Štrasburk, 1. prosince 2004

Vážený pane de M.,

Dne 2. října 2003 jste podal stížnost evropskému veřejnému ochránci práv týkající se Vaší účasti v otevřeném výběrovém řízení COM/B/1/02 pořádaném Evropským úřadem pro výběr personálu (EPSO).

Dne 4. listopadu 2003 jsem předal stížnost řediteli EPSO. Dne 2. prosince 2003 jste zaslal e-mail s různými dotazy týkajícími se šetření. Moje kancelář Vás telefonicky kontaktovala dne 5. prosince 2003 a odpověděla na Vaše dotazy. Komise zaslala společné stanovisko Komise a úřadu EPSO dne 27. ledna 2004. Předala jsem Vám jej s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 30. března 2004.

Dne 7. června 2004, 9. srpna a 29. října 2004 jste zaslali e-maily týkající se Vašeho případu. Má kancelář Vám odpověděla e-mailem dne 10. června, 3. září a 5. listopadu 2004.

Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny. Omlouvám se za dobu potřebnou k vyřízení Vaší stížnosti.

Stížnost

Podle stěžovatele byly relevantní tyto skutečnosti:

Stěžovatel se zúčastnil otevřeného výběrového řízení COM/B/1/02 pořádaného Evropským úřadem pro výběr personálu (EPSO) na nábor asistentů v oblasti finančního řízení a řízení smluv/projektů. Dopisem ze dne 5. srpna 2003 informoval EPSO stěžovatele, že neuspěl v písemné zkoušce e), neboť získal pouze 16,5/40 bodů. Proto nemohl být připuštěn k ústním zkouškám.

Vzhledem k tomu, že stěžovatel pracoval v Komisi již tři roky na případech podobných těm, které byly předmětem písemného testu, zaslal dne 11. srpna 2003 úřadu EPSO dopis, v němž požádal a) o kopii svého testu, b) o maximální možné známky na otázku, c) o správné odpovědi na jedenáct otázek a d) o své známky a připomínky průzkumových referentů ke svým odpovědím na každou otázku. Dne 19. srpna 2003 zaslal úřad EPSO předběžnou odpověď, včetně kopie písemného testu stěžovatele a hodnotícího listu. Ve druhém dopise ze dne 18. září 2003 úřad EPSO uvedl, že mu zásada důvěrnosti výběrových komisí neumožňuje podrobněji se zabývat opravou zkoušek uchazečů. Stěžovatel si proto klade otázku, co s sebou nese možnost žádosti o vysvětlení, která byla zmíněna v oznámení o výběrovém řízení.

Stěžovatel rovněž uvádí, že EPSO ve svém dopise ze dne 19. srpna 2003 uvedl období dovolené jako důvod, proč nemohl okamžitě odpovědět. Zdá se, že to snižuje šance na další účast v soutěži.

Dne 2. října 2003 podal stěžovatel tuto stížnost veřejnému ochránci práv. Stěžovatel tvrdil, že:

1. Úřad EPSO mu odmítl poskytnout informace týkající se písemného testu e), a sice 1) maximální možné známky na otázku, 2) jeho známky na otázku a 3) připomínky průzkumových referentů k jeho odpovědím.

2. EPSO zaslal věcnou odpověď na svůj dopis ze dne 11. srpna 2003 bez zbytečného odkladu.

Šetření

Společné stanovisko EPSO a Komise

Vzhledem k tomu, že stížnost byla podána proti úřadu EPSO, postoupil veřejný ochránce práv stížnost řediteli úřadu EPSO k vyjádření stanoviska. V obdrženém stanovisku však bylo uvedeno, že se jedná o společné stanovisko úřadu EPSO a Komise.

