Страсбург, 17.9.2012 г.

Посещение на Агенцията OI/12/2012/EIS — Посещение на Европейската агенция по химикали (ECHA)

Уважаеми г-н Денсет,

През май 2011 г. стартирах програма за посещения в агенциите на ЕС с цел установяване и разпространение на най-добри практики в отношенията им с гражданите. Първоначално извърших три „пилотни“ посещения в агенциите на ЕС в Обединеното кралство, а именно Европейския банков орган, Европейската агенция по лекарствата и Европейския полицейски колеж. Впоследствие, на 1 юни 2011 г., се срещнах с ръководителите на всички агенции на ЕС в Брюксел и имах възможност да ги запозная по-подробно с тази инициатива. През октомври и ноември 2011 г. посетих съответно Европейската агенция за околна среда в Копенхаген и Европейския център за мониторинг на наркотици и наркомании и Европейската агенция по морска безопасност в Лисабон. През февруари 2012 г. посетих Европейския център за развитие на професионалното обучение в Солун, а през май посетих Европейската фондация за подобряване на условията на живот и труд в Дъблин. През юни 2012 г. посетих Евроюст и Европол в Хага и Европейския съвет за системен риск във Франкфурт. Накрая, през юли 2012 г. посетих Европейската агенция за мрежова и информационна сигурност (ENISA) в Ираклион, Крит. Информация за предишните ми посещения в агенциите на ЕС може да бъде намерена на следната страница на моя уебсайт:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Ще бъда в Хелзинки на 5 октомври 2012 г. и бих искал да се възползвам от възможността да посетя ECHA и с удоволствие ще се срещна със съответните членове на ръководния екип на Агенцията. Като се има предвид естеството на такова посещение, изглежда уместно да се обърна към Вас в качеството си на изпълнителен директор на ECHA. За да Ви помогна да се подготвите за това, което съм сигурен, че ще се окаже полезен и конструктивен обмен на мнения, прилагам към настоящото писмо приложение, съдържащо а) проектопрограмата за нашето заседание и б) информация относно процедурните аспекти на този вид посещение.

Отбелязвам, че след неофициални контакти между нашите служби, петък, 5 октомври 2012 г. (9,30—12,30 ч.) беше договорен като взаимно удобна дата за нашата среща, на която, доколкото разбирам, Вашият заместник-директор г-н Jukka Malm ще представлява, във Ваше отсъствие, ръководството на ECHA.

По време на посещението си в ECHA ще бъда придружен от г-жа Ейя Салонен, служител по правните въпроси, която ще действа като лице за контакт за организационните аспекти на нашата среща. Нейните данни за контакт са: [електронна поща], тел.: + 33 3 88 17 24 29. От неофициалните контакти между нашите офиси разбирам също така, че г-жа Minna Heikkilä от Вашата агенция ще служи като лице за контакт в ECHA, което ще поддържа връзка с г-жа Salonen за цялата необходима подготовка.

Моля, имайте предвид, че след нашата среща бих искал да се срещна и с Комитета по персонала на ECHA. Това следва искането на Асамблеята на комитетите по персонала на агенциите (AASC) да се срещам систематично с комитетите по персонала на агенциите на ЕС, които посещавам в контекста на разследвания по собствена инициатива.

Бих искал отново да Ви благодаря, че се съгласихте да организирате това посещение, и очаквам с нетърпение да се срещна (в Ваше отсъствие) с Вашия заместник-директор и Вашите колеги и да се ангажирам с всички Вас в това, което съм сигурен, че ще бъде ползотворен обмен на мнения по различните въпроси, съдържащи се в проекта на дневен ред за нашето заседание. Освен това бих искал да благодаря на ръководството на ECHA за организирането на практическите аспекти на срещата ми с Комитета по персонала на Агенцията.

