Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatel je výkonným ředitelem společnosti působící jako koordinátor konsorcia (dále jen „konsorcium“) složeného z řady veřejných agentur a soukromých, malých a středních podniků se sídlem ve Francii, Německu, Norsku, Polsku a Spojeném království (dále jen „příjemci“).

2. Dne 20. října 2008 se stěžovatel e-mailem obrátil na Generální ředitelství Evropské komise pro podniky a průmysl (dále jen „Komise“), aby položil otázku týkající se výzvy k předkládání návrhů Europe INNOVA-EN-CIP-09-C-N01S00 s názvem „Evropská platforma pro nadnárodní spolupráci klastrů, služby náročné na znalosti, ekologické inovace a prosazování nových nástrojů a koncepcí služeb na podporu inovací“(dále jen „výzva“). Stěžovatelka chtěla vědět, zda by výběrový rozpočet připojený k jejímu e-mailu mohl být slučitelný s "příspěvkem ES ve výši 65%? => ne každý partner obdrží příspěvek EK ve výši 65 %, ale celkový rozpočet.“

3. Dne 29. října 2008 úředník Komise (dále jen "úředník M") mimo jiné odpověděl, že

„[s]polečníci mohou získat různé % příspěvku: individuální % může být buď vyšší, nebo nižší než 65 %. Jediným pravidlem je: celkový příspěvek na projekt nesmí překročit 65 %.“

4. Dne 12. listopadu 2008 Komise vyhlásila výzvu. Konsorcium v čele se stěžovatelem patřilo k nejvýše postaveným žadatelům a získalo grant.

5. Dne 3. listopadu 2009 podepsal stěžovatel jménem konsorcia s Komisí grantovou dohodu o akci s více příjemci č. 245585 (dále jen „dohoda“) za účelem provedení akce s názvem „Ekologizace odvětví stavebnictví – směrem k odvětví služeb s přidanou hodnotou“(dále jen „akce“). Dohoda vstoupila v platnost dne 1. září 2009 a akce měla trvat do 31. srpna 2012.

6. Dne 17. března 2010 se stěžovatel obrátil e-mailem na úředníka M. Stěžovatel zdůraznil, že míra financování akce ze strany EU byla stanovena na "45%". Poukázala na to, že konsorcium uplatňovalo různé sazby náhrad na různé činnosti a příjemce akce. V tomto ohledu stěžovatelka odkázala na dvě tabulky přiložené k jejímu e-mailu, jednu týkající se osobních nákladů a druhou týkající se „poukázek“. Zdůraznila, že konsorcium požadovalo pouze osobní a cestovní náklady. Stěžovatel požádal oficiálního M, aby vysvětlil, jak by konsorcium mělo vyplnit svou finanční zprávu týkající se příspěvku EU, neboť procentní podíly uvedené v první tabulce byly vyšší než míra financování EU ve výši 45 %.

7. Dne 19. března 2010 úředník M odpověděl, že záležitost projednala s jiným úředníkem Komise (dále jen "úřední úředník Z") a že

„vzhledem k tomu, že článek II.18 grantové dohody hovoří o poslední platbě jako o příležitosti zjistit, kolik ES dosud uhradilo, a provést konečný výpočet a kompenzaci, aby byla dodržena míra spolufinancování ES. To znamená, že před tím, než může být vyplaceno více či méně než toto procento. To znamená, že na základě formulářů smlouvy o spolufinancování předložíme k úhradě 75 % a 90 %. Proto je možné v budoucnu dosáhnout vyššího a nižšího procenta: poslední platba bude příležitostí k provedení průměru: grantová dohoda dokonce předpokládá, že v případě vyšších vyplacených částek EK jednoduše požádá o vrácení platby. To se bude týkat ... všech projektů".

8. Dne 7. dubna 2010 předložil stěžovatel Komisi zprávu konsorcia týkající se období 1 akce. Způsobilé náklady činily 240 762,18 EUR. Stěžovatel požádal o platbu ve výši 208 052,93 EUR, což odpovídá 86,41 % výše uvedených nákladů.

9. Dne 19. května 2010 požádal úředník Z stěžovatele o doplňující informace týkající se uvedených nákladů a zdůraznil, že:

„[a]ll příjemci výrazně překračují své žádosti o příspěvek ES: 75 - 90%. Vezměte prosím na vědomí, že míra financování akce ze strany ES byla dohodnuta na 45,75 % způsobilých nákladů pro konsorcium. Je na konsorciu, aby rozdělilo průběžné platby úměrně tomu, o čem bylo rozhodnuto a co bylo zohledněno v příloze II [dohody].“

10. Úředník M poté úředníkovi Z e-mailem, který byl v kopii zaslán stěžovateli, připomněl, že

„[h] reklama souhlasila s použitím ustanovení grantové dohody, kde se uvádí, že veškeré výpočty s cílem dodržet míru spolufinancování lze provést na konci projektu, což znamená, že v některých okamžicích lze poskytnout více náhrad a méně bude poskytnuto později.“

Úředník M požádal Úředníka Z, aby "[p] nájemní smlouva potvrdila, že je stále platná".

11. Následující den úředník Z odpověděl, že konzultoval finanční služby Komise, které považují tlumočení poskytnuté v jejím posledním e-mailu za jediné přijatelné s ohledem na základní zásady rovného zacházení, transparentnosti a řádného finančního řízení.

12. Dne 6. července 2010 stěžovatel znovu předložil zprávu konsorcia týkající se období 1 akce.

13. V e-mailu zaslaném stěžovateli dne 22. července 2010 vyjádřil úředník Z další obavy, pokud jde o náklady.

14. Následující den stěžovatel poskytl požadovaná vysvětlení e-mailem.

15. Úředník Z poté odpověděl, že nemá žádné další otázky k účetní závěrce týkající se účetního období 1 akce. Vysvětlila, že po návratu úředníka M z dovolené ji oficiálně požádá, aby výše uvedené zprávy schválila a stěžovateli odpovídajícím způsobem zaplatila. Úředník Z zdůraznil, že

„[p]okud požádal o příspěvek ES pro P1, bude omezen sazbou uvedenou v článku I.4.3 valné hromady ...“[1].