Shrnuto a podtrženo, stanovisko bylo následující:

Stěžovatel se zúčastnil v oblasti 02 „Správa zakázek/projektů“ soutěže COM/B/1/01. Stěžovatel byl vyzván k účasti na písemné zkoušce e). Tento test se týkal dvou předmětů v oboru zvoleném uchazečem a jeho cílem bylo otestovat znalosti uchazečů v daném oboru a jejich schopnost rozvíjet myšlenky a vypracovat jasnou, strukturovanou a logickou argumentaci (bod VI.A oznámení o výběrovém řízení). Minimální požadovaný minimální počet bodů pro tento test byl 20/40.

Všechny kopie této zkoušky byly anonymně opraveny dvěma zkoušejícími na základě kritérií stanovených výběrovou komisí. Výběrová komise poté ověřila správné uplatňování těchto kritérií a přezkoumala připomínky průzkumových referentů. Po této zkoušce výběrová komise určila – opět anonymně – výsledky, které byly následně sděleny uchazečům.

Dopisem ze dne 5. srpna 2003 byl stěžovatel informován, že získal známku 16,50/40 a nemohl být připuštěn k ústní zkoušce. Po předběžné odpovědi ze dne 19. srpna 2003, která obsahovala kopii písemného testu stěžovatele a hodnotícího listu vypracovaného výběrovou komisí, odpověděl úřad EPSO dne 18. září 2003 na dopis stěžovatele ze dne 11. srpna 2003. Úřad EPSO připomněl tajnost jednání výběrové komise a vysvětlil způsob, jakým byl test opraven.

Pokud jde o první tvrzení stěžovatele, Komise a úřad EPSO uvedly, že bod VI.A oznámení o výběrovém řízení předpokládal nejvýše 40 bodů za písemný test e), ale nepředpokládaly rozdělení těchto známek podle předmětu a/nebo otázky. V projednávané věci výběrová komise rozhodla o písemné zkoušce sestávající ze dvou předmětů a obsahující řadu otázek týkajících se každého předmětu. Rozhodnutí o tom, jak dále rozdělit počet bodů v testu, však závisí výhradně na výběrové komisi, která má velkou diskreční pravomoc. Právě v tomto rámci jsou před zkouškami stanovena kritéria pro označování, která mají zkoušejícím sloužit jako vodítko při plnění jejich úkolů.

V souladu s judikaturou (1) jsou tato kritéria nedílnou součástí srovnávacího hodnocení příslušných zásluh uchazečů provedeného výběrovou komisí. Na tato kritéria se vztahuje tajnost řízení stejným způsobem jako na hodnocení výběrové komise. Srovnávací hodnocení výběrové komise se odráží ve známkách udělených uchazečům. Výběrová komise nemá povinnost informovat uchazeče o tom, kolik bodů bylo za každou odpověď uděleno.

Oznámení o známce stěžovatele ze 40 bodů proto představuje dostatečné odůvodnění rozhodnutí výběrové komise v souladu s judikaturou.

Pokud jde o připomínky průzkumových referentů k odpovědím stěžovatele, Komise a úřad EPSO poznamenaly, že průzkumoví referenti předávají své připomínky výběrové komisi na hodnotícím listu (neprovádějí opravy samotných kopií), který výběrová komise přezkoumá před určením známek. Tyto hodnotící listy představují přípravné dokumenty, které slouží pro jednání výběrové komise. Proto se na ně vztahuje utajení (2) a nemohou být prozrazeny.

Výběrová komise však uvádí své připomínky na samostatném listu. Tento dokument byl stěžovateli sdělen dopisem ze dne 19. srpna 2003. V tomto hodnotícím listu jsou jasně uvedeny prvky písemného testu, které byly hodnoceny, a to znalost oboru, schopnost vypracovat návrh, rozvíjení myšlenek, analýza a argumentace. Tento list obsahuje celkové hodnocení písemného testu a konečné hodnocení výběrovou komisí. Připomínky výběrové komise ke každému prvku by měly uchazečům umožnit pochopit důvod jejich hodnocení.

Stěžovateli tedy již byly poskytnuty všechny dokumenty, k nimž mohl mít přístup.