Искрено ваш,

П. Никифорос Диамандурос

Прикачен файл: 1

ПРИЛОЖЕНИЕ: Процедурни аспекти и проект на дневен ред на посещението

Относно процедурните аспекти

Посещенията на Европейския омбудсман се извършват официално въз основа на неговата компетентност да провежда разследвания по собствена инициатива. Поради това кореспонденцията, свързана с това посещение, ще съдържа регистрационен номер за такива разследвания по собствена инициатива (OI/12/2012/EIS). Омбудсманът ще бъде благодарен, ако ECHA посочи този референтен номер в кореспонденцията си относно посещението.

Разследването по собствена инициатива предполага, наред с другото, че се прилагат обичайните процесуални гаранции по отношение на такива разследвания. Те включват правото на агенцията да поиска от Европейския омбудсман да третира информацията и документите като поверителни — вж. членове 5.1, 5.2 и 14.2 от Реда и условията за прилагане на Омбудсмана:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Освен че информира агенцията, която ще бъде посетена, за въпросите, които възнамерява да повдигне, омбудсманът може също така да поиска от нея да предостави предварително определена относима информация и/или документи.

След всяко посещение омбудсманът уведомява писмено агенцията за своите констатации. Ако той направи конкретни предложения, обикновено той ще поиска от агенцията да го информира за всяко последващо действие, което тя предлага да предприеме. В зависимост от отговора на агенцията омбудсманът ще разгледа възможността за приключване на проверката или за предприемане на по-нататъшни стъпки, например чрез издаване на официални препоръки.

Моля, имайте предвид, че подготвителното писмо за това посещение, както и настоящото приложение ще бъдат публикувани на уебсайта на Европейския омбудсман. Ако Омбудсманът реши да отправи предложения към Агенцията след посещението си, съобщението, съдържащо тези предложения, също ще бъде публикувано на тази страница, както и отговорът на Агенцията, всяка по-нататъшна кореспонденция и окончателните писмени заключения на Омбудсмана. Този обмен ще бъде публикуван на следната страница на уебсайта на Омбудсмана: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Относно въпросите от дневния ред

 По отношение на съдържанието на посещението от 5 октомври 2012 г. Европейският омбудсман би желал да обсъди следните теми:

• принципите на обществената услуга;
• първоначалните контакти на ECHA с обществеността;
• Прозрачност, диалог и отчетност ;
• набиране на персонал;
• Оферти и договори;
• Конфликт на интереси; и
• Подаване на сигнали за нередности.

Конкретните въпроси, които омбудсманът би искал да разгледа по всяка тема, са следните:

1.Принципите на публичната служба

На 10 юли 2012 г. уведомих ECHA за публикуването на пет принципа на обществените услуги, които следва да ръководят поведението на служителите на ЕС. Бих искал да науча дали Агенцията е предприела или планира да предприеме стъпки, за да гарантира, че а) всички членове на нейния персонал са информирани за принципите, и б) да публикува принципите на своя уебсайт, така че обществеността да бъде информирана, че Агенцията се е абонирала за тях.

2. Първоначални контакти с обществеността

Една от основните задачи на Омбудсмана е да гарантира, че администрацията на ЕС е отворена, ориентирана към обслужването и ефикасна при осъществяването на контакти с гражданите. Съответните основни принципи са определени в Европейския кодекс за добро административно поведение (ECGAB). Въпросът остава значителен в ежедневната ни работа, което предполага, че администрацията на ЕС все още е изправена пред някои предизвикателства в тази област. Когато е целесъобразно, Европейският омбудсман се опитва да намери бързо решение на жалбите, които се отнасят до оплаквания относно първоначалните контакти на гражданите с администрацията. Обикновено това включва моите служби да се свържат със съответното лице по телефона.

