Souvislosti šetření z vlastního podnětu

1. V roce 2010 úřad EPSO zavedl „nový model“výběrových řízení pro výběr stálých zaměstnanců orgánů EU, který se skládá z přijímacích testů CBT a testů v hodnotícím centru (závěrečné testy). Tento nový model byl zaveden za účelem urychlení celého výběrového řízení [1].

2. Ve výběrových řízeních podle „starého vzoru“ byly doklady uchazečů ověřeny před vydáním pozvánek k závěrečné zkoušce (písemné/ústní zkoušky). To znamenalo, že všichni uchazeči, kteří byli pozváni k závěrečné zkoušce, mohli být zařazeni na rezervní seznam, pokud v této zkoušce uspěli.

3. EPSO ve výběrových řízeních podle „nového vzoru“postupuje tak, že výběrové komise kontrolují podklady pouze u uchazečů, kteří uspějí v závěrečných testech výběrového řízení, tj. v testech prováděných v hodnotícím centru. Pokud výběrová komise podklady úspěšných uchazečů nepřijme, jsou tito uchazeči odmítnuti a nejsou zařazeni na rezervní seznam.

4. Pro uchazeče by bylo pravděpodobně lepší, kdyby byli před konáním testů v hodnotícím centru, na něž se obvykle připravují, informováni o rozhodnutí výběrových komisí ohledně podkladů a investovali čas, úsilí, a dokonce i peníze. Je tomu tak zejména proto, že relevance odborné praxe uchazečů, která je uvedena v jejich podpůrných dokumentech, k povinnostem souvisejícím s pracovním místem, na které se ucházejí (podmínka způsobilosti ve výběrových řízeních EPSO), není vždy objektivně zřejmá. Pokud si uchazeči nejsou vědomi významu odborné praxe pro danou funkci, budou v konečném důsledku ve výběrovém řízení neúspěšní, a to i v případě, že uspějí v hodnotícím centru.

5. Rovněž se zdá, že účast uchazečů na testech v hodnotícím centru, kteří jsou nakonec odmítnuti z důvodu chybějících – nebo nedostatečných – podkladů, nemusí být odůvodněna z ekonomického hlediska. Výzvy do hodnotícího centra zahrnují náklady EU, kterým by bylo možné zabránit, pokud by byly podpůrné dokumenty uchazečů ověřeny před vydáním výzev do hodnotícího centra.

6. Informace poskytnuté úřadem EPSO na jeho internetových stránkách [2] a v příručce k otevřeným výběrovým řízením [3] neupřesňují, proč stávající řízení stanoví kontrolu podkladů až na poslední chvíli, tj. v okamžiku, kdy byli úspěšní uchazeči identifikováni již po testech v hodnotícím centru.

7. Veřejná ochránkyně práv se proto domnívala, že výše uvedené otázky musí úřad EPSO vyjasnit. Článek 228 SFEU zmocňuje evropského veřejného ochránce práv provádět z vlastního podnětu šetření možných případů nesprávného úředního postupu orgánů a institucí Společenství. Veřejná ochránkyně práv se proto rozhodla zahájit toto šetření z vlastního podnětu, aby úřadu EPSO umožnila vysvětlit načasování výběrových komisí pro posuzování kvalifikací uchazečů na základě doprovodných dokladů.

Předmět šetření z vlastního podnětu

8. V dopise o zahájení tohoto šetření z vlastního podnětu odkázal veřejný ochránce práv na stížnost proti úřadu EPSO týkající se otevřeného výběrového řízení EPSO/AST/112/10 a uvedl, že skutkové okolnosti této stížnosti ho upozornily na otázky, které jsou předmětem tohoto šetření z vlastního podnětu. Požádal úřad EPSO, aby uvedl, zda by ve výběrových řízeních, v nichž se testů v hodnotícím centru může zúčastnit nejvýše 100 uchazečů, mohla výběrová komise před zasláním pozvánek do hodnotícího centra ověřit podpůrné doklady, zejména doklady týkající se vzdělání a odborné praxe.