16. Dopisem ze dne 4. srpna 2010 informoval úředník M stěžovatele, že celkové způsobilé náklady za období 1 akce činí 240 761,92 EUR. Stěžovatel požádal o příspěvek EU ve výši 208 052,92 EUR. Tato částka překročila referenční hodnotu o 97 904,34 EUR. Komise proto mohla přispět pouze maximální částkou 110 148,58 EUR na období 1 akce. Komise vyplatí výše uvedenou částku stěžovateli, který poté provede nezbytné platby příjemcům.

17. Dne 4. října 2010 zaslal stěžovatel dopis příslušnému vedoucímu oddělení Komise (dále jen „vedoucí oddělení“). Vysvětlila, že konsorcium čelilo problémům v důsledku toho, že Komise odmítla přijmout různé míry spolufinancování pro různé příjemce. Zdůraznila, že Komise již dříve potvrdila, že je to přijatelné. Podle dohody mohlo konsorcium požadovat náhradu maximálně 45,75 % způsobilých nákladů. Příjemci pochopili, že tento procentní podíl se vztahuje na celou dobu trvání akce, a nikoli na každé z jejích vykazovaných období. Komise však posuzovala každé vykazované/finanční období odděleně a poté, co příjemci obdrželi 45,75 % za období 1, nemohli v pozdějších vykazovaných obdobích provést žádné úpravy. Stěžovatel dále uvedl, že někteří příjemci, jmenovitě veřejné agentury, nemohli přijmout financování EU ve výši 45,75 % pro „inovační poukázky“ financované ze 100 % z vnitrostátních zdrojů. Ostatní příjemci, jmenovitě soukromé odborné organizace, měli být spolufinancováni v míře podstatně vyšší než 45,75 %. Souhrnně lze říci, že uplatněním míry spolufinancování ve výši 45,75 % na každého příjemce v každém z finančních období Komise ohrozila finanční řízení akce. Stěžovatel se dotázal, zda může konsorcium za dané období požadovat skutečnou, odlišnou míru spolufinancování pro každého jednotlivého příjemce. Dále požádala, aby konsorciu bylo umožněno získat zpět příspěvky EU, jakmile bude vyplacen konečný zůstatek vypočtený na konci akce. Podle názoru stěžovatele by to bylo plně v souladu s dohodou.

18. Dne 12. října 2010 stěžovatel telefonicky projednal výše uvedené záležitosti s úředníkem Z.

19. Dne 20. října 2010 požádala stěžovatelka vedoucí oddělení dopisem zaslaným v kopii úředníkům M a Z, aby potvrdili, že její porozumění finančním aspektům projektu, jak je uvedeno níže, je správné.

20. V tomto dopise stěžovatelka zaprvé odkázala na tabulku obsaženou v jejím dopise a zdůraznila, že sazby uvedené v této tabulce pro každého příjemce se liší od celkové míry financování EU, tj. 45,75 %, stanovené v dohodě. Konsorcium vypočítalo rozpočet akce s použitím různých sazeb náhrad za různé náklady. Podle výzvy veřejní příjemci plně financovali "poukázky na inovace"ze svých vlastních rozpočtů. EU tak přispěla 0 %. Na druhé straně, pokud jde o osobní náklady, všichni příjemci obdrželi příspěvek EU v rozmezí od 10 % do 100 % v závislosti na příjemci a činnosti (například řízení bylo proplaceno ve výši 100 %). Každý příjemce vykázal své způsobilé náklady za každé vykazované období a v souladu s výše uvedenou tabulkou mohl požádat, aby se na něj použila konkrétní míra financování EU.

21. Za druhé žadatel uvedl, že Komise uvolnila finanční prostředky EU na základě individuálních nákladů vykázaných konsorciem a schválených Komisí pro každé vykazované období. V důsledku toho uhradila konsorciu částku ve výši 45,75 % celkových schválených způsobilých nákladů, když požádala o částku rovnající se této sazbě nebo vyšší. Pokud konsorcium požadovalo méně, Komise požadované finanční prostředky EU vyplatila. V tomto ohledu žadatel zdůraznil, že pokud jde o vykazované období 1, požádalo konsorcium Komisi o příspěvek EU ve výši 208 052,92 EUR, což odpovídá 86,41 % celkových způsobilých nákladů ve výši 240 761,92 EUR. Komise zaplatila 110 148,58 EUR, což odpovídá 45,75 % způsobilých nákladů.

22. Za třetí, stěžovatel odkázal na předběžné financování, jak je uvedeno v dohodě. Zdůraznila, že Komise automaticky provedla první platbu předběžného financování ve výši 20 % grantu po podpisu dohody. Konsorcium mohlo v průběhu akce požádat o další platby předběžného financování za předpokladu, že bylo vyčerpáno alespoň 70 % předchozích plateb předběžného financování. V případě, že by konsorcium požádalo o další platby předběžného financování, mohlo by tyto platby rozdělit mezi příjemce, jejichž individuální míra financování EU byla vyšší než 45,75 %. Celková částka obdržených plateb předběžného financování musela být zúčtována v posledních dvou platbách: prvních 50 % mělo být odečteno od poslední průběžné platby po vykazovaném období 5 a zbývajících 50 % mělo být odečteno od platby zůstatku.

23. V neposlední řadě žadatel odkázal na vyrovnání celkových požadovaných nákladů s celkovým vyplaceným financováním EU. Vyjádřila naději, že Komise stanoví výši finančních prostředků EU, na které má akce nárok po posledním vykazovaném období. Za tímto účelem by Komise i) zvážila celkovou výši způsobilých nákladů vykázaných konsorciem a celkovou výši finančních prostředků EU, které konsorcium k tomuto datu obdrželo; a ii) porovnat tyto částky s mírou financování EU ve výši 45,75 % stanovenou v dohodě. Pokud by celková částka, kterou EU do té doby vyplatila konsorciu, byla nižší než 45,75 % celkových vykázaných způsobilých nákladů, uhradila by EU zůstatek. Pokud by celková částka, kterou EU vyplatila konsorciu, byla vyšší než 45,75 % celkových vykázaných způsobilých nákladů, získala by EU zpět zůstatek. „Vyvážení“ by se provádělo v souladu s ustanoveními dohody.

24. Stěžovatel požádal vedoucího oddělení, aby potvrdil, že jeho chápání příslušných pravidel, jak je uvedeno výše, je správné, a aby zajistil, že Komise stanoví konečný zůstatek na základě celkových způsobilých nákladů a nepotrestá konsorcium za to, že v různých vykazovaných obdobích požádalo o příspěvek EU nižší než 45,75 %.

