• Lodge a complaint
  • Request for information
Public consultation on the European Ombudsman’s Strategy Towards 201960th Rome Treaty anniversaryYour Europe - The portal to on-line European and national public services

Entscheidung im Fall 2309/2013/JAS über die Behandlung eines Antrags auf Zugang zu Dokumenten durch das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung

Available languages: de.en

This complaint was treated as confidential. This document has therefore been anonymised.

  • Case: 2309/2013/JAS
    Opened on 17 Dec 2013 - Recommendation on 22 Nov 2016 - Decision on 05 Jul 2017
  • Institution(s) concerned: European Anti-Fraud Office

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang zu Dokumenten des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), die im Zusammenhang mit einer Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten erstellt wurden. Im Anschluss an einen Lösungsvorschlag der Bürgerbeauftragten gewährte OLAF dem Beschwerdeführer Zugang zu vier Dokumenten welche laut OLAF vom Zugangsantrag umfasst waren. Der Beschwerdeführer bezweifelte, dass OLAF alle einschlägigen Dokumente identifiziert hatte.

Die Bürgerbeauftragte empfahl OLAF daraufhin, vorbehaltlich eventuell erforderlicher Schwärzungen, zwei weitere Dokumente freizugeben, welche nach Ansicht der Bürgerbeauftragten ebenso vom Antrag des Beschwerdeführers umfasst waren.

In seiner Antwort auf die Empfehlung der Bürgerbeauftragten erläuterte OLAF, weshalb es nicht der Ansicht war, dass sich der Antrag des Beschwerdeführers auch auf diese beiden Dokumente erstreckte. Die Bürgerbeauftragte hielt diese Erläuterungen nicht für überzeugend und schloss den Fall ab, wobei sie an ihrer Auffassung festhielt, dass ein Verwaltungsmissstand seitens OLAF vorlag.

Hintergrund

1. Die Beschwerde betrifft die Weigerung des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), dem Beschwerdeführer, einem deutschen Staatsbürger, öffentlichen Zugang[1] zu einer „Liste der von OLAF im Anschluss an und im Zusammenhang mit der Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 15. März 2013 im Fall 1697/2010/(BEH)JN erstellten Dokumente[2] sowie Kopien dieser Dokumente“ zu gewähren. Der Antrag auf Zugang wurde im September 2013 bei OLAF gestellt.

2. OLAF hat die Frist zur Beantwortung des Antrags des Beschwerdeführers auf Zugang zweimal verlängert. Der Beschwerdeführer hat daraufhin einen sogenannten Zweitantrag gestellt und erneut um Zugang zu den Dokumenten ersucht. OLAF weigerte sich, diesen Antrag zu bearbeiten, da es Zweifel an der Identität des Beschwerdeführers hegte.

3. Der Beschwerdeführer wandte sich im Dezember 2013 an die Bürgerbeauftragte. Der Beschwerdeführer bemängelte, dass sich OLAF zu Unrecht geweigert hatte, seinen Antrag zu bearbeiten, und es verabsäumt hatte, ihm uneingeschränkten Zugang zu den Dokumenten zu gewähren. Der Beschwerdeführer erwartete, dass sich OLAF bei ihm für die Verzögerung entschuldigt und ihm umgehend uneingeschränkten Zugang zu den Dokumenten gewährt.

4. Nach einem Lösungsvorschlag der Bürgerbeauftragten befasste sich OLAF mit dem Zweitantrag des Beschwerdeführers. Dabei vertrat die Bürgerbeauftragte jedoch die Auffassung, dass OLAF bestimmte Dokumente übersehen hatte, und gab daher eine Empfehlung[3] an OLAF ab, wonach das Amt diese Dokumente freigeben und nach weiteren Dokumenten suchen sollte, auf die sich der Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang erstreckte.

5. Die vorliegende Entscheidung berücksichtigt dabei insbesondere die detaillierte Stellungnahme von OLAF zu den Empfehlungen der Bürgerbeauftragten sowie die Kommentare des Beschwerdeführers.

Beschwerde, dass OLAF es verabsäumte, Zugang zu den beantragten Dokumenten zu gewähren

Empfehlung der Bürgerbeauftragten

6. In ihrer Empfehlung stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass sich OLAF bezüglich der Dokumente, von denen es der Auffassung war, dass sich der Antrag des Beschwerdeführers darauf erstreckte, zufriedenstellend mit der Beschwerde befasst hatte. OLAF entschuldigte sich bei dem Beschwerdeführer auch für die entstandenen Verzögerungen.