Pokud jde o druhé tvrzení stěžovatele, úřad EPSO poznamenal, že dopis stěžovatele, který byl doručen dne 14. srpna 2003, byl zodpovězen dne 19. srpna 2003. V tomto dopise bylo uvedeno, že jeho žádost byla předložena výběrové komisi, která vzhledem k období dovolených nebude moci přezkoumat spis před začátkem září 2003. Konečná odpověď byla stěžovateli nakonec zaslána dne 18. září 2003. Komise a EPSO proto tvrdí, že toto tvrzení je neopodstatněné.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatel trval na své stížnosti. Nejprve poznamenal, že došlo k dalšímu zpoždění, neboť Komisi, která má dobře placené a velké zaměstnance, trvalo tři měsíce, než zaslala stanovisko k jeho stížnosti.

Stěžovatel uvedl, že stanovisko nevysvětluje, proč získal nižší známku ve srovnání s ostatními uchazeči. Poukazuje na to, že pokud by v oznámení o výběrovém řízení bylo uvedeno, že na základě judikatury je sdělení konečné známky uchazečům dostatečným odůvodněním, nepožádal by o další informace ani by nepodal stížnost veřejnému ochránci práv.

Stěžovatel neobdržel odpověď na svou otázku, jaké byly správné odpovědi. Musí existovat nějaká modelová správná odpověď. Komise rovněž nesdělila známku stěžovatele pro každou otázku.

Stěžovatel je velmi zklamán způsobem, jakým byla soutěž vedena. Celé výběrové řízení trvalo přibližně dva roky. Příloha II oznámení o výběrovém řízení stanoví různé způsoby získávání dalších informací a podávání stížností, stěžovatel však na základě svých žádostí žádné další informace nezískal. Stěžovatel doufá, že v budoucnu uchazeči získají lepší odůvodnění, pokud ve výběrovém řízení neuspějí.

ROZHODNUTÍ

1 Úvodní poznámky

1.1 Stěžovatel ve svém vyjádření uvedl, že došlo k dalšímu zpoždění, protože Komisi trvalo tři měsíce, než zaslala stanovisko k jeho stížnosti.

1.2 Veřejný ochránce práv by chtěl poukázat na to, že čl. 4 odst. 3 prováděcích ustanovení k evropskému veřejnému ochránci práv (3) stanoví, že když veřejný ochránce práv zahájí šetření, vyzve dotyčný orgán, aby "předložil stanovisko ve stanovené lhůtě, která obvykle nepřesáhne tři měsíce". V projednávané věci byla stížnost zaslána EPSO dne 4. listopadu 2003. Komise zaslala své stanovisko dne 27. ledna 2004 a překlad do nizozemštiny dne 2. února 2004, tj. do tří měsíců, jak je uvedeno v prováděcích předpisech.

1.3 Stěžovatel ve svém vyjádření rovněž vyjádřil názor, že oznámení o výběrovém řízení mohlo být přesnější, pokud jde o další informace, které by uchazeči mohli získat, a naději, že v budoucnu uchazeči získají lepší odůvodnění, pokud ve výběrovém řízení neuspějí. Veřejný ochránce práv tyto body nechápe jako nová obvinění z nesprávného úředního postupu, ale jako konstruktivní připomínky, kterými stěžovatel hodlá úřadu EPSO pomoci lépe komunikovat s evropskými občany, kteří jsou uchazeči v budoucích výběrových řízeních. Připomínky stěžovatele předá veřejná ochránkyně práv úřadu EPSO.

2 K údajnému odepření informací

2.1 Stěžovatel tvrdil, že mu úřad EPSO odmítl poskytnout informace týkající se písemného testu e), a to 1) maximální možné známky na otázku, 2) jeho známky na otázku a 3) připomínky průzkumových referentů k jeho odpovědím.

