(Произведено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман (1))

Жалбата

Според жалбоподателя относимите факти са следните:

Жалбоподателят е служител на Европейската комисия. Между 11 и 16 юни 2002 г. той отива на мисия и пътува от Виена до Копенхаген. Финансовата обосновка, съответстваща на командировъчната му заповед, не е в съответствие с Наръчника за командировките и размерът на възстановените разходи не съответства на изразходваните от него средства.

На 14 март 2003 г. жалбоподателят подава жалба на основание член 90, параграф 2 от Правилника. Жалбата никога не е била препращана до отговорните служби. На 19 август 2003 г. жалбоподателят отново подаде жалба до Комисията съгласно член 90, параграф 2. Жалбата е регистрирана от Генерална дирекция „Персонал и администрация“ на Комисията на 28 август 2003 г.

Между декември 2003 г. и февруари 2004 г. жалбоподателят е осъществил няколко контакта с лицето, отговарящо за неговото досие, за да го допълни. По време на тези обсъждания жалбоподателят беше информиран, че ще получи мотивиран отговор на жалбата си.

През май 2004 г. жалбоподателят се свързва с лицето, отговарящо за неговото досие. Той отново е уведомен, че ще получи мотивиран отговор на жалбата си, подадена на основание член 90, параграф 2 от Правилника.

На 15 юли 2004 г. жалбоподателят подава жалба до Европейския омбудсман. Той твърди, че Комисията не му е дала мотивиран отговор на жалбата му, подадена на основание член 90, параграф 2 от Правилника. Освен това той твърди, че поведението на Комисията го е лишило от правото му да обжалва пред Първоинстанционния съд на Европейските общности.

Жалбоподателят твърди, че следва да получи мотивиран отговор на жалбата си, подадена съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица.

Задачата

Становище на Комисията

Становището на Европейската комисия по жалбата е обобщено, както следва:

За да присъства на среща в Копенхаген в сряда, 12 юни и четвъртък, 13 юни 2002 г., жалбоподателят е избрал да използва самолетен билет с тарифа APEX в размер на 396,21 EUR, сума, която е била по-ниска от стандартната намалена тарифа, но която е предполагала прекарване на уикенда на място. Жалбоподателят е следвал действащата процедура за издаване на командировъчна заповед.

След като на 18 януари 2003 г. получава финансовия отчет, съответстващ на командировъчната му заповед, на 14 март 2003 г. жалбоподателят подава жалба на основание член 90, параграф 2 от Правилника чрез прекия си ръководител. В тази жалба жалбоподателят оспорва решението на Комисията да не му изплати дневните надбавки за петък, 14 юни, събота, 15 юни и неделя, 16 юни 2002 г., в съответствие с разпоредбите, посочени в член VIII.1 от Ръководството за командировките.

Четвърти месец по-късно, след като е забелязал, че жалбата му никога не е била получена от отдел „Жалби“ на Комисията, който отговаря за разглеждането на жалбите, подадени съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица, жалбоподателят е подал втора жалба до съответния отдел относно същите факти като тези, изложени в първата му жалба. Тази втора жалба е регистрирана под номер R/517/03 на 28 август 2003 г. На 1 октомври 2003 г. на жалбоподателя е изпратена обратна разписка.

През юни 2004 г. жалбоподателят се свързва със съответната служба по електронна поща, а след това и по телефона, за да получи информация за напредъка в разглеждането на жалбата му. Жалбоподателят беше информиран, че както вече беше обяснено в потвърждението за получаване от 1 октомври 2003 г., липсата на отговор от страна на органа по назначаването в срок от четири месеца от датата на подаване на жалбата се счита за мълчалив отказ.

Жалко е, че първата жалба на жалбоподателя, изпратена до прекия му ръководител, никога не е била препращана до отдел „Жалби“, който отговаря за разглеждането на жалбите, подадени съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица. След като този отдел е бил информиран за този факт, той е решил да разгледа втората жалба на жалбоподателя, в интерес на последния и за да се гарантира справедливо третиране на жалбите, четири месеца след изтичането на законоустановения срок. Поради това бяха предприети подходящи мерки за коригиране на грешката, произтичаща от неадекватното прехвърляне на първата жалба на жалбоподателя между съответните служби на Комисията.

След това на жалбоподателя е изпратено потвърждение за получаване, с което той е информиран i) че органