(Произведено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман (1))

Жалбата

Контекст

На 2 октомври 2003 г. жалбоподателят, германски консултант, кандидатства пред Европейската комисия в отговор на нейната покана за представяне на предложения за периода 2003—2004 г. по програмата „Леонардо да Винчи“. Съгласно правилата, определени в поканата за представяне на предложения, проектите трябваше да бъдат представени до 3 октомври 2003 г.

Релевантните правила са установени в Решение 1999/382/ЕО на Съвета от 26 април 1999 година за въвеждане на втората фаза на програмата за действие на Общността за професионално обучение "Леонардо да Винчи" (ОВ L 146, стр. 33; Специално издание на български език, 2007 г., глава 5, том 1, стр. 129). За предложенията, представени по процедура В (като тези на жалбоподателя), съответните правила предвиждат двуетапен процес на подбор, а именно i) подбор на предварителни предложения и ii) подбор на пълни предложения и участие на управителен комитет („Комитет Леонардо да Винчи“).

Съответните стъпки, които трябва да бъдат предприети, са описани в настоящите правила, както следва:

Съгласно правилата, определени в поканата за представяне на предложения, предварителните предложения се представят от организаторите на Комисията. (...)

ii) Комисията ще оцени всички предварителни предложения и след като поиска становището на [Комитета Леонардо да Винчи], ще направи подбор. (...)

iii) Само организаторите на успешни проекти ще бъдат поканени да представят пълно предложение на Комисията. (...)

iv) Комисията, с помощта на независими експерти, ще извърши транснационална оценка на получените предложения и ще изготви списък с подбрани проекти. (...)

v) В съответствие с процедурата, предвидена в член 7 от решението, Комисията иска становището на [Комитета „Леонардо да Винчи“] относно този кратък списък.

vi) Комисията ще изготви окончателния списък на избраните предложения и ще информира [комитета „Леонардо да Винчи“]. (...)

vii) (...)

viii) Подборът на предварителните предложения трябва да се извърши в срок от три месеца след края на периода за представяне на предложения, посочен в поканата за представяне на предложения; процесът на етапи iii)—vi) не следва да отнема повече от пет месеца.“

На 22 декември 2003 г. Комисията уведомява жалбоподателя, че неговият проект не може да бъде избран, тъй като той не е спазил крайния срок за представяне на предложения.

Жалбоподателят счита, че е спазил този срок, като се има предвид, че е изпратил предложението си с препоръчана поща на 2 октомври 2003 г.

Жалбоподателят се свърза с Комисията по телефона на 29 декември 2003 г. В писмо, изпратено същия ден, той иска от Комисията да потвърди до 5 януари 2004 г., че проектът му е представен навреме, като в противен случай ще се обърне за помощ към съдилищата. В писмото си до Комисията жалбоподателят също така е подал жалби („Dienstaufsichtsbeschwerden“) срещу лицето, което отговаря за неговия проект, и срещу ръководителя на съответния отдел на Комисията.

Жалба 33/2004/GG

На същия ден жалбоподателят изпраща копие от писмото си до Комисията от 29 декември 2003 г. до омбудсмана. В придружителното си писмо той поиска от омбудсмана да разгледа въпроса. Поради това настоящото писмо беше заведено като жалба от омбудсмана (жалба 33/2004/GG).

Като се има предвид, че писмото на жалбоподателя до Комисията е било изпратено в същия ден като писмото до омбудсмана, беше ясно, че Комисията все още не е имала достатъчно време да разгледа въпроса. Поради това на 13 януари 2004 г. жалбата е отхвърлена на основание член 2, параграф 4 от Устава на омбудсмана.

Жалба 221/2004/GG

На 15 януари 2004 г. жалбоподателят изпрати писмо, за да уведоми омбудсмана, че желае да поднови жалбата си. Поради това настоящото писмо беше регистрирано като нова жалба (жалба 221/2004/GG). Жалбоподателят не е представил никакви твърдения, а просто е поискал от омбудсмана да разгледа въпроса. Изглежда обаче той е счел, че Комисията не е разгледала правилно неговото искане.

В становището си Комисията приема, че е допусната грешка. Според Комисията по-внимателното разглеждане на изпратения от жалбоподателя плик е показало, че пощенското клеймо с дата 2 октомври 2003 г. е трудно четливо. Комисията посочи, че за да поправи тази грешка, е избрала предварителното предложение на жалбоподателя за проект за представяне на пълно предложение. Първоначално на жалбоподателя е било дадено време до 1 март 2004 г. да представи това пълно предложение. След като жалбоподателят посочи, че по този начин ще разполага с по-малко време за представяне на пълното предложение в сравнение с другите организатори, Комисията прие, че той следва да получи същия брой дни, за да изготви пълното си предложение, както всички останали кандидати.

Заедно със становището си Комисията представя копие от вътрешната докладна записка от 28 януари 2004 г., в която обяснява подхода, предложен в настоящия случай.

В коментарите си по това становище жалбоподателят подчерта, че не се е възползвал от същото количество информация като другите заявители, тъй като Комисията не е предала никаква информация за това как според Комисията проектът, посочен в предварителното предложение, може да бъде подобрен в пълното предложение, нещо, което Комисията е направила по отношение на всички други заявители. Според жалбоподателя това е сериозен недостатък, който той ще вземе предвид при окончателната си оценка след приключване на процедурата за кандидатстване и за да реши дали са необходими допълнителни стъпки за защита на правата му. Жалбоподателят също така посочи, че Комисията не е отговорила на неговите жалби („Dienstaufsichtsbeschwerden“) срещу лицето, което отговаря за неговия проект, и срещу ръководителя на съответния отдел на Комисията.

Омбудсманът счита, че липсата на отговор от страна на Комисията на „Dienstaufsichtsbeschwerden“ изглежда се дължи на недоразумение от страна на Комисията. С оглед на конструктивния и експедитивен подход на омбудсмана към настоящия случай, той счита, че не е необходимо този въпрос да се разглежда в рамките на настоящата проверка. Жалбоподателят обаче беше информиран за възможността да подаде нова жалба по този въпрос, ако, противно на очакванията, Комисията не разгледа този въпрос.

Що се отнася до съществото на случая, омбудсманът счита, че Комисията е действала бързо и конструктивно, за да поправи допуснатата грешка. Омбудсманът отбеляза, че жалбоподателят е заявил, че противно на твърденията на Комисията, не е получил толкова информация, колкото другите кандидати. Омбудсманът счита, че по този начин жалбоподателят е представил ново, допълнително твърдение. Омбудсманът счита, че не е уместно това ново твърдение да се разглежда в неговата проверка по жалба 221/2004/GG най-малко по две причини. Първо, жалбоподателят изглежда не е повдигнал този въпрос пред Комисията, преди да го представи на омбудсмана. Следователно Комисията все още не е имала възможност да разгледа въпроса. Второ, жалбоподателят остава свободен да подаде нова жалба до омбудсмана, в случай че предполагаемото непредоставяне на информация от страна на Комисията би оказало отрицателно въздействие върху решението на Комисията относно пълното му предложение. Поради това Омбудсманът заключи, че (при спазване на посоченото условие) вече не е налице лошо администриране след предприетите от Комисията стъпки. Поради това той приключва делото на 5 май 2004 г.

По-нататъшно развитие

На 21 юни 2004 г. Комисията информира жалбоподателя, че неговото предложение не е било избрано.

Жалбоподателят възрази срещу това решение в писмо, изпратено на 26 юни 2004 г. В това писмо той критикува факта, че лицата, срещу които е подал жалби („Dienstaufsichtsbeschwerden“), противно на многократните му искания, са участвали в оценката на предложението му. Освен това жалбоподателят твърди, че отхвърлянето на неговото предложение е било произволно, като се има предвид, че лицата, които са оценили това предложение, изглежда не са разполагали с необходимите експертни познания. Той също така поиска достъп до досието на Комисията и посочи, че ще поиска обезщетение за вреди поради отхвърлянето на предложението му, след като е имал достъп до това досие.

Освен това жалбоподателят заяви, че ако предварителното му предложение е било разгледано правилно, не би било необходимо той да представя пълно предложение, свързано с високи разходи. Освен това той подчерта, че ако предварителното му предложение е било оценено положително, той е щял да получи (както всички други кандидати) резултатите от тази първа оценка, които биха му позволили да вземе предвид допълнителни проблеми в предложението си, което сега е било доведено до знанието му за първи път. Жалбоподателят отбеляза, че вредата, причинена от този аспект на работата на Комисията по неговия случай, вече може да бъде изразена точно. Поради това той поиска 2 275 EUR за разходите, свързани с усилията му да накара Комисията да разгледа предварителното му предложение (30 часа работно време в размер на 75 EUR на час плюс еднократна сума от 25 EUR за разходите за изпращане на факсове и телефонни обаждания) и 8 752,60 EUR поради (както се оказа) безполезните усилия за изготвяне на предложение (20 работни дни в размер на 409 EUR на ден плюс еднократна сума от 7 % за разходите). Така общата сума възлиза на 11 027,60 EUR.

В писмото си от 26 юни 2004 г. жалбоподателят също така посочи, че вече неколкократно е искал достъп до преписката на Комисията, и призова Комисията да определи подходяща дата, в рамките на три дни, за проверката на тази преписка в помещенията на Комисията в Брюксел.

На 14 юли 2004 г. жалбоподателят изпрати писмо до Комисията, за да ѝ напомни, че заявлението му за достъп все още не е било разгледано. Поради това жалбоподателят изрично поднови това искане. Той също така информира Комисията, че желае да подаде жалби („Dienstaufsichtsbeschwerden“) срещу лицето, отговарящо за заявлението му за достъп до документи, и срещу директора, отговарящ за съответния отдел на Комисията.

На 19 юли 2004 г. Комисията отговори на писмото на жалбоподателя от 26 юни 2004 г. В този отговор Комисията посочи, че пълното предложение на жалбоподателя е било оценено от трима независими външни експерти. Според Комисията по този начин процесът е бил обективен и прозрачен и е бил съобразен с принципа, че всички кандидати следва да бъдат третирани еднакво. Комисията заяви, че възникналият проблем по отношение на разглеждането на предварителното предложение на жалбоподателя не засяга това заключение. Тя посочи, че е преразгледала решението си да обяви заявлението на жалбоподателя за недопустимо. Комисията също така отбеляза, че за да се избегне всякаква дискриминация в сравнение с други заявители, тя е приканила жалбоподателя да се свърже с нейните служби с цел обсъждане на допълнителни въпроси във връзка с неговото заявление. Комисията подчерта, че жалбоподателят не се е възползвал от тази възможност. Тя също така отбеляза, че е предоставила на жалбоподателя допълнителен период от време, за да подготви предложението си. Що се отнася до достъпа до документи, Комисията тълкува искането като искане за достъп до оценките на предложението на жалбоподателя, изготвени от горепосочените експерти. Това искане беше отхвърлено на основание член 4, параграф 3 от Регламент 1049/2001. Що се отнася до „Dienstaufsichtsbeschwerden“, Комисията обясни, че не е запозната с никакво правно основание за такива оплаквания в правото на Общността. Поради това тя прикани жалбоподателя да предостави по-точни указания относно основанията за тези жалби.

На 30 юли 2004 г. жалбоподателят подаде потвърдително заявление по факс до генералния секретар на Комисията за достъп до документи съгласно Регламент 1049/2001.

По настоящото твърдение за нарушение

Също на 30 юли 2004 г. жалбоподателят подава нова жалба до омбудсмана, която е регистрирана под номер 2437/2004/GG.

В жалбата си жалбоподателят не е изложил конкретни твърдения и твърдения. Изглежда обаче, че жалбоподателят е искал да твърди, че е бил дискриминиран в сравнение с други жалбоподатели. Беше ясно също така, че той счита, че Комисията следва да изплати обезщетението, поискано в писмото му от 26 юни 2004 г., и че тя следва да отговори на „Dienstaufsichtsbeschwerden“.

Що се отнася до довода на Комисията, че тя го е приканила да обсъди всички релевантни въпроси, преди последният да е представил предложението си, но че той не се е възползвал от тази възможност, жалбоподателят твърди, че към онзи момент не е имал никакви въпроси по съществото на заявлението си, като се има предвид, че не е получил предварителна оценка от Комисията. Освен това жалбоподателят посочи, че е установена (и разумна) практика на Комисията да не участва в такива „обсъждания с оглед оптимизиране на заявленията“ по време на текуща процедура. Поради това той поиска от омбудсмана да провери дали Комисията действително е участвала в такива обсъждания в настоящия случай.

При тези обстоятелства омбудсманът разбира жалбоподателя като 1) твърдящ, че е бил дискриминиран в сравнение с други жалбоподатели, 2) твърдящ, че Комисията следва да плати обезщетението, посочено в писмото му от 26 юни 2004 г., и 3) твърдящ, че Комисията следва да отговори на „Dienstaufsichtsbeschwerden“. Поради това от Комисията беше поискано да предостави становище по това твърдение и тези твърдения. Жалбоподателят беше съответно информиран.

Омбудсманът информира както жалбоподателя, така и Комисията, че жалбата изглежда не обхваща въпроса за достъпа до документите в досието.

Факс на жалбоподателя от 31 август 2004 г.

С факс от 31 август 2004 г. жалбоподателят информира омбудсмана, че желае да подаде жалба и срещу отказа на Комисията да му предостави достъп до документи. На 13 септември 2004 г. омбудсманът изпрати копие от този факс на Комисията и поиска от нея становище и по допълнителното твърдение.

Факс на жалбоподателя от 12 септември 2004 г.

На 12 септември 2004 г. жалбоподателят информира омбудсмана, че е получил писмо от 2 септември 2004 г., в което Комисията е отбелязала, че срокът за отговор на потвърдителното заявление на жалбоподателя от 30 юли 2004 г. (което според Комисията е регистрирано на 12 август 2004 г.) е трябвало да бъде удължен с още 15 работни дни (до 23 септември 2004 г.) поради факта, че няколко длъжностни лица, чиито експертни познания са били необходими за разглеждане на заявлението, са били в отпуск. Жалбоподателят е на мнение, че решението, взето от Комисията, не е правилно, като се има предвид, че на Комисията не следва да се разрешава да увеличава времето за разглеждане на заявленията чрез забавяне на регистрацията на заявленията и че посочената от Комисията причина може да се използва за заобикаляне на всеки краен срок. Той също така изрази съмнения дали писмото на Комисията (което той твърди, че е получил на 11 септември 2004 г.) действително е било изпратено на 2 септември 2004 г. На 4 октомври 2004 г. омбудсманът изпрати на Комисията копие от факса на жалбоподателя.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията представи хронология на събитията. Съгласно това описание предложението на жалбоподателя е било обявено за недопустимо от комисията за подбор на Комисията на нейното заседание от 16 октомври 2003 г., докато писмото, с което жалбоподателят е уведомен за това, е било изпратено на 22 декември 2003 г. Все пак според тази хронология факсът на жалбоподателя от 30 юли 2004 г. е получен от Комисията на 6 август 2004 г.

Освен това Комисията представи следните коментари:

Подборът на предложения по програмата „Леонардо да Винчи“ включваше два етапа. Жалбоподателят най-напред представя предварително предложение, което впоследствие е оценено от Комисията с помощта на независими външни експерти. Въз основа на резултатите от тази оценка кандидатите с най-добри предварителни предложения бяха приканени да представят пълно предложение.

Предварителното предложение на жалбоподателя първоначално е било отхвърлено поради факта, че изглежда е било представено след съответния краен срок. Това решение е било отменено, след като жалбоподателят е възразил срещу него в писмото си от 29 декември 2003 г. Въпреки това, тъй като тази жалба е получена след приключване на оценката, предварителното предложение на жалбоподателя, за разлика от други предварителни предложения, не е било оценено от външни експерти. За да се избегне поставянето на жалбоподателя в неблагоприятно положение поради първоначалното решение на Комисията, той все пак беше поканен да представи пълно предложение и да се свърже със службите на Комисията по всеки въпрос, който би могъл да има във връзка с неговото предложение. Освен това, за да се избегне всякаква дискриминация в сравнение с други кандидати, на жалбоподателя е било предоставено повече време, за да представи пълното си предложение.

Беше признато, че е изтекъл определен период от време между становището на комисията за подбор и писмото на Комисията, с което жалбоподателят се уведомява за недопустимостта на неговата кандидатура. Това забавяне се дължи на факта, че решението на Комисията относно предварителните предложения беше прието в рамките на „процедура В“, след като беше получено становището на комитета „Леонардо да Винчи“ и след изтичането на срока, предвиден за упражняване на правото на контрол на Европейския парламент.

Това е причината, поради която Комисията е въвела извънредна процедура с цел да позволи на жалбоподателя да представи пълно предложение. Комисията прие, че е била подведена в грешка от нечетливите пощенски марки (върху заявлението на жалбоподателя) при разглеждането на допустимостта на заявлението, и се извини за това на жалбоподателя. Тя обаче се е погрижила тази грешка да бъде поправена, като по изключение е приела, че жалбоподателят може да представи пълно предложение, като го е приканила да се свърже със службите си по всеки въпрос, свързан с предварителното предложение, и като му е предоставила специален срок за представяне на пълното предложение.

Жалбоподателят не е претърпял вреди поради факта, че молбата му първоначално е била обявена за недопустима. Следва да се отбележи, че между представянето на предварителното предложение и представянето на пълното предложение бяха разменени няколко съобщения между службите на Комисията и жалбоподателя. Изглежда обаче, че жалбоподателят не е направил никакви искания относно евентуалните коментари на външните експерти относно предварителното му предложение или възможностите за подобряване на предложението му през този период.

Също така няма пряка връзка между препоръките, направени от външни експерти за подобряване на предварителните предложения, и подбора на предложения, като се има предвид, че процентът на успех между етапа на предварителните предложения и етапа на предложенията възлиза на около 50 %.

Следва също така да се отбележи, че в правото на Общността не съществува „право“ на субсидия. Следователно Комисията не е обезщетила лицата, подали заявление за субсидия, за времето, което са прекарали в изготвянето на своите предложения.

Поради това Комисията не споделя мнението на жалбоподателя, че той има право на обезщетение.

След като получи писмото на жалбоподателя от 29 декември 2003 г., Комисията пристъпи към преоценка на случая. Комисията е преразгледала позицията си по подходящ начин и е стигнала до заключението, че не може да бъде направен упрек към отговорното длъжностно лице или към комисията за подбор, които са допуснали грешка, действайки „добросъвестно“. Комисията изложи своята позиция в писмото си от 19 юли 2004 г., в което обясни, че не е запозната с никакво правно основание за „Dienstaufsichtsbeschwerden“ в правото на Общността и прикани жалбоподателя да предостави по-точни указания относно основанието на тези жалби. Жалбоподателят не е отговорил на тази покана.

Що се отнася до достъпа до преписката, потвърдителното заявление от 30 юли 2004 г. е регистрирано на 12 август 2004 г. Следователно срокът от 15 работни дни за отговор е изтекъл на 2 септември 2004 г. На същия ден Комисията е изпратила писмо до жалбоподателя, за да го информира, че съответният срок е бил удължен. Причината, на която се позовава Комисията, е напълно законосъобразна. След преразглеждане на искането Комисията реши да предостави на жалбоподателя формулярите за оценка на външните експерти, без обаче да разкрива самоличността на тези експерти. Окончателният отговор е изпратен на жалбоподателя на 24 септември 2004 г.

Мнения на жалбоподателите

В своите забележки жалбоподателят направи следните коментари:

Комисията приема, че неправилното разглеждане на заявлението му от октомври 2003 г. е изцяло нейна отговорност. Тя обаче не е доказала твърдението си, че това се дължи на нечетливи пощенски марки върху плика, съдържащ това заявление, например като е представила копие от съответния документ. Все още не е предоставен достъп до документа. Следователно въз основа на наличните доказателства не е доказано, че твърдяното от Комисията обстоятелство е довело до неправилно разглеждане на жалбата.

Още преди представянето на предварителното предложение той насочва вниманието на Комисията към факта, че определянето на 3 октомври 2003 г. като краен срок би довело до различно третиране на германските жалбоподатели, като се има предвид, че германските пощенски станции не са били отворени на този ден, който е национален празник. Комисията обаче е отказала да приеме искането му за промяна на крайния срок.

Поради това искането за достъп до цялата преписка беше оставено в сила.

Ако Комисията действително е трябвало да има съмнения дали молбата му е била изпратена навреме, тя е щяла да бъде длъжна да поиска от него да представи в срок от 48 часа доказателства, че писмото е изпратено навреме. Комисията обаче не е направила това.

Ако оценката от външни експерти действително не е била възможна, когато се е оказало, че предварителното предложение е допустимо, Комисията е щяла да бъде длъжна, по собствена инициатива и без да е необходимо искане в този смисъл, да го информира за оценката си на предварителното предложение и за предложенията си за подобряване на последното.

При липсата на такова съобщение от страна на Комисията той е предположил, че Комисията не е имала съществени възражения по същество или по форма и че Комисията не е счела, че предварителното предложение трябва да бъде оптимизирано по основен начин. Именно въз основа на това очакване той е изготвил пълното предложение.

Допълнителни проучвания

След внимателно разглеждане на становището на Комисията и забележките на жалбоподателя се оказа, че са необходими допълнителни проучвания.

Искане на омбудсмана за допълнителна информация

Поради това на 17 януари 2005 г. омбудсманът поиска от Комисията (1) да коментира аргумента на жалбоподателя, че Комисията не е разгледала пълния обхват на неговото искане за достъп до преписката на Комисията, (2) да предостави копие от плика, съдържащ предварителното предложение на жалбоподателя, изпратено на Комисията през октомври 2003 г., и (3) да предостави по-конкретна информация а) относно правните разпоредби, които я задължават да се консултира с комитета „Леонардо да Винчи“ и евентуално с Европейския парламент, също и в случай на заявления, които са обявени за недопустими на основание, че са били подадени със закъснение, и б) относно момента, в който комитетът „Леонардо да Винчи“ е дал своето становище, както и относно изтичането на срока, предвиден за правото на контрол на Европейския парламент.

Отговор на Комисията

В отговора си, изпратен на 14 март 2005 г., Комисията изразява следното мнение:

В писмото си от 26 юни 2004 г. жалбоподателят е поискал достъп до преписката на Комисията, доколкото оспорва обективността на оценката на своето предложение, като поставя под въпрос качеството или наличието на оценки на външни експерти. Комисията е разгледала това искане с писмо от 24 септември 2004 г. Заедно с това писмо тя е предала на жалбоподателя анонимизираните формуляри за оценка на външните експерти във връзка с неговото предложение. Жалбоподателят не е посочил конкретен документ, който Комисията следва да му предаде. Поради това службите на Комисията не можаха да разберат какво има предвид жалбоподателят, когато посочи, че Комисията не му е предоставила пълен достъп до преписката.

