Souvislosti stížnosti

1. Stěžovatel, nadace působící v oblasti pomoci při volbách, podala žádost v rámci výzvy k předkládání návrhů na financování projektu na podporu celoafrických volebních kapacit ze strany EU.[1] Výzvu řídila delegace Evropské unie při Africké unii pod vedením Evropské komise jakožto „zadavatele“. Výzva k předkládání návrhů byla rozdělena do dvou částí. Stěžovatel požádal o položku č. 1.

2. V rámci procesu podávání žádostí předložil stěžovatel koncepční dokument, v němž požádal o financování z prostředků EU ve výši 90 % způsobilých nákladů.[2] Žádost stěžovatele byla předběžně vybrána a byla vyzvána k předložení úplné žádosti. V úplné žádosti žadatel požádal o finanční prostředky EU ve výši 95 % způsobilých nákladů.

3. Komise žádost stěžovatele zamítla, protože již nesplňuje všechna kritéria výzvy k předkládání návrhů, zejména proto, že procentní podíl požadovaných finančních prostředků EU přesahoval prahovou hodnotu 90 %. 

4. Dne 29. července 2023 stěžovatel požádal delegaci, aby toto rozhodnutí znovu zvážila. Tvrdila, že se jedná o typografickou chybu, která byla způsobena přípravou několika žádostí o financování z prostředků EU současně. Měla za to, že delegace měla místo zamítnutí své žádosti požádat o vysvětlení. Stěžovatel rovněž vyjádřil s delegací obavy ohledně možného střetu zájmů v souvislosti s částí 2 výzvy. Tvrdila, že odborník, který se podílel na vývoji projektu financovaného v rámci této výzvy, pracuje pro subjekt, který požádal o položku 2.

5. Dne 2. srpna 2023 delegace odpověděla. Trval na svém stanovisku k zamítnutí žádosti stěžovatele. Uvedla, že stěžovatel měl obdržet varovnou zprávu o on-line systému pro podávání žádostí, když poskytl informace, které nebyly v souladu s pokyny k výzvě. Pokud jde o tvrzení stěžovatele o možném střetu zájmů v souvislosti s částí 2, delegace vysvětlila, že výzvu vypracovali interně projektoví manažeři delegace a že nezjistila žádný střet zájmů.

6. Stěžovatel nebyl s odpovědí delegace spokojen a v září 2023 se obrátil na veřejnou ochránkyni práv.

Šetření

7. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření týkající se rozhodnutí delegace zamítnout žádost stěžovatele a způsobu, jakým řešila obavy stěžovatele ohledně možného střetu zájmů v souvislosti s částí 2.

8. V průběhu šetření veřejný ochránce práv nahlédl do spisu k dané věci. Delegace rovněž poskytla vysvětlení v odpovědi na otázky veřejné ochránkyně práv. Odpověď byla sdělena stěžovateli, který předložil připomínky.

9. Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv se následně setkal se zástupci Komise a delegace, aby získal další vysvětlení k oběma aspektům stížnosti. Veřejná ochránkyně práv sdílela zprávu ze schůzky se stěžovatelem a stěžovatel se ke zprávě vyjádřil.

K zamítnutí žádosti stěžovatele

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

Komise

10. Komise objasnila důvody zamítnutí žádosti. Vysvětlila, že pokyny pro žadatele o grant, které jsou součástí dokumentů k výzvě, stanoví, že žadatelé mohou požádat o grant EU v maximální výši 90 % způsobilých nákladů.[3] Dokumenty k výzvě obsahovaly „kontrolní seznam pro sebeporadenství“ připojený k pokynům, v němž byli žadatelé vyzváni, aby před podáním žádosti ověřili, zda splňují všechna kritéria výzvy, včetně zajištění toho, aby procentní podíl požadovaného příspěvku EU nepřekročil maximální prahovou hodnotu.[4] Ve výzvě bylo uvedeno, že „jakákoli chyba týkající se bodů uvedených v kontrolním seznamu [...] nebo jakákoli závažná nesrovnalost v úplné žádosti (např. pokud jsou částky v rozpočtových pracovních listech nekonzistentní) může vést k zamítnutí žádosti“.

