1. Poslední aktualizace tohoto záznamu: 23/02/2022

2. Referenční číslo: 1/2022

3. Jméno a kontaktní údaje správce:

evropský veřejný ochránce práv,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Štrasburk Cedex

Kontaktní osoba:

Ředitel vyšetřování

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Jméno a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:

paní Francesca Pavesi

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

pan Nicholas Hernanz

Zástupce pověřence pro ochranu osobních údajů

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Jméno a kontaktní údaje zpracovatele:

Nevztahuje se na tento návrh.

6. Jméno a kontaktní údaje společného správce (společných správců):

Nevztahuje se na tento návrh.

7. Účel (účely) zpracování:

V souladu s článkem 11 Smlouvy o EU organizuje evropský veřejný ochránce práv konzultace se zúčastněnými stranami, jejichž účelem je informovat veřejného ochránce práv o názorech těch, jichž se týkají témata strategických šetření a iniciativ, která jsou důležitá pro veřejnost.

Veřejná konzultace v souvislosti se strategickými šetřeními a iniciativami se obecně skládá z těchto kroků:

• výzva k poskytnutí příspěvku je zveřejněna na internetových stránkách EO,
• kdokoli je vyzván, aby přispěl do určité lhůty,
• příspěvky mohou být zaslány prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu nebo poštou,
• všechny příspěvky jsou zveřejněny na internetových stránkách veřejného ochránce práv a
• je vypracována zpráva, v níž jsou shrnuty příspěvky.

Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení 2018/1725).

Osobní údaje se také používají ke komunikaci s přispěvateli.

8. Popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů:

Kategorie subjektů údajů

Konzultace s evropským veřejným ochráncem práv se může zúčastnit jakákoli fyzická nebo právnická osoba.

Kategorie osobních údajů

Shromažďované a dále zpracovávané osobní údaje jsou údaje nezbytné pro účast na konzultaci, a to:

• jméno,
• příjmení,
• pracovní zařazení
• e-mailová adresa,
• jazyk, ve kterém by člověk rád obdržel odpověď,
• v jiném jazyce, v němž by člověk přijal odpověď,
• předmět (název konzultace) a obsah (většinou názory jednotlivce nebo organizace na dané téma).

Některé odpovědi mohou rovněž obsahovat osobní údaje třetích stran, ačkoli přispěvatelé jsou požádáni, aby do svých odpovědí nezahrnovali zbytečné osobní údaje. V zásadě by neměly být zahrnuty zvláštní kategorie údajů ^[1]. Pokud jde o osobní údaje třetích stran, uplatňuje evropský veřejný ochránce práv při šetření politiku poskytování informací subjektu údajů, který je třetí stranou (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Lhůta pro uchovávání údajů a pokud možno pro výmaz:

Příspěvky jsou uloženy v příslušném spisu v souladu s politikou uchovávání v systému správy případů veřejného ochránce práv po dobu deseti let od ukončení případu ^[2]. To zahrnuje základní osobní údaje (jméno, příjmení, e-mailovou adresu) a jazykové preference a individuální odpovědi. Poté budou archivovány v souladu s politikou veřejného ochránce práv v oblasti archivace ^[3].

Osobní údaje přispěvatelů jsou z verze příspěvku, která je na požádání zveřejněna na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv, odstraněny.^[4] E-mailové adresy jsou vždy odstraněny. Pokud by do příspěvku byly zahrnuty osobní údaje třetích stran, které jsou přispěvatelé požádáni, aby se tomu vyhnuli, jsou také skryty.

Dokumenty předložené v rámci konzultace, jako jsou písemná stanoviska nebo podkladové dokumenty, budou zveřejněny v obdržené podobě. Pokud by taková podání obsahovala osobní údaje třetích stran, byly by provedeny příslušné úpravy.

V případě hromadné korespondence, tj. pokud skupina přispěvatelů předloží stejné příspěvky, jsou odpovědi uloženy do příslušného spisu po dobu deseti let, po jejímž uplynutí mohou být archivovány. Jsou uchovávány v e-mailovém systému evropského veřejného ochránce práv po dobu tří měsíců a poté jsou vymazány. Jeden takový příspěvek je zveřejněn na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv s uvedením, že veřejná ochránkyně práv obdržela několik dalších příspěvků se stejným obsahem.

10. Příjemci údajů:

Přístup k osobním údajům je poskytován zaměstnancům evropského veřejného ochránce práv odpovědným za provádění této operace zpracování a oprávněným zaměstnancům na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“, jako jsou zaměstnanci oddělení IKT pro správu údajů předložených na internetových stránkách veřejného ochránce práv.

V rámci šetření předá veřejný ochránce práv příslušnému orgánu, instituci nebo jinému subjektu EU všechny obdržené příspěvky.

Aby se zabránilo zneužití, jsou přispěvatelé povinni identifikovat sebe nebo organizaci, jejímž jménem odpovídají. Anonymní příspěvky na konzultace nejsou akceptovány.