7. Die Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass OLAF im Anschluss an die Entscheidung im Fall 1697/2010/(BEH)JN zwei zusätzliche Schreiben an die Bürgerbeauftragte gerichtet hatte. Der Gegenstand dieses Falles und die getroffene Entscheidung bilden den Hintergrund des in diesen Schreiben aufgeworfenen Problems. In beiden Schreiben wird ausdrücklich auf den Fall 1697/2010/(BEH)JN Bezug genommen, und es ist offensichtlich, dass zwischen dem in diesen Schreiben erörterten Problem und der im Fall 1697/2010/(BEH)JN getroffenen Entscheidung eine gewisse Verbindung besteht. Nach Ansicht der Bürgerbeauftragten lag daher ein Verwaltungsmissstand seitens OLAF vor, da das Amt nicht erkannt hatte, dass sich der Antrag des Beschwerdeführers auch auf diese beiden zusätzlichen Schreiben bezog, bzw. da es verabsäumt hatte, den Beschwerdeführer bezüglich des Umfangs seines Antrags zu konsultieren. Die Bürgerbeauftragte sprach folgende Empfehlung an OLAF aus:

OLAF sollte dem Beschwerdeführer Zugang zu den Schreiben gewähren, die es dem Bürgerbeauftragten am 3. April und am 23. August 2013 zugesandt hatte, es sei denn, das Amt ist der Auffassung, dass für alle oder einen Teil der Schreiben eine Ausnahme vom Zugangsrecht besteht. Bei seiner Entscheidung, ob Zugang zu den Schreiben zu gewähren ist oder nicht, sollte OLAF die vorläufige Auffassung der Bürgerbeauftragten berücksichtigen, dass vorbehaltlich minimaler Schwärzungen ein Recht der Öffentlichkeit auf Zugang zu den beiden Schreiben besteht. Sollte OLAF der Ansicht sein, dass Schwärzungen in den Schreiben erforderlich sind, sollte es die Bürgerbeauftragte über diese und die Gründe dafür informieren.

OLAF sollte weitere Nachforschungen anstellen, um zu ermitteln, ob weitere Dokumente in seinem Besitz sind, auf die sich der Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu Dokumenten erstreckt; diese weitere Nachforschungen sollten sich insbesondere auf Akten beziehen, die Fragen im Zusammenhang mit dem Gegenstand der Untersuchung des Bürgerbeauftragten im Fall 1697/2010/(BEH)JN betreffen. OLAF sollte eine Entscheidung über das Recht auf Zugang zu eventuell dabei ermittelten Dokumenten treffen. OLAF sollte die Bürgerbeauftragte über die Ergebnisse dieser Nachforschungen und über seine Entscheidung über den Zugang zu allen dabei ermittelten Dokumenten unterrichten.

8. In seiner Stellungnahme zur Empfehlung der Bürgerbeauftragten argumentierte OLAF, dass der Antrag des Beschwerdeführers insofern klar war, als Dokumente, auf die sich der Antrag erstreckte, folgende drei Bedingungen erfüllen mussten: sie mussten (i) von OLAF (ii) zwischen dem 15. März und dem 13. September 2013 (iii) in Verbindung mit der Entscheidung des Bürgerbeauftragten vom 15. März 2013 im Fall 1697/2010/(BEH)JN erstellt worden sein.

9. OLAF betonte, dass der Beschwerdeführer nicht nach Dokumenten gefragt hatte, die irgendeinen Bezug zum Fall 1697/2010/(BEH)JN hatten, sondern dass sich sein Antrag auf Dokumente beschränkte, die im Anschluss an und im Zusammenhang mit der Entscheidung des Bürgerbeauftragten vom 15. März 2013 erstellt wurden. Worauf sich der Antrag bezog, sei also durch den Gegenstand der Entscheidung des Bürgerbeauftragten klar eingegrenzt gewesen. So könnten derartige Dokumente etwa Berichte oder Anmerkungen zur Prüfung des Sachverhalts und der Rechtslage bzw. die Schlussfolgerungen der Entscheidung des Bürgerbeauftragten sein, sich auf etwaige notwendige oder bereits ergriffene Maßnahmen zur Umsetzung von Feststellungen des Bürgerbeauftragten beziehen oder Vorschläge oder mögliche Antworten auf Fragen beinhalten, die intern oder extern durch die Entscheidung aufgeworfen wurden. Die von OLAF ermittelten und dem Beschwerdeführer als Reaktion auf seinen Antrag auf Zugang zu Dokumenten zur Verfügung gestellten Dokumente seien derartige Dokumente.

