Štrasburk 24. května 2006

Vážený pane K.,

Dne 27. dubna 2005 jste jménem společnosti Mermayde Consultancy podal stížnost k evropskému veřejnému ochránci práv. Vaše stížnost se týkala rozhodnutí Evropské komise získat zpět finanční prostředky poskytnuté na projekt v rámci pátého rámcového programu.

Dne 26. května 2005 jsem předal stížnost předsedovi Komise. Komise zaslala své stanovisko dne 4. října 2005. Předala jsem Vám jej s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 21. listopadu 2005.

Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny. Omlouvám se za čas potřebný k vyřízení Vaší stížnosti.

Stížnost

Podle stěžovatele, generálního ředitele a zástupce společnosti Mermayde jsou relevantními skutečnostmi v souhrnu následující skutečnosti.

Společnost Mermayde Consultancy (dále jen „Mermayde“) byla koordinátorem projektu TRAP-LRM, který byl financován Komisí v rámci pátého rámcového programu.

Dne 4. listopadu 2004 Komise zaslala společnosti Mermayde rozhodnutí o vrácení částky 52 589,23 eura, která byla na projekt poskytnuta. Komise vysvětlila, že některé náklady nebyly považovány za způsobilé, protože v rozporu s pravidly čtvrtého rámcového programu již nebyly zohledněny plné náklady vzniklé subdodavatelům.

Zdá se však, že během fáze vyjednávání o smlouvě a provádění projektu si zaměstnanci Komise nebyli vědomi změny pravidel v rámci pátého rámcového programu.

Podle čtvrtého rámcového programu, s nímž měla společnost Mermayde zkušenosti, Komise umožnila zohlednit celkové náklady subdodavatelů, i když byla požadována pouze část těchto nákladů. Při přípravě návrhu TRAP-LRM v rámci prvního kola pátého rámcového programu byly poskytnuty podrobnosti o rozpočtu pro každého partnera, v nichž byly uvedeny jak celkové náklady, tak částky, na které bude Komise požadovat financování.

Komise informovala společnost Mermayde, že návrh byl ponechán pro jednání o smlouvě. Komise neuvedla, že by byly plně způsobilé pouze náklady vzniklé partnerům, a nikoli subdodavatelům.

Během jednání o zakázce ani vědecký pracovník Komise, ani finanční úředník neinformovali společnost Mermayde o tom, že podle pátého rámcového programu představují způsobilé náklady pouze skutečné náklady vzniklé partnerům, a že společnosti Mermayde proto mohou s využitím struktury subdodávek vzniknout vážné ztráty. Komise měla společnost Mermayde varovat před možnými negativními dopady využívání subdodavatelů a měla jí poradit, aby namísto toho přeměnila předpokládané subdodavatele na partnery. Komise však žádné takové informace neposkytla a smlouva byla podepsána. V příloze I smlouvy byly uvedeny celkové zjištěné náklady, včetně nákladů subdodavatelů a příspěvku Komise. V příloze II však bylo uvedeno, že způsobilé jsou pouze skutečné náklady subdodavatelů, které vznikly koordinátorovi. Obě přílohy byly proto matoucí.

Projekt byl úspěšně proveden a Komise provedla konečnou platbu. Komise však následně provedla audit projektu a auditoři nesouhlasili s jeho finančními prostředky, protože celkové náklady nebyly ve výkazu nákladů uvedeny. Auditoři proto požádali společnost Mermayde o vrácení částky 52 589,23 eura. Společnost Mermayde uznala, že celkové skutečné náklady subdodavatelů nebyly ve výkazu nákladů uvedeny, ale informovala auditory, že bude možné poskytnout důkaz o celkových skutečných nákladech. Auditoři se nezmínili o tom, že by takový důkaz problém nevyřešil, jelikož dotčené náklady nevznikly dodavateli.

Na základě auditu zaslala Komise společnosti Mermayde dopis o navrácení podpory. Společnost Mermayde odpověděla Komisi a navrhla, aby shromáždila a předložila dokumenty prokazující celkové náklady vzniklé subdodavatelům. Komise s tím souhlasila a rovněž požádala společnost Mermayde o předložení nového výkazu nákladů. Komise opět nezmínila, že nelze zohlednit celkové náklady vynaložené subdodavateli.

Doklad o celkových nákladech vzniklých subdodavatelům byl shromážděn a zaslán Komisi. Namísto přijetí důkazu zaslala Komise další dopis o navrácení, v němž uvedla, že: „Podle smlouvy mohou být proplaceny pouze ty náklady, které mimo jiné vznikly během trvání projektu a které byly zaznamenány v účetnictví příslušných účastníků. To znamená, že ve vztahu k nákladům na subdodávky lze tyto náklady proplatit pouze (v sazbě stanovené ve smlouvě, zde 48,37 %) v rozsahu, v jakém vám subdodavatel předložil fakturu, kterou jste (plně) uhradili. Relevantní jsou vaše skutečné náklady. Srovnání (a související prohlášení) mezi „skutečnými náklady“ na subdodávky a jejich „skutečnými požadovanými částkami“ je proto irelevantní a „nové“ výkazy nákladů nejsou přijatelné.“

Stěžovatel tvrdil, že rozhodnutí Komise získat zpět částku 52 589,23 EUR poskytnutou projektu TRAP-LRM v rámci pátého rámcového programu bylo nespravedlivé.