9. Veřejná ochránkyně práv požádala úřad EPSO, aby ve své odpovědi zohlednil i) možné úspory pro rozpočet EU vyplývající z tohoto přístupu; ii) zájem uchazečů být informováni, pokud jejich odborná praxe není považována za relevantní, před tím, než investují čas a úsilí do testů v hodnotícím centru; a iii) skutečnost, že ve „starých vzorových“výběrových řízeních byly podpůrné doklady ověřeny před vydáním pozvánek k písemným/ústním zkouškám.

Šetření

10. Dne 19. ledna 2012 požádal veřejný ochránce práv úřad EPSO o stanovisko. Dne 31. května 2012 předložil EPSO svou odpověď.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

A. Načasování výběrových komisí pro posouzení kvalifikace uchazečů na základě podkladů

Argumenty úřadu EPSO

11. Úřad EPSO odkázal na otevřené výběrové řízení EPSO/AST/112/10 (dále jen „výběrové řízení“). Uvedla, že výběrová komise sestavila seznam uchazečů, kteří získali nejvyšší celkový počet bodů ve vstupních testech a kteří s ohledem na informace uvedené v jejich elektronické přihlášce splňovali obecné a zvláštní podmínky uvedené v oznámení o výběrovém řízení. Tito uchazeči byli poté pozváni na testy v hodnotícím centru. Podle úřadu EPSO „to znamená, že všichni uchazeči pozvaní ke zkouškám v hodnotícím centru splnili na základě informací uvedených v jejich elektronické přihlášce obecné a zvláštní podmínky požadované v oznámení“.

12. Po ověření podkladů může být výběrová komise toho názoru, že podklady některých uchazečů nepotvrzují nebo dostatečně nepotvrzují/nepotvrzují informace uvedené v jejich elektronické přihlášce. S odkazem na výše uvedené výběrové řízení úřad EPSO vysvětlil: „Není otázkou, zda... Odborná praxe [uchazečů] byla relevantní pro náplň práce popsanou v oznámení, ale spíše byla otázkou předložení důkazů o informacích uvedených v on-line přihlášce. Výběrová komise již na základě těchto informací rozhodla, že jejich odborná praxe je relevantní pro přijetí uchazečů, avšak pod podmínkou, že tyto informace budou později doloženy nezbytnými písemnými doklady.“Podle názoru úřadu EPSO uchazeči věděli, jak vypracovat informace ve své elektronické přihlášce tak, aby přesvědčili výběrovou komisi, že mohou být připuštěni do výběrového řízení, ale někteří tyto informace nepodložili požadovanou dokumentací.

13. Fáze ověřování podkladů se může změnit z výběrového řízení na výběrové řízení, ale pouze ve velmi výjimečných případech orgán stále trvá na tom, aby bylo oznámení vypracováno tak, aby byly dokumenty ověřeny v dřívější fázi. Zejména u výběrových řízení s vysokým počtem uchazečů je nákladově a časově efektivnější provést úplné ověření „pouze před zařazením úspěšných uchazečů na rezervní seznam“.

14. Úřad EPSO porovnal náklady vzniklé v důsledku těchto dvou procesních přístupů: první přístup, kdy byly podpůrné doklady ověřeny před závěrečnými zkouškami; a současný přístup, kdy jsou ověřeny až po těchto zkouškách. Do výběrového řízení bylo pozváno celkem 499 uchazečů, kteří se zúčastnili testů v hodnotícím centru, a pouze 193 z nich uspělo. V současném systému, v němž se kontrolují podpůrné doklady pouze uchazečů, kteří uspěli v testech v hodnotícím centru, musela výběrová komise ověřit pouze 193 spisů namísto 499 spisů, které by musela zkontrolovat podle předchozího přístupu. To vedlo k tomu, že k provedení ověření byla zapotřebí méně než polovina člověkohodin. Ověřování podkladů je velmi časově náročné a „náročné na práci“. Zkušenosti ukazují, že pouze velmi omezený počet uchazečů není schopen předložit nezbytný důkaz o informacích, které uvedli ve své elektronické přihlášce. Pokud jde o výběrové řízení, pouze 11 uchazečů (ze 193) nakonec nebylo schopno předložit nezbytné podklady odůvodňující informace uvedené v jejich elektronické přihlášce. Úřad EPSO je přesvědčen, že stávající metoda přináší skutečné úspory do rozpočtu EU ve srovnání s předchozím přístupem.