2.2 Pokud jde o body 1) a 2) žádosti o informace, Komise a EPSO uvedly, že bod VI.A oznámení o výběrovém řízení předpokládá nejvýše 40 bodů za písemný test e), ale nepředpokládaly rozdělení těchto bodů podle předmětu a/nebo otázky. V projednávané věci výběrová komise rozhodla o písemné zkoušce sestávající ze dvou předmětů a obsahující řadu otázek týkajících se každého předmětu. Rozhodnutí o tom, jak rozdělit počet bodů v testu, závisí výhradně na výběrové komisi, která má velkou diskreční pravomoc stanovit kritéria hodnocení před zkouškami. V souladu s judikaturou jsou hodnotící kritéria nedílnou součástí srovnávacího hodnocení příslušných zásluh uchazečů provedeného výběrovou komisí. Na tato kritéria se vztahuje tajnost řízení stejným způsobem jako na hodnocení výběrové komise. Srovnávací hodnocení výběrové komise se odráží ve známkách udělených uchazečům. Výběrová komise nemá povinnost informovat uchazeče o tom, kolik bodů bylo za každou odpověď uděleno.

Pokud jde o bod 3 žádosti o informace, Komise a úřad EPSO uvedly, že průzkumoví referenti předávají své připomínky výběrové komisi na hodnotícím listu, který výběrová komise přezkoumá před určením známek. Tyto hodnotící listy představují přípravné dokumenty, které slouží pro jednání výběrové komise. Proto se na ně vztahuje utajení a nemohou být prozrazeny. V závěrečném hodnotícím listu jsou jasně uvedeny prvky písemného testu, které byly hodnoceny, a to znalost oboru, schopnost vypracovat návrh, vývoj myšlenek, analýza a argumentace. Připomínky výběrové komise ke každému prvku by měly uchazečům umožnit pochopit důvod jejich hodnocení.

2.3 Veřejný ochránce práv bere na vědomí, že na žádost stěžovatele mu úřad EPSO dne 19. srpna 2003 předal kopii jeho písemného testu e) a kopii závěrečného hodnotícího listu vypracovaného výběrovou komisí. Ve svém rozhodnutí ve věci 774/2003/ELB se veřejný ochránce práv domníval, že poskytnutí přístupu k hodnotícímu listu může být v zásadě dostatečným uvedením důvodů pro známku uchazeče (4).

2.4 V projednávané věci se zdá, že písemná zkouška e) sestávala ze dvou předmětů, přičemž první předmět obsahoval tři otázky, jimiž se měl zabývat, a druhý předmět obsahoval dvě otázky, jimiž se měl zabývat. Maximální počet bodů za celý test byl 40 a minimální požadovaný počet bodů byl 20.

2.5 Pokud jde o body 1) a 2) žádosti stěžovatele, veřejný ochránce práv bere na vědomí judikaturu Soudního dvora, podle níž sdělení známek získaných v různých testech představuje dostatečné odůvodnění rozhodnutí výběrové komise (5). Veřejný ochránce práv se proto nedomnívá, že by bylo nepřiměřené, aby úřad EPSO považoval připomínky uvedené v závěrečném hodnotícím listu za odpovídající uvedení důvodů pro známku stěžovatele v testu e) a aby odmítl informovat stěžovatele o tom, kolik bodů mu bylo uděleno za každou odpověď v rámci písemného testu.

2.6 Pokud jde o bod 3) žádosti stěžovatele, tj. být informován o připomínkách průzkumových referentů k jeho odpovědím, veřejný ochránce práv připomíná, že podle judikatury soudů Společenství brání dodržování tajnosti jednání výběrových komisí jak zveřejnění postojů jednotlivých členů výběrových komisí, tak zveřejnění všech faktorů týkajících se individuálního nebo srovnávacího hodnocení uchazečů (6). S ohledem na tuto judikaturu a na skutečnost, že stěžovatel obdržel konečný hodnotící list sestavený výběrovou komisí, se veřejná ochránkyně práv domnívá, že je rozumné, aby Komise a úřad EPSO považovaly připomínky jednotlivých průzkumových referentů za přípravné dokumenty, které by stěžovateli neměly být sděleny.