25. Dopisem ze dne 19. listopadu 2010 vedoucí oddělení odpověděl a potvrdil, že i) maximální příspěvek EU na příjemce za vykazované období je omezen sazbou stanovenou v článku I.4.3 dohody; ii) obsah dopisu stěžovatele ze dne 20. října 2010 správně odrážel diskuse vedené se zaměstnanci Komise; a iii) popsaná pravidla a postupy se vztahovaly na platbu požadovanou konsorciem.

26. Dne 14. prosince 2010 předložil stěžovatel zprávu týkající se období 2 žaloby. Konsorcium požadovalo celkové náklady ve výši 310 862,36 EUR a požadovalo platbu ve výši 256 634,47 EUR, což odpovídá 86,56 % výše uvedených nákladů.

27. V únoru 2011 Komise informovala stěžovatele, že požadovaný příspěvek EU opět překročil dohodnutou míru úhrady. Navrhovaná sazba se pohybovala mezi 73 % a 94,25 % v závislosti na tom, komu vznikly náklady.

28. Dne 14. dubna 2011 stěžovatel znovu předložil zprávu týkající se nákladů vynaložených konsorciem během období 2 akce.

29. Dne 18. srpna 2011 Komise informovala stěžovatele, že mu uhradí 128 061,68 EUR, což odpovídá 45,75 % způsobilých nákladů souvisejících s vykazovaným obdobím 2 akce.

30. Mezitím se dne 21. dubna 2011 stěžovatel obrátil na evropského veřejného ochránce práv.

Předmět šetření

31. Stěžovatel tvrdil, že Komise dohodu nedodržela.

32. Stěžovatel tvrdil, že Komise by měla dohodu dodržovat a zaplatit konsorciu částku 354 539,18 EUR.

Šetření

33. Dne 22. června 2011 postoupil veřejný ochránce práv stížnost předsedovi Komise k vyjádření stanoviska.

34. Dne 28. listopadu 2011 obdržel veřejný ochránce práv stanovisko Komise, které předal stěžovatelce k vyjádření.

35. Dne 31. ledna 2012 obdržel veřejný ochránce práv připomínky stěžovatele.

36. Po pečlivé analýze stanoviska Komise nebyla veřejná ochránkyně práv spokojena s tím, že Komise na stížnost odpovídajícím způsobem reagovala. Navrhl proto smírné řešení sporu v souladu s čl. 3 odst. 5 svého statutu.

37. Dne 20. srpna 2012 obdržel veřejný ochránce práv stanovisko Komise, které předal stěžovateli s výzvou k předložení připomínek. Připomínky stěžovatele obdržel dne 1. října, 14. a 28. listopadu 2012 a 7. srpna 2013.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

A. Tvrzení o nedodržení dohody

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

38. Stěžovatel v podstatě tvrdil, že Komise nesprávně uplatnila maximální sazbu úhrady ve výši 45,75 % na způsobilé náklady vykázané každým příjemcem v konsorciu pro každou činnost a vykazované období v rámci akce. Podle stěžovatele dohoda stanovila pouze maximální příspěvek Komise do celkového rozpočtu akce. Komise stěžovateli potvrdila, že příjemci mohou požadovat vyšší úhrady, pokud celková úhrada v rámci akce nepřekročí dohodnutý procentní podíl. Stěžovatel poté podal žádosti o financování v souladu s tímto potvrzením.

39. Komise ve svém stanovisku stížnost zamítla. Zaprvé zdůraznila, že dohoda stanoví jednotnou sazbu náhrady ve výši 45,75 %. Tato sazba se vztahovala na způsobilé náklady na akci, jak je nahlásil žadatel a schválila Komise. S žadatelem nebyly dohodnuty žádné další sazby.

40. Komise zejména tvrdila, že sazba náhrady ve výši 45,75 % se vztahovala na způsobilé náklady schválené v souladu s článkem I.4.3 dohody. Tato dohodnutá sazba náhrad se vztahovala na všechny náklady bez ohledu na rozpočtovou položku nebo dotčenou činnost, příjemce, jemuž náklady vznikly, a/nebo vykazované období. Dohoda ani žádná z jejích příloh nestanovily žádnou sazbu odlišnou od sazby celkové náhrady ve výši 45,75 %.

41. Podle Komise přispěla k financování celé akce, a tudíž k nákladům vzniklým všem příjemcům posuzovaným společně, tj. jako konsorcium. Příjemci se mohli dohodnout na tom, jak mezi ně rozdělí příspěvek Komise, v závislosti na jejich vlastních individuálních příspěvcích na akci. V zásadě by bylo možné, aby se na různé příjemce vztahovaly různé sazby náhrad. Návrh konsorcia uvedený v přílohách I a II dohody však žádné takové odlišné sazby náhrad nestanoví. Dohoda uváděla jednotnou a celkovou sazbu náhrad ve výši 45,75 %.

42. Komise se poté domnívala, že stanovila výši příspěvků EU na období 1 a 2 v souladu s dohodou. Jednala správně, když omezila průběžné platby, když žádost o platbu překročila sazbu náhrad stanovenou v článku I.4.3 dohody. Komise zdůraznila, že uznala náklady konsorcia za způsobilé. Zjistila, že tyto náklady jsou v souladu s kritérii způsobilosti stanovenými v dohodě a odhadovaným rozpočtem v její příloze II. Rovněž považovala zprávy za dostatečné k prokázání provádění akce a ke stanovení způsobilých nákladů. Výsledkem bylo uvolnění průběžných plateb v souladu s dohodou. Nakonec dále akceptovala náklady vykázané v jednotlivých finančních výkazech poskytnutých příjemci.

43. Komise zdůraznila, že stěžovatele opakovaně informovala, že případný rozdíl v sazbě náhrad dohoda nepodporuje. Dodala, že od předložení výkazu nákladů za období 1 a rovněž v následných sděleních jasně vyjádřila svůj názor na sazbu náhrady, kterou použije na způsobilé náklady. Dále uvedla, že je poněkud překvapivé, že ve svém tvrzení o nákladech vztahujících se k období 2 stěžovatel opět požadoval procentní sazby vyšší než 45,75% sazba stanovená v dohodě.