15. V oznámení o výběrovém řízení byl navíc počet uchazečů, kteří mají být pozváni ke zkouškám v hodnotícím centru, stanoven jako násobek (2,5násobek) počtu uchazečů, kteří mohli být zařazeni na rezervní seznam. Z tohoto důvodu by ověření podkladů před zasláním pozvánek na testy v hodnotícím centru nesnížilo počet pozvaných uchazečů, a nevedlo by tedy k dalším úsporám pro rozpočet EU. V případě dotčeného výběrového řízení by to vedlo k situaci, kdy by namísto jedenácti uchazečů, kteří nakonec nebyli schopni předložit nezbytné podklady, bylo pozváno jedenáct dalších uchazečů.

16. Úřad EPSO dospěl k závěru, že pokud jde o uchazeče, kteří byli pozváni do hodnotícího centra, výběrová komise rozhodla o jejich způsobilosti a připustila je ke zkouškám v hodnotícím centru na základě informací, které uvedli ve svých on-line přihláškách. Omezení kontroly kritérií způsobilosti na dokumenty uchazečů, kteří mohou být zařazeni na rezervní seznam, znamená značný časový zisk, a zkracuje tak délku přijímací fáze.

17. Před investováním času a úsilí do testů v hodnotícím centru mají uchazeči zájem na tom, aby byli informováni o tom, zda je jejich odborná praxe považována za relevantní, či nikoli. Úřad EPSO je přesvědčen, že v současném systému tomu tak je. Pokud uchazeči v souladu s čestným prohlášením, které podepíší, předloží dokumenty, které dokládají informace poskytnuté on-line, ověření těchto dokumentů nezmění jejich způsobilost.

Posouzení veřejného ochránce práv

18. Veřejný ochránce práv nejprve poukazuje na to, že podle stávajících pravidel pro výběrová řízení jsou doklady, které výběrová komise po zkouškách v hodnotícím centru zkontroluje, obvykle doklady potvrzující prohlášení, která uchazeči učinili ve své elektronické přihlášce a která se týkají: i) občanství; ii) odborná praxe; a iii) akademické kvalifikace.[4]

19. Veřejný ochránce práv již obdržel stížnosti, v nichž se uvádí, že i když uchazeč odkázal na podpůrné dokumenty, které měl k dispozici, a v elektronické přihlášce přitom uvedl informace o svých zvláštních osvědčeních [5] nebo zvláštních pracovních smlouvách a/nebo fakturách týkajících se dob samostatné výdělečné činnosti [6] (na jejichž základě byl následně přijat do KBT), nepovažovala výběrová komise při ověřování podpůrných dokumentů v závěrečné fázi výběrového řízení tyto dokumenty za dostatečný důkaz požadované kvalifikace.

20. Veřejný ochránce práv proto není v podstatě zcela přesvědčen stanoviskem úřadu EPSO, že i) uvedení příslušných odborných zkušeností/diplomů v on-line přihlášce a ii) dostupnost stejných údajů v podkladech, které mají uchazeči k dispozici, představují pro uchazeče účinnou záruku, že výběrová komise bude tyto dokumenty považovat za dostatečné při jejich kontrole jeden po druhém po provedení hodnotících testů. V této souvislosti by chtěl veřejný ochránce práv připomenout argument, který úřad EPSO uvedl v mnoha šetřeních veřejného ochránce práv (a který nezpochybňuje), a sice že výběrové komise mají široký prostor pro uvážení, pokud jde o relevanci podpůrných dokumentů, což je prostor pro uvážení, který uznává judikatura soudů EU.

