1. Poslední aktualizace tohoto záznamu: 05/06/23

2. Referenční číslo: 05/2023

3. Jméno a kontaktní údaje správce: Evropský veřejný ochránce práv, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex – EO@ombudsman.europa.eu

Odpovědné oddělení:

Ředitelství pro administrativu (zaměstnanci IKT) a projektový tým (jeden člen generálního tajemníka a vedoucí týmu lidských zdrojů)

4. Jméno a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů: paní Francesca Pavesi – zástupkyně pověřence pro ochranu osobních údajů: pan Nicholas Hernanz

E-mailová adresa: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Jméno a kontaktní údaje zpracovatele: externí společnost pověřená vypracováním odpovědí na průzkum a vypracováním souhrnné zprávy:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15, Brusel, Francie

1300 Wavre

Belgie

E-mailová adresa: gcomhaire@incidence.be nebo info@incidence.be

6. Jméno a kontaktní údaje společného správce (společných správců): Nevztahuje se na tento návrh.

7. Účel (účely) zpracování:  EO má prostřednictvím nástroje pro interní průzkum LimeSurvey v úmyslu provést průzkum mezi zaměstnanci s cílem získat od zaměstnanců zpětnou vazbu ohledně organizace kanceláře, pracovních podmínek, pracovního prostředí a etických otázek a otázek dobrých životních podmínek. Účelem je určit oblasti, které jsou vnímány jako uspokojivě fungující, jakož i oblasti, které mohou vyžadovat následná opatření, a pokud možno porovnat výsledky v průběhu času a s výsledky jiných institucí.

Právním základem tohoto postupu je čl. 1e odst. 2 a 3 služebního řádu ^[1].

8. Popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů:

Kategorie subjektů údajů: zaměstnanci úřadu EO (úředníci, dočasní nebo smluvní zaměstnanci). Stážisté kanceláře EO se průzkumu mezi zaměstnanci neúčastní.

Kategorie osobních údajů:

Průzkum je anonymní. Záznam o odpovědích na průzkum neobsahuje žádné identifikační údaje o respondentech. Při komentování v poli pro volný text mohou respondenti přidat informace. V těchto případech mohou být někteří respondenti identifikováni nebo mohou odhalit osobní údaje třetích stran v závislosti na obsahu informací, které se rozhodnou poskytnout.

EO zpracovává profesionální e-mailové adresy zaměstnanců, aby mohl zaslat odkaz na průzkum. EO rovněž zpracovává odpovědi na průzkum. Tyto osobní údaje mohou být zpracovávány externí společností a úřadem EO.

Externí společnost pověřená vypracováním zprávy zpracovává názory zaměstnanců shromážděné na základě dotazníkového šetření.

9. Lhůta pro uchovávání údajů a pokud možno pro výmaz:

EO bude uchovávat e-mailové adresy respondentů průzkumu po dobu nezbytnou k zaslání průzkumu zaměstnanců 2023 dotčeným zaměstnancům.

EO uchová odpovědi na průzkum, včetně případných osobních údajů předložených respondenty v polích pro volný text, po dobu nejvýše pěti let. Údaje následně vymaže.

Externí společnost uchová odpovědi respondentů po dobu nezbytnou k vypracování zprávy o průzkumu, nejdéle však po dobu pěti let ^[2]. Údaje následně vymaže. Předpokládá se, že všechny odpovědi jsou anonymní, s výjimkou polí pro volný text, pokud v nich respondenti uvedou osobní údaje.

10. Příjemci údajů:

Příjemcem je externí společnost odpovědná za vypracování zprávy o průzkumu.

Celkové výsledky (anonymizované údaje) budou rovněž sdíleny se zaměstnanci.

11. Dochází k předávání osobních údajů do třetích zemí a/nebo mezinárodním organizacím? Nevztahuje se na tento návrh.

12. Obecný popis bezpečnostních opatření:

EO používá „LimeSurvey“ k zaslání průzkumu respondentům a shromáždění odpovědí. LimeSurvey je nástroj interního průzkumu, který zajišťuje, aby všechny zpracovávané údaje zůstaly na zabezpečeném serveru evropského veřejného ochránce práv a aby byly údaje chráněny přísnými bezpečnostními pravidly.