11. V tomto případě delegace žádost stěžovatele zamítla, protože nesplnila jeden z bodů uvedených v kontrolním seznamu, a sice že požádala o částku financování EU, která překročila maximální procentní podíl povolený v rámci výzvy.

12. Komise uvedla, že v rámci výzvy má možnost požádat o vysvětlení, „pokud jsou poskytnuté informace nejasné“. To je v souladu s finančním nařízením [5], které umožňuje opravu zjevných administrativních chyb v dokumentaci k žádosti, aby se zabránilo zamítnutí žádostí dobré kvality z čistě formálních důvodů.[6] Finanční nařízení sice neobsahuje definici toho, co podle interních pokynů Komise představuje zjevnou administrativní chybu, ale tyto chyby zahrnují chyby ve výpočtu rozpočtu nebo zjevné nepochopení formuláře žádosti. Je na Komisi, aby případ od případu určila, které okolnosti mohou představovat zjevnou administrativní chybu. Komise má poté diskreční pravomoc rozhodnout, zda je na základě konkrétní situace odůvodněné opravit chybu, což je možnost, a nikoli povinnost podle finančního nařízení.

13. V tomto případě se Komise domnívala, že není odůvodněné požádat stěžovatele o vysvětlení nebo opravit chybu, protože chyba stěžovatele nebyla zjevnou administrativní chybou. Komise měla za to, že stěžovatel „důsledně a vědomě“použil 95 % (a nikoli 90 %) jako procentní podíl financování EU v rozpočtu připojeném k úplné žádosti. Konstatovala, že navržení 5% spoluúčasti se jeví jako standardní politika stěžovatele, jak je uvedeno v dopise delegaci ze dne 29. července 2023, a je tedy vědomou volbou stěžovatele.

14. Kromě toho Komise tvrdila, že chyba nebyla jednoduchou a snadno rozpoznatelnou chybou, přičemž jeden údaj byl použit nesprávně, chybný výpočet, nesrovnalost v rozpočtovém výkazu nebo chyba naznačující, že stěžovatel nesprávně pochopil podmínky výzvy. Stěžovatel vypočítal celý rozpočtový přehled vynásobením odhadovaných způsobilých nákladů požadovaným procentním podílem financování EU. Komise proto tvrdila, že vzhledem k tomu, že chyba stěžovatele nebyla „formálním nedostatkem, ale podstatnou odchylkou od podmínek výzvy“, její oprava by vedla k porušení rovného zacházení s žadateli.

15. Komise rovněž tvrdila, že v souladu s judikaturou EU [7] se zjevná administrativní chyba nemůže týkat informací, které jsou nezbytné k tomu, aby žádost nebyla zamítnuta, jak se stalo v tomto případě. Komise zejména uvedla, že z dokumentů k výzvě jasně vyplývá, že důvodem pro zamítnutí žádosti jsou návrhy obsahující žádosti o vyšší procentní podíl financování EU, než je povolená maximální částka.

16. Kromě toho Komise uvedla, že před podáním žádosti měl stěžovatel obdržet varovné sdělení o chybě v on-line systému pro podávání žádostí. Na základě následné simulace pomocí on-line systému pro podávání žádostí Komise uvedla, že se objevila následující zpráva: „Důležité informace (nikoli blokování) Požadovaný příspěvek EU jako % celkových způsobilých nákladů viz oddíl 1.3 pokynů pro procentní podíl (procenta) povolený (povolená) v rámci výzvy (nebo části)“.

Stěžovatel

17. Stěžovatel tvrdil, že postoj Komise je zjevně nepřiměřený. Tvrdila, že vzniklá chyba byla zjevnou administrativní chybou a že Komise si od ní měla vyžádat vysvětlení, a žádost nezamítla.

18. Stěžovatel tvrdil, že se této chyby úmyslně nedopustil, neboť předložil úplnou žádost s cílem, aby byla vybrána. V koncepčním dokumentu požadovala správné procento finančních prostředků EU. V dopise zaslaném delegaci skutečně objasnila, jak se dopustila této chyby. Důvodem byla změna standardního procenta financování EU z 95 % na 90 %. Stěžovatel tvrdil, že dopis zaslaný delegaci, v němž byla tato chyba vysvětlena, nemůže přiměřeně představovat důkaz o tom, že ve své žádosti záměrně změnil procentní podíl.