21. Z toho vyplývá, že uchazeči, kteří se rozhodnou zúčastnit se výběrového řízení a mají k dispozici zvláštní podklady, si nemusí být vždy jisti konečným posouzením těchto dokumentů výběrovými komisemi. V této souvislosti je třeba poznamenat, že uchazeči se musí připravit na hodnotící testy. Jedná se o investici času a často i peněz. Bylo by tedy pro ně lepší, kdyby před uskutečněním takové investice věděli, jaké je konečné rozhodnutí výběrové komise o jejich podkladech.

22. Stejnou situaci lze vidět i z jiné perspektivy. Pokud uchazeč ve své elektronické přihlášce nejprve uvede informace o své kvalifikaci, poté je na základě těchto informací přijat do KBT, úspěšně projde KBT a hodnotícími testy a na konci výběrová komise rozhodne, že jeho podpůrné dokumenty nejsou dostatečné, tento uchazeč ve skutečnosti v hodnotícím centru nahradí jiného uchazeče, jehož podpůrné dokumenty by mohly být dostatečné, ale který získal výsledky testů KBT, které jsou těsně pod stanovenou prahovou hodnotou pro to, aby byl do hodnotícího centra pozván pevně stanovený počet uchazečů. V tomto ohledu bere veřejná ochránkyně práv na vědomí prohlášení úřadu EPSO v jeho stanovisku, že počet uchazečů přijatých do hodnotícího centra je „... víceméně pevně stanovený. Z tohoto důvodu by ověření podkladů před zasláním pozvánek na testy v hodnotícím centru nesnížilo počet pozvaných uchazečů, a nevedlo by tedy k dalším úsporám pro rozpočet EU. V případě dotčeného výběrového řízení by to vedlo k situaci, kdy by namísto jedenácti uchazečů, kteří nakonec nebyli schopni předložit nezbytné podklady, bylo pozváno jedenáct dalších uchazečů. Podle názoru veřejného ochránce práv může taková situace, byť hypotetická, vyvolat pochybnosti o tom, zda výběrové řízení skutečně poskytuje příležitost k tomu, aby byli na rezervní seznam zařazeni uchazeči, kteří si to nejvíce zaslouží.

23. Veřejná ochránkyně práv je vděčná, že se úřad EPSO ve svém stanovisku řídil jeho původním návrhem a předložil argumenty na podporu svého dotčeného postupu, které se týkaly i) možných finančních výhod pro rozpočet EU a ii) možné úspory času. Ani veřejný ochránce práv však není všemi těmito argumenty zcela přesvědčen.

24.  Argument úřadu EPSO (uvedený výše v bodě 22), podle něhož je počet uchazečů, kteří mají být pozváni ke zkouškám v hodnotícím centru, víceméně pevně stanoven, má své opodstatnění v tom smyslu, že prokazuje, že okamžik kontroly podkladů nemá žádný dopad na náklady EU, jako jsou náklady spojené s cestovními výdaji a výdaji na pobyt uchazečů. Bez ohledu na to, zda jsou podpůrné doklady zkontrolovány před testy v hodnotícím centru nebo po nich, budou cestovní výdaje a výdaje na pobyt uchazečů vždy stejné, protože do hodnotícího centra bude pozván stejný pevně stanovený počet uchazečů.

25. Na druhé straně, i když provozní náklady hodnotícího centra nejsou ovlivněny skutečností, že podpůrné dokumenty jsou kontrolovány před nebo po pozvání ke zkouškám v hodnotícím centru, protože hodnotící centrum je neustále v provozu v sídle úřadu EPSO v Bruselu, lze skutečně tvrdit, že dochází ke špatnému využití času a finančních prostředků, pokud členové výběrové komise provádějí hodnotící testy u uchazečů, kteří neměli být přijati, pokud jejich podpůrné dokumenty byly zkontrolovány dříve, a kteří v žádném případě nemohli být zařazeni na rezervní seznamy, i když v těchto testech uspěli.

26. Kromě toho EPSO v podstatě tvrdil, že výběrové komise potřebují více času na kontrolu spisů všech uchazečů pozvaných na testy v hodnotícím centru než na kontrolu spisů pouze těch, kteří v těchto testech uspěli.

