Štrasburk 20. října 2004

Vážený pane B.,

Dne 27. ledna 2004 jste podal evropskému veřejnému ochránci práv stížnost na Evropskou komisi týkající se návrhu výzkumu (FP6-502870), který předložila Vaše společnost Arno Nordic AB.

Dne 16. února 2004 jsem předal stížnost předsedovi Evropské komise. Komise zaslala své stanovisko dne 6. května 2004 a já jsem Vám jej předal s výzvou k vyjádření, pokud si to přejete. Zdá se, že od vás nebyly obdrženy žádné připomínky.

Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny.

Stížnost

V únoru 2004 byla veřejnému ochránci práv podána stížnost na Evropskou komisi týkající se návrhu výzkumu (6.–502870. RP), který předložila švédská společnost Arno Nordic AB.

Podle stěžovatele jsou relevantními skutečnostmi v souhrnu tyto skutečnosti:

Dne 18. března 2003 předložila společnost stěžovatele, Arno Nordic AB (dále jen „Arno Nordic“), GŘ Komise pro výzkum návrh výzkumu. Krátce po předložení návrhu opustil kontaktní osoba uvedená v návrhu, pan B, svou funkci ve společnosti. Dne 8. dubna 2003 proto stěžovatel doporučeným dopisem informoval Komisi, že pan B. opustil své stanovisko a že úkoly pana B. převzal sám stěžovatel. Tyto informace byly rovněž zaslány Komisi e-mailem.

Nicméně v květnu 2003 se příslušné útvary Komise obrátily na pana B. ohledně návrhu výzkumu a, jak se zdá, projednaly jeho změny nebo případně jeho stažení. Stěžovatel kontaktoval Komisi, poukázal na to, že se Komise dopustila chyby, a požádal o písemné vysvětlení. Pokud stěžovatel neobdržel písemné vysvětlení, zaslal Komisi e-mail, v němž svou žádost zopakoval. Požádal rovněž o informace o tom, kdy Komise skutečně změnila jméno kontaktní osoby na návrh z pana B na jeho jméno. Stěžovatel obdržel e-mailovou odpověď Komise, v níž se uvádí, že odchod pana B. ze společnosti nemá žádné důsledky pro hodnocení návrhu.

V červnu 2003 zaslal stěžovatel Komisi e-mail s několika otázkami týkajícími se změny kontaktní osoby. Mimo jiné se dotázal, zda jsou informace, které poskytl ve svém dopise ze dne 8. dubna 2003 o změně kontaktní osoby, dostatečně jasné a proč Komise na tento dopis neodpověděla. Úředník Komise odpověděl e-mailem, že informace jsou dostatečně jasné, ale že nikdy neobdržel dopis stěžovatele ze dne 8. dubna 2003, a že tedy o změně kontaktní osoby nevěděl, když v květnu kontaktoval pana B. Úředník dále uvedl, že návrh nelze změnit, ale že nyní ví, že stěžovatel je kontaktní osobou, což je dostatečné.

Dne 3. července 2003 zaslala Komise stěžovateli dopis týkající se návrhu. Dopis byl adresován stěžovateli (tj. se jménem stěžovatele), ale byl zaslán na adresu pana B. Stěžovatel informoval Komisi o své chybě e-mailem.

Dne 8. prosince 2003 zaslala Komise panu B. dopis týkající se hodnocení návrhu. Stěžovatel znovu zaslal Komisi e-mail, v němž ji informoval o svých opakovaných chybách.

Stěžovatel dále uvádí, že potvrzení o přijetí návrhu bylo ze dne 18. listopadu 2003. Dopis však obdržel až dne 19. ledna 2004. Datum poštovního razítka bylo 18. ledna 2004. Stěžovatel považuje toto zpoždění při odesílání dopisu za nepřiměřené.

Stěžovatel tvrdí, že Komise:

i) nedbalost při nakládání s informacemi o tom, že došlo ke změně kontaktní osoby, pokud jde o návrh výzkumu; a

ii) nepřiměřeně zpozdilo odeslání potvrzení o přijetí výzkumného návrhu.

Stěžovatel tvrdí, že Komise by měla vysvětlit a napravit své chování.

Šetření

Stanovisko Komise

Komise ve svém stanovisku uvádí tyto připomínky:

Dne 18. března 2003 předložila společnost Arno Nordic výzkumný návrh integrovaného projektu v rámci první výzvy k předkládání návrhů v rámci tematické priority 1 FP6-2002-LifeSciHealth. Návrh obdržel externí poskytovatel služeb 6. RP dne 20. března 2003 a byl zaregistrován jako návrh č. FP6-502870. V návrhu byl pan B. určen jako kontaktní osoba pro společnost Arno Nordic.

Dne 28. března 2003 nebo přibližně dne 28. března 2003 zaslala Komise panu B. potvrzení o přijetí návrhu s uvedením registračního čísla přiděleného návrhu společnosti Arno Nordic.