Odpovědi na otázky průzkumu znemožňují identifikaci subjektů údajů, s výjimkou určitých případů, kdy respondenti mohou doplnit informace do pole pro volný text.

Průzkum obsahuje následující prohlášení o vyloučení odpovědnosti: „v zájmu zachování anonymity účastníků zajišťujeme, aby odpovědi byly strukturovány způsobem, který brání identifikaci jednotlivců. Mějte však na paměti, že některá pole s volným textem umožňují jednotlivcům svobodně zadávat jakékoli informace, které si zvolí, včetně osobních údajů o sobě nebo jiných osobách. Důrazně doporučujeme účastníkům, aby v těchto oblastech nezveřejňovali žádné osobně identifikovatelné informace.“

13. Informace o tom, jak mohou subjekty údajů uplatňovat svá práva na přístup a opravu a případně na výmaz, omezení a přenositelnost údajů:

Pokud jde o e-mailové adresy zaměstnanců EO:

Zaměstnanci mohou požádat o přístup ke svým vlastním osobním údajům a k příslušným informacím o tom, jak je hospodářský subjekt používá. Mohou rovněž požadovat opravu jakýchkoli neúplných nebo nepřesných údajů, které se jich týkají. Za určitých podmínek mají právo kdykoli vznést námitku proti použití svých údajů ze strany EO z důvodů týkajících se jejich konkrétní situace, jakož i právo požadovat, aby EO vymazal jejich osobní údaje nebo omezil jejich použití.

EO odpoví na žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce.

Pokud jde o odpovědi na průzkum:

Jakmile respondenti odešlou své odpovědi do průzkumu, stávají se anonymními informacemi. Práva subjektů údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se proto na odpovědi na průzkum nevztahují. Prohlášení o vyloučení odpovědnosti nad políčky pro volný text poskytuje respondentům dostatek informací o rizicích poskytnutí osobních údajů v jejich odpovědích. Vzhledem k tomu, že průzkum je prováděn anonymně, není technicky možné určit, „kdo co odpověděl“, ani poskytnout respondentům právo na přístup, opravu, námitku, výmaz nebo omezení jejich odpovědi.

Každý subjekt údajů má však za určitých podmínek stanovených v nařízení právo na přístup k osobním údajům uvedeným v jednom z polí pro volný text, pokud se ho týkají, na jejich opravu, vznesení námitky, výmaz nebo požadovat omezení těchto údajů. Tyto žádosti by měly být adresovány externí společnosti, která odpovědi na průzkum zpracovává (info@incidence.be), nebo výkonnému řediteli.

Zaměstnanci mohou kdykoli požádat úřad o informace týkající se zpracování jejich osobních údajů e-mailem (EO@ombudsman.europa.eu) nebo kontaktováním ředitelství pro správu. Útvary odpoví na jejich žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Mohou se rovněž obrátit na pověřence úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pokud si chtějí stěžovat na to, jak EO nakládá s jejich osobními údaji, mohou se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (www.edps.europa.eu) na této adrese: EDPS@edps.europa.eu

Prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se průzkumu mezi zaměstnanci úřadu evropského veřejného ochránce práv v roce 2023

V tomto prohlášení o ochraně osobních údajů je vysvětlen důvod zpracování, způsob, jakým evropský veřejný ochránce práv shromažďuje veškeré poskytnuté osobní údaje, nakládá s nimi a zajišťuje jejich ochranu, jak jsou tyto informace používány a jaká práva mohou subjekty údajů ve vztahu ke svým údajům uplatňovat.

Správcem je EO. Zpracovatelem je externí společnost pověřená vypracováním odpovědí na průzkum a vypracováním souhrnné zprávy.

1. Jaké osobní údaje bude evropský veřejný ochránce práv zpracovávat?

Průzkum je anonymní. Záznam o odpovědích na průzkum neobsahuje žádné identifikační údaje o respondentech.

EO zpracovává profesionální e-mailové adresy zaměstnanců, aby mohl obdržet odkaz na průzkum.

