah dopisu Komise ze dne 1. prosince 2009, v němž je stěžovatel informován o tom, že dojde k určitému zpoždění. V tomto dopise Komise poukázala na to, že její odpověď je téměř připravena a že se očekává, že bude brzy zaslána. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že se Komise ve svém stanovisku tímto prohlášením nezabývala, přestože znění tvrzení, ke kterému byla vyzvána, aby se k němu vyjádřila, na něj jasně odkazovalo.

33. Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že Komise měla vážné zpoždění při odpovědi na potvrzující žádost stěžovatele, aniž by byla schopna předložit přesvědčivé argumenty odůvodňující dobu, kterou potřebovala. Jedná se o případ nesprávného úředního postupu.

34. Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí, že Komise se ve svém dopise ze dne 29. dubna 2010 omluvila za zpoždění, k němuž došlo. Podle názoru veřejného ochránce práv je předložení takové omluvy občanovi obvykle dostatečnou reakcí v případech, kdy v minulosti došlo ke zpoždění při vyřizování žádostí o přístup k dokumentům. V takových případech tedy obvykle neexistují důvody pro další opatření ze strany veřejného ochránce práv. Veřejný ochránce práv však konstatuje, že stanovisko Komise v tomto případě neobsahuje žádnou omluvu, ale pouze uvádí, že Komise lituje zpoždění. Po tomto prohlášení navíc bezprostředně následuje tvrzení, že potvrzující žádost stěžovatele byla vyřízena co nejrychleji s náležitým ohledem na všechny dotčené zájmy. S ohledem na tato prohlášení se veřejný ochránce práv domnívá, že omluva obsažená v dopise ze dne 29. dubna 2010 nepostačuje k nápravě nesprávného úředního postupu, k němuž v tomto případě došlo. V této souvislosti bude proto níže učiněna kritická poznámka.

35. Pokud jde o druhý aspekt tvrzení předloženého stěžovatelem, veřejný ochránce práv konstatuje, že Komise popřela, že úmyslně překročila běžné lhůty pro vyřízení potvrzujících žádostí o přístup k dokumentům.

36. Veřejná ochránkyně práv chápe, že nadměrné zpoždění, k němuž v tomto případě došlo, vedlo stěžovatele k domněnce, že Komise jednala úmyslně. Ačkoli však toto zpoždění zjevně představuje nesprávný úřední postup, stěžovatel nepředložil žádné konkrétní důkazy, které by prokazovaly, že Komise nejednala v dobré víře. S ohledem na tento aspekt případu tedy nelze konstatovat nesprávný úřední postup.

B. Závěry

Na základě svého šetření této stížnosti ji veřejný ochránce práv uzavírá následující kritickou poznámkou:

Řádnou správní praxí je vyřizovat žádosti o přístup veřejnosti ve lhůtách stanovených nařízením č. 1049/2001. V tomto případě Komise odpověděla na potvrzující žádost stěžovatele až dne 29. dubna 2010, tj. téměř pět měsíců po uplynutí prodloužené lhůty 1. prosince 2009, aniž by byla schopna předložit přesvědčivé argumenty, které by odůvodnily dobu, kterou potřebovala. Jedná se o případ nesprávného úředního postupu.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Ve Štrasburku dne 19. srpna 2010.