Комисията трябваше да се консултира с Комитета „Леонардо да Винчи“ относно проектосписъка на подбраните предварителни предложения. Комитетът даде положително становище на 17 ноември 2003 г. Проекторешението е внесено в Парламента на 17 ноември 2003 г., а срокът за упражняване на контролните права на Парламента е изтекъл на 16 декември 2003 г.

Копие от плика, съдържащ предварителното предложение на жалбоподателя, изпратено на Комисията през октомври 2003 г., беше представено от Комисията заедно с нейното писмо от 14 март 2005 г.

Забележки на жалбоподателя

В становището си жалбоподателят поддържа жалбата си и прави следните допълнителни коментари:

Като се има предвид, че той е поискал достъп до цялата преписка на Комисията, не е било необходимо да посочва конкретни документи.

Една от пощенските марки върху плика, съдържащ предварителното му предложение, е с дата 2 октомври 2003 г. и е четлива. Следователно било неразбираемо защо Комисията е отхвърлила жалбата като недопустима. Като се има предвид, че заявленията е трябвало да бъдат подадени с препоръчано писмо, би било възможно да се установи точната дата. Като прилага собствените си процедурни правила, Комисията е трябвало да поиска от него в срок от 48 часа от узнаването на съответните обстоятелства да докаже, че писмото е изпратено своевременно.

Комисията неправилно е създала впечатлението, че не би могла да го информира за факта, че молбата му е била отхвърлена като недопустима поради задължението ѝ да се консултира с комитета и с Европейския парламент.

РЕШЕНИЕТО

1 Релевантни факти

1.1 На 2 октомври 2003 г. жалбоподателят, германски консултант, се обръща към Европейската комисия в отговор на нейната покана за представяне на предложения за периода 2003-2004 г. по програма "Леонардо да Винчи".

Релевантните правила са установени в Решение 1999/382/ЕО на Съвета от 26 април 1999 година за въвеждане на втората фаза на програмата за действие на Общността за професионално обучение "Леонардо да Винчи" (ОВ L 146, стр. 33; Специално издание на български език, 2007 г., глава 5, том 1, стр. 129). За предложенията, представени по процедура В (като тези на жалбоподателя), съответните правила предвиждат двуетапен процес на подбор, а именно i) подбор на предварителни предложения и ii) подбор на пълни предложения и участие на управителен комитет („Комитет Леонардо да Винчи“). Комисията първо оценява всички предварителни предложения, които получава, и след като потърси становището на комитета „Леонардо да Винчи“, прави подбор. Изглежда, че Комисията използва външни експерти още на етапа на подбор на предварителните предложения и че всички препоръки за подобряване на предложенията, направени от тези експерти, се изпращат на заявителите.

Само кандидатите, чиито предварителни предложения са били избрани, се приканват да представят предложения. След това Комисията, отново с помощта на външни експерти, извършва оценка на получените предложения и изготвя списък с подбрани проекти. След като потърси становището на комитета „Леонардо да Винчи“, Комисията състави списък на избраните успешни проекти.

Европейският парламент упражнява контрол върху тази процедура.

Изглежда, че подборът на предварителните предложения трябва да се извърши в срок от три месеца след края на периода за представяне на предварителни предложения, посочен в поканата за представяне на предложения, докато останалата част от процеса не следва да отнема повече от пет месеца.

1.2 Съгласно правилата, определени в поканата за представяне на предложения по настоящото дело, предварителните предложения е трябвало да бъдат представени до 3 октомври 2003 г. На своето заседание от 16 октомври 2003 г. комисията за подбор на Комисията обяви предварителното предложение на жалбоподателя за недопустимо на основание, че е било представено твърде късно. Жалбоподателят е бил съответно уведомен с писмо от 22 декември 2003 г., след като Комисията е направила подбора на предварителните предложения, след като комитетът „Леонардо да Винчи“ е бил изслушан по отношение на този подбор и след като периодът, през който Европейският парламент е можел да се намеси, е изтекъл.

1.3 Като се има предвид, че той е спазил този срок, като се има предвид, че е изпратил предложението си с препоръчана поща на 2 октомври 2003 г., жалбоподателят се е обърнал както към Комисията, така и към омбудсмана на 29 декември 2003 г. Като се има предвид, че Комисията все още не е имала достатъчно време да разгледа въпроса, тази първа жалба (жалба 33/2004/GG) беше отхвърлена като недопустима от омбудсмана на 13 януари 2004 г.

1.4 На 15 януари 2004 г. жалбоподателят подава нова жалба до омбудсмана (жалба 221/2004/GG) и омбудсманът започва разследване. В становището си Комисията прие, че е допусната грешка и че предварителното предложение на жалбоподателя действително е било представено навреме. Комисията отбеляза, че за да поправи тази грешка, е избрала предварителното предложение на жалбоподателя за проект за представяне на пълно предложение. Първоначално на жалбоподателя е било дадено време до 1 март 2004 г. да представи това пълно предложение. След като жалбоподателят е посочил, че по този начин ще разполага с по-малко време за представяне на пълното предложение в сравнение с другите кандидати, Комисията е приела, че той следва да разполага със същия брой дни, за да изготви това пълно предложение, както всички останали кандидати.

В коментарите си по това становище жалбоподателят подчерта, че не се е възползвал от същото количество информация като другите заявители, тъй като Комисията не е предала никаква информация за това как според Комисията проектът, посочен в предварителното предложение, може да бъде подобрен в пълното предложение, нещо, което Комисията е направила по отношение на всички други заявители. Според жалбоподателя това е сериозен недостатък, който той ще вземе предвид при окончателната си оценка след приключване на процедурата за кандидатстване и за да реши дали са необходими допълнителни стъпки за защита на правата му. Жалбоподателят също така посочи, че Комисията не е отговорила на неговите жалби („Dienstaufsichtsbeschwerden“) срещу лицето, което отговаря за неговия проект, и срещу ръководителя на съответния отдел на Комисията.

Омбудсманът счита, че липсата на отговор от страна на Комисията на „Dienstaufsichtsbeschwerden“ изглежда се дължи на недоразумение от страна на Комисията. С оглед на конструктивния и експедитивен подход на омбудсмана към настоящия случай, той счита, че не е необходимо този въпрос да се разглежда в рамките на настоящата проверка. Жалбоподателят обаче беше информиран за възможността да подаде нова жалба по този въпрос, ако, противно на очакванията, Комисията не разгледа този въпрос.

Що се отнася до съществото на случая, омбудсманът счита, че Комисията е действала бързо и конструктивно, за да поправи допуснатата грешка. Омбудсманът отбеляза, че жалбоподателят е заявил, че противно на твърденията на Комисията, не е получил толкова информация, колкото другите кандидати. Омбудсманът счита, че по този начин жалбоподателят е представил ново, допълнително твърдение. Омбудсманът счита, че не е уместно това ново твърдение да се разглежда в неговата проверка по жалба 221/2004/GG най-малко по две причини. Първо, жалбоподателят изглежда не е повдигнал този въпрос пред Комисията, преди да го представи на омбудсмана. Следователно Комисията все още не е имала възможност да разгледа въпроса. Второ, жалбоподателят остава свободен да подаде нова жалба до омбудсмана, в случай че предполагаемото непредоставяне на информация от страна на Комисията би оказало отрицателно въздействие върху решението на Комисията относно пълното му предложение. Поради това Омбудсманът заключи, че (при спазване на посоченото условие) вече не е налице лошо администриране след предприетите от Комисията стъпки. Поради това той приключва делото на 5 май 2004 г.