Stěžovatel tvrdil, že smlouvu podepsal v dobré víře na základě svých zkušeností s pravidly použitelnými podle čtvrtého rámcového programu a že ho Komise měla informovat o nových pravidlech a možných negativních důsledcích využívání subdodavatelů.

Stěžovatel tvrdil, že Komise by měla vzít zpět své rozhodnutí o navrácení a vrátit zpět navrácenou částku ve výši 52 589,23 EUR koordinátorovi projektu, společnosti Mermayde.

Šetření

Stanovisko Komise

Komise ve svém stanovisku shrnula následující připomínky.

Souvislosti

V roce 2000 uzavřela společnost Mermayde, zastoupená stěžovatelem, Společné výzkumné středisko v Geelu (dále jen „JRC“) a Generální ředitelství Evropské komise pro výzkum smlouvu TRAP-LRM v rámci pátého rámcového programu. Smlouva předpokládala, že část prací bude provádět devět subdodavatelů, kteří byli uvedeni v příloze 1. Příloha 1 definovala jejich úlohu jako „SC“, tj. subdodavatele spojené s koordinátorem, společností Mermayde.

Podle článku 3 smlouvy činily celkové odhadované způsobilé náklady projektu 222 750 EUR a maximální příspěvek Společenství byl stanoven na 107 950 EUR. Rozpočtové prostředky přidělené hlavním dodavatelům (Mermayde a JRC) byly stanoveny v tabulce orientačního rozpisu odhadovaných způsobilých nákladů. Pro společnost Mermayde byla sazba finanční účasti Společenství stanovena na 48,37% přípustných nákladů.

Projekt byl zahájen dne 1. ledna 2001 a dne 15. března 2001 byla vyplacena záloha ve výši 43 160 EUR. První průběžná platba ve výši 39 726,21 eura byla provedena dne 23. září 2002. Finanční úředník Komise přijal všechny náklady předložené společností Mermayde na projekt (55 918,71 EUR) a odečetl 18 192,50 EUR, aby získal zpět část původní zálohy. Finanční úředník však nesprávně založil platbu na sazbě náhrady ve výši 100 %, a nikoli na smluvně stanovené sazbě ve výši 48,37 %.

V dubnu 2004 provedla Komise finanční audit smlouvy. Auditoři potvrdili způsobilost a odůvodnění v podstatě všech nákladů schválených finančním úředníkem, zejména všech nákladů na subdodávky předložených společností Mermayde. Došlo pouze k menší úpravě nákladů ve výši 4 860,84 EUR ve prospěch Komise na úrovni celkových nákladů. V důsledku auditu však muselo být vráceno 52 589,23 EUR. Částka 2 351,19 EUR byla výsledkem úpravy nákladů, zatímco společnost Mermayde musela vrátit 50 238,04 EUR v důsledku původního přeplatku se sazbou náhrady ve výši 100 % namísto 48,37 %.

K této výtce

Mezi čtvrtým a pátým rámcovým programem nedošlo k žádné změně, pokud jde o úlohu subdodavatelů a způsobilost nákladů na subdodávky. V rámci obou rámcových programů nebyli subdodavatelé sami dodavateli se smluvními vazbami na Komisi. Dodavatelé (koordinátoři a další dodavatelé) však mohli některé části své práce zadat subdodavatelům. Tyto náklady byly způsobilé v rozsahu, v jakém byly „účtovány na základě smlouvy“ v souladu se smluvními podmínkami (čl. 14 odst. 3 část C přílohy II smlouvy), a byly proto zhotoviteli proplaceny v sazbě náhrady stanovené ve smlouvě a použitelné na všechny náklady zhotovitele (v tomto případě ve výši 48,37 %).

Mezi přílohou I a přílohou II smlouvy nebyl žádný rozpor. Ačkoli bylo pravda, že příloha I používala pojem „partneři“, jasně označila všechny subjekty s výjimkou společnosti Mermayde a Společného výzkumného střediska jako dozorčí výbor, tj. subdodavatele. Kromě toho tabulka rozpisu nákladů uváděla jako účastníky projektu pouze tyto dva subjekty. Stěžovateli bylo proto z tabulky rozpisu nákladů zřejmé, že subdodavatelům uvedeným ve formuláři pro přípravu smlouvy nebyla svěřena úloha dodavatelů. To bylo potvrzeno v dopise stěžovatele ze dne 23. června 2000.

Stěžovatel měl rozsáhlé zkušenosti s projekty v rámci různých rámcových programů. Podílel se na deseti projektech v rámci čtvrtého rámcového programu, v jehož rámci narazil také na pravidla pro úhradu platná pro subdodavatele. Vzhledem k tomu, že se tato pravidla nezměnila ze čtvrtého na pátý rámcový program, musel je znát. Za těchto okolností nebyla zaměstnancům Komise zapojeným do jednání uložena žádná konkrétní povinnost informovat stěžovatele o možných finančních důsledcích ujednání.