19. Stěžovatel dále uvedl, že pojem zjevná administrativní chyba se neomezuje na „omluvitelné chyby“, které se týkají situací vyplývajících z nejednoznačnosti nebo nejasných pokynů v dokumentaci výzvy. Týká se rovněž administrativních chyb, jako jsou případy, kdy existuje jasný a zjevný nesoulad mezi procentním podílem uvedeným ve dvou různých fázích výběrového řízení, jako je tomu v tomto případě. 

20. Stěžovatel se proto domníval, že rozhodnutí Komise o jeho vyloučení z řízení bylo nepřiměřené a v rozporu se zásadou řádného finančního řízení. Stěžovatel tvrdil, že Komise měla požádat o vysvětlení, což by nezměnilo její žádost ani jí neposkytlo žádnou výhodu, neboť maximální výše financování EU se vztahovala stejným způsobem na všechny žadatele.

21. Pokud jde o varovné sdělení, stěžovatel tvrdil, že Komise neposkytla žádný důkaz o tom, že se takové sdělení v době podání žádosti objevilo. Komise se opřela pouze o následnou simulaci, a nikoli o konkrétní důkazy z doby, kdy formulář žádosti použila. Kromě toho, i kdyby se takové sdělení objevilo, Komise nevysvětlila, proč nezavedla účinnější a okamžité záruky, jako je okamžité oznámení žalobkyni, že podání je nepřípustné, nebo přímé zabránění jeho předložení.

Posouzení veřejného ochránce práv

22. Finanční nařízení umožňuje opravu „zjevných administrativních chyb“, aby se zabránilo zamítnutí kvalitních žádostí z čistě formálních důvodů.[8] Ačkoli v interních pokynech Komise neexistuje přesná definice toho, co představuje zjevnou administrativní chybu [9], jsou tyto chyby definovány jako chybějící informace/údaje, snadno rozpoznatelná textová chyba (chyba/opomenutí) a protichůdné informace. Může se jednat například o přepočet původně nesprávně vypočtených nákladů, žadatele, který správně nechápal, kde má v rozpočtu předložit příspěvek EU, nebo žadatele, který požádal o vyšší grant, než je maximální částka povolená ve výzvě. Může rovněž zahrnovat nevyplněnou požadovanou částku grantu nebo nesprávnou volbu typu akce nebo nesprávnou volbu čísla PIC.

23. Aby byla tato chyba považována za zjevnou administrativní chybu, neměla by vyžadovat opravu, která by vedla k podstatné změně žádosti nebo změnila podmínky výzvy, neboť by to zpochybnilo výsledky hodnocení a ovlivnilo rovné zacházení s žadateli. V tomto ohledu, pokud se žadatel dopustí chyby ve vztahu k některému z kritérií přípustnosti nebo způsobilosti, nemůže být taková chyba považována za zjevnou administrativní chybu, protože nedodržení takových kritérií je samo o sobě důvodem pro zamítnutí žádosti.

24. Komise tvrdila, že chyba stěžovatele byla vědomou volbou a nelze ji považovat za zjevnou administrativní chybu. Ačkoli veřejný ochránce práv uznává, že stěžovatel mohl při podání své žádosti jednat s větší pečlivostí, není přesvědčen vysvětlením poskytnutým Komisí, a to z následujících důvodů.

25. Pokud jde o záměr stěžovatele, veřejný ochránce práv nepovažuje postoj Komise za přesvědčivý. Stěžovatel neměl zájem podat žádost s procentním podílem finančních prostředků EU vyšším, než je maximální částka povolená v rámci výzvy. Kromě toho původně použila správný procentní podíl v koncepčním dokumentu. Dopis stěžovatele delegaci ze dne 29. července 2023 neprokazuje, že chyba byla úmyslná. Stěžovatel v tomto dopise spíše vysvětlil, proč se dopustil chyby v úplné žádosti, konkrétně že automaticky použil stejný procentní podíl, jaký použil v předchozích výzvách (5 % spoluúčasti), což byl standardní procentní podíl financování EU poskytnutý Komisí v předchozích výzvách. Skutečnost, že stěžovatel v tomto dopise rovněž vyjádřil obavy ohledně sníženého procentního podílu finančních prostředků EU, v žádném případě neprokazuje, že chyba byla úmyslná nebo že navržení 5% spoluúčasti bylo „standardní politikou“ stěžovatele.

26. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že na základě vlastních interních pokynů Komise měla být chyba stěžovatele považována za zjevnou administrativní chybu. Jednalo se o snadno rozpoznatelnou chybu, neboť subjekt nemohl získat finanční prostředky EU ve výši více než 90 %, a byla v rozporu s informacemi, které stěžovatel dříve uvedl v koncepčním dokumentu. Kromě toho na rozdíl od toho, co tvrdí Komise, se chyba nedotkla celého rozpočtu. Ve formuláři žádosti o grant vypočítal žadatel všechny náklady nezávisle na výši obdržených finančních prostředků EU. Chyba se týkala pouze jednoho vzorce v jednom rozpočtovém výkazu [10].

27. V každém případě nejsou zjevné administrativní chyby omezeny co do počtu nebo rozsahu, ani se neomezují na případy, kdy žadatel pravidla nepochopí. Komise ve svých interních pokynech uvádí jako příklady zjevných administrativních chyb skutečnost, že žadatel požádal o grant vyšší, než je maximální částka povolená ve výzvě, nebo částku grantu zcela nevyplnil. Tyto situace jsou podobné situaci dotčené v projednávané věci.

28. Ačkoli maximální procentní podíl finančních prostředků EU je v rámci výzvy formálním požadavkem, nejedná se o kritéria přípustnosti ani způsobilosti. Skutečnost, že žádost obsahuje číselný údaj, který není v souladu s tímto požadavkem, by tedy sama o sobě neměla být důvodem pro zamítnutí žádosti. Oprava návrhu s cílem zajistit, aby procentní podíl finančních prostředků EU splňoval prahovou hodnotu, by žádost podstatně nezměnila, ale je spíše formalitou. Jedná se o administrativní kontrolu, která by neměla žádný dopad na hodnocení žádosti. Oprava takové chyby by jednoduše vedla ke snížení požadované výše grantu. Zatímco procentní podíl finančních prostředků EU byl zahrnut do „kontrolního seznamu pro sebeovládání“ výzvy, který stanoví, že „jakákoli chyba týkající se bodů uvedených v kontrolním seznamu [...] může vést k zamítnutí žádosti“, Komise musí tento kontrolní seznam použít v souladu s finančním nařízením, které ukládá odpovědné schvalující osobě povinnost opravit zjevné administrativní chyby nebo požádat o jejich objasnění.

29. Pokud jde o tvrzení Komise, že neexistuje povinnost požadovat vysvětlení nebo opravit zjevné administrativní chyby, veřejná ochránkyně práv konstatuje, že ačkoli finanční nařízení stanoví, že veřejný zadavatel „může“ opravit zjevné administrativní chyby, totéž ustanovení uvádí, že by měl („musí“) požádat o vysvětlení, s výjimkou řádně odůvodněných případů.[11] Vlastní interní pokyny Komise navíc výslovně stanoví, že v souladu se zásadou řádné správy musí příslušná schvalující osoba požádat žadatele o chybějící informace nebo o objasnění podpůrných dokumentů, které neposkytli z důvodu zjevné administrativní chyby.

30. Pokud jde o varovnou zprávu v on-line systému pro podávání žádostí, veřejná ochránkyně práv konstatuje, že Komise nebyla schopna s jistotou potvrdit obsah vyskakovací zprávy, kterou měl stěžovatel obdržet při podání své žádosti. V každém případě veřejná ochránkyně práv na základě simulace poskytnuté Komisí konstatuje, že varovné sdělení je spíše obecné a jasně neuvádí, že v žádosti došlo k chybě. Kromě toho, i kdyby bylo varovné sdělení jasnější a stěžovatel měl být při podání své žádosti svědomitější, nemění to nic na skutečnosti, že Komise měla požádat o objasnění nebo opravit zjevné administrativní chyby.