Toto prohlášení úřadu EPSO je však třeba analyzovat v souvislosti s délkou řízení pro celé výběrové řízení, konkrétně přibližně 6–8 měsíců. V této souvislosti neexistuje žádný významný časový rozdíl, pokud výběrová komise zkontroluje podklady před konáním testů v hodnotícím centru nebo po nich. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že lze důvodně předpokládat, že jeden zkušený člen odborné výběrové komise by měl být během jednoho pracovního dne snadno schopen zkontrolovat přibližně 100 spisů (podpůrných dokumentů). Z toho vyplývá, že by byl spíše minimální rozdíl mezi počtem dnů potřebným ke kontrole 499 spisů (spisů všech uchazečů pozvaných na testy v hodnotícím centru ve výběrovém řízení, na které úřad EPSO odkázal ve stanovisku), a pouze 193 spisů (spisů všech uchazečů, kteří v těchto testech uspěli). Čas ušetřený tímto způsobem řízení se proto jeví jako minimální [7]. Je zřejmé, že pokud by za tyto kontroly odpovídalo více než jeden člen výběrové komise (což by měl být běžný případ), ušetřený čas by byl minimální, zejména ve srovnání s dobou, kterou trvalo, než „nepřípustní uchazeči“ prošli dlouhými a nákladnými testy v hodnotícím centru.

27. S ohledem na výše uvedená zjištění je veřejná ochránkyně práv toho názoru, že vysvětlení úřadu EPSO ohledně výhod postupu kontroly podkladů po provedení hodnotících testů není zcela přesvědčivé. Avšak vzhledem k tomu, jak uvedl úřad EPSO, že tento postup se provádí na základě výslovného přání orgánů, pro něž úřad EPSO pořádá výběrová řízení, má veřejný ochránce práv za to, že další šetření týkající se úřadu EPSO nejsou v tomto případě odůvodněná.

B. Závěry

Veřejná ochránkyně práv proto uzavírá toto šetření z vlastního podnětu tímto závěrem:

Žádné další šetření v této věci není opodstatněné.

Úřad EPSO bude o tomto rozhodnutí informován.

P. Nikiforos Diamandouros

Ve Štrasburku dne 19. prosince 2012.

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] Úř. věst. 2011, C 315A, s. 1. Stejná situace nastává, pokud jde o nejnovější verzi příručky (Úř. věst. 201270A).

[4] Příručka k otevřeným výběrovým řízením, bod 6.1.4.

[5] Například stížnost 962/2011/AN se týká podpůrných dokladů prokazujících akademickou nebo rovnocennou kvalifikaci. Stěžovatel se zúčastnil výběrového řízení EPSO, které vyžadovalo diplom potvrzující absolvování jednoho roku odborné přípravy v příslušné oblasti. Stěžovatel byl držitelem profesního osvědčení, které prokazuje délku odborné přípravy v příslušné oblasti a které vydal Institut du Monde Arabe. Zmínila se o tom ve své přihlášce. Poté, co úspěšně absolvovala testy v hodnotícím centru s vynikajícími známkami, byla vyloučena z rezervního seznamu, protože její osvědčení o odborné přípravě údajně nemohlo být považováno za diplom vydaný školou. Veřejná ochránkyně práv předložila návrh smírného řešení, který byl zamítnut. Případ ještě není uzavřen.

[6] Stížnost 2518/2011/MHZ se týká podpůrných dokladů prokazujících odbornou praxi. Stěžovatel uspěl v testech v hodnotícím centru. Výběrová komise však na základě předložených dokumentů rozhodla, že její odborná praxe nepostačuje k tomu, aby byla zařazena na rezervní seznam. Poté, co veřejný ochránce práv obdržel stanovisko úřadu EPSO a připomínky stěžovatele, rozhodl se provést další šetření, která stále probíhají.

[7] Určitě ne déle než dva nebo tři dny, pokud by kontrolu provedla pouze jedna osoba.