Разбирам, че всички агенции на ЕС се съгласиха да приемат Европейския кодекс за добро поведение на администрацията на среща на ръководителите на агенциите, проведена в Лисабон през октомври 2008 г. На уебсайта на ECHA намерих връзка към собствения ѝ Кодекс за добро поведение на администрацията [1] (наричан по-долу "Кодексът на ECHA"). На пръв поглед изглежда, че Кодексът на ECHA отразява основно принципите, съдържащи се в Европейския кодекс за добро административно поведение (ECGAB). Например в Кодекса на ECHA липсва позоваване на омбудсмана по отношение на разпоредбата, съответстваща на член 19 от ECGAB (посочване на възможностите за обжалване). В това отношение ще Ви бъда благодарен, ако ECHA изясни как вижда връзката между двата кодекса и дали възнамерява да публикува и ECGAB на своя уебсайт. Също така ще съм благодарен да науча повече за начина, по който ECHA гарантира, че служителите на ECHA спазват принципите, заложени в Кодекса. Не успях да намеря препратки към този въпрос на уебсайта на ECHA и поради това ще бъда благодарен за представяне по този въпрос.

3. Прозрачност, диалог и отчетност

Европейският омбудсман също така поставя акцент върху насърчаването на прозрачността и повишаването на отчетността в администрацията на ЕС. Това изискване е отразено, наред с другото, в законодателството на ЕС относно публичния достъп до документи, в което омбудсманът изрично се споменава като преразглеждащ орган. Това е отразено и в широките правомощия на омбудсмана за разследване, които ни дават възможност да изясним задълбочено фактите и въпросите, повдигнати в нашите проверки.

Поради това ще Ви бъда благодарен да науча повече по следните въпроси:

а) Отбелязвам, че уебсайтът на ECHA съдържа раздел относно достъпа до документи, съхранявани от агенцията. Ще Ви бъда благодарен обаче да знам как ECHA се справя на практика със заявленията за публичен достъп до документи. Какви са нейните правила, насоки и/или практически условия за обработване на такива искания? Моля, дайте примери, като например основната кореспонденция при обработването от Агенцията на последните три заявления за публичен достъп до документи, разглеждани съгласно съответните правила на ECHA и/или Регламент 1049/2001. (Същността на решенията на ECHA в тези примери няма да бъде разгледана, тъй като това не е целта на това посещение.)

б) ECHA изготвя ли годишен доклад (вътрешен или външен) относно начина, по който обработва публичния достъп до документи?

в) ECHA поддържа ли или възнамерява ли да поддържа публичен регистър по смисъла на член 11 от Регламент 1049/2001?

г) ECHA обработва огромно количество информация и данни. Уебсайтът му е лесен за ползване и съдържа голям обем данни, публикации и информация, свързани с основните дейности на ECHA. Строго погледнато Регламент 1049/2001 се прилага само за „документи“. Как ECHA обработва исканията за информация? Моля, предоставете ни информация относно обратната връзка, която услугите на ECHA получават от потребителите и заинтересованите страни относно достъпа до информация.

4. Подбор и набиране на персонал

По отношение на съдържанието на решенията за подбор и назначаване омбудсманът възприема подход, подобен на този на съдилищата на ЕС. Това означава, наред с другото, че той признава много широките дискреционни правомощия на администрацията при подбора на нейния персонал.

По отношение на процедурните аспекти на подбора и набирането на персонал Омбудсманът работи много активно за повишаване на прозрачността при набирането на персонал в ЕС. Това доведе например до по-голяма прозрачност по отношение на имената на членовете на конкурсните комисии и до по-подробни формуляри за оценка, които дават на кандидатите по-добра представа за начина, по който са били оценени.

ECHA публикува на своя уебсайт в раздел „Работа“информация относно своята политика за набиране на персонал и процедурите си за набиране на срочно и договорно наети служители (ECHA понастоящем няма постоянни длъжностни лица). Ще Ви бъда благодарен да получа допълнителни разяснения по следните въпроси:

а) Как гарантира ECHA ефективна комуникация с кандидатите във връзка с процедурите за подбор относно статуса на техните кандидатури и/или резултата от процедурата за подбор?

б) Имената на членовете на конкурсната комисия известни ли са на кандидатите?  До каква степен ECHA предоставя на кандидатите достъп до оценките на техните заявления?

в) До каква степен ECHA търси по-бързи и по-малко формални средства за разрешаване на спорове относно решенията за подбор и назначаване от предвидените в член 90 от Правилника за длъжностните лица?