31. S ohledem na výše uvedené se veřejná ochránkyně práv domnívá, že skutečnost, že Komise nepožádala stěžovatele o vysvětlení a/nebo neopravila zjevnou administrativní chybu stěžovatele, představuje nesprávný úřední postup. Veřejná ochránkyně práv se však domnívá, že v souvislosti s tímto aspektem stížnosti neexistuje žádné vhodné doporučení, protože Komise v této fázi nemůže učinit nic, aby tento nedostatek napravila. Grant byl zejména udělen jinému subjektu, který získal práva na základě grantové dohody.[12] Veřejný ochránce práv nicméně konstatuje, že neoprava zjevných administrativních chyb nebo nepožádá o jejich objasnění může vést k zamítnutí kvalitních žádostí z čistě formálních důvodů, což není ve finančním zájmu EU. Veřejná ochránkyně práv proto navrhne zlepšení s cílem zabránit tomu, aby k podobné situaci došlo v budoucnu. Veřejná ochránkyně práv rovněž navrhne zlepšení problému zjištěného v tomto šetření, pokud jde o varovnou zprávu vydanou žadatelům v on-line systému pro podávání žádostí. 

Jak delegace řešila údajný střet zájmů

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

Komise

32. Komise tvrdila, že v tomto případě nedošlo ke střetu zájmů vzhledem k tomu, že Komise neměla přímý smluvní vztah s dotčeným odborníkem a odborník nevykonával žádné činnosti přímo související s výzvou a nepodílel se na její přípravě.

33. Komise vysvětlila, že odborník byl najat partnerskou organizací jako odborník na krátkodobou strategii v rámci jiného projektu na zlepšení správy věcí veřejných v členských státech Africké unie financovaného EU. Projekt realizovala partnerská organizace na základě „dohody o příspěvcích“ s Komisí.

34. V této souvislosti pracoval odborník v období od prosince 2021 do března 2022 na „mise technické pomoci“ s cílem vypracovat a navrhnout projekt, který má být financován EU a jehož cílem je posílit volební procesy v Africe. Odborník vypracoval dva dokumenty, „roční informační list“ a „logický rámec“, které partnerská organizace předložila Komisi. Komise poté rozsáhle revidovala dokumenty, které byly použity jako základ pro vypracování akčního dokumentu „Podpora harmonizace celoafrických volebních kapacit“. Tento dokument byl zveřejněn jako příloha prováděcího rozhodnutí Komise z prosince 2022, na němž Komise založila své rozhodnutí o vyhlášení dotčené výzvy k předkládání návrhů.

35. Komise zdůraznila, že dokument o konečném opatření se podstatně liší od dokumentů předložených odborníkem v rámci dohody o přiznání příspěvku, zejména pokud jde o obsah, délku, strukturu a způsoby provádění. Kromě toho Komise tvrdila, že mezi ukončením práce odborníka v březnu 2022 a zveřejněním výzvy k předkládání návrhů v lednu 2023 uplynula dlouhá doba.

36. Komise dále uvedla, že během konzultačního procesu pro vypracování akčního dokumentu byli všichni žadatelé, včetně stěžovatele, vyzváni, aby se podělili o své názory s cílem zajistit rovné zacházení s žadateli.

37. Komise vysvětlila, že v době, kdy bylo přijato rozhodnutí o poskytnutí grantu, nevěděla o údajném zapojení odborníka do řízení s úspěšným žadatelem. Úspěšný žadatel zejména ve své žádosti odborníka neidentifikoval, neprohlásil jeho zapojení do čestného prohlášení ani neoznámil Komisi možný střet zájmů. Komise uvedla, že jakmile stěžovatel záležitost přednesl delegaci, důkladně ji prošetřila a zjistila, že nedochází ke střetu zájmů. Nekontaktovala úspěšného žadatele o vysvětlení, neboť měla za to, že úkoly odborníka nevyvolávají obavy ze střetu zájmů. Zjištění delegace byla přímo zahrnuta do písemné odpovědi, kterou stěžovatel obdržel dne 2. srpna 2023. Komise rovněž potvrdila, že dotyčnému subjektu byl udělen grant na část 2 výzvy [13].