Podle čtvrtého i pátého rámcového programu mohly být (celkové) náklady subdodavatelů (včetně jejich zisku) plně uznány jako způsobilé náklady hlavního dodavatele, který uzavřel subdodavatelskou smlouvu. Sazba náhrady, která se vztahovala na všechny náklady přisuzované dodavateli, však závisela na ujednání ve smlouvě s Komisí, tj. 35 % pro demonstrační činnosti, 50 % pro akce VTR nebo až 100 % v případě doprovodných opatření.

Stěžovatel uvedl, že „skutečné celkové náklady“ subdodavatelů nebyly ve výkazech nákladů uvedeny, ale že „bylo by možné poskytnout odůvodnění“. Prohlášení stěžovatele však neodráželo požadavky na způsobilost a úhradu nákladů na subdodávky podle smlouvy. Aby byly tyto náklady způsobilé, musely být zaznamenány v účetnictví dodavatele a kopie příslušných faktur subdodavatelů musely být přiloženy k výkazům nákladů (čl. 13 odst. 1 a čl. 14 odst. 3 všeobecných podmínek). To znamenalo, že dodavatel mohl požadovat náhradu nákladů na subdodávky pouze v případě, že od subdodavatele obdržel fakturu, zaplatil subdodavateli příslušnou částku a tuto částku zaúčtoval. Skutečná náhrada těchto nákladů ze strany Komise pak závisela na sazbě náhrady stanovené ve smlouvě, která v projednávaném případě činila 48,37 %. Z toho vyplývá, že v případě, že by subdodavatelé skutečně měli více nákladů a mohli vystavit vyšší faktury, musela by tyto faktury nejprve plně uhradit společnost Mermayde, aby byly způsobilé. Dotčené náklady pak mohly být proplaceny ve výši 48,37 %. Dotčená sazba náhrady skutečně znamenala, že společnost Mermayde musela nést 51,63 % všech způsobilých nákladů, včetně nákladů na subdodávky.

Komise nezměnila, jak tvrdí stěžovatel, svůj výklad smluvních důsledků pátého rámcového programu. Bylo však správné tvrdit, že během finančního auditu byla zjištěna chyba při zpracování plateb provedených na projekt, a sice že sazba náhrady pro společnost Mermayde měla činit 48,37 %, a nikoli 100 %. Tím byla vysvětlena výše inkasního příkazu. Při přijímání tohoto nápravného opatření jednala Komise plně v souladu se smluvními ustanoveními a závěry auditu. Komise vyjádřila politování nad chybou, která však byla stěžovateli s ohledem na smluvní ujednání jasná.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatel ve svém vyjádření shrnul následující poznámky:

Veřejný ochránce práv požádal Komisi, aby své stanovisko předložila do 15. září 2005. Stanovisko bylo vydáno dne 4. října 2005, což znamenalo, že Komise své stanovisko předložila s téměř třítýdenním zpožděním.

Stížnost nebyla Komisí podle jejího názoru správně shrnuta, neboť její skutečná podstata spočívala v tom, že Komise měla informovat společnost Mermayde o tom, že její subdodavatelé se měli stát dodavateli Komise, aby bylo zajištěno, že společnost Mermayde bude způsobilá nést náklady vynaložené subdodavateli.

Na základě zkušeností společnosti Mermayde s dřívějšími projekty prováděnými v rámci programu pro normy, měření a zkoušky byly subdodavatelským analytickým laboratořím, které vykonaly práci v hodnotě několika tisíc EUR, proplaceny až 100 % vykázaných nákladů. Společnost Mermayde mohla připustit, že nedošlo k žádné formální změně pravidel mezi čtvrtým a pátým rámcovým programem, pokud jde o úlohu subdodavatelů a způsobilost nákladů na subdodávky. Výklad těchto pravidel a jejich provádění se však mohly změnit.

Skutečností zůstává, že obě přílohy smlouvy byly matoucí a kontroverzní. V příloze I byli uvedeni všichni účastníci, včetně subdodavatelů (ačkoli všichni byli popsáni jako „partneři“), s celkovými zjištěnými náklady a požadovaným příspěvkem EU, zatímco v příloze II bylo uvedeno, že způsobilé jsou pouze skutečné náklady subdodavatelů vzniklé koordinátorovi. Otázkou tedy nebylo, zda byli subdodavatelé jako takoví správně popsáni. Problém spočíval v tom, že ve finanční tabulce byly u subdodavatelů zjištěny celkové náklady a požadované částky, a společnost Mermayde proto předpokládala, že požadované částky lze skutečně požadovat od Komise. Komise měla pravděpodobně pravdu v právním smyslu, když tvrdila, že způsobilými náklady bylo pouze 48,37 % z 50 % uvedených v tabulce, ale tato skutečnost byla jistě matoucí.

Mnoho let skutečně pracoval na projektech pro Komisi, a to i jako koordinátor. Do roku 1995 však byl zaměstnán v jiné organizaci a pracoval pouze jako odpovědný vědec, nikoli jako finanční úředník. Smlouva dotčená v tomto žalobním důvodu byla desátou smlouvou uzavřenou mezi Komisí a společností Mermayde. Ne všechny tyto smlouvy však byly stejné povahy. Pouze jedna z těchto smluv se týkala projektu podobného projektům prováděným v rámci čtvrtého rámcového programu. Tento projekt byl projektem VTR, zatímco tento projekt byl prvním projektem v rámci „akce doprovodných opatření“, jehož podmínky a pravidla se lišily od podmínek a pravidel platných pro smlouvy v oblasti VTR.