Stážisté kanceláře EO se průzkumu mezi zaměstnanci neúčastní.

V některých případech mohou respondenti přidat informace do pole pro volný text. 

Pokyny k průzkumu budou obsahovat konkrétní prohlášení o vyloučení odpovědnosti v tomto smyslu: v zájmu zachování anonymity účastníků zajišťujeme, aby odpovědi byly strukturovány způsobem, který zabraňuje identifikaci jednotlivců. Mějte však na paměti, že některá pole s volným textem umožňují jednotlivcům svobodně zadávat jakékoli informace, které si zvolí, včetně osobních údajů o sobě nebo jiných osobách. Důrazně doporučujeme účastníkům, aby v těchto oblastech nezveřejňovali žádné osobně identifikovatelné informace.

Při komentování v poli pro volný text mohou respondenti přidat informace. V těchto případech mohou být někteří respondenti identifikováni nebo mohou odhalit osobní údaje třetích stran v závislosti na obsahu informací, které se rozhodnou poskytnout.

Tyto osobní údaje mohou být zpracovávány externí společností a úřadem EO.

Zpráva o průzkumu bude vypracována externí společností a rozeslána zaměstnancům a řídícímu týmu.

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Jak je uvedeno v předchozím odstavci, průzkum zachovává anonymitu. Zaměstnanci však mají možnost dobrovolně zveřejnit své osobní údaje nebo osobní údaje třetích stran ve volných textových polích. Pouze v takových případech může veřejný ochránce práv nakládat s osobními údaji náhodně.

Úřad evropského veřejného ochránce práv má v úmyslu provést průzkum mezi zaměstnanci s cílem získat od zaměstnanců zpětnou vazbu ohledně organizace úřadu, pracovních podmínek, pracovního prostředí a etických otázek a otázek dobrých životních podmínek. Účelem je určit oblasti, které jsou vnímány jako uspokojivě fungující, jakož i oblasti, které mohou vyžadovat následná opatření, a pokud možno porovnat výsledky v průběhu času a s výsledky jiných institucí.

3. Jaké jsou právní základy a nezbytnost zpracování těchto údajů?

Zpracování je nezbytné na základě čl. 5 odst. 1 písm. a) (plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu).

Právním základem je čl. 1e odst. 2 a 3 služebního řádu .

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

První kategorii osobních údajů, tj. e-mailové adresy všech zaměstnanců, zpracovává ředitelství pro administrativu (zaměstnanci IKT) a projektový tým (jeden člen generálního tajemníka a vedoucí týmu lidských zdrojů).

Druhou kategorii osobních údajů, konkrétně ty, které mohou zaměstnanci uvést v komentářích ve volném textu průzkumu, může zpracovávat externí společnost odpovědná za vypracování zprávy o průzkumu, ředitelství pro správu (zaměstnanci IKT) a projektový tým (jeden člen generálního tajemníka a vedoucí týmu lidských zdrojů). Předpokládá se, že tato externí společnost zpracovává pouze anonymní údaje, s výjimkou polí pro volný text, pokud respondenti poskytnou osobně identifikovatelné informace o sobě nebo o jiných osobách.

5. Kdo budou příjemci údajů?

Příjemcem je externí společnost odpovědná za vypracování zprávy o průzkumu. Celkové výsledky (anonymizované údaje) budou rovněž sdíleny se zaměstnanci.

6. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

Veřejná ochránkyně práv bude uchovávat osobní údaje uvedené v bodě 1 výše (e-mailové adresy respondentů průzkumu) po dobu nezbytnou k zaslání průzkumu mezi zaměstnanci 2023 dotčeným zaměstnancům.

Externí společnost uchová odpovědi poskytnuté respondenty po dobu nezbytnou k vypracování zprávy o průzkumu a nejvýše po dobu pěti let . Údaje následně vymaže. Předpokládá se, že všechny odpovědi jsou anonymní, s výjimkou polí pro volný text, pokud v nich respondenti uvedou osobní údaje.

7. Jak chráníme vaše údaje?

EO používá „LimeSurvey“ k zaslání průzkumu respondentům a shromáždění odpovědí. LimeSurvey je nástroj interního průzkumu, který zajišťuje, aby všechny zpracovávané údaje zůstaly na zabezpečeném serveru evropského veřejného ochránce práv a aby byly údaje chráněny přísnými bezpečnostními pravidly.