44. Komise však uznala, že stěžovateli v průběhu provádění akce poskytla při jedné příležitosti "nesouhlasné"informace. Z těchto informací vyplývalo, že „z vlastních zdrojů, které každý jednotlivý příjemce souhlasil s investicí do akce, lze odečíst různé sazby“. Tyto informace poskytnuté během „neformální výměny e-mailů“ mezi stěžovatelem a projektovým úředníkem mezi 17. a 19. březnem 2010, tj. před tím, než stěžovatel předložil zprávy týkající se období 1 a požádal o platbu za uvedené období, vycházely z útržkovitých informací poskytnutých stěžovatelem. Nebyla potvrzena v žádném jiném sdělení Komise stěžovateli ani jiným příjemcům. Tento výklad nebyl použit ani na žádné jiné příjemce 20 grantů udělených na základě téže výzvy.

45. Komise nakonec zaručila, že její platební postupy budou dohodu plně respektovat. Zdůraznila, že nikdy neuvedla, že odmítne stanovit konečnou částku na konci akce a/nebo přistoupit k platbě zůstatku. Komise dodala, že přezkoumá celkové způsobilé náklady vzniklé konsorciu v průběhu akce v souladu s dohodou na základě žádosti o platbu zůstatku předložené konsorciem na konci akce. Konečnou výši příspěvku EU by stanovila uplatněním míry spolufinancování ve výši 45,75 % na všechny způsobilé náklady vzniklé během akce. Pokud tyto náklady nejsou nižší než odhadované způsobilé náklady v rozpočtu akce a aniž je dotčeno použití jakýchkoli jiných příslušných ustanovení dohody týkajících se stanovení konečné výše grantu, mohl by postup platby zůstatku vést k vyplacení maximální výše příspěvku EU na akci, jak je uvedeno v článku I.4.3 dohody. Tímto platebním postupem je možné dosáhnout celkové míry smluvního financování ve výši 45,75 %.

46. Stěžovatelka ve svých připomínkách tvrdila, že návrh konsorcia, dohoda a přílohy dohody umožňují, aby se na příjemce vztahovaly různé sazby náhrad. To lze jednoznačně vyvodit z rozpočtové tabulky v příloze II dohody. Rovnice nákladů na příjemce, vlastního příspěvku a příspěvku EU na příjemce obsažená v tabulce rozpočtu umožnila, aby se na každého příjemce vztahovaly individuální sazby náhrad. Kromě toho bylo rovněž jasné, že 100 % nákladů na inovační poukázky budou financovat vnitrostátní agentury. Je tedy nesprávné tvrdit, že dohoda nestanovila žádnou jinou sazbu náhrady než 45,75 %. Stěžovatel například odkázal na předběžný rozpočet akce stanovený v příloze II dohody. Podle odhadovaného rozpočtu činily očekávané způsobilé náklady jednoho příjemce 199 184,80 EUR a příspěvek EU na náklady tohoto příjemce byl odhadnut na 149 988,55 EUR. To odpovídalo sazbě náhrady pro tohoto příjemce ve výši 75,3 %.

47. Podle stěžovatele dohoda stanovila pouze celkovou míru financování ve výši 45,75 % pro celou akci. Neuvedla, že by se tato maximální sazba náhrad vztahovala na každého příjemce, každou činnost a/nebo každé vykazované období. Dodala, že je možné plně dodržovat maximální celkovou sazbu náhrad i při použití jiných, tj. vyšších a/nebo nižších sazeb náhrad. S cílem zmírnit riziko stanovila dohoda možnost zpětného získání přeplatků nebo vyplacení zůstatku na konci akce. Komise nezohlednila povahu a činnosti akce, když se v rozporu s dohodou rozhodla uplatnit na každé vykazované období jednu jedinou sazbu náhrad.

48. Stěžovatel zdůraznil, že odmítnutí přijmout různé míry financování pro jednotlivé příjemce způsobilo vážné problémy s peněžními toky, zejména pro přijímající neziskové organizace a malé a střední podniky účastnící se konsorcia. Pokud by Komise uplatňovala stejnou sazbu náhrad až do konce akce, mohlo by konsorcium realisticky očekávat, že všechny neuhrazené částky budou vyplaceny přinejlepším počátkem roku 2013. Nesplacený zůstatek za samotné období 2 však činil 212 319,19 EUR. Podle stěžovatele to ohrozilo samotné přežití příjemců zapojených do provádění akce. Některé malé a střední podniky by mohly být nuceny čerpat bankovní úvěry na výplatu mezd a dodavatelů. Stěžovatel dodal, že příjemci tak budou i nadále uplatňovat své individuální míry financování v souladu s přílohou II dohody. Dále uvedla, že i když Komise omezí svou platbu na 45,75%, "podle grantové dohody musí partneři vykazovat náklady, jak je stanoveno v rozpočtové tabulce".

49. Stěžovatel nesouhlasil s tvrzením Komise, že poskytla dostatečné písemné informace. Podle ní nebyla k dispozici žádná vhodná písemná dokumentace, která by vedla účastníky finančního řízení a pomohla snížit byrokracii při provádění smlouvy. Kromě toho neexistují spolehlivé pokyny pro audit, a to navzdory skutečnosti, že Komise žádá příjemce, aby předložili audity i pro nejmenší částky.

50. Obdobně stěžovatelka nesouhlasila s tvrzením Komise, že s ní řádně komunikovala. V tomto ohledu stěžovatelka znovu zdůraznila, že od úředníků Komise obdržela potvrzení, že na příjemce lze uplatnit různé míry financování, pokud celková míra příspěvku EU nepřesáhne "65%". Obsah e-mailu potvrzujícího tuto skutečnost nebyl v žádném případě odvolán. Stěžovatel rozhodně nemohl nést odpovědnost za skutečnost, že Komise tyto informace nesdělila jiným potenciálním žadatelům.

51. Stěžovatel rovněž uvítal ujištění Komise, že na konci akce uhradí zůstatek a že při výpočtu tohoto zůstatku zohlední celkovou výši způsobilých nákladů.

Předběžné posouzení veřejné ochránkyně práv vedoucí k návrhu smírného řešení

52. Podle názoru veřejného ochránce práv nemohla ani ustanovení dohody týkající se „financování akce“, ani ustanovení týkající se „průběžných plateb“řádně odůvodnit rozhodnutí Komise uplatnit sazbu 45,75 % na úhradu způsobilých nákladů schválených pro každé vykazované období a/nebo pro každého příjemce účastnícího se konsorcia.