Při jednáních s auditory nebyl návrh na nalezení dodatečného odůvodnění celkových nákladů na subdodávky v rozporu. Komise však ignorovala skutečnost, že finančnímu úředníkovi byl zaslán dopis, v němž se naznačovalo, že společnost Mermayde shromáždí a předloží veškerou dokumentaci, která odůvodní celkové náklady subdodavatelů, na což finanční úředník společnosti Mermayde e-mailem ze dne 7. června 2004 doporučil zaslat navrhované odůvodnění spolu s novým výkazem nákladů. Bylo proto zřejmé, že finanční úředník plně nepochopil finanční důsledky, a stěžovatel proto vynaložil značné úsilí, aby shromáždil odůvodnění. Komise však nepovažovala předložená odůvodnění za relevantní.

ROZHODNUTÍ

1 Úvodní poznámka

1.1 Stěžovatel ve svém vyjádření poznamenal, že Komise zaslala své stanovisko s téměř třítýdenním zpožděním.

1.2 Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že Komise předložila své stanovisko se zpožděním. Vzhledem k tomu, že zpoždění bylo omezené, a s ohledem na skutečnost, že Komise ve svém průvodním dopise připojeném ke stanovisku vyjádřila politování nad zpožděním, k němuž došlo, však veřejná ochránkyně práv neshledává žádné důvody pro další pokračování v této záležitosti.

2 K údajně nespravedlivému rozhodnutí o navrácení

2.1 Stížnost se týká rozhodnutí Komise získat zpět finanční prostředky poskytnuté na projekt v rámci pátého rámcového programu, který koordinovala společnost Mermayde Consultancy ("Mermayde") .. Podle stěžovatele, který podal stížnost jménem společnosti Mermayde, požádala Komise o vrácení částky 52 589,23 EUR, protože některé náklady nebyly považovány za způsobilé vzhledem k tomu, že v rozporu s pravidly čtvrtého rámcového programu již nebyly zohledněny plné náklady vzniklé subdodavatelům. Podle čtvrtého rámcového programu, s nímž měla společnost Mermayde zkušenosti, Komise umožnila zohlednit celkové náklady vzniklé subdodavatelům, i když byla požadována pouze část těchto nákladů. Při přípravě návrhu v rámci prvního kola pátého rámcového programu byly poskytnuty podrobnosti o rozpočtu pro každého partnera, v nichž byly uvedeny jak celkové náklady, tak částky, na které bude Komise požadovat financování. Komise informovala společnost Mermayde, že návrh byl ponechán pro jednání o smlouvě, ale neuvedla, že plně způsobilé budou pouze náklady vzniklé partnerům, a nikoli subdodavatelům. V příloze I smlouvy byly uvedeny celkové zjištěné náklady, včetně nákladů subdodavatelů, a příspěvek Komise. Příloha II však uváděla, že způsobilé jsou pouze skutečné náklady subdodavatelů, které vznikly koordinátorovi. Obě přílohy byly proto matoucí.

2.2 Stěžovatel dále vysvětlil, že po úspěšném dokončení projektu provedla Komise audit a auditoři nesouhlasili s financováním projektu, protože celkové náklady nebyly uvedeny ve výkazu nákladů. Auditoři proto požádali společnost Mermayde o vrácení částky 52 589,23 eura. Společnost Mermayde uznala, že celkové skutečné náklady subdodavatelů nebyly ve výkazu nákladů uvedeny, ale informovala auditory, že bude možné poskytnout důkaz o celkových skutečných nákladech. Auditoři se nezmínili o tom, že by takový důkaz nevyřešil otázku úhrady, jelikož dotčené náklady nevznikly zhotoviteli. Doklad o celkových nákladech vzniklých subdodavatelům byl shromážděn a zaslán Komisi. Namísto přijetí důkazu zaslala Komise další dopis o navrácení, v němž uvedla, že: „Podle smlouvy mohou být proplaceny pouze ty náklady, které mimo jiné vznikly během trvání projektu a které byly zaznamenány v účetnictví příslušných účastníků. To znamená, že ve vztahu k nákladům na subdodávky lze tyto náklady proplatit pouze (v sazbě stanovené ve smlouvě, zde 48,37 %) v rozsahu, v jakém vám subdodavatel předložil fakturu, kterou jste (plně) uhradili. Relevantní jsou vaše skutečné náklady. Srovnání (a související prohlášení) mezi „skutečnými náklady“ na subdodávky a jejich „skutečnými požadovanými částkami“ je proto irelevantní a „nové“ výkazy nákladů nejsou přijatelné.“

Stěžovatel tvrdil, že rozhodnutí Komise získat zpět částku 52 589,23 EUR poskytnutou projektu TRAP-LRM v rámci pátého rámcového programu bylo nespravedlivé.

Stěžovatel tvrdil, že smlouvu podepsal v dobré víře na základě svých zkušeností s pravidly použitelnými podle čtvrtého rámcového programu a že ho Komise měla informovat o nových pravidlech a možných negativních důsledcích využívání subdodavatelů.