г) ECHA информира ли систематично кандидатите в своята кореспонденция, че могат да подадат жалба до омбудсмана, както е предвидено в член 19 от горепосочения Европейски кодекс за добро административно поведение и Кодекса за добро административно поведение на ECHA?

5. Оферти и договори

На равнището на контрола споровете във връзка с тръжни решения и договорни отношения най-често се разглеждат от съдилищата. Значителна част от случаите на омбудсмана обаче през годините са засягали и тези области. По отношение на тръжните процедури Омбудсманът черпи вдъхновение от подхода на Сметната палата, който е да признае широките дискреционни правомощия на администрацията при оценката на съществените аспекти на тръжните предложения, като същевременно внимателно проверява дали тя е посочила валидни и подходящи основания за своите решения и дали е спазила по подходящ начин приложимите процедури и права на информация. По отношение на договорните спорове омбудсманът сам по себе си не преценява дали е налице нарушение на договора. Той обаче проучва задълбочено дали администрацията е представила основателни причини за своята позиция и също така разглежда справедливостта на административните действия или пропуски.

Отбелязвам, че уебсайтът на ECHA съдържа раздел относно „Обществени поръчки“. В това отношение моите въпроси са:

а) Как ECHA разглежда спорове във връзка с тези области?

б) Уведомени ли са оферентите и изпълнителите, че могат да подадат жалба до омбудсмана?

6. Конфликт на интереси

Избягването на конфликти на интереси е важен аспект на втория принцип на обществената услуга: интегритет. Конфликт на интереси възниква, когато може да се приеме, че лицата, които работят за публичната администрация, имат неподходящ личен интерес по въпрос, с който се занимават. Такива конфликти трябва да бъдат третирани по подходящ начин, за да се гарантира обективно вземане на решения и да се повиши доверието на обществеността в администрацията. Неотдавнашните събития и случаи показват, че администрацията на ЕС очевидно не се ползва с пълното доверие на обществеността по този въпрос.

Отбелязвам, че ECHA е публикувала на своя уебсайт в раздел „Процедури и политики“ своята Политика за управление на потенциални конфликти на интереси [2], както и годишни декларации за интереси от директорите, ръководителите и други високопоставени служители на ECHA.

С оглед на тези съображения бих искал да знам какви допълнителни конкретни мерки прилага ECHA, за да се избегнат конфликти на интереси във връзка със следните области:

а) Набиране на персонал, включително висши служители

б) Настоящи и бивши служители, по-специално по отношение на външните дейности по време на и след службата им в ECHA (вж. например членове 11, 11а, 12б и 16 от Правилника за длъжностните лица).

7. Подаване на сигнали за нередности

Членове 22а и 22б от Правилника за длъжностните лица обикновено се наричат „разпоредби относно лицата, сигнализиращи за нередности“. Тези разпоредби имат двойна структура, състояща се от а) задължение за докладване на сериозни нарушения на собствената институция на лицето, сигнализиращо за нередности, или, при определени условия, на OLAF, и б) право също така да се докладва по въпроса на длъжностните лица на някои други институции на ЕС, при условие че са спазени специфични изисквания [3]. В членове 22а и 22б се определят обстоятелствата, при които лицата, сигнализиращи за нередности, са защитени срещу ответни действия с цел отмъщение от страна на институцията, за която работят. Съгласно член 22а съответната институция няма право да предприема действия в ущърб на длъжностното лице, което е разкрило информацията, ако то е действало разумно и честно. Член 22б разширява обхвата на тази защита по отношение на длъжностното лице, което разкрива допълнителна информация на един или повече от петимата посочени в него длъжностни лица, т.е. на председателите на Европейския парламент, на Комисията, на Съвета, на Сметната палата или на Европейския омбудсман.

Ще Ви бъда благодарен, ако ECHA предостави информация за всички договорености, които е въвела за вътрешно подаване на сигнали за нередности, и за всеки опит с лица, сигнализиращи за нередности.