53. Veřejný ochránce práv uvedl, že článek I.4.3 dohody takové odůvodnění zjevně nestanoví. Stanoví pouze, že „Komise přispěje maximálně částkou 1 777 916,13 EUR, což odpovídá 45,75 % způsobilých nákladů...“[2].

54. Ani článek II.15.2, tj. ustanovení dohody, které výslovně upravuje "průběžné platby", neposkytuje základ pro jakékoli takové odůvodnění, protože postup v něm stanovený neodkazuje na žádnou použitelnou sazbu náhrad, včetně sazby uvedené v článku I.4.3 [3].

55. Na druhé straně se zdá, že článek II.16, nadepsaný "Způsobilé náklady", jasně uvádí, že aby byly náklady na akci považovány za způsobilé, musí být mimo jiné "vynakládány během doby trvání akce [A], jak je uvedeno v článku I.2.2", tj. během "36 měsíců od 1. září 2009"(zdůraznění v dohodě). Veřejná ochránkyně práv zastávala názor, že to zřejmě posiluje pochopení toho, že sazba náhrad stanovená v článku I.4.3 dohody se týká pouze celkového příspěvku Komise na způsobilé náklady na opatření přijaté v plném rozsahu, tj. po jeho skončení, a nikoli všech způsobilých nákladů vzniklých v daném vykazovaném období, kdy opatření probíhá.

56. Vzhledem k tomu, že se dohoda nevyjadřuje k otázce sazby náhrad použitelné na průběžné platby, bylo rozumné se domnívat, že se strany obvykle dohodnou na výkladu otázek, které dohoda výslovně nestanoví. Veřejný ochránce práv v tomto ohledu poznamenal, že Komise, tj. sama autorka dohody, neodkázala na žádné pokyny, které by mohly stěžovateli pomoci při výkladu dohody.

57. Bylo proto důležité analyzovat informace, které Komise poskytla stěžovatelce v odpovědi na její oprávněné otázky týkající se výkladu dohody. Veřejný ochránce práv v této souvislosti poukázal na to, že jakékoli takové informace mohou být poskytovány pouze „formálním“ způsobem. E-maily úředníka Komise byly skutečně zaslány stěžovatelce, která byla nejprve potenciálním žadatelem a později úspěšným žadatelem o grant. Veřejný ochránce práv proto nemohl pochopit, proč Komise považuje takové e-maily za „neformální“. Zdůraznil, že „kultura služeb“ občanům znamená, že autoři všech sdělení, která orgány vydávají občanům EU, musí převzít odpovědnost za obsah těchto sdělení. Úředníci Komise, i když jednají bez dohledu, by se měli cítit zodpovědní za to, co říkají veřejnosti. Jejich komunikace proto musí být přesná a úplná [4].

58. V daném případě mohly e-maily oficiálního M ze dne 29. října 2008 a 19. března 2010 stěžovatele skutečně přimět k domněnce, že by mohly být použitelné různé sazby náhrad. Proto se rovněž jevilo jako rozumné, že konsorcium, které se při předložení úspěšného návrhu řídilo ujištěními úředníka M ze dne 29. října 2008, obsahovalo rozpočet, který byl s těmito ujištěními slučitelný a který Komise nakonec přijala. Dále se zdálo rozumné předpokládat, že pokud by konsorcium vědělo, že informace poskytnuté úředníkem Komise jsou nesprávné, mohlo by navrhnout rozpočet odlišný od rozpočtu, který navrhlo (a který byl přijat), nebo by někteří příjemci vůbec nemohli chtít se konsorcia účastnit.

59. Později úředník Z objasnil sazbu náhrad, kterou bude Komise uplatňovat na všechny průběžné platby provedené konsorciu. V korespondenci vyměněné ve dnech 19. a 20. května 2010 úředník Z vysvětlil, že finanční služby Komise mají za to, že jediný přijatelný výklad, který je v souladu se základními zásadami rovného zacházení, transparentnosti a řádného finančního řízení, je tento:

„[a]ll příjemci výrazně překračují své žádosti o příspěvek ES: 75 - 90%. Vezměte prosím na vědomí, že míra financování opatření [A] ze strany ES byla dohodnuta na 45,75 % způsobilých nákladů konsorcia. Je na konsorciu, aby rozdělilo průběžné platby úměrně tomu, o čem bylo rozhodnuto a co bylo zohledněno v příloze II.“

60. Veřejná ochránkyně práv však dále uvedla, že výše uvedený výklad dohody se nejeví jako dostatečný k odůvodnění rozhodnutí Komise omezit sazbu použitelnou na průběžné platby způsobilých nákladů konsorcia na 45,75 %. Zdá se, že výše uvedený výklad pouze potvrzuje, že dohoda stanovila "míru financování ES pro akci [A] ... ve výši 45,75% způsobilých nákladů pro konsorcium"a že konsorcium mohlo "proporcionálně"rozdělovat průběžné platby mezi příjemce. Nezdá se, že by bylo možné pochopit, jak bylo později vyjádřeno v odpovědi vedoucího oddělení ze dne 19. listopadu 2010, že se sazba úhrady ve výši 45,75 % vztahovala na průběžné platby, které Komise vyplatila různým příjemcům. Kromě toho Komise nevysvětlila, jak by výše uvedený výklad mohl řádně odůvodnit závěr, že zásady rovného zacházení, transparentnosti a/nebo řádného finančního řízení vyžadují uplatnění sazby náhrady ve výši 45,75 % na průběžné platby způsobilých nákladů konsorcia v každém vykazovaném období.

61. Komise tedy jednak poskytla nesprávné informace o tom, jak vyložila ustanovení dohody týkající se průběžných plateb, a jednak tento výklad nepřesvědčivě objasnila. V důsledku toho Komise řádně neodůvodnila své rozhodnutí uplatnit sazbu náhrady ve výši 45,75 % na průběžné platby ve prospěch konsorcia, a to jak odkazem na ustanovení dohody, tak na zásady rovného zacházení, transparentnosti a řádného finančního řízení. Mohlo se jednat o nesprávný úřední postup. Statut veřejného ochránce práv stanoví, že „[p]okud je to možné, hledá veřejný ochránce práv s dotyčným orgánem nebo institucí řešení s cílem odstranit nesprávný úřední postup a vyhovět stížnosti“[5].