2.3 Podle Komise byla v rámci pátého rámcového programu podepsána smlouva se společností Mermayde, zastoupenou stěžovatelem, a Společným výzkumným střediskem Geel (dále jen "JRC"), která předpokládala, že část prací bude provádět devět subdodavatelů, kteří byli uvedeni v příloze 1. Podle článku 3 smlouvy činily celkové odhadované způsobilé náklady projektu 222 750 EUR a maximální příspěvek Společenství byl stanoven na 107 950 EUR. Rozpočtové prostředky přidělené hlavním dodavatelům (Mermayde a JRC) byly stanoveny v tabulce orientačního rozpisu odhadovaných způsobilých nákladů. Pro společnost Mermayde byla sazba finanční účasti Společenství stanovena na 48,37% přípustných nákladů. Finanční úředník Komise schválil všechny náklady předložené společností Mermayde na projekt (55 918,71 EUR) a odečetl 18 192,50 EUR, aby získal zpět část původní zálohy. Finanční úředník však nesprávně založil platbu na sazbě náhrady ve výši 100 %, a nikoli na smluvně stanovené sazbě ve výši 48,37 %. V dubnu 2004 provedla Komise finanční audit smlouvy. Auditoři potvrdili způsobilost a odůvodnění v podstatě všech nákladů schválených finančním úředníkem, zejména všech nákladů na subdodávky předložených společností Mermayde. Došlo pouze k menší úpravě nákladů ve výši 4 860,84 EUR ve prospěch Komise na úrovni celkových nákladů. V důsledku auditu však muselo být vráceno 52 589,23 EUR. Částka 2 351,19 EUR byla výsledkem úpravy nákladů, zatímco společnost Mermayde musela vrátit 50 238,04 EUR v důsledku původního přeplatku se sazbou náhrady ve výši 100 % namísto 48,37 %.

2.4 Komise dále tvrdila, že mezi čtvrtým a pátým rámcovým programem nedošlo k žádné změně, pokud jde o úlohu subdodavatelů a způsobilost nákladů na subdodávky. V rámci obou rámcových programů nebyli subdodavatelé sami dodavateli se smluvními vazbami na Komisi. Dodavatelé (koordinátoři a další dodavatelé) však mohli některé části své práce zadat subdodavatelům. Tyto náklady byly způsobilé v rozsahu, v jakém byly „účtovány na základě smlouvy“ v souladu se smluvními podmínkami (čl. 14 odst. 3 část C přílohy II smlouvy), a byly proto zhotoviteli proplaceny v sazbě náhrady stanovené ve smlouvě a použitelné na všechny náklady zhotovitele (v tomto případě ve výši 48,37 %). Mezi přílohou I a přílohou II smlouvy nebyl žádný rozpor. Ačkoli bylo pravda, že příloha I používala pojem „partneři“, jasně označila všechny subjekty s výjimkou společnosti Mermayde a Společného výzkumného střediska jako „SC“, tj. subdodavatele. Kromě toho tabulka rozpisu nákladů uváděla jako účastníky projektu pouze tyto dva subjekty. Stěžovateli bylo proto z tabulky rozpisu nákladů zřejmé, že subdodavatelům uvedeným ve formuláři pro přípravu smlouvy nebyla svěřena úloha dodavatelů.

2.5 Komise připomněla, že stěžovatel uvedl, že "skutečné celkové náklady" subdodavatelů nebyly uvedeny ve výkazech nákladů, ale že "by bylo možné poskytnout odůvodnění". Komise však tvrdila, že prohlášení stěžovatele neodráží požadavky na způsobilost a úhradu nákladů na subdodávky podle smlouvy. Aby byly tyto náklady způsobilé, musely být zaznamenány v účetnictví dodavatele a kopie příslušných faktur subdodavatelů musely být přiloženy k výkazům nákladů (čl. 13 odst. 1 a čl. 14 odst. 3 všeobecných podmínek). To znamenalo, že dodavatel mohl požadovat náhradu nákladů na subdodávky pouze v případě, že od subdodavatele obdržel fakturu, zaplatil subdodavateli příslušnou částku a tuto částku zaúčtoval. Skutečná náhrada těchto nákladů ze strany Komise pak závisela na sazbě náhrady stanovené ve smlouvě, která v projednávaném případě činila 48,37 %. Z toho vyplývá, že pokud by subdodavatelé skutečně měli více nákladů a mohli vystavit vyšší faktury, musely by být tyto faktury nejprve plně uhrazeny společností Mermayde, aby byly způsobilé. Dotčené náklady pak mohly být proplaceny ve výši 48,37 %. Tato sazba náhrady skutečně znamenala, že společnost Mermayde musela nést 51,63 % všech způsobilých nákladů, včetně nákladů na subdodávky. Komise nezměnila, jak tvrdí stěžovatel, svůj výklad smluvních důsledků pátého rámcového programu. Bylo však správné tvrdit, že během finančního auditu byla zjištěna chyba při zpracování plateb provedených na projekt, a sice že sazba náhrady pro společnost Mermayde měla činit 48,37 %, a nikoli 100 %. Tím byla vysvětlena výše inkasního příkazu.