Dne 15. května 2003 zaslal stěžovatel Komisi e-mail, v němž uvedl, že zaslal doporučený dopis informující Komisi o tom, že jménem společnosti Arno Nordic převzal funkci kontaktní osoby pro návrh. Zeptal se, proč tento dopis nebyl uznán a proč se podle něj nejednalo. Až do 15. května 2003 však Komise o existenci doporučeného dopisu nevěděla. Z nedávných dotazů adresovaných externímu poskytovateli služeb vyplynulo, že dopis stěžovatele byl doručen dne 14. dubna 2003, tj. po uplynutí lhůty pro předložení návrhů, a že byl podán. Není jasné, zda a kdy byl dopis předán Komisi.

V následných telefonních hovorech a e-mailech Komise stěžovatele ujistila, že obsah jeho e-mailu ze dne 15. května 2003 byl řádně zaznamenán. Stěžovatel byl informován, že zatímco pravidla pro hodnocení návrhu vylučují jakoukoli změnu návrhu, změna kontaktní osoby pro společnost Arno Nordic byla zaznamenána. Bylo zdůrazněno, že změna kontaktní osoby nijak negativně neovlivní hodnocení návrhu.

Hodnocení bylo dokončeno dne 6. června 2003. Do konce června 2003 Komise pochopila, že veškeré otázky týkající se návrhu byly vyřešeny ke spokojenosti stěžovatele.

V souvislosti s vytvořením místních seznamů adresátů na základě informací uvedených v původním návrhu však došlo ke dvěma následným chybám. Přibližně dne 3. července 2003 zaslala Komise dopis určený stěžovateli, který se týkal výsledků hodnocení návrhu. Dopis byl zaslán na adresu pana B. Krom toho v prosinci 2003 Komise omylem kontaktovala pana B. v rámci průzkumu. Stěžovatel Komisi o těchto chybách informoval. Komise vyjadřuje politování nad veškerými nepříjemnostmi způsobenými chybami. Je však třeba poznamenat, že chyby neměly žádný vliv na hodnocení návrhu společnosti Arno Nordic. V době chyb byl postup hodnocení již dokončen.

Pokud jde o údajně opožděné zaslání dopisu ze dne 18. listopadu 2003, není Komisi jasné, na který dopis stěžovatel odkazuje. Mohlo by se stát, že se dotčený dopis týká jiného návrhu (FP6-005226) předloženého stěžovatelem v rámci následné výzvy k předkládání návrhů. Uvedeným dopisem by mohlo být potvrzení o přijetí tohoto nového návrhu ze dne 19. listopadu 2003. Veškerá korespondence, kterou stěžovatel přiložil ke své stížnosti veřejnému ochránci práv, se však týká prvního návrhu (6.–502870. RP). Vzhledem k nejistotě ohledně dotčeného dopisu není Komise schopna řádně reagovat na tvrzení stěžovatele v tomto ohledu.

Veřejná ochránkyně práv vyzvala stěžovatele, aby předložil připomínky ke stanovisku. Zdá se, že stěžovatel nepředložil žádné připomínky.

ROZHODNUTÍ

1 Údajně nedbalé nakládání s informacemi

1.1 Stížnost, která je namířena proti Evropské komisi, se týká výzkumného návrhu (FP6-502870), který byl předložen švédskou společností Arno Nordic AB (dále jen "Arno Nordic") dne 18. března 2003 a v němž je pan B uveden jako kontaktní osoba. Podle stěžovatele pan B krátce po předložení návrhu opustil svou funkci v Arno Nordic, a stěžovatel proto doporučeným dopisem ze dne 8. dubna 2003 informoval Komisi, že tuto funkci převzal jako kontaktní osoba. Nicméně navzdory tomu, že Komise nakonec vzala na vědomí změnu kontaktní osoby, kontaktovala v květnu, červenci a prosinci 2003 pana B. ohledně návrhu výzkumu. Stěžovatel informoval Komisi o svých chybách při každé takové příležitosti. Stěžovatel tvrdí, že Komise nedbala při nakládání s informacemi, že došlo ke změně kontaktní osoby, pokud jde o návrh výzkumu.

1.2 Komise tvrdí, že až do 15. května 2003, kdy stěžovatel v této věci zaslal e-mail, nevěděla o existenci doporučeného dopisu, v němž stěžovatel vysvětlil, že převzal funkci kontaktní osoby pro návrh výzkumu. Z nedávných dotazů adresovaných externímu poskytovateli služeb vyplynulo, že dopis stěžovatele byl doručen dne 14. dubna 2003 a že byl podán. Není jasné, zda a kdy byl dopis předán Komisi. V následných telefonních hovorech a e-mailech však Komise stěžovatele ujistila, že změna kontaktní osoby byla řádně zaznamenána a že tato změna nijak negativně neovlivní hodnocení návrhu. Pan B. byl nicméně omylem kontaktován místo stěžovatele v červenci 2003 ohledně výsledků návrhu projektu a v prosinci 2003 v rámci průzkumu. Komise vyjadřuje politování nad jakýmikoli nepříjemnostmi způsobenými těmito chybami, ale potvrzuje, že tyto chyby neměly žádný vliv na hodnocení návrhu, které bylo dokončeno již dne 6. června 2003.