62. V tomto ohledu veřejná ochránkyně práv konstatovala, že stěžovatel byl celkově spokojen s ujištěním Komise, že na konci akce přistoupí k vyplacení zůstatku. Veřejný ochránce práv v tomto ohledu rovněž vzal na vědomí ustanovení čl. II.15 odst. 3 dohody, nadepsaného "Platba zůstatku", která stanoví, že platba zůstatku, kterou nelze opakovat, se provádí po skončení akce na základě nákladů, které příjemcům při provádění akce skutečně vznikly.

63. Veřejný ochránce práv proto v souladu s čl. 3 odst. 5 svého statutu předložil Komisi tento návrh smírného řešení: Komise by mohla i) řádně vysvětlit, proč se domnívá, že se na průběžné platby vztahuje sazba náhrady ve výši 45,75 %, a ii) zajistit, aby jakmile to ustanovení dohody umožní, vyplatila splatný zůstatek v co nejkratší možné lhůtě. Rychlá platba by mohla pomoci zabránit újmě některým příjemcům účastnícím se konsorcia, na které stěžovatelka ve svých připomínkách odkázala. Podle stěžovatele způsobily a značně poškodily malé podniky zapojené do konsorcia po sobě jdoucí průběžné platby ve výši 45,75 %.

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv po jeho smírném návrhu řešení

64. Ve své odpovědi Komise uznala, že dohoda nespecifikovala podmínky průběžných plateb, a v tomto ohledu uvedla, že tento "nedostatek jasnosti ... může být považován za zpětně politováníhodný a může vést k nedorozuměním."Zdůraznila, že s ohledem na potřebu zajistit řádné finanční řízení rozpočtu EU a vyhnout se budoucím složitým postupům zpětného získávání prostředků "obvykle"uplatňovala na průběžné platby sazbu náhrad uvedenou v článku I.4.3 dohody [6]. Grantové dohody podepsané po roce 2011 to nyní výslovně uvádějí ve svém článku I.5.2 [7].

65. Komise dále uvedla, že přehodnotí svá pravidla a vnitřní postupy tak, aby byly „co nejvíce vstřícné k malým a středním podnikům“. Rovněž učiní vše pro to, aby v budoucnu nedocházelo k podobným nedorozuměním. Kromě toho bude pracovat na snížení administrativní zátěže pro malé a střední podniky a na "usnadnění [e] hladkých plateb"těmto podnikům.

66. Nakonec Komise vysvětlila, že akce měla skončit dne 31. srpna 2012. Konsorcium pak mělo 45 dnů na to, aby předložilo svou poslední průběžnou zprávu a požádalo o platbu zůstatku v souladu s článkem II.15. 2 a II.15.3 dohody. Komise uvedla, že připravuje pokyny pro konsorcium, které jí zašle měsíc před koncem akce, aby zajistila rychlé předložení požadovaných dokumentů. Zaručila, že bude jednat tak, aby zajistila, že žádost o platbu zůstatku bude vyřízena včas a bez zbytečných prodlev v souladu s dohodou.

67. Ve svých připomínkách k odpovědi Komise stěžovatelka v souhrnu zopakovala svou stížnost a požádala Komisi, aby konsorciu zaplatila částku 342 078,03 EUR, což odpovídá neuhrazeným částkám vzhledem k tomu, že Komise omezila výši průběžných plateb na 45,75 %. Nevyplacení výše uvedených částek ve správný čas již způsobilo několika partnerům konsorcia značné problémy s peněžními toky.

68. Stěžovatel rovněž informoval veřejnou ochránkyni práv, že platnost dohody byla prodloužena do 31. prosince 2012. S ohledem na skutečnost, že Komise mezitím oznámila dodatečný audit akce a že na závěrečnou zprávu konsorcia uplatnila nová pravidla pro podávání zpráv, stěžovatel očekával, že konečná platba bude "realisticky"provedena až v červnu 2013.

69. Stěžovatel rovněž vzal na vědomí závazek Komise přezkoumat své postupy. V tomto ohledu uvedla, že konsorcium má rozsáhlé zkušenosti s prací na evropských projektech a že jeho partneři se nikdy nesetkali s obtížemi podobnými těm, s nimiž se setkali v souvislosti s akcí. Stěžovatel vyjádřil názor, že Komise přijala rozhodnutí ad hoc, upravila pravidla se zpětnou účinností a podala protichůdný výklad platných pravidel. Dále zvýšila počet auditů v rámci akce a podrobila jednoho partnera konsorcia dokumentárnímu auditu pro každou zprávu. Kromě požadavku, aby konsorcium v souvislosti se svou závěrečnou zprávou vyplnilo novou, podrobnější šablonu výkazu nákladů, jej Komise rovněž požádala, aby své předchozí výkazy nákladů přizpůsobilo nové šabloně se zpětnou platností. Stěžovatel uvedl, že jak malé a střední podniky, tak veřejné agentury konsorcia vyjádřily obavy ohledně byrokracie a podezření Komise v tomto ohledu.

70. V další korespondenci stěžovatel informoval veřejnou ochránkyni práv o žádosti konsorcia ze dne 13. listopadu 2012 adresované Komisi, aby zaplatila částku 342 078,03 EUR, a o odpovědi konsorcia, že souhlasí s prodloužením dohody a očekává, že konsorcium předloží svou závěrečnou zprávu a finanční dokumenty. Komise konsorcium ujistila, že platbu zůstatku bude provádět s náležitou péčí. Stěžovatelka ve svých posledních připomínkách ze dne 1. srpna 2013 informovala veřejnou ochránkyni práv, že akce skončila dne 31. prosince 2012 a že navzdory tomu, že konsorcium vyhovělo všem dalším žádostem a dokumentárním kontrolám, Komise dosud nevyplatila konečný zůstatek. Domnívá se, že je to v rozporu se závazky Komise a zjištěními veřejné ochránkyně práv.