10. OLAF erklärte hingegen, dass Dokumente, die andere Umstände oder Fragen betreffen, nicht von dem Antrag berührt würden, selbst wenn diese Dokumente während des betreffenden Zeitraums versandt worden seien und sich im weiten Sinne auf den von der Bürgerbeauftragten behandelten Fall bezögen. Insbesondere sei keines der beiden betreffenden Schreiben im Zusammenhang mit der Entscheidung des Bürgerbeauftragten verfasst worden.

11. OLAF erklärte, das erste Schreiben habe sich auf die Behandlung bestimmter vertraulicher Informationen bezogen. Obwohl die in diesem Schreiben aufgeworfene Frage mit den zwei Fällen in Verbindung stand, mit denen der Bürgerbeauftragte befasst war, einschließlich des Falls 1697/2010/(BEH)JN, wurde das Schreiben nicht im Zusammenhang mit der Entscheidung des Bürgerbeauftragten im Fall 1697/2010/(BEH)JN verfasst. So betraf das Schreiben insbesondere nicht den Gegenstand der Entscheidung des Bürgerbeauftragten, nämlich die Beschwerde eines Bediensteten der EU betreffend die Meldung möglicher Missstände, und die Reaktion von OLAF auf diese Beschwerde.

12. Laut OLAF wird diese Auffassung auch durch die zeitliche Abfolge gestützt. Nach Angaben von OLAF wurde das Schreiben abgefasst, bevor der Bürgerbeauftragte seine Entscheidung veröffentlichte. Die internen Verfahren von OLAF zur Unterzeichnung und Versendung des Schreibens zogen sich jedoch länger hin als gewöhnlich, und das Schreiben wurde dem Bürgerbeauftragten erst am 3. April 2013 zugesandt, das heißt nach der Veröffentlichung der Entscheidung des Bürgerbeauftragten. Die internen Gespräche über den Gegenstand des Schreibens und die Entscheidung, das Schreiben an den Bürgerbeauftragten zu richten, fanden jedoch vor dem 15. März 2013, dem Tag der Entscheidung des Bürgerbeauftragten, statt. Die Tatsache, dass das Schreiben nach der Entscheidung des Bürgerbeauftragten im Fall 1697/2010/(BEH)JN versandt wurde, war reiner Zufall.

13. OLAF erklärte, das zweite Schreiben sei ähnlichen Inhalts wie das erste und betreffe dieselbe Frage. Es sei gewissermaßen eine Fortsetzung des ersten Schreibens gewesen. Die dem Bürgerbeauftragten im zweiten Schreiben gelieferten Informationen beträfen keinerlei Folgemaßnahmen oder sonstige Fragen, die sich in Verbindung mit der Entscheidung im Fall 1697/2010/(BEH)JN ergeben hätten.

14. OLAF kam zu dem Schluss, dass sich der Zugangsantrag des Beschwerdeführers nicht auf die beiden Schreiben bezog, deren Offenlegung die Bürgerbeauftragte empfohlen hatte: Die Schreiben stünden zwar im weiten Sinne in Bezug zum Fall 1697/2010/(BEH)JN, doch sei der Zugangsantrag des Beschwerdeführers eindeutig auf Dokumente gerichtet gewesen, die im Zusammenhang mit der Entscheidung des Bürgerbeauftragten in jenem Fall verfasst worden seien.

15. OLAF argumentierte, das Amt habe keine Zweifel gehabt, worauf sich der Antrag des Beschwerdeführers erstreckte, da er klar und genau umrissen gewesen sei. Laut OLAF habe daher keine Notwendigkeit bestanden, den Beschwerdeführer wegen des Antrags zu konsultieren.

16. OLAF erklärte, dass sich keine weiteren Dokumente in seinem Besitz befänden, auf die sich der Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu Dokumenten erstreckt.

17. Der Beschwerdeführer übte in seinen Anmerkungen Kritik an den seiner Ansicht nach anhaltenden Versuchen seitens OLAF, ihn von der wirksamen Ausübung seines Rechts auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten abzuhalten.

Die Beurteilung der Bürgerbeauftragten nach der Empfehlung

18. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass sich der Antrag des Beschwerdeführers auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten auf „im Anschluss an und im Zusammenhang mit der Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 15. März 2013 im Fall 1697/2010/(BEH)JN erstellte Dokumente“ bezog.

19. OLAF hat seine Auffassung klargestellt, dass es nicht ausreicht, dass ein Dokument irgendwie mit der Untersuchung des Bürgerbeauftragten im Fall 1697/2010/(BEH)JN im Zusammenhang steht, damit sich der Antrag des Beschwerdeführers darauf erstreckt. Laut OLAF muss ein Dokument, damit sich der Antrag des Beschwerdeführers darauf erstreckt, eine Verbindung zur abschließenden Entscheidung des Bürgerbeauftragten in jenem Fall haben. Ein solches Dokument müsste also die Maßnahmen betreffen, die von OLAF im Anschluss an die Feststellungen in der Entscheidung des Bürgerbeauftragten ergriffen wurden.

