Štrasburk 19. června 2008

Vážený pane L.,

Dne 18. října 2007 jste evropskému veřejnému ochránci práv podal stížnost na Evropskou komisi týkající se jejího tvrzení vyjádřeného ve stanovisku k Vaší stížnosti 488/2007/PB, že určitý dokument, o který jste požádal, neexistuje. Vaše stížnost byla obsažena ve Vašich připomínkách k výše uvedenému stanovisku Komise.

Dne 17. ledna 2008 jsem předal stížnost předsedovi Komise. Komise zaslala své stanovisko dne 14. března 2008. Předala jsem Vám jej s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 28. března 2008.

Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny.

Stížnost

Stížnost se týkala tvrzení Evropské komise učiněného v souvislosti s vyřizováním žádosti o přístup Evropskou komisí, že určitý dokument neexistuje, a proto nemůže být přístup poskytnut.

Ve věci 488/2007/PB požádal stěžovatel podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (1) (dále jen „nařízení č. 1049/2001“) o přístup k řadě dokumentů v držení skupiny evropských regulačních orgánů (dále jen „ERG“), kterou zřídila Komise. Komise odepřela přístup k některým dokumentům. Ve svém dopise Komisi s žádostí o stanovisko ke stížnosti ji veřejný ochránce práv rovněž požádal, aby objasnila své rozhodnutí, zejména pokud jde o „zprávu ERG (06) 45 a“, k níž stěžovatel zaslal své sdělení ze dne 20. listopadu 2006. „Zpráva ERG (06) 45a“ nebyla v odpovědi Komise na potvrzující žádost stěžovatele podle nařízení č. 1049/2001 výslovně uvedena.

Ve svém stanovisku Komise uvedla, že pokud jde o „zprávu ERG (06) 45a“, dokumenty ERG zaevidované s písmenem „a“ jsou poznámkami shrnujícími obsah souvisejících dokumentů. Taková poznámka by měla být obvykle učiněna pro „zprávu ERG (06) 45“ a „zprávu ERG (06) 45b“. Žádná taková poznámka však nebyla vypracována, protože krátce před plenárním zasedáním skupiny ERG bylo rozhodnuto, že tyto zprávy nebudou projednány, a „[z] tohoto důvodu neexistuje žádný dokument s referenčním číslem ERG (06) 45a“.

Ve svých připomínkách ze dne 18. října 2007 ke stanovisku Komise k výše uvedené stížnosti stěžovatel informoval veřejného ochránce práv, že obdržel kopie údajně neexistující „zprávy ERG (06) 45a“. Stěžovatel vyjádřil znepokojení nad skutečností, že Komise ve svém stanovisku zjevně poskytla nepravdivé informace, a vyzval veřejnou ochránkyni práv, aby se touto záležitostí zabývala.

Stěžovatel uvedl, že z obsahu uvedeného dokumentu není zřejmé, proč neměl být zveřejněn, neboť dokument obsahoval pouze shrnutí „Zprávy ERG (06) 45b“ a připomínku, že nebylo naléhavě nutné jej zveřejnit.

Stěžovatel vyzval veřejného ochránce práv, aby se touto otázkou zabýval odděleně, neboť se týkala "základní spolupráce ["grundsätzliche Zusammenarbeit"] mezi veřejným ochráncem práv a orgány a institucemi Evropského společenství".

Dne 17. ledna 2008 zahájil veřejný ochránce práv toto šetření týkající se tohoto tvrzení: Komise poskytla veřejnému ochránci práv nepravdivé informace tím, že ve svém stanovisku ke stížnosti 488/2007/PB uvedla, že dokument „Zpráva ERG (06) 45 a“neexistuje.

Šetření

Stanovisko Komise

Ve svém stanovisku ke stížnosti Komise v podstatě připustila existenci tohoto dokumentu a uvedla několik poznámek týkajících se jejího původního závěru k této otázce (viz část rozhodnutí níže). Komise ke svému stanovisku připojila kopii uvedeného dokumentu.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatel ve svých připomínkách uvedl, že nemá žádné významné připomínky ke stanovisku Komise, ale poukázal na to, že jeho důvěra v Komisi nebyla jeho stanoviskem posílena (viz část rozhodnutí níže).