Posouzení veřejného ochránce práv po jeho návrhu smírného řešení

71. Návrh veřejného ochránce práv na smírné řešení měl dva aspekty. Na jedné straně veřejná ochránkyně práv vyzvala Komisi, aby řádně vysvětlila, proč se domnívá, že se na průběžné platby vztahuje sazba úhrady ve výši 45,75 %. Na druhé straně ji vyzval, aby zajistila, že jakmile jí to ustanovení dohody umožní, přistoupí k úhradě dlužného zůstatku v co nejkratší možné lhůtě. Veřejná ochránkyně práv bude analyzovat odpovědi Komise na každý z výše uvedených návrhů a připomínky stěžovatele k těmto odpovědím níže.

Vysvětlení Komise týkající se použití sazby 45,75 % na průběžné platby

72. Komise vysvětlila svou praxi uplatňování celkové míry smluvního financování ve výši 45,75 % na průběžné platby odkazem na „nezbytnost zajistit řádné finanční řízení rozpočtu EU a omezit složité a nejisté pozdější zpětné získávání prostředků“. Dodal, že "jeho standardní přístup byl systematicky dodržován".

73. Veřejný ochránce práv chápe Komisi takto: „U průběžných plateb vždy uplatňujeme celkovou sazbu příspěvku. Pokud bychom zaplatili více, možná bychom později museli požádat dodavatele o splacení. To by bylo problematické jak pro dodavatele, tak pro nás. A možná se nám ty peníze nevrátí. V takovém případě by rozpočet EU utrpěl." Za předpokladu, že se jedná o správný výklad, veřejný ochránce práv to považuje za rozumné. Bylo by však lepší, kdyby Komise sama mohla k vyjádření svého významu použít srozumitelnější jazyk.

74. Za druhé, veřejná ochránkyně práv zdůrazňuje, že jak sama Komise uznala, dohoda neposkytla žádný jasný a jednoznačný právní základ pro použití výše uvedené sazby na průběžné platby. Pokud by základem byla povinnost Komise zajistit řádné finanční řízení, bylo by v souladu se zásadami řádné správy, aby Komise vydala příslušné pokyny. Vzhledem k tomu, že takové pokyny neexistují, veřejný ochránce práv pochybuje, zda je zcela správné, aby Komise uvedla, že se touto praxí "systematicky"řídila.

75. Zatřetí veřejná ochránkyně práv připomíná, že i) jeden z úředníků Komise poskytl stěžovatelce informace, které by ji mohly důvodně vést k domněnce, že na průběžné platby lze uplatnit vyšší sazby náhrad; a ii) konsorcium předložilo návrh rozpočtu, který byl s těmito informacemi slučitelný a který Komise nakonec přijala, čímž toto přesvědčení potvrdila. Výklad úředníka Komise (zpočátku potvrzený i jiným úředníkem Komise) tak jasně ukazuje, že i odpovědné útvary Komise byly přesvědčeny, že průběžné platby mohou být vráceny ve vyšší sazbě, než je sazba použitelná na celkovou úhradu akce. Zdá se, že to je v rozporu se stanoviskem Komise, že celkově "systematicky"uplatňovala celkovou míru úhrad na průběžné platby.

76. Z výše uvedeného vyplývá, že Komise v průběhu šetření veřejného ochránce práv řádně nevysvětlila, proč uplatnila celkovou sazbu úhrady ve výši 45,75 % na průběžné platby, které provedla konsorciu podle dohody. Komise nicméně tím, že změnila vzor svých grantových dohod tak, aby bylo jasné, jak se provádějí průběžné platby, připustila, že její předchozí praxe byla pochybná a že na její podporu jsou zapotřebí jasná pravidla. Ve všech grantových dohodách je nyní obsaženo toto ustanovení: „Výše průběžné platby se stanoví na základě skutečně vynaložených způsobilých nákladů uvedených v průběžném výkazu a potvrzených Komisí, na které se použije procentní podíl grantu Unie uvedený v článku I.4.3“.

77. S ohledem na výše uvedené se veřejná ochránkyně práv domnívá, že Komise se již poučila z tohoto případu a že není třeba, aby veřejná ochránkyně práv podnikla další kroky.

Ujištění Komise týkající se bezodkladné platby zůstatku

78. Komise v souhrnu ujistila veřejného ochránce práv, že přistoupí k vyplacení zůstatku, jakmile jí to dohoda umožní, v souladu s návrhem veřejného ochránce práv na smírné řešení. Přijala proto tento aspekt návrhu veřejného ochránce práv a žádná další šetření v tomto ohledu nejsou odůvodněná.

79. Stěžovatelka však uvedla, že Komise provádí audity a uplatňuje nová pravidla pro podávání zpráv, která jsou podle jejího názoru zbytečná. V souhrnu měly za následek odložení platby, kterou Komise přislíbila provést, aniž by došlo ke zbytečným průtahům.

80. Veřejný ochránce práv nemá důvod pochybovat o ujištění Komise, že vyplatí zůstatek co nejrychleji. Uznává však pravomoci Komise provádět kontroly a audity v souvislosti s akcí [8] a zároveň si je vědom opakovaného argumentu stěžovatele, že malé a střední podniky, které jsou součástí konsorcia, již byly nepříznivě ovlivněny negativním finančním dopadem vyplývajícím z nedorozumění ohledně sazby náhrad použitelné na průběžné platby. Vyzývá proto Komisi, aby vysvětlila, jak splnila své vlastní záruky, že na konci akce vyplatí konsorciu zůstatek, aniž by došlo ke zbytečným prodlevám. Komise se vyzývá, aby ve své replice prokázala, že řádně zohlednila žádosti konsorcia o bezodkladnou platbu zůstatku s cílem minimalizovat finanční újmu, kterou utrpěly partnerské malé a střední podniky, v souladu se svými ujištěními, že bude usilovat o zajištění rychlé platby malým a středním podnikům. Veřejná ochránkyně práv v této souvislosti konstatuje, že podle stěžovatelky Komise sice předložila poslední soubor požadovaných dokumentárních kontrol dne 4. července 2013, ale v srpnu 2013 ještě konsorciu nevyplatila zůstatek. Veřejný ochránce práv proto níže uvádí další poznámku.

B. Závěr

Na základě svého šetření této stížnosti ji veřejný ochránce práv uzavírá následujícím závěrem:

Žádné další šetření stížnosti není odůvodněné.