2.6 Stěžovatel ve svém vyjádření tvrdil, že stížnost nebyla Komisí ve svém stanovisku správně shrnuta, neboť skutečná podstata jeho stížnosti spočívala v tom, že Komise měla informovat společnost Mermayde, že její subdodavatelé se měli stát dodavateli Komise, aby bylo zajištěno, že společnost Mermayde bude způsobilá pro náklady vzniklé subdodavatelům. Společnost Mermayde však mohla připustit, že nedošlo k žádné formální změně pravidel mezi čtvrtým a pátým rámcovým programem, pokud jde o úlohu subdodavatelů a způsobilost nákladů na subdodávky. Dodal, že výklad těchto pravidel a jejich provádění se mohlo změnit. Problém spočíval v tom, že ve finanční tabulce byly pro subdodavatele určeny celkové náklady a požadované částky, a společnost Mermayde proto předpokládala, že příslušné částky lze skutečně požadovat od Komise. Komise měla pravděpodobně pravdu v právním smyslu, když tvrdila, že způsobilými náklady bylo pouze 48,37 % z 50 % uvedených v tabulce, ale tato skutečnost byla jistě matoucí. Při jednáních s auditory nebyl návrh na nalezení dodatečného odůvodnění celkových nákladů na subdodávky v rozporu. Komise však ignorovala skutečnost, že finančnímu úředníkovi byl zaslán dopis, v němž se naznačovalo, že společnost Mermayde shromáždí a předloží veškerou dokumentaci, která by odůvodňovala celkové náklady subdodavatelů, na což finanční úředník společnosti Mermayde doporučil zaslat navrhované odůvodnění spolu s novým výkazem nákladů. Bylo proto zřejmé, že finanční úředník plně nepochopil finanční důsledky, a stěžovatel proto vynaložil značné úsilí, aby shromáždil odůvodnění. Komise však nepovažovala poskytnutá odůvodnění za relevantní.

2.7 Veřejný ochránce práv bere na vědomí následující skutečnosti z korespondence mezi stěžovatelem a Komisí, jejíž kopie předložil stěžovatel na podporu své stížnosti. Dne 1. června 2004 zaslal stěžovatel Komisi dopis, v němž mimo jiné uvedl, že: „Jak bude zřejmé z původního návrhu a smlouvy s Komisí, požadovaná částka skutečně činila 48,37 % celkových nákladů. (...) V těchto subdodavatelských smlouvách byly definovány práce a maximální finanční příspěvek, který by mohly společnosti Mermayde fakturovat. (...) Společnost Mermayde nezahrnula skutečné celkové náklady do příslušných výkazů nákladů. (...) Jakmile budu mít k dispozici všechny důkazy o celkových nákladech, mohu v případě potřeby vypracovat revidované výkazy nákladů za celé období projektu, které prokáží, že požadovaná částka nepřekračuje smluvní 48,37 % celkových nákladů." (1) Dopisem ze dne 17. června 2004 předložil stěžovatel Komisi nové výkazy nákladů, v nichž vysvětlil, že: „Pouze rozdílem jsou celkové skutečné náklady vzniklé subdodavatelům. Požadovaná částka je totožná s dříve požadovanou částkou. Požadovaný procentní podíl je tak nižší než 48,37 % uvedených ve smlouvě „(2).

2.8 Z výše uvedeného vyplývá, že společnost Mermayde pověřila své subdodavatele, aby jí fakturovali pouze 48,37 % jejich celkových nákladů, a že společnost Mermayde vykázala Komisi pouze 48,37 % celkových nákladů projektu. To je dále potvrzeno následujícími skutečnostmi. Celkové odhadované náklady na projekt činily 222 750 EUR (3), zatímco celkové schválené náklady na projekt činily 97 303,97 EUR (4), tj. 43,68 % celkových odhadovaných nákladů. Podle Komise byly v podstatě všechny náklady předložené společností Mermayde přijaty. Pokud skutečné náklady projektu nebyly mnohem nižší, než se očekávalo, naznačuje to, že společnost Mermayde vykázala pouze méně než 50 % skutečných nákladů.

2.9 Veřejný ochránce práv považuje za nespornou skutečnost, že finanční příspěvek Společenství na projekt byl stanoven na 48,37% celkových nákladů projektu do maximální výše 107 950 EUR. Otázkou však zůstává, jak měly být náklady vykázány, aby mohly být financovány. Na základě výše uvedených bodů 2.7 a 2.8 se zdá, že stěžovatel je toho názoru, že 48,37 % celkových nákladů projektu mělo být vykázáno a poté mělo být financováno. Na druhé straně se zdá, že Komise je toho názoru, že měly být vykázány celkové náklady projektu, z nichž 48,37 % by pak obdrželo finanční prostředky.