2.7 Na základě výše uvedených skutečností nebyl zjištěn žádný nesprávný úřední postup, pokud jde o odmítnutí úřadu EPSO sdělit stěžovateli požadované informace.

3 Údajné zpoždění, kterému se lze vyhnout

3.1 Stěžovatel tvrdil, že EPSO zaslal věcnou odpověď na svůj dopis ze dne 11. srpna 2003 se zbytečným zpožděním.

3.2 Komise a EPSO poznamenaly, že dopis stěžovatele ze dne 11. srpna 2003, který byl doručen dne 14. srpna 2003, byl zodpovězen dne 19. srpna 2003. V tomto dopise bylo uvedeno, že jeho žádost byla předložena výběrové komisi, která vzhledem k období dovolených nebude moci přezkoumat spis před začátkem září 2003. Konečná odpověď byla stěžovateli nakonec zaslána dne 18. září 2003. Komise a EPSO proto tvrdí, že toto tvrzení je neopodstatněné.

3.3 Veřejný ochránce práv bere na vědomí, že podle Kodexu řádné správní praxe Komise "odpověď na dopis adresovaný Komisi musí být zaslána do patnácti pracovních dnů ode dne obdržení dopisu příslušným útvarem Komise (…) Pokud odpověď nemůže být zaslána do patnácti pracovních dnů, a ve všech případech, kdy odpověď vyžaduje jinou práci na tomto dopisu (…), by měl odpovědný zaměstnanec zaslat předběžnou odpověď s uvedením data, do kterého může adresát očekávat, že mu bude zaslána odpověď (…)"(7).

3.4 V tomto případě se zdá, že EPSO zaslal stěžovateli odpověď dne 19. srpna 2003, tj. pět dní poté, co obdržel dopis stěžovatele ze dne 11. srpna 2003. V předběžné odpovědi bylo uvedeno, že úplná odpověď bude zaslána v průběhu měsíce září. EPSO zaslal stěžovateli konečnou odpověď dne 18. září 2003. Veřejná ochránkyně práv se proto domnívá, že Komise jednala v souladu se svými vlastními pravidly, pokud jde o lhůty pro odpovědi na korespondenci. Nebyl tedy zjištěn žádný nesprávný úřední postup.

4 Závěr

Na základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti se zdá, že ze strany úřadu EPSO nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu. Veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá.

O tomto rozhodnutí budou rovněž informováni ředitel úřadu EPSO a předseda Komise.

Upřímně,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Věc T-289/94, Parlament v. Innamorati, bod 48.

(2) Věc T-53/00, bod 68, a věc T-33/00, bod 44.

(3) Rozhodnutí evropského veřejného ochránce práv, kterým se přijímají prováděcí ustanovení, přijaté dne 8. července 2002 [a pozměněné rozhodnutím veřejného ochránce práv ze dne 5. dubna 2004]. Viz http://www.ombudsman.europa.eu/lbasis/en/provis.htm.

(4) Rozhodnutí evropského veřejného ochránce práv o stížnosti 774/2003/ELB na úřad EPSO (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/030774.htm).

(5) Viz věc C-254/95, Evropský parlament v. Angelo Innamorati, Sb. rozh. 1996, s. I-3423, bod 31.

(6) Viz věc C-254/95, Evropský parlament v. Angelo Innamorati, [1996] Sb. rozh. I - 3423, bod 24, věc T-33/00, Martínez Parama v. Komise , [2003] Sb. rozh. SC IA-00105, bod 44, věc T - 53/00, Angioli v. Komise, [2003] Sb. rozh. SC IA-00013, bod 68.

(7) Rozhodnutí Komise (2000/633/CE CECA, EURATOM) ze dne 17. října 2000, kterým se mění její jednací řád, Úř. věst. 2000, L 267, s. 63.