Stěžovatel a předseda Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

Další poznámky

Veřejná ochránkyně práv vyzývá Komisi, aby vysvětlila, jak splnila své vlastní ujištění, že na konci akce vyplatí konsorciu zůstatek bez zbytečných prodlev. Komise se vyzývá, aby ve své replice prokázala, že řádně zohlednila žádosti konsorcia o bezodkladnou platbu zůstatku s cílem minimalizovat finanční újmu, kterou utrpěly partnerské malé a střední podniky, v souladu se svými ujištěními, že bude usilovat o zajištění rychlé platby malým a středním podnikům. Veřejná ochránkyně práv v této souvislosti konstatuje, že podle stěžovatelky Komise sice předložila poslední soubor požadovaných dokumentárních kontrol dne 4. července 2013, ale v srpnu 2013 ještě konsorciu nevyplatila zůstatek.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Ve Štrasburku dne 30. září 2013.

---

[1] Článek I.4.3 dohody stanoví, že: „Komise přispěje nejvýše 1 777 916,13 EUR, což odpovídá 45,75 % způsobilých nákladů [...]“.

[2] Článek I.4.3 stanoví, že „Komise přispěje maximálně částkou 1 777 916,13 EUR, která odpovídá 45,75 % způsobilých nákladů, přičemž náklady na činnosti řízení projektu jsou omezeny na 10 % celkových způsobilých nákladů uvedených v odstavci 2. Nepřímé náklady jsou způsobilé pro financování pouze tehdy, jsou-li vypočteny paušálně ve výši maximálně 30 % celkových způsobilých osobních nákladů, jak je uvedeno v bodě II.16.3. Konečná výše grantu se stanoví podle článku II.18, aniž je dotčen článek II.20.

Příjemci musí doložit výši poskytnutého spolufinancování. Spolufinancování může být poskytováno buď z vlastních zdrojů příjemců, nebo z jiných zdrojů vnějšího financování.

Odhadovaný rozpočet v příloze II obsahuje tabulku odhadovaného rozdělení rozpočtu a finančního příspěvku Společenství podle činností, které má provést každý z příjemců v rámci akce. Příjemci mohou převádět rozpočet mezi různými činnostmi a mezi sebou navzájem, pokud jsou práce prováděny podle přílohy 1.

Před provedením jakékoli úpravy o tom koordinátor písemně uvědomí Komisi. Komise si vyhrazuje právo odmítnout jakoukoli úpravu do 30 dnů od obdržení oznámení.“

[3] Článek II.15.2 stanoví, že „[n]terimní platby jsou určeny k úhradě výdajů příjemcům na základě podrobného výkazu vzniklých nákladů, jakmile akce dosáhne určité úrovně dokončení.

Koordinátor je oprávněn požádat o průběžnou platbu na konci každého vykazovaného období s výjimkou posledního vykazovaného období. Tato žádost se předloží Komisi nejpozději 45 kalendářních dnů po skončení dotčeného vykazovaného období. K žádosti o průběžnou platbu se přiloží doklady uvedené v čl. II.14.1 odst. 1.

Ve všech případech (s osvědčením o auditu podle článku II.22 nebo bez něj) příjemci čestně potvrdí, že informace obsažené v žádostech o platbu jsou úplné, spolehlivé a pravdivé, že vykázané náklady jsou skutečnými náklady a že byly vykázány všechny příjmy. Rovněž potvrdí, že vzniklé náklady lze považovat za způsobilé v souladu s grantovou dohodou a že žádosti o platbu jsou doloženy odpovídajícími podklady, které lze zkontrolovat.

Po obdržení těchto dokumentů může Komise:

- schvaluje průběžnou zprávu o provádění akce;

- požádat příjemce o podklady nebo jakékoli další informace, považuje-li to za nezbytné pro schválení zprávy;

-Zprávu zamítnout a požádat o předložení nové zprávy.

Žádosti o doplňující informace nebo novou zprávu se koordinátorovi oznámí písemně. Koordinátor má 30 dnů na předložení požadovaných informací nebo nových dokumentů.

Jsou-li požadovány doplňující informace, prodlouží se lhůta pro kontrolu o dobu potřebnou k získání těchto informací.

Pokud je zpráva zamítnuta a je požadována nová zpráva, použije se schvalovací postup popsaný v tomto článku.

V případě opětovného zamítnutí si Komise vyhrazuje právo dohodu ukončit s odvoláním na čl. II.11.3 písm. b).“

[4] Článek 12 Evropského kodexu řádné správní praxe, nadepsaný "Zdvořilost", stanoví: „1. [W] slepice odpovídá na korespondenci [...] úředník [...] odpoví co nejúplněji a nejpřesněji na položené otázky.“

[5] Čl. 3 odst. 5 statutu veřejného ochránce práv.

[6] Komise uvedla následující: „[c] s ohledem na nutnost zajistit řádné finanční řízení rozpočtu EU a omezit složité a nejisté pozdější zpětné získávání prostředků standardní ustanovení o průběžných platbách, jak je stanoveno v dohodách o grantech ve formě proplacení určitého podílu skutečně vynaložených způsobilých nákladů, jako je tomu v tomto případě, obvykle předpokládá použití míry proplacení stanovené v článku I.4.3 grantové dohody na náklady vykázané jako skutečně vynaložené během odpovídajícího vykazovaného období a uznané jako způsobilé. Tento standardní přístup byl systematicky dodržován.“

[7] Podle Komise „[a]by byl zajištěn výslovný výklad ustanovení, nové grantové dohody podepsané v rámci programu pro konkurenceschopnost a inovace v roce 2011 nyní obsahují v článku I.5.2 toto prohlášení: „Výše průběžné platby se stanoví na základě skutečně vynaložených způsobilých nákladů uvedených v průběžném výkazu a potvrzených Komisí, na něž se použije procentní podíl grantu Unie uvedený v článku I.4.3.“

[8] Článek II.21.1 dohody stanoví, že „koordinátor se zavazuje poskytnout veškeré podrobné informace požadované Komisí [...] za účelem kontroly řádného provádění akce a ustanovení dohody. Pokud si to Komise přeje, může požádat, aby tyto informace poskytl přímo spolupříjemce.“Podobně čl. II.21 odst. 3 dohody stanoví, že „příjemci souhlasí s tím, že Komise může nechat provést audit využití grantu [...] Tyto audity mohou být prováděny po celou dobu provádění dohody až do vyplacení zůstatku a po dobu pěti let ode dne vyplacení zůstatku. Zjištění auditu mohou případně vést k rozhodnutím Komise o zpětném získání částek.“