1.5 На 21 юни 2004 г. Комисията уведомява жалбоподателя, че неговото предложение не е било избрано.

1.6 В писмо, изпратено на 26 юни 2004 г., жалбоподателят възразява срещу това решение и също така иска достъп до преписката на Комисията. Освен това жалбоподателят посочи, че счита, че Комисията следва да му изплати обезщетение в размер на 11 027,60 EUR.

В отговора си от 19 юли 2004 г. Комисията приема, че в случая е действала правилно. Що се отнася до достъпа до документи, Комисията тълкува искането на жалбоподателя като искане за достъп до оценките на предложението на жалбоподателя, изготвени от експерти. Това искане беше отхвърлено на основание член 4, параграф 3 от Регламент 1049/2001.

На 30 юли 2004 г. жалбоподателят подаде потвърдително заявление за достъп съгласно Регламент 1049/2001.

1.7 Също на 30 юли 2004 г. жалбоподателят подава нова жалба до омбудсмана, която е регистрирана под номер 2437/2004/GG. На 31 август и 12 септември 2004 г. жалбоподателят предостави допълнителна информация и разшири обхвата на тази жалба. Въз основа на тези писма омбудсманът установи следните твърдения и твърдения: жалбоподателят (1) твърди, че е бил дискриминиран в сравнение с други жалбоподатели, (2) твърди, че Комисията не му е предоставила достъп до досието му в съответствие с Регламент 1049/2001, (3) твърди, че Комисията следва да заплати обезщетението, поискано в писмото му от 26 юни 2004 г., и (4) твърди, че Комисията следва да отговори на „Dienstaufsichtsbeschwerden“.

2 Обхват на настоящото разследване

2.1 В писмото си до Комисията от 26 юни 2004 г., на което се основава настоящата жалба, жалбоподателят обяснява, че сумата от 11 027,60 EUR, която твърди, че му се дължи, произтича от това, което той счита за неправилно разглеждане на предварителното му предложение от Комисията. Жалбоподателят отбеляза, че си е запазил правото да претендира за обезщетение за начина, по който предложението му е било оценено.

2.2 Като се има предвид, че жалбоподателят не е предоставил допълнителна информация или точни данни в това отношение, омбудсманът счита, че потенциалният иск на жалбоподателя за обезщетение за вреди, произтичащ от оценката на Комисията на пълното му предложение, не е обхванат от неговата жалба. Поради това настоящото разследване ще разгледа само иска на жалбоподателя за обезщетение за вреди, произтичащи от начина, по който Комисията е разгледала предварителното му предложение, включително поканата за представяне на пълно предложение.

2.3 В писмото си от 26 юни 2004 г. жалбоподателят също така твърди, че лицата, срещу които е подал жалби ("Dienstaufsichtsbeschwerden"), противно на многократните му искания, са участвали в оценката на предложението му.

2.4 Омбудсманът счита, че това твърдение не е част от жалбата, която жалбоподателят му е подал в настоящия случай. Поради това той не поиска от Комисията да предостави становище по този въпрос. Жалбоподателят, който е бил информиран за твърденията и претенциите, по които омбудсманът е поискал становище от Комисията, не е възразил срещу този подход. При тези обстоятелства настоящото разследване няма да се занимава с този въпрос.

2.5 В жалбата си жалбоподателят предложи Омбудсманът да проучи дали Комисията е започнала обсъждания с други заявители в хода на процедурата, за да се даде възможност на тези заявители да оптимизират своите заявители. Изглежда, че забележката на жалбоподателя се отнася до етапа след представянето на пълните предложения. С оглед на заключенията си относно основните твърдения и твърдения на жалбоподателя (вж. по-долу), омбудсманът счита, че не е необходимо този въпрос да се разглежда в настоящата проверка.

2.6 В становището си относно становището на Комисията по настоящия случай жалбоподателят отбелязва, че е насочил вниманието на Комисията към факта, че определянето на 3 октомври 2003 г. като краен срок би довело до различно третиране на германските заявители, като се има предвид, че германските пощенски станции не са били отворени на този ден, който е национален празник в Германия. Жалбоподателят посочи, че Комисията обаче е отказала да приеме искането му за промяна на крайния срок.

2.7 Омбудсманът счита, че горепосочената забележка на жалбоподателя изглежда е била предназначена за негова информация и че тя не представлява допълнително твърдение. Следователно този аспект на делото няма да бъде обхванат от настоящото разследване. Омбудсманът счита, че е полезно да се добави, че самият факт, че краят на срока за подаване на заявления се пада на официален празник в една от държавите членки, не изглежда да е признак за лошо администриране, при условие че кандидатите от всички държави членки разполагат с достатъчен период от време за подготовка и подаване на своите заявления.

3 Твърдяна дискриминация

3.1 Жалбоподателят твърди, че е бил дискриминиран в сравнение с други жалбоподатели. Това твърдение се основава на факта, че Комисията не е разгледала предварителното му предложение, преди той да бъде поканен да представи пълно предложение. Жалбоподателят твърди, че ако предварителното му предложение е било разгледано правилно, не би било необходимо той да представя пълно предложение, свързано с високи разходи. Освен това той подчерта, че ако предварителното му предложение е било оценено положително, той е щял да получи (както всички други кандидати) резултатите от тази първа оценка, които биха му позволили да вземе предвид допълнителни аспекти в предложението си, които сега са били доведени до знанието му за първи път.

3.2 В становището си Комисията посочи, че предварителното предложение на жалбоподателя първоначално е било отхвърлено поради факта, че изглежда е било представено след съответния краен срок. Това решение е било отменено, след като жалбоподателят е възразил срещу него в писмото си от 29 декември 2003 г. Въпреки това, тъй като тази жалба е получена след приключване на оценката, предварителното предложение на жалбоподателя, за разлика от други предварителни предложения, не е било оценено от външни експерти. За да се избегне поставянето на жалбоподателя в неблагоприятно положение поради първоначалното решение на Комисията, той все пак беше поканен да представи пълно предложение и да се свърже със службите на Комисията по всеки въпрос, който би могъл да има във връзка с неговото предложение. Освен това, за да се избегне всякаква дискриминация в сравнение с други кандидати, на жалбоподателя е било предоставено повече време, за да представи пълното си предложение.

Комисията заяви, че жалбоподателят не е отправял искания относно евентуалните коментари на външните експерти относно предварителното му предложение или възможностите за подобряване на предложението му през този период. Според Комисията също така няма пряка връзка между препоръките, направени от външни експерти за подобряване на предложенията, и подбора на предложенията, като се има предвид, че процентът на успех между етапа на предварителните предложения и етапа на предложенията възлиза на около 50 %.

3.3 В становището си жалбоподателят твърди, че ако оценката от външни експерти действително не е била възможна, когато се е оказало, че предварителното предложение е допустимо, Комисията е щяла да бъде задължена, по собствена инициатива и без да е необходимо искане в този смисъл, да го информира за своята оценка на предварителното предложение и за предложенията си за подобряване на последното.

3.4 Омбудсманът отбелязва, че Комисията е приела, че е допуснала грешка, като е счела, че предварителното предложение на жалбоподателя е било представено със закъснение, и че се е извинила за тази грешка. Освен това той отбелязва, че Комисията е действала бързо и конструктивно, когато грешката е била доведена до знанието ѝ. За да поправи отрицателните последици от тази грешка, Комисията предлага на жалбоподателя възможността да представи пълно предложение, което трябва да бъде представено до 1 март 2004 г. — датата, определена за представяне на пълни предложения от кандидатите, чиито предварителни предложения са били избрани. Омбудсманът отбелязва също така, че когато жалбоподателят е посочил, че това ще му даде по-малко време да представи пълно предложение в сравнение с другите организатори, Комисията е приела, че същото време следва да му бъде предоставено и че пълното му предложение следва да бъде представено до 19 март 2004 г.