20. Die Dokumente, auf die sich nach Auffassung von OLAF der Antrag erstreckt, sind in der Tat solche Dokumente[4]: Das erste Dokument ist das offizielle Schreiben von OLAF an den Bürgerbeauftragten, in dem die Maßnahmen erläutert werden, die OLAF im Anschluss an die Feststellungen in der Entscheidung des Bürgerbeauftragten im Fall 1697/2010/(BEH)JN ergriffen hat. Im zweiten Dokument werden die von OLAF im Anschluss an die Entscheidung des Bürgerbeauftragten ergriffenen Maßnahmen gegenüber einem Mitglied des Europäischen Parlaments erläutert. Das dritte Dokument enthält die Erläuterungen von OLAF zu den im Anschluss an die Entscheidung des Bürgerbeauftragten ergriffenen Maßnahmen sowie den grundlegenden Fragen im Rahmen des Entlastungsverfahrens für 2012[5]. Das vierte Dokument ist die Antwort auf eine parlamentarische Anfrage zu den Schlussfolgerungen von OLAF betreffend die Entscheidung des Bürgerbeauftragten.

21. Nach Erhalt der Stellungnahme von OLAF hat die Bürgerbeauftragte die beiden Schreiben, die OLAF am 3. April und am 23. August 2013 an den Bürgerbeauftragten gerichtet hatte, erneut überprüft. Die Schreiben stehen eindeutig in einem gewissen Zusammenhang mit dem Fall des Bürgerbeauftragten. So beziehen sie sich beide auf den Fall 1697/2010/(BEH)JN. Die Bürgerbeauftragte akzeptiert, dass die Dokumente zwar nicht die Folgemaßnahmen zu der Entscheidung in diesem Fall betreffen, doch stehen sie immer noch damit in Verbindung. Der Wortlaut des ersten Schreibens stützt die Argumentation von OLAF, dass es vor der Entscheidung des Bürgerbeauftragten vom 15. März 2013 verfasst wurde; die Bürgerbeauftragte akzeptiert jedoch nicht, dass sich der Antrag des Beschwerdeführers deswegen nicht auf das Schreiben erstreckt, welches fast drei Wochen nach der Entscheidung des Bürgerbeauftragten datiert und versandt wurde. Das zweite Schreiben betrifft ähnliche Fragen, bezieht sich in seinem Betreff auf die Beschwerdenummer 1697/2010/BEH des Bürgerbeauftragten und ist ebenso mit dem Fall verbunden, welcher zur Entscheidung des Bürgerbeauftragten vom 15. März 2013 führte.

Schlussfolgerung

22. Die Bürgerbeauftragte ist daher der Ansicht, dass durch die Stellungnahme von OLAF die Schlussfolgerung der Bürgerbeauftragten, wonach nach vernünftigem Ermessen davon ausgegangen werden kann, dass sich der Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu Dokumenten auch auf die beiden Schreiben vom 3. April und vom 23. August 2013 erstreckte, nicht in Zweifel gezogen wurde.

23. Die Bürgerbeauftragte bestätigt daher die in ihrer Empfehlung vom 22. November 2016 getroffene Feststellung des Vorliegens eines Verwaltungsmissstands und schließt damit den Fall ab.

24. Die Bürgerbeauftragte hofft, dass OLAF nun seinen Standpunkt überdenkt, anstatt vom Beschwerdeführer zu verlangen, erneut einen Antrag auf öffentlichen Zugang zu den betreffenden Dokumenten zu stellen.

Der Beschwerdeführer und OLAF werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

 

Straßburg, den 05.07.2017

 

Emily O'Reilly
European Ombudsman

 

 

[1] Auf Grundlage der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission, ABl. 2001 L 145, S. 43, abrufbar unter: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj

[2] Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zum Abschluss seiner Untersuchung zur Beschwerde 1697/2010/(BEH)JN gegen das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/ga/49601/html.bookmark

[3] Weitere Informationen zum Hintergrund der Beschwerde, zu den Argumenten der Parteien und zur Untersuchung der Bürgerbeauftragten finden sich in der vollständigen Fassung der Empfehlung der Bürgerbeauftragten unter https://www.ombudsman.europa.eu/cases/recommendation.faces/en/73475/html.bookmark

[4] Siehe Randnummer 9 der Empfehlung der Bürgerbeauftragten.

[5] Das Verfahren, in dessen Rahmen das Europäische Parlament die Verwendung der Haushaltsmittel der EU überprüft.