Odpovědi na otázky průzkumu znemožňují identifikaci subjektů údajů, s výjimkou určitých případů uvedených v části 1, v nichž mohou respondenti doplnit informace do pole pro volný text.

Bude doplněno následující prohlášení o vyloučení odpovědnosti: „v zájmu zachování anonymity účastníků zajišťujeme, aby odpovědi byly strukturovány způsobem, který brání identifikaci jednotlivců. Mějte však na paměti, že některá pole s volným textem umožňují jednotlivcům svobodně zadávat jakékoli informace, které si zvolí, včetně osobních údajů o sobě nebo jiných osobách. Důrazně doporučujeme účastníkům, aby v těchto oblastech nezveřejňovali žádné osobně identifikovatelné informace.“

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

Pokud jde o první kategorii osobních údajů, konkrétně e-mailové adresy všech zaměstnanců:

Máte právo na přístup ke svým osobním údajům a k relevantním informacím o tom, jak je EO používá.

Za určitých podmínek máte také právo požadovat opravu jakýchkoli neúplných nebo nepřesných údajů, které se vás týkají. Identifikační údaje můžete kdykoli opravit. Máte právo kdykoli vznést námitku proti používání vašich údajů ze strany EO z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace.

Za určitých podmínek máte právo požadovat, aby EO vymazal vaše osobní údaje nebo omezil jejich použití.

EO odpoví na žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce.

Pokud jde o druhou kategorii osobních údajů, konkrétně o odpovědi na průzkum:

Jakmile respondenti odešlou své odpovědi do průzkumu, stávají se anonymními informacemi. Práva subjektů údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se proto na odpovědi na průzkum nevztahují. Prohlášení o vyloučení odpovědnosti nad políčky pro volný text poskytuje respondentům dostatek informací o rizicích poskytnutí osobních údajů v jejich odpovědích. Vzhledem k tomu, že průzkum je prováděn anonymně, není technicky možné určit, „kdo co odpověděl“, ani poskytnout respondentům právo na přístup, opravu, námitku, výmaz nebo omezení jejich odpovědi.

Každý subjekt údajů má však za určitých podmínek stanovených v nařízení právo na přístup k osobním údajům uvedeným v jednom z polí pro volný text, pokud se ho týkají, na jejich opravu, vznesení námitky, výmaz nebo požadovat omezení těchto údajů. Tyto žádosti by měly být adresovány externí společnosti, která odpovědi na průzkum zpracovává.

9. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Otázky týkající se ochrany údajů v souvislosti s organizací průzkumu mezi zaměstnanci 2023 můžete kdykoli zaslat výkonnému řediteli na tuto adresu:

Evropský veřejný ochránce práv

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Štrasburk Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Externí společnost, která odpovědi na průzkum zpracovává, můžete kontaktovat na adrese:

pan Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15, Brusel, Francie

1300 Wavre

Belgie

gcomhaire@incidence.be

Je důležité poznamenat, že externí společnost v zásadě zpracovává pouze anonymní informace, a to informace, které se netýkají identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby nebo osobních údajů anonymizovaných takovým způsobem, že subjekt údajů není nebo již není identifikovatelný.

Můžete se také obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů úřadu EO na této adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Stížnost můžete kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů na této adrese: EIOÚ@edps.europa.eu

 

[1] Čl. 1e odst. 2 a 3 Úředníkům v činné službě se poskytnou pracovní podmínky odpovídající příslušným normám v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví, které jsou přinejmenším rovnocenné minimálním požadavkům použitelným podle opatření přijatých v těchto oblastech na základě Smluv. 3. Opatření sociální povahy přijatá v souladu s tímto článkem provádí každý orgán v úzké spolupráci s výborem zaměstnanců na základě víceletých navrhovaných opatření. Tato navrhovaná opatření se každoročně předávají rozpočtovému orgánu v rámci rozpočtového procesu“.

[2] Viz článek 21.2.13 všeobecných smluvních podmínek: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en