3.5 Според омбудсмана обаче е ясно, че този начин на действие не гарантира, че жалбоподателят е третиран като всички останали организатори, чиито предварителни предложения са били избрани. В хода на настоящото разследване Комисията потвърди, че е разгледала предварителните предложения с помощта на външни експерти. Освен това изглежда, че коментарите, направени от тези експерти, включително предложения за подобряване на предварителните предложения, са били изпратени на заявителите от Комисията (2). По този начин тези заявители са имали възможност да се възползват от експертни съвети, когато решават дали и как да представят пълно предложение на Комисията. Безспорно е, че такъв съвет не е бил даден на жалбоподателя. При тези обстоятелства Комисията не е третирала жалбоподателя по същия начин като другите заявители, чиито предварителни предложения са били избрани.

3.6 Омбудсманът обаче счита, че трябва да се вземат предвид обстоятелствата по настоящото дело, за да се определи дали тази разлика в третирането може да бъде обоснована. Изглежда, че съответните правила предвиждат, че предварителните предложения трябва да бъдат оценени в рамките на определен период от време. Този период от време е изтекъл, когато Комисията е узнала за допуснатата грешка и е обяснила, че именно поради тази причина предварителното предложение на жалбоподателя не е било оценено от външни експерти. Освен това омбудсманът отбелязва, че заедно със становището си по жалба 221/2004/GG Комисията е представила копие от вътрешната докладна записка от 28 януари 2004 г., в която Комисията обяснява подхода, предложен в настоящия случай. Според тази бележка на този етап е било „практически невъзможно“ да се извърши оценка на предварителното предложение на жалбоподателя с оглед на времето, необходимо за сключване на договор с външни експерти, и факта, че пълното предложение следва да бъде получено от Комисията преди края на „оценката на пълното предложение“, която е трябвало да се проведе, все още според бележката, между 1 и 26 март 2004 г. В съответствие с тази бележка беше решено предварителното предложение да бъде обявено за избрано за представяне на пълно предложение и „да се предприемат подходящи мерки по отношение на [жалбоподателя], за да се предостави равно третиране“.

3.7 Според омбудсмана не е извън съмнение дали в настоящия случай действително е било невъзможно предварителното предложение на жалбоподателя да бъде оценено от външни експерти. Следва да се отбележи, че съответните правила изглежда не определят задължителни срокове по отношение на оценката на втория етап от процеса, т.е. оценката на пълните предложения. Въпреки това, при липсата на допълнителна информация по тези въпроси и с оглед на последващите си заключения, омбудсманът счита, че е най-добре да се приеме, че действително е било „съществено невъзможно“ Комисията да прибегне до външни експерти, за да оцени предварителното предложение на жалбоподателя.

3.8 Въз основа на това омбудсманът счита, че решението, посочено в бележката на Комисията от 28 януари 2004 г., действително е било разумно предвид обстоятелствата, при условие че Комисията е предприела "подходящи мерки (...), за да осигури равно третиране". Според омбудсмана обаче Комисията не е направила всичко необходимо и подходящо с оглед на обстоятелствата, за да гарантира, че жалбоподателят е третиран по същия начин като другите жалбоподатели. Това със сигурност е вярно, що се отнася до времето, предоставено на кандидатите. Следва да се отбележи, че първоначално на жалбоподателя е било дадено време до 1 март 2004 г. да представи пълното си предложение. Едва след като жалбоподателят възразява срещу това, той получава същия брой дни като останалите жалбоподатели. Въпреки че по този начин този недостатък е бил бързо отстранен от Комисията и следователно не е релевантен за настоящите цели, подходът на Комисията поражда съмнения дали тя е била напълно наясно с това, което е необходимо, за да се гарантира равно третиране на всички жалбоподатели. По-важното е, че с оглед на значението, което оценката на предварителното предложение е имала за представянето на пълното предложение, Комисията е трябвало да е наясно с факта, че жалбоподателят е бил в по-неблагоприятно положение в сравнение с другите заявители, чиито предварителни предложения са били оценени и избрани. При тези обстоятелства би било добра административна практика Комисията да се опита да гарантира, че този недостатък е сведен до минимум, доколкото е възможно. Както твърди жалбоподателят, Комисията е можела по-специално да го информира за своята оценка на предварителното предложение и за своите предложения за подобряване на последното. С оглед на обстоятелствата по настоящия случай омбудсманът счита, че такъв начин на действие действително може да се очаква от администрация, която желае да поправи последиците от грешка, която е допуснала. Изглежда обаче, че не са предприети такива стъпки. Вярно е, че в писмото си от 2 февруари 2004 г., с което информира жалбоподателя за взетото от нея решение, Комисията отбеляза, че той може да се свърже с нейната генерална дирекция „за допълнителна информация“. Според омбудсмана обаче това доста общо предложение не е било достатъчно, за да се гарантира, че жалбоподателят е третиран по същество по същия начин като кандидатите, чиито предварителни предложения са били оценени и избрани.

3.9 За да се избегнат съмнения, следва да се отбележи, че омбудсманът е наясно с факта, че жалбоподателят е подал пълно предложение, без да е настоявал или да е получил оценка на предварителното си предложение. Според омбудсмана обаче това обстоятелство (макар да е от значение за въпроса дали жалбоподателят има право на обезщетение) не засяга заключението му, че Комисията не е гарантирала, че жалбоподателят е бил третиран по същия начин като другите заявители, чиито предварителни предложения са били избрани и които са били поканени да представят пълно предложение. Следователно липсата на такова равно третиране от страна на Комисията представлява лошо управление.

4 Твърдение за непредоставяне на достъп до преписката на Комисията

4.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията не му е предоставила подходящ достъп до преписката. В допълнително писмо до омбудсмана от 12 септември 2004 г. (препратено на Комисията от омбудсмана) жалбоподателят информира омбудсмана, че е получил писмо от 2 септември 2004 г., в което Комисията е отбелязала, че срокът за отговор на потвърдителното заявление на жалбоподателя от 30 юли 2004 г. (което според Комисията е регистрирано на 12 август 2004 г.) трябва да бъде удължен с още 15 работни дни (до 23 септември 2004 г.) поради факта, че няколко длъжностни лица, чийто експертен опит е необходим за разглеждане на заявлението, са в отпуск. Жалбоподателят е на мнение, че решението, взето от Комисията, не е правилно, като се има предвид, че на Комисията не следва да се разрешава да увеличава времето за разглеждане на заявленията чрез забавяне на регистрацията на заявленията и че посочената от Комисията причина може да се използва за заобикаляне на всеки краен срок.

4.2 В становището си Комисията посочва, че потвърдителното заявление от 30 юли 2004 г. е регистрирано на 12 август 2004 г. Следователно срокът от 15 работни дни за отговор е изтекъл на 2 септември 2004 г. На същия ден Комисията е изпратила писмо до жалбоподателя, за да го информира, че съответният срок е бил удължен. Според Комисията изтъкнатата от нея причина е напълно легитимна. След преразглеждане на искането Комисията реши да предостави на жалбоподателя формулярите за оценка на външните експерти, без обаче да разкрива самоличността на тези експерти. Окончателният отговор е изпратен на жалбоподателя на 24 септември 2004 г.

4.3 В становището си жалбоподателят поддържа твърдението си.

4.4 В искане за допълнителна информация, изпратено на 17 януари 2005 г., омбудсманът поиска от Комисията да коментира становището на жалбоподателя, че не е разгледал пълния обхват на искането му за достъп до преписката на Комисията.