ROZHODNUTÍ

1 Tvrzení, že Komise poskytla veřejnému ochránci práv nepravdivé informace

1.1 Stěžovatel tvrdil, že Komise poskytla evropskému veřejnému ochránci práv nepravdivé informace, když ve svém stanovisku ke stížnosti 488/2007/PB uvedla, že dokument "Zpráva ERG (06) 45 a"(požadovaný stěžovatelem) neexistuje.

1.2 Komise ve svém stanovisku poskytla informace, které tvrzení stěžovatele v podstatě potvrdily. Komise v tomto ohledu uvedla několik bodů:

1. V návaznosti na poslední žádost stěžovatele o dokumenty bylo provedeno další posouzení dokumentů, které měla skupina ERG k dispozici. Toto vyhledávání potvrdilo, že "Zpráva ERG (06) 45a" existuje. Nakonec byla získána na internetových stránkách CIRCA (2).
2. Jak již bylo vysvětleno v odpovědi Komise veřejnému ochránci práv týkající se stížnosti 488/2007/PB, dokumenty zaevidované s písmenem „a“ jsou poznámky k podání. Tyto poznámky stručně shrnují otázky uvedené v souvisejících dokumentech a mají sloužit jako prostředek k předkládání dokumentů plenárním zasedáním skupiny ERG k projednání před jejich přijetím. V odpovědi na žádost veřejného ochránce práv o informace týkající se stížnosti 488/2007/PB se útvary Komise v dobré víře domnívaly, že i) nebylo vypracováno žádné oznámení o podání, neboť „zprávu ERG (06) 45“ je třeba považovat za bod „A“ bez rozpravy (3), a proto ii) tento dokument nemůže mít k dispozici.
3. Útvary Komise se nejprve pokusily získat dokument z místa, kde jsou tyto dokumenty obvykle uloženy, a to na omezenou dobu, než budou vymazány z důvodu prostorových omezení, tj. na osobních počítačích a elektronických nosičích určených k ukládání dokumentů týkajících se plenárního zasedání skupiny ERG. Nenahlédla na internetovou stránku CIRCA, která je spíše určena pro použití delegáty vnitrostátních regulačních orgánů.
4. Pokud jde o obsah předmětné poznámky k podání, útvary Komise potvrzují, že je ve své věcné části totožnou reprodukcí závěrů uvedených na straně 21 „zprávy ERG (06) 45“, kterou Komise předtím sdělila stěžovateli.

1.3 Stěžovatel ve svém vyjádření uvedl následující: Uvedl, že měl dojem, že Komise nebere svou povinnost spolupráce s evropským veřejným ochráncem práv příliš vážně. Nepovažoval za věrohodné, že Komise skutečně hledala údajně neexistující dokument. Poukázal na to, že je těžko představitelné, že "zpráva ERG (06) 45b" existovala, ale že dokument, který tomu logicky předcházel, tj. "zpráva ERG(06) 45a", neexistoval. Uvedl, že mohl pochopit například vysvětlení, že dokument byl považován za příliš nevýznamný, a proto byl vymazán. Vysvětlení, že dokument nebyl nikdy vytvořen, však neposílilo jeho důvěru v Komisi.

1.4 Veřejný ochránce práv konstatuje, že věcné prohlášení orgánu, že dokument neexistuje, s sebou nese (vyvratitelnou) domněnku pravdivosti (4). Tato domněnka se vztahuje na všechny subjekty, které mohou být zapojeny do žádostí o přístup k dokumentům, ať už se jedná o občany nebo jiné orgány Společenství. Pokud jde konkrétně o veřejného ochránce práv, domněnka pravdivosti je v první řadě založena na vysoké míře důvěry, která existuje mezi všemi orgány a veřejným ochráncem práv, pokud jde o uplatňování nařízení č. 1049/2001. Dále s sebou přináší výhodu procesní hospodárnosti - jak pro administrativu, tak pro veřejného ochránce práv - tím, že výrazně snižuje potřebu provádět kontroly dotčených správních spisů nebo dokumentů. Domněnka pravdivosti zároveň implikuje zvláště přísnou povinnost řádné péče k zajištění správnosti tvrzení o neexistenci dokumentu.