1.3 Veřejný ochránce práv poukazuje na to, že zásady řádné správy vyžadují, aby orgány Společenství jednaly s náležitou péčí a byly zaměřené na služby (1). Veřejná ochránkyně práv se dále domnívá, že Komise je i nadále plně odpovědná za kvalitu správy, kterou jejím jménem provádí externí poskytovatel služeb (2). V tomto případě veřejná ochránkyně práv konstatuje, že stěžovatel podnikl kroky k informování Komise o změně kontaktní osoby, ale že dopis podal externí poskytovatel služeb Komise a že není jasné, zda a kdy byl Komisi předán. Veřejná ochránkyně práv dále konstatuje, že poté, co stěžovatele ujistila, že změnu kontaktní osoby řádně zaznamenala, Komise v záležitostech týkajících se návrhu projektu dvakrát kontaktovala nesprávnou osobu.

1.4 Na základě výše uvedených skutečností se veřejná ochránkyně práv domnívá, že Komise tím, že nezajistila řádné nakládání s informacemi o změně kontaktní osoby, nejednala s řádnou péčí a nezaměřovala se na služby. Jedná se o nesprávný úřední postup a v tomto ohledu bude vznesena kritická poznámka.

2 Údajně nepřiměřené zpoždění

2.1 Stěžovatel uvádí, že dne 19. ledna 2004 obdržel potvrzení o přijetí návrhu. Potvrzení o přijetí bylo ze dne 18. listopadu 2003, datum poštovního razítka však bylo 18. ledna 2004. Stěžovatel tvrdí, že Komise nepřiměřeně zpozdila odeslání potvrzení o přijetí návrhu výzkumu.

2.2 Komise tvrdí, že není jasné, na který dopis stěžovatel odkazuje. Dotčený dopis se může týkat jiného návrhu (6. RP-005226) předloženého stěžovatelem v rámci následné výzvy k předkládání návrhů. Vzhledem k nejistotě ohledně dotčeného dopisu není Komise schopna řádně reagovat na tvrzení stěžovatele v tomto ohledu.

2.3 Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí vysvětlení Komise v jejím stanovisku, že není schopna řádně reagovat na tvrzení stěžovatele, protože není jasné, na který dopis stěžovatel odkazuje. Stanovisko Komise s vysvětlením, proč nemůže na dané tvrzení odpovědět, bylo předáno stěžovateli s výzvou k vyjádření. Od stěžovatele nebyly obdrženy žádné připomínky s jakýmkoli vysvětlením týkajícím se této záležitosti. Vzhledem k tomu, že stěžovatel neposkytl vysvětlení, veřejný ochránce práv se domnívá, že žádná další šetření týkající se tohoto aspektu stížnosti nejsou odůvodněná.

2.4 Veřejný ochránce práv poukazuje na to, že stěžovatel má možnost podat novou stížnost na údajné zpoždění, pokud to považuje za užitečné a pokud může poskytnout podrobnější informace.

3 Tvrzení stěžovatele

3.1 Stěžovatel tvrdí, že Komise by měla vysvětlit a napravit své chování.

3.2 Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí, že Komise uznala a vysvětlila své chyby týkající se kontaktní osoby a že se omluvila za nepříjemnosti způsobené těmito chybami. Vzhledem k tomu, že se dotčené chyby týkají konkrétních událostí v minulosti, které zřejmě neovlivnily výsledek hodnocení návrhu výzkumu, nepovažuje veřejný ochránce práv žádná nápravná opatření za možná. Veřejný ochránce práv proto shledává, že Komise tvrzení stěžovatele uspokojila.

4 Závěr

Na základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti je nezbytné učinit následující kritickou poznámku, pokud jde o tvrzení stěžovatele o nedbalosti při nakládání s informacemi:

Zásady řádné správy vyžadují, aby orgány Společenství jednaly s náležitou péčí a byly zaměřené na služby (3). V tomto případě se veřejná ochránkyně práv domnívá, že Komise tím, že nezajistila řádné nakládání s informacemi o změně kontaktní osoby, nejednala s řádnou péčí a nebyla vstřícná vůči službám. Jedná se o případ nesprávného úředního postupu.

Vzhledem k tomu, že se tento aspekt věci týká řízení týkajících se konkrétních událostí v minulosti, není vhodné usilovat o smírné urovnání této záležitosti.

Pokud jde o tvrzení stěžovatele o nepřiměřeném zpoždění, veřejný ochránce práv se z důvodů uvedených výše v bodě 2.3 domnívá, že žádná další šetření nejsou odůvodněná.

Na základě výše uvedených skutečností veřejný ochránce práv případ uzavírá.

O tomto rozhodnutí bude rovněž informován předseda Komise.

Upřímně,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Článek 12 Evropského kodexu řádné správní praxe, který je k dispozici na internetových stránkách veřejného ochránce práv: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Viz věc 630/96, uvedená na straně 226 výroční zprávy evropského veřejného ochránce práv za rok 1997, která je k dispozici na této internetové stránce: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Článek 12 Evropského kodexu řádné správní praxe, který je k dispozici na internetových stránkách veřejného ochránce práv: http://www.ombudsman.europa.eu