4.5 В отговора си Комисията заяви, че жалбоподателят е поискал достъп до преписката на Комисията, доколкото е оспорил обективността на оценката на своето предложение, като е поставил под въпрос качеството или наличието на оценки на външни експерти. Комисията е разгледала това искане с писмо от 24 септември 2004 г., с което е предала на жалбоподателя анонимизираните формуляри за оценка на външните експерти относно неговото предложение. Комисията посочи, че жалбоподателят не е посочил конкретен документ, който Комисията следва да му предаде. Поради това службите на Комисията не можаха да разберат какво има предвид жалбоподателят, когато посочи, че Комисията не му е предоставила пълен достъп до преписката.

4.6 В становището си жалбоподателят твърди, че не е било необходимо да посочва конкретни документи, тъй като е поискал достъп до цялата преписка на Комисията.

4.7 Омбудсманът счита, че е полезно да се направи разграничение между процедурните аспекти на това твърдение и свързаните с него съществени въпроси.

4.8 Що се отнася до процедурните аспекти, омбудсманът отбелязва, че в писмото си до Комисията от 26 юни 2004 г., в което е поискал достъп до документи, жалбоподателят също така е посочил, че вече неколкократно е поискал достъп до преписката на Комисията. Не беше предоставена допълнителна информация по отношение на тези предишни опити за получаване на достъп до преписката на Комисията. Омбудсманът отбелязва обаче, че доводите, които жалбоподателят му е представил, се отнасят до разглеждането на неговото заявление от 26 юни 2004 г. Следователно настоящото заявление за достъп (и последващото потвърдително заявление) ще бъдат разгледани тук.

При липсата на отговор на неговото заявление за достъп жалбоподателят подаде потвърдително заявление до Комисията, изпратено по факс на 30 юли 2004 г. Според информацията, предоставена от Комисията в нейното становище, това потвърдително заявление е получено на 6 август 2004 г., т.е. една седмица по-късно, и е регистрирано на 12 август 2004 г. Омбудсманът отбелязва, че Комисията не е представила никакви обяснения за тези забавяния.

С писмо от 2 септември 2004 г. Комисията уведоми жалбоподателя, че срокът от 15 работни дни за отговор на потвърдителното заявление (изтекъл на този ден) трябва да бъде удължен с още 15 работни дни (до 23 септември 2004 г.) поради факта, че няколко длъжностни лица, чиито експертни познания са необходими за разглеждане на заявлението, са в отпуск. Член 8, параграф 2 от Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (3) предвижда, че срокът за отговор на потвърдителни заявления може да бъде удължен с 15 работни дни „в изключителни случаи, например в случай на заявление, отнасящо се до много голям документ или до много голям брой документи“. Омбудсманът счита, че отсъствието на служители по време на отпуск не може да се счита за „изключителен“ случай по смисъла на тази разпоредба, който би оправдал удължаване на срока.

Във всеки случай в писмото си от 2 септември 2004 г. Комисията отбелязва, че удълженият срок е 23 септември 2004 г. Отговорът на Комисията на потвърдителното заявление обаче беше изпратен едва на 24 септември 2004 г.

При тези обстоятелства омбудсманът заключава, че Комисията не е разгледала правилно искането на жалбоподателя за достъп по отношение на процедурните аспекти.

4.9 Що се отнася до основателността на това твърдение, следва да се отбележи, че жалбоподателят е поискал достъп до преписката („Akteneinsicht“) в писмото си от 26 юни 2004 г. В потвърдителното си заявление от 30 юли 2004 г. жалбоподателят недвусмислено заявява, че искането му не се отнася до „единни документи, а до цялото досие“. В настоящия случай е ясно, че досега Комисията е предоставила достъп само до (анонимизираните) формуляри за оценка на външните експерти във връзка с неговото предложение. Въпреки че беше специално приканена да коментира този въпрос, Комисията все още не е разгледала искането на жалбоподателя за достъп, доколкото то се отнася до другите документи в нейното досие. Комисията заяви, че жалбоподателят не е уточнил документите, до които желае да има достъп. Омбудсманът не намира този аргумент за убедителен. Жалбоподателят е поискал достъп до цялата преписка на Комисията по неговия случай. Следователно според омбудсмана искането на жалбоподателя е достатъчно точно, за да позволи на Комисията да разбере обхвата на достъпа, който жалбоподателят желае да получи.

Поради това омбудсманът счита, че Комисията все още не е разгледала пълния обхват на искането на жалбоподателя за достъп.

4.10 При тези обстоятелства заключението на омбудсмана е, че Комисията не е разгледала правилно искането на жалбоподателя за достъп както по отношение на процедурните аспекти, така и по същество. Поради това Омбудсманът представя проект на препоръка по-долу.

5 Иск за обезщетение
за вреди

5.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията следва да заплати обезщетението, посочено в писмото му от 26 юни 2004 г.

5.2 В становището си Комисията признава, че е изтекъл определен период от време между становището на комисията за подбор и писмото на Комисията, с което жалбоподателят се уведомява за недопустимостта на неговата кандидатура. Според Комисията това забавяне се дължи на факта, че решението на Комисията относно предварителните предложения е било прието в рамките на „процедура В“, след като е получено становището на съответната комисия и след изтичането на срока, предвиден за правото на контрол на Европейския парламент.

Освен това Комисията заяви, че жалбоподателят не е претърпял никаква вреда поради факта, че заявлението му първоначално е било обявено за недопустимо (вж. аргументите, вече изложени в точка 2.2 по-горе). Той също така подчерта, че в правото на Общността не съществува „право“ на субсидия. Следователно Комисията не е обезщетила лицата, подали заявление за субсидия, за времето, което са прекарали в изготвянето на своите предложения.

5.3 В становището си жалбоподателят поддържа становището си.

5.4 Като се има предвид, че първоначалното решение на Комисията да обяви предварителното предложение за недопустимо представлява контекстът (и произходът) на настоящата жалба, омбудсманът счита за необходимо да започне разглеждането на настоящото твърдение, като разгледа по-задълбочено този въпрос. След искане в този смисъл, отправено от омбудсмана, Комисията представи фотокопие на плика, съдържащ предварителното предложение на жалбоподателя, което беше изпратено на Комисията през октомври 2003 г. Съдейки по това фотокопие, наистина е било трудно да се установи дали предварителното предложение на жалбоподателя е било представено навреме. Омбудсманът обаче счита, че е трудно да се разбере защо с жалбоподателя не е бил осъществен контакт и той не е бил приканен да представи доказателства, за да се установи датата, на която е изпратил предварителното си предложение до Комисията. Като се има предвид, че от заявителите се е изисквало да използват препоръчана поща, въпросът е можел лесно да бъде изяснен. Омбудсманът намира за още по-трудно да разбере защо писмото, информиращо жалбоподателя за (предполагаемата) недопустимост, е било изпратено едва на 22 декември 2003 г., повече от два месеца след като комисията за подбор на Комисията е взела решение по въпроса на 16 октомври 2003 г. В становището си Комисията изглежда твърди, че първо е трябвало да се консултира с комитета „Леонардо да Винчи“ и да изчака изтичането на времето, през което Европейският парламент може да упражнява своите права на контрол, преди да може да пише на жалбоподателя. Омбудсманът поиска от Комисията да предостави по-конкретна информация относно правните разпоредби, на които се основава това становище. Според Омбудсмана отговорът на Комисията не предоставя убедителна информация, която да покаже, че тя не би могла да информира жалбоподателя своевременно за решението си от 16 октомври 2003 г. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че Комисията трябва да бъде държана отговорна за закъснението, настъпило между нейното решение от 16 октомври 2003 г. и датата, на която това решение е било доведено до знанието на жалбоподателя.