2.10 Veřejný ochránce práv v této souvislosti připomíná, že článek 3 smlouvy stanoví, že "celkové odhadované způsobilé náklady projektu činí 222 750 EUR" a že "Společenství financuje způsobilé náklady projektu (...) do maximální výše 107 950 EUR". Veřejný ochránce práv chápe tento článek tak, že finanční prostředky Společenství byly poskytnuty na základě způsobilých nákladů projektu. Veřejný ochránce práv se dále domnívá, že aby Komise mohla určit způsobilé náklady projektu, musely být vykázány všechny náklady. Komise by pak v tomto případě poskytla finanční prostředky na 48,37 % nákladů, které prohlásila za způsobilé. Stanovisko Komise, že náklady projektu měly být vykázány v plné výši, se proto jeví jako přiměřené.

2.11 Veřejný ochránce práv dále připomíná, že článek 16 přílohy II smlouvy stanoví, že „způsobilé náklady se proplácejí, pokud je hlavní dodavatel odůvodní“. V projednávané věci se jeví jako nesporné, že společnost Mermayde byla hlavním dodavatelem. Jelikož se zdá, že společnost Mermayde poskytla odůvodnění pouze pro méně než 50 % celkových nákladů, jeví se jako přiměřené, aby Komise poskytla financování pouze pro 48,37 % těchto odůvodněných nákladů.

2.12 Veřejný ochránce práv však bere na vědomí argument stěžovatele, že finanční úředník mu poradil, aby zaslal odůvodnění celkových nákladů na subdodávky, ale že Komise nakonec nepovažovala odůvodnění za relevantní. Veřejný ochránce práv v této souvislosti připomíná, že článek 13 přílohy II smlouvy stanoví, že způsobilé náklady se „stanoví v souladu s účetní zásadou vycházející z historických nákladů a obvyklých vnitřních pravidel hlavního dodavatele“ a „zaúčtují se“. Zdá se tedy, že aby byly náklady způsobilé, musely být zaznamenány v účetnictví hlavního dodavatele (v tomto případě společnosti Mermayde). V čl. 14 odst. 3 téže přílohy se stanoví, že k zakázce mohou být připsány subdodávky, pokud jsou „kopie příslušných faktur ověřené dotčenými hlavními dodavateli připojeny k odpovídajícím výkazům nákladů“, což dále naznačuje, že náklady na subdodávky musely být fakturovány hlavnímu dodavateli, tj. zaznamenány v účetnictví hlavního dodavatele. Zdá se tedy, že Komise jednala v souladu se smlouvou, když měla za to, že pro financování ve výši 48,37 % byly způsobilé pouze náklady subdodavatelů, které skutečně nesl hlavní dodavatel, tj. společnost Mermayde. Veřejný ochránce práv nenalezl v korespondenci mezi stěžovatelem a finančním úředníkem Komise nic, co by naznačovalo, že finanční úředník Komise doporučil společnosti Mermayde předložit důkazy o nákladech subdodavatelů, které společnost Mermayde nenesla, zejména proto, že v e-mailu ze dne 7. června 2004 (5) odkazuje na "podklady a faktury"(6).

2.13 Podle názoru veřejného ochránce práv se z výše uvedeného zdá, že stěžovatel špatně pochopil fungování dotyčného režimu financování Společenství a způsob, jakým měly být náklady vykázány. Otázkou tedy zůstává, zda v přípravách na podpis smlouvy bylo něco, co mělo Komisi přimět k podezření, že došlo k nedorozumění, a přimět ji k objasnění smlouvy pro stěžovatele.

2.14 Veřejný ochránce práv v této souvislosti připomíná, že stěžovatel se domníval, že obě přílohy smlouvy jsou matoucí, zejména proto, že finanční tabulka v příloze I uvádí celkové náklady a požadované částky pro subdodavatele, zatímco příloha II uvádí, že způsobilé jsou pouze skutečné náklady subdodavatelů vynaložené koordinátorem. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že v příslušné finanční tabulce byli uvedeni subdodavatelé spolu s jejich příslušnými celkovými náklady a „příspěvkem EU“, které se pohybovaly od 0 do 100 % celkových nákladů. Je pravda, že při individuálním pohledu na subdodavatele není finanční tabulka slučitelná s názorem Komise na to, jak by měly být náklady vykázány, aby mohly být financovány, jelikož náklady konkrétního subdodavatele, posuzované samostatně, nemohly být financovány Společenstvím ve výši 100 %. Po vyfakturování společnosti Mermayde by Společenství financovalo pouze 48,37 % fakturovaných nákladů subdodavatele. Veřejná ochránkyně práv se však nedomnívá, že dotyčná finanční tabulka poskytla dostatečné důvody k tomu, aby se Komise stala podezřelou ohledně toho, jak stěžovatel režim financování chápe, neboť celková výše uvedeného „příspěvku EU“ byla stanovena na 107 950 EUR, což je zcela v souladu s článkem 3 smlouvy. Veřejná ochránkyně práv nezjistila žádný jiný důvod, proč by Komise měla mít podezření, že stěžovatel režim financování nepochopil správně.