Stěžovatel

38. Stěžovatel tvrdil, že Komise nemůže rozumně tvrdit, že nevěděla, že odborník byl zapojen do úspěšného žadatele, neboť se jedná o veřejnou informaci. Dále tvrdila, že Komise měla tuto záležitost před udělením grantu důkladně přezkoumat. Uvedl, že z odpovědi Komise nic nenasvědčuje tomu, že by tomu tak bylo.  

39. Stěžovatel tvrdil, že jeho tvrzení vzbuzují obavy z možného střetu zájmů, který měla delegace důkladně prošetřit a případně přijmout opatření ke zmírnění jakéhokoli rizika. Stěžovatel zejména tvrdil, že delegace měla prošetřit vztah mezi odborníkem a úspěšným žadatelem a posoudit, zda mu práce odborníka na přípravných dokumentech výzvy poskytla potenciální výhodu, včetně privilegovaného přístupu k informacím, které nejsou stejně dostupné ostatním žadatelům.

40. Žadatel dále tvrdil, že se Komise nemohla důvodně domnívat, že konzultační proces situaci dostatečně napravil a zajistil rovné zacházení s žadateli.

Posouzení veřejného ochránce práv

41. Podle finančního nařízení [14] by měl být žadatel o grant z řízení o udělení grantu odmítnut, pokud se „dříve podílel na přípravě dokumentů použitých v řízení o udělení grantu, pokud to znamená porušení zásady rovného zacházení, včetně narušení hospodářské soutěže, které nelze napravit jinak“. [15] Je na žadateli o dotaci, aby veřejnému zadavateli sdělil, zda se nachází ve výše uvedené situaci [16].

42. Jak vysvětlila Komise a jak potvrdily dokumenty zkontrolované vyšetřovacím týmem veřejného ochránce práv, úspěšný žadatel neuvedl žádný možný střet zájmů v souvislosti s částí 2 výzvy a ve své žádosti o grant neuvedl jméno odborníka. Delegace se o této záležitosti dozvěděla až poté, co ji stěžovatel upozornil na delegaci dopisem ze dne 29. července 2023.

43. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že posouzení delegace v reakci na stěžovatele se omezilo na vysvětlení, že výzvu k předkládání návrhů „vypracovali interně projektoví manažeři evropské delegace v AU“, a že proto „v tomto případě nespatřila žádný střet zájmů“. [17] Komise poskytla dodatečná vysvětlení pouze v souvislosti s šetřením veřejné ochránkyně práv. Zejména uvedla, že odborník neměl přímý smluvní vztah s Komisí a nevykonával činnosti přímo související s výzvou. Odborník naopak vypracoval dva dokumenty, které byly Komisí rozsáhle revidovány a použity jako základ pro vypracování akčního dokumentu „Podpora harmonizace celoafrických volebních kapacit“, na jehož základě byla vyhlášena výzva k předkládání návrhů dotčená v projednávané věci.

44. Veřejná ochránkyně práv se však domnívá, že skutečnost, že odborník neměl přímý smluvní vztah s Komisí, neměla Komisi bránit v tom, aby v souladu s finančním nařízením posoudila, zda zapojení odborníka vedlo k potenciálnímu střetu zájmů žadatele o grant.

45. Pokud jde o zapojení odborníka do přípravy dokumentů používaných v udělovacím řízení, veřejná ochránkyně práv konstatuje, že neexistují jasné pokyny ohledně toho, co představuje „dokumenty používané v udělovacím řízení“. Veřejný ochránce práv se domnívá, že restriktivní výklad čl. 141 odst. 1 písm. c) finančního nařízení by byl v rozporu s účelem tohoto ustanovení, jehož cílem je zabránit narušení hospodářské soutěže v případě zapojení odborníka do přípravné fáze výzvy. Základní posouzení by se tedy nemělo týkat toho, zda existuje přímá nebo nepřímá souvislost mezi úkoly odborníka a zadávací dokumentací, ale toho, zda informace, které odborník získal při plnění těchto úkolů, potenciálně narušily hospodářskou soutěž, a pokud ano, jaká nápravná opatření by mohla být zavedena.