5.5 Както бе отбелязано по-горе (точка 3.4), Комисията приема, че първоначалното ѝ решение (от 16 октомври 2003 г.) да отхвърли предварителното предложение на жалбоподателя като недопустимо се дължи на грешка. Освен това омбудсманът установи, че Комисията може да бъде подведена под отговорност за закъснението, настъпило между нейното решение от 16 октомври 2003 г. и датата, на която това решение е било доведено до знанието на жалбоподателя (вж. точка 5.4). Накрая Омбудсманът заключи, че впоследствие Комисията не е успяла да гарантира равно третиране на жалбоподателя и другите организатори, чиито предварителни предложения са били избрани и които са били поканени да представят пълно предложение (точка 3.11). С оглед на тези обстоятелства омбудсманът счита, че искът за обезщетение за вреди по принцип е основателен.

5.6 Що се отнася до размера на обезщетението, жалбоподателят е представил изчисление, в което претендира 2 275 EUR за разходите, свързани с усилията му да накара Комисията да разгледа предварителното му предложение (30 часа работно време в размер на 75 EUR на час плюс еднократна сума от 25 EUR за разходите за изпращане на факсове и телефонни обаждания) и 8 752,60 EUR поради (както се оказа) безполезните усилия за изготвяне на предложение (20 работни дни в размер на 409 EUR на ден плюс еднократна сума от 7 % за разходите).

5.7 Що се отнася до първата от тези точки, омбудсманът счита, че не може да се изключи възможността гражданин да поиска от администрацията да го обезщети за конкретни разходи, които е направил при упражняването на правата си. Трудно е обаче да се разбере защо жалбоподателят е трябвало да отдели 30 работни часа по въпроса. Писмото на жалбоподателя до Комисията от 29 декември 2003 г. се състои от по-малко от 2 страници и подготовката му не може да е изисквала несъразмерно много време и работа. Същото се отнася и за двете жалби, които жалбоподателят е подал до омбудсмана (жалба 33/2004/GG и жалба 221/2004/GG). Според омбудсмана жалбоподателят не е представил достатъчно доказателства, които да показват, че усилията, които е трябвало да положи, за да накара Комисията да приеме, че предварителното му предложение е било представено навреме, са надхвърлили това, което разумно може да се очаква от гражданин, който се обръща към институция на ЕС с цел получаване на субсидия.

5.8 Омбудсманът счита, че следва да се прилагат различни съображения по отношение на разходите за изготвяне на пълното предложение. Както жалбоподателят правилно твърди, възможно е той да е могъл да изготви по-добро предложение или изобщо да реши да се въздържи от представяне на предложение, ако е получил оценка на предварителното си предложение.

Омбудсманът обаче счита, че следва да се вземат предвид и следните аспекти:

- Дори ако Комисията беше предоставила съветите, които жалбоподателят твърди, че е трябвало да му бъдат дадени, нищо не доказва, че жалбоподателят е щял да се въздържи от представяне на пълно предложение. Изготвянето на пълно предложение обаче не гарантира успех, като се има предвид, че само 50 % от организаторите на проекти, които са били поканени да представят предложение, изглежда са били избрани в крайна сметка.

- В становището си относно становището на Комисията жалбоподателят твърди, че е приел, че Комисията не е имала съществени възражения по отношение на съдържанието или формата и че Комисията не е счела, че предварителното предложение трябва да бъде оптимизирано по фундаментален начин. Именно въз основа на това очакване той е изготвил пълното предложение. Следва да се отбележи обаче, че в писмото на Комисията от 2 февруари 2004 г., с което жалбоподателят се приканва да представи пълно предложение, недвусмислено се посочва, че няма гаранция, че ще бъде изплатена субсидия.

- Както изтъква Комисията, в общностното право не съществува "право" на субсидия. Лицата, които кандидатстват за субсидия, могат само да се надяват да получат исканата сума, без да имат никаква гаранция за успех. По този начин кандидатите рискуват времето, прекарано в изготвяне на техните предложения, да бъде изразходвано напразно.

- В настоящия случай жалбоподателят е приел да представи пълно предложение въпреки липсата на оценка на предварителното му предложение. Следователно трябва да се презумира, че жалбоподателят е поел част от риска неговото предложение да бъде отхвърлено при тези обстоятелства.

5.9 С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че би било добра административна практика Комисията да предложи на жалбоподателя справедливо обезщетение по отношение на неблагоприятните последици за него от възникналото лошо управление. Поради това Омбудсманът представя проект на препоръка по-долу. Според Омбудсмана обаче сумата, която би могла да се счита за справедлива при обстоятелствата по настоящия случай, със сигурност е много по-ниска от сумата, поискана от жалбоподателя.

6 Искане за отговор на "Dienstaufsichtsbeschwerden"

6.1 Жалбоподателят заяви, че Комисията следва да отговори на неговите "Dienstaufsichtsbeschwerden" (жалби срещу отделни членове на персонала на Комисията).

6.2 В становището си Комисията заяви, че след като е получила писмото на жалбоподателя от 29 декември 2003 г., тя е пристъпила към преоценка на случая. Според Комисията това разглеждане е довело до заключението, че не може да се направи упрек към отговорното длъжностно лице или към комисията за подбор, които са допуснали грешка, действайки „добросъвестно“. Комисията отбеляза, че е изложила позицията си в писмото си от 19 юли 2004 г., в което е обяснила, че не е запозната с никакво правно основание за „Dienstaufsichtsbeschwerden“ в правото на Общността и е приканила жалбоподателя да предостави по-точни указания относно основанието на тези жалби. Според Комисията жалбоподателят не е отговорил на тази покана.

6.3 Омбудсманът счита, че с подаването на своето "Dienstaufsichtbeschwerden" жалбоподателят е искал да се оплаче от поведението на съответните отделни длъжностни лица, а не от поведението на институцията като такава. Омбудсманът обаче счита, че наистина няма нищо, което да подсказва, че тези длъжностни лица не са действали „добросъвестно“. Следователно според Омбудсмана позицията на Комисията изглежда разумна.

6.4 По този начин не може да се установи лошо администриране по отношение на този аспект на случая.

7 Заключение

Член 3, параграф 5 от неговия статут възлага на омбудсмана да търси, доколкото е възможно, приятелско решение, за да удовлетвори жалбоподателя. В становището си Комисията е на мнение, че жалбоподателят няма право на обезщетение за вреди. Жалбоподателят обаче твърди, че следва да получи обезщетение в размер на повече от 10 000 EUR. Предвид факта, че съответните позиции на жалбоподателя и на Комисията са много различни, омбудсманът счита, че е малко вероятно предложението за приятелско решение да бъде успешно в настоящия случай.

С оглед на гореизложеното Омбудсманът отправя следните проектопрепоръки към Комисията в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Омбудсмана:

Проектопрепоръките

(1) Комисията следва да разгледа пълния обхват на искането на жалбоподателя за достъп до документи.

(2) Комисията следва да предложи на жалбоподателя справедливо обезщетение по отношение на неблагоприятните последици за него от факта, че Комисията не му е предоставила третиране, равно на третирането, предоставено на други заявители, чиито предварителни предложения са били избрани и които са били поканени да представят пълно предложение.

Комисията и жалбоподателят ще бъдат информирани за тези проектопрепоръки. В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на омбудсмана Комисията изпраща подробно становище до 31 декември 2005 г. Подробното становище може да се състои от приемане на решението на омбудсмана и описание на мерките, предприети за изпълнение на проектопрепоръките.

Страсбург, 27 септември 2005 г.

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Решение 94/262 на Европейския парламент от 9 март 1994 година относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (ОВ L 113, 1994 г., стр. 15).

(2) Омбудсманът предполага, че този вид информация е била предоставена само на онези организатори, чиито предварителни предложения са били избрани, и едва след приемането на решението за този подбор.

(3) ОВ L 145, 2001 г., стр. 43.