Žádáme přispěvatele, aby do svých příspěvků nezahrnovali zbytečné osobní údaje, zejména osobní údaje třetích stran.

V zájmu transparentnosti veřejný ochránce práv poskytuje obdržené veřejné příspěvky ke konzultaci. Pokud jsou zahrnuty osobní údaje přispěvatelů nebo jinak, jsou tyto údaje skryty (pokud jde o přispěvatele, pouze na vyžádání).

11. Dochází k předávání osobních údajů do třetích zemí a/nebo mezinárodním organizacím?:

Nevztahuje se ^{na tento návrh [5]}

12. Obecný popis bezpečnostních opatření:

Většina příspěvků ke konzultacím s evropskými veřejnými ochránci práv se předkládá elektronicky do zvláštních e-mailových schránek pro konzultace. Žádáme přispěvatele, aby vyplnili kontaktní formulář na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv, který bude směrovat odpovědi do vyhrazené e-mailové schránky pro konzultace.

Příspěvky zaslané poštou jsou naskenovány a přidány do digitálního souboru odpovědným vyšetřujícím úředníkem. Papírová kopie příspěvku je následně zničena.

Příspěvky ke konzultacím se zúčastněnými stranami jsou uloženy v „systému správy případů“ veřejného ochránce práv. Přístup k osobním údajům dodavatelů je poskytován zaměstnancům veřejné ochránkyně práv odpovědným za provádění této operace zpracování a oprávněným zaměstnancům na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“.

Cílem evropské veřejné ochránkyně práv je zajistit, aby systémy a služby zpracování údajů byly odolné a aby byla v příslušných případech chráněna důvěrnost údajů.

13. Informace o tom, jak mohou subjekty údajů uplatňovat svá práva na přístup a opravu a případně na výmaz, omezení a přenositelnost údajů:

Po odeslání údajů prostřednictvím kontaktního formuláře obdrží přispěvatelé e-mail s kopií zpracovávaných údajů.

Subjekty údajů mají právo na přístup ke svým osobním údajům a k relevantním informacím o tom, jak je používáme. Mají rovněž právo požadovat opravu jakýchkoli neúplných nebo nepřesných údajů, které se jich týkají. Subjekty údajů mají právo kdykoli vznést námitku proti použití svých údajů evropským veřejným ochráncem práv z důvodů týkajících se jejich konkrétní situace. Za určitých podmínek mají právo požadovat, abychom vymazali jejich osobní údaje nebo omezili jejich použití.

Subjekty údajů nás mohou kdykoli požádat o informace týkající se našeho zpracování jejich osobních údajů e-mailem na adrese EO@ombudsman.europa.eu (e-mailová adresa odpovědného úředníka pro šetření bude rovněž k dispozici na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv věnovaných konzultaci). Žádosti subjektů údajů jsou vyřizovány co nejrychleji a v každém případě do jednoho měsíce.

Subjekty údajů se mohou také obrátit na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Pokud si chtějí stěžovat na to, jak veřejný ochránce práv nakládá s jejich osobními údaji, mohou se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (www.edps.europa.eu) na této adrese: EDPS@edps.europa.eu

Při organizaci konzultace se zúčastněnými stranami poskytuje evropská veřejná ochránkyně práv přispěvatelům tyto informace týkající se jejich soukromí: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Prohlášení o ochraně osobních údajů

Konzultace s evropským veřejným ochráncem práv v souvislosti se strategickými šetřeními a iniciativami ^[6]

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů popisuje, jak evropský veřejný ochránce práv chrání vaše osobní údaje, když odpovídáte na konzultaci s veřejným ochráncem práv, a kde veřejný ochránce práv jako takový jedná jako správce údajů. Toto prohlášení rovněž stanoví, jaká práva máte jako subjekt údajů.

Vysvětluje zejména důvody pro shromažďování a zpracování údajů; způsob, jakým veřejný ochránce práv shromažďuje poskytnuté údaje, nakládá s nimi a zajišťuje jejich ochranu; a jaká práva mohou přispěvatelé uplatňovat ve vztahu ke svým údajům.

1. Jaké osobní údaje bude evropský veřejný ochránce práv zpracovávat?

Přispěvatelé vyplní kontaktní formulář na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv, který směruje příspěvky do vyhrazené e-mailové schránky pro konzultace. Příspěvky mohou být také zaslány dopisem nebo e-mailem. Příspěvky zpracovávají příslušní zaměstnanci úřadu evropského veřejného ochránce práv.

Evropský veřejný ochránce práv může kontaktovat přispěvatele s žádostí o vysvětlení a/nebo o šíření výsledků konzultace/šetření. Kontaktní údaje osoby odpovědné za dotaz jsou uvedeny ve výzvě k odpovědi na konzultaci.