46. Po prostudování sporných dokumentů a na základě vysvětlení Komise veřejný ochránce práv konstatuje, že ačkoli dokumenty vypracované odborníkem nejsou přímo součástí dokumentů výzvy, existuje mezi nimi jasná souvislost. Dokumenty připravené odborníkem jsou zejména původní návrhy dokumentů, které Komise použila k vypracování akčního dokumentu, na jehož základě vyhlásila výzvu k předkládání návrhů. Z kontroly dokumentů vyplynulo, že akční dokument Komise představuje další vývoj práce odborníka.

47. Na tomto základě je veřejná ochránkyně práv toho názoru, že vzhledem k tomu, že dokumenty vypracované odborníkem měly jasnou souvislost s danou výzvou, mělo by to přinejmenším vyvolat obavy ohledně možného střetu zájmů. Veřejná ochránkyně práv proto shledává, že způsob, jakým delegace posuzovala, zda došlo k potenciálnímu střetu zájmů, jak je uvedeno v odpovědi stěžovateli, není uspokojivý. Delegace nezohlednila souvislost mezi prací odborníka a výzvou ani neposoudila, zda předchozí zapojení odborníka poskytlo žadateli o grant konkurenční výhodu a/nebo narušilo hospodářskou soutěž.

48. V odpovědi veřejnému ochránci práv Komise tvrdila, že nedošlo k narušení hospodářské soutěže nebo nespravedlivému zvýhodnění, protože se akční dokument výrazně lišil od dokumentů předložených odborníkem a že mezi prací odborníka a zveřejněním výzvy k předkládání návrhů uplynula dlouhá doba.

49. Veřejná ochránkyně práv není odpovědí Komise přesvědčena. Období mezi prací odborníka na projektu a zveřejněním výzvy (devět měsíců) nebylo příliš dlouhé. Kromě toho nic nenasvědčuje tomu, že by tato devítiměsíční lhůta snížila relevanci práce odborníka.

50. Komise neposoudila, zda práce odborníka na dokumentech souvisejících s výzvou poskytla úspěšnému žadateli konkurenční výhodu nebo narušila hospodářskou soutěž. Skutečnost, že Komise dále rozpracovala a podstatně změnila původní návrhy znalce, nevylučuje, že subjekt, jemuž byla zakázka zadána, může mít přístup k privilegovaným informacím, což mu poskytlo výhodu při formulaci jeho žádosti. Například vzhledem k tomu, že odborník pracoval pro úspěšného žadatele, mohl mít přístup k dalším informacím nebo zkušenostem s prováděním takových úkolů, které by ostatní žadatelé o grant neměli k dispozici.

51. Pokud jde o konzultační proces zmíněný Komisí, veřejná ochránkyně práv se domnívá, že se jedná o samostatný postup a že to neprokazuje, že informace získané odborníkem v souvislosti s jeho prací na dokumentech souvisejících s výzvou byly stejně dostupné všem účastníkům.

52. Ačkoli posouzení potenciálního střetu zájmů ze strany delegace bylo nedostatečné, veřejný ochránce práv není schopen určit, zda v tomto případě skutečně došlo k porušení zásady rovného zacházení a/nebo narušení hospodářské soutěže. Vzhledem k tomu, že delegace a Komise záležitost nevyšetřily, nejsou k dispozici dostatečné informace, například o úkolech a postavení odborníka pro úspěšného žadatele. Kromě odpovědi delegace stěžovateli a dalších argumentů předložených Komisí v souvislosti s šetřením veřejné ochránkyně práv nejsou v kontrolovaném spisu žádné dokumenty, které by prokazovaly, že Komise tuto záležitost důkladně posoudila.

53. S ohledem na výše uvedené se veřejná ochránkyně práv domnívá, že skutečnost, že Komise dostatečně neposoudila tvrzení stěžovatele týkající se možného střetu zájmů, představuje nesprávný úřední postup. Veřejná ochránkyně práv se však domnívá, že k tomuto aspektu stížnosti neexistuje vhodné doporučení, neboť grant již byl udělen a úspěšný žadatel, který nabyl práva na základě grantové dohody, jej provádí. Veřejná ochránkyně práv předloží návrh s cílem zabránit tomu, aby k podobné situaci došlo v budoucnu. 