1.5 V projednávaném případě Komise plně uznala, že sporné skutkové tvrzení, které učinila, bylo nesprávné, to znamená, že údajně neexistující dokument skutečně existoval. Relevantní otázkou v tomto bodě šetření je tedy to, zda Komise dodržela výše uvedenou povinnost řádné péče.

1.6 Po pečlivém přezkoumání stanoviska Komise se veřejný ochránce práv nedomnívá, že mu byly poskytnuty informace nebo vysvětlení prokazující splnění výše uvedené povinnosti, a to z těchto důvodů:

Zaprvé, odstavec 1 stanoviska Komise uvádí, že její útvary nějakým způsobem vyvodily neexistenci dokumentu ze skutečnosti, že dokumenty zaevidované s písmenem „a“ jsou poznámkami k podání. Tyto poznámky stručně shrnují otázky uvedené v souvisejících dokumentech a jejich účelem je předložit dokumenty k projednání na plenárních zasedáních skupiny ERG před jejich přijetím. Zdá se, že výše uvedený závěr byl učiněn ve spojení se skutečností, že „dokument ERG (06) 45 je třeba považovat za bod „A“ bez rozpravy“. Komise však dostatečně nevysvětlila, proč by takový závěr byl obecně odůvodněn(5) a proč za zvláštních okolností projednávaného případu takový závěr v konečném důsledku neodrážel realitu.

Za druhé, odstavec 2 stanoviska Komise neposkytl jasné a přiměřené informace o příslušném vyhledávání provedeném jejími útvary. Odkazuje pouze obecně na blíže neurčené „místo“, kde jsou dokumenty uloženy po blíže neurčenou „omezenou dobu“ předtím, než jsou vymazány. Není jasné, zda má odkaz za cíl sdělit informaci, že útvary Komise, které dokument hledaly, tak učinily po uplynutí stanovené lhůty pro uchovávání dokumentů, a že z tohoto důvodu (samozřejmě) tento dokument nemohly nalézt. V návaznosti na to stanovisko opět odkazuje na internetovou stránku „CIRCA“ a uvádí, že je „spíše určena“ pro použití delegáty vnitrostátních regulačních orgánů. To mimo jiné neposkytuje žádné jasné a konkrétní informace o tom, zda nebylo rozumně očekáváno, že její služby budou rovněž vyhledávat na uvedených internetových stránkách "CIRCA".

Konečně je třeba uvést, že Komise uvedla, že dotčený dokument nikdy neexistoval, a nikoli že jej již neměla k dispozici nebo že její pokus získat jej ze svého počítačového systému (systémů) nebyl plodný.

1.7 Vzhledem k povaze výše zjištěného nesprávného úředního postupu veřejný ochránce práv poukazuje na to, že v souladu se zásadami řádné správy by bylo vhodné, aby se Komise stěžovateli omluvila. Komise se rozhodla tak neučinit, a veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá kritickou poznámkou.

2 Závěr

Na základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti je nezbytné učinit tuto kritickou poznámku:

Předpoklad pravdivosti faktického prohlášení administrativy, že určitý požadovaný dokument neexistuje, implikuje zvláště přísnou povinnost řádné péče k zajištění správnosti takových prohlášení. S ohledem na svá zjištění v bodě 1.6 výše se veřejný ochránce práv nedomnívá, že mu byly poskytnuty informace a vysvětlení, které by prokazovaly splnění této povinnosti v tomto případě. Relevantní chování Komise tedy zahrnuje nesprávný úřední postup.

Veřejná ochránkyně práv případ uzavírá.

O tomto rozhodnutí bude rovněž informován předseda Komise.

Upřímně,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Jak vyplývá z pořadu jednání (ERG (06) 35 Rev 1) 18. plenárního zasedání ERG ve dnech 5. a 6. října 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf) a ze zápisu z tohoto plenárního zasedání (ERG (06) 52).

(4) Viz věc T-311/00 British American Tobacco v. Komise, Sb. rozh. 2002, s. II-2781, bod 35.

(5) Je například zřejmě možné, že i) pro účely projednání příslušné otázky/návrhu dokumentu na plenárních zasedáních skupiny ERG je vypracována poznámka k podání, která je zaevidována s písmenem „a“, a ii) následně je přijato rozhodnutí tuto otázku/dokument nediskutovat.