2.15 Pokud jde o argument stěžovatele ve stížnosti, že ho Komise měla informovat o nových pravidlech pátého rámcového programu a o možných negativních důsledcích využívání subdodavatelů, veřejný ochránce práv konstatuje, že stěžovatel ve svém vyjádření uznal, že pravidla se pravděpodobně mezi čtvrtým a pátým rámcovým programem nezměnila, pokud jde o způsobilost nákladů na subdodávky, ale že výklad pravidel mohl mít. Veřejná ochránkyně práv však nenalezla žádné důkazy, které by naznačovaly, že Komise ve čtvrtém rámcovém programu vyložila pravidla tak, že poskytla finanční prostředky na náklady jiných subjektů než hlavních dodavatelů, které tito dodavatelé nepřevzali prostřednictvím fakturace. Veřejná ochránkyně práv dále konstatuje, že „negativním důsledkům“ využívání subdodavatelů by bylo možné zabránit tím, že by tito subdodavatelé fakturovali své plné náklady společnosti Mermayde, která by pak na základě těchto plných nákladů obdržela finanční prostředky. Veřejný ochránce práv proto neshledává v souvislosti s touto otázkou žádnou informační povinnost.

2.16 Veřejná ochránkyně práv rozhodně považuje za nešťastnou skutečnost, že stěžovatel zřejmě špatně pochopil režim financování Komise. S ohledem na výše uvedené však neshledává žádný nesprávný úřední postup Komise v této věci.

2.17 Bez ohledu na výše uvedené veřejný ochránce práv konstatuje, že Komise ve svém druhém dopise o zpětném získání ze dne 4. listopadu 2004 vysvětlila význam nákladů, které byly "zaúčtovány" ve vztahu k nákladům na subdodávky, a uvedla, že tyto náklady mohou být proplaceny pouze ve výši stanovené ve smlouvě (v tomto případě 48,37 %), pokud subdodavatel předložil dodavateli fakturu, kterou dodavatel plně uhradil. Veřejný ochránce práv se domnívá, že by bylo užitečné, aby se předešlo možným budoucím nedorozuměním, pokud jde o financování nákladů na subdodávky, kdyby Komise mohla podniknout kroky ke zlepšení jasnosti smluv poskytujících financování Společenství tím, že explicitně vysvětlí podmínky, které musí být splněny, aby mohly být tyto náklady zváženy. Veřejný ochránce práv učiní v tomto ohledu další poznámku.

3 Tvrzení stěžovatele

3.1 Stěžovatel tvrdil, že Komise by měla vzít zpět své rozhodnutí o navrácení a vrátit zpět navrácenou částku ve výši 52 589,23 EUR koordinátorovi projektu, společnosti Mermayde.

3.2 Komise tvrdila, že během auditu projektu provedeného Komisí v dubnu 2004 auditoři potvrdili způsobilost a zdůvodnění v podstatě všech nákladů schválených finančním úředníkem, zejména všech nákladů na subdodávky předložených společností Mermayde. Došlo pouze k menší úpravě nákladů ve výši 4 860,84 EUR ve prospěch Komise na úrovni celkových nákladů. V důsledku auditu však muselo být vráceno 52 589,23 EUR. Částka 2 351,19 EUR byla výsledkem úpravy nákladů, zatímco společnost Mermayde musela vrátit 50 238,04 EUR v důsledku počátečního přeplatku ve výši 100 % namísto 48,37 %. Finanční úředník nesprávně založil platbu na sazbě náhrady ve výši 100 %, a nikoli na smluvně stanovené sazbě ve výši 48,37 %. Při přijímání nápravných opatření a žádosti o vrácení přeplatku jednala Komise plně v souladu se smluvními ustanoveními a závěry auditu. Komise vyjádřila politování nad chybou, která však byla stěžovateli s ohledem na smluvní ujednání jasná.

3.3 Veřejný ochránce práv považuje v projednávané věci za nespornou skutečnost, že sazba náhrady měla činit 48,37 %. Z bodu 3.2 výše dále vyplývá, že Komise podle všeho správně vypočítala způsobilé náklady, což znamená, že skutečně došlo k chybnému přeplatku. Tento přeplatek se bohužel zřejmě časově shodoval s nepochopením výpočtu způsobilých nákladů ze strany stěžovatele, a proto si chyby nevšiml. Na základě zjištění veřejného ochránce práv, že nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu podle bodu 3.2 výše, se však rozhodnutí Komise o navrácení zdá být přiměřené, a tvrzení stěžovatele proto nelze přijmout.

4 Závěr

Na základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti se zdá, že ze strany Komise nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu. Veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá.

O tomto rozhodnutí bude rovněž informován předseda Komise.

DALŠÍ POZNÁMKA

Veřejný ochránce práv se domnívá, že by bylo užitečné, aby se předešlo možným budoucím nedorozuměním, pokud jde o financování nákladů na subdodávky, kdyby Komise mohla podniknout kroky ke zlepšení jasnosti smluv poskytujících financování Společenství tím, že explicitně vysvětlí podmínky, které musí být splněny, aby mohly být tyto náklady zváženy.

Upřímně,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zdůrazňuje to veřejný ochránce práv.

(2) Zdůrazňuje to veřejný ochránce práv.

(3) Článek 3 smlouvy, jehož kopii předložil stěžovatel se svou stížností.

(4) Souhrnný finanční přehled přiložený k dopisu Komise společnosti Mermayde ze dne 11. května 2004, jehož kopie předložil stěžovatel spolu se svou stížností.

(5) jehož kopii předložil stěžovatel spolu se svou stížností.

(6) Zdůrazňuje to veřejný ochránce práv.