Závěry

Na základě šetření veřejný ochránce práv uzavírá tento případ s těmito zjištěními:

Komise se dopustila nesprávného úředního postupu, když nepožádala o vysvětlení a neopravila zjevnou administrativní chybu stěžovatele.

Skutečnost, že Komise dostatečně neposoudila tvrzení stěžovatele o možném střetu zájmů, představuje nesprávný úřední postup.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

Návrhy na zlepšení

Pokud Komise zjistí zjevnou administrativní chybu v žádosti předložené v rámci výzvy k předkládání návrhů, měla by se řídit svými vlastními pokyny a požádat o objasnění a/nebo opravu chyby, aby se zabránilo zamítnutí kvalitní žádosti z čistě formálních důvodů.

Komise by měla učinit výstražná sdělení v on-line systému pro podávání žádostí jasnějšími, aby žadatelé mohli jasně identifikovat problémy se svou žádostí před jejím podáním.

V souladu s finančním nařízením by Komise měla zajistit, aby v případě, že se ve výzvě k předkládání návrhů dozví o možném střetu zájmů, obvinění v tomto ohledu náležitě prošetřila. To zahrnuje posouzení toho, zda práce odborníka, která je přímo či nepřímo spojena s výzvou, poskytla žadateli o grant výhodu nebo narušila hospodářskou soutěž.

Teresa Anjinho
evropská veřejná ochránkyně práv

Štrasburk, 7. listopadu 2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi „Podpora harmonizace celoafrických volebních kapacit“: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Podle výzvy k předkládání návrhů na financování z prostředků EU by měl být požadovaný příspěvek EU stanoven jako procentní podíl celkových způsobilých nákladů a nesmí překročit maximální povolený procentní podíl.

[3] Oddíl 1.3 pokynů stanovil, že „Žádný grant požadovaný v rámci této výzvy k předkládání návrhů nesmí překročit níže uvedený maximální procentní podíl celkových způsobilých nákladů na akci: Maximální procentní podíl 90 % celkových způsobilých nákladů na akci (viz také oddíl 2.1.4).“

[4] V kontrolním seznamu bylo uvedeno „13. Požadovaný příspěvek EU (částka) se rovná maximu povolenému v oddíle 1.3 pokynů nebo je nižší.“

[5] Použitelné v té době: Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) 2018/1046 ze dne 18. července 2018, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Nyní je k dispozici přepracované znění tohoto nařízení: Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) 2024/2509 ze dne 23. září 2024, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Článek 151 nařízení 2018/1046.

[7] Zástupci Komise odkázali na rozsudek Soudního dvora ze dne 10. října 2013, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser v. Manova A/S, věc C-336/12, bod 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Článek 151 nařízení 2018/1046 stanoví: „Příslušná schvalující osoba může opravit zjevné administrativní chyby v dokumentaci k žádosti poté, co účastník potvrdí zamýšlenou opravu. Pokud účastník nepředloží důkazy nebo neprovede prohlášení, hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba, s výjimkou řádně odůvodněných případů, požádá účastníka o poskytnutí chybějících informací nebo o objasnění podkladů. Tyto informace, objasnění nebo potvrzení nesmí podstatně změnit dokumentaci žádosti.“

[9] Včetně zadávání veřejných zakázek a grantů na vnější činnosti Evropské unie – Praktický průvodce (PRAG)

Oddíl 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG a další interní pokyny Komise.  

[10] V listu „Očekávané zdroje financování“.

[11] Článek 151 nařízení 2018/1046.

[12] Rozhodnutí o poskytnutí grantu zveřejněné dne 12. ledna 2024.

[13] Rozhodnutí o poskytnutí grantu zveřejněné dne 12. ledna 2024.

[14] Článek 141 odst. 1 písm. c) nařízení 2018/1046.

[15] To se rovněž odráží v bodě 2.6.10.1.2 PRAG.

[16] Článek 137 nařízení 2018/1046.

[17] Viz bod 5 rozhodnutí o odpovědi delegace ze dne 2. srpna 2023.