Shromažďované a dále zpracovávané osobní údaje jsou údaje nezbytné pro účast na konzultaci, a to: jméno, příjmení, e-mail, popis pracovní pozice a preferovaný jazyk pro další korespondenci, jiný jazyk, v němž by člověk přijal odpověď, a obsah (většinou názory jednotlivce nebo organizace na dané téma).

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Evropský veřejný ochránce práv si přeje dát veřejnosti a zúčastněným stranám příležitost vyjádřit své názory v souvislosti se strategickými šetřeními a iniciativami, které by měly prospěch z vnějších vstupů, a může proto zahájit veřejné konzultace.

3. Jaký je právní základ a nezbytnost zpracování těchto údajů?

Právním základem tohoto zpracování údajů je článek 11 Smlouvy o EU.

Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s nařízením 2018/1725 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty EU. Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení 2018/1725).

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

Odvětví informačních a komunikačních technologií (IKT) evropského veřejného ochránce práv spravuje údaje předložené na internetových stránkách. Zaměstnanci evropské veřejné ochránkyně práv odpovědní za provádění veřejných konzultací a pověření zaměstnanci na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“ budou dále zpracovávat údaje předložené přispěvateli.

5. Kdo budou příjemci údajů?

zaměstnanci evropského veřejného ochránce práv odpovědní za provedení této operace zpracování mají přístup k vašim osobním údajům; jakož i další oprávnění zaměstnanci evropského veřejného ochránce práv na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“.

V rámci šetření předá evropský veřejný ochránce práv příslušnému orgánu, instituci nebo jinému subjektu EU všechny obdržené příspěvky. V zájmu transparentnosti poskytuje evropský veřejný ochránce práv obdržené veřejné příspěvky ke konzultaci.

Při účasti na konzultaci musíte identifikovat sebe a organizaci, jejímž jménem přispíváte. Anonymní příspěvky na konzultace nejsou akceptovány. Cílem je zabránit zneužití.

V zájmu transparentnosti poskytuje evropská veřejná ochránkyně práv veřejné příspěvky, které obdržela v reakci na veřejnou konzultaci. Vaše osobní údaje nebudou zveřejněny. Neměli byste ve svých příspěvcích uvádět zbytečné osobní údaje, zejména osobní údaje třetích stran. Pokud jsou tyto údaje zahrnuty, budou z verze, která je zveřejněna, odstraněny.

6. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

Příspěvky jsou uloženy v příslušném spisu v souladu s politikou uchovávání v systému správy případů veřejného ochránce práv po dobu deseti let od ukončení případu ^[7]. To zahrnuje základní osobní údaje (jména, příjmení, e-mailovou adresu), jazykové preference a odpovědi. Příspěvky jsou archivovány v souladu s politikou veřejného ochránce práv v oblasti archivace ^[8].

7. Jak chráníme vaše údaje?

Elektronické údaje jsou uloženy na serverech evropského veřejného ochránce práv. Tyto údaje jsou chráněny řadou bezpečnostních opatření zavedených odvětvím informačních a komunikačních technologií evropského veřejného ochránce práv na ochranu integrity a důvěrnosti elektronického majetku orgánu.

Přístup k osobním údajům je chráněn správou přístupových práv, která jsou přísně omezena a založena na zásadě „vědět jen to nejnutnější“.

E-mailové adresy se nikdy nezveřejňují, ale jsou uchovávány a evropský veřejný ochránce práv je může použít pro korespondenci související s poskytnutou odpovědí.

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

Při účasti na konzultaci si můžete zvolit, zda mají být vaše osobní údaje zveřejněny na našich webových stránkách, či nikoli.

Jako „subjekt údajů“ máte rovněž zvláštní práva podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné. Za určitých podmínek máte právo na výmaz svých osobních údajů, omezení zpracování svých osobních údajů a právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů.

Evropský veřejný ochránce práv odpoví na vaše žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce.

V neposlední řadě máte právo se kdykoli obrátit na evropského inspektora ochrany údajů, pokud se domníváte, že evropský veřejný ochránce práv v důsledku zpracování vašich osobních údajů porušil vaše práva podle nařízení 2018/1725.

9. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Otázky týkající se ochrany údajů v souvislosti s veřejnými konzultacemi evropského veřejného ochránce práv můžete kdykoli zaslat na tuto adresu: EO@ombudsman.europa.eu

Pověřence pro ochranu osobních údajů evropského veřejného ochránce práv můžete rovněž kontaktovat na této adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Stížnost můžete kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů na této adrese: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Viz článek 10 nařízení 2018/1725.

[2] Viz: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Viz: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Viz: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] Osobní údaje zveřejněné na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv jsou přístupné po celém světě. Soudy EU shledaly, že vložení osobních údajů na internetovou stránku nepředstavuje předání osobních údajů (viz rozsudek Soudního dvora ze dne 6. listopadu 2003, Lindqvist, věc C-101/01).

[6] K dispozici na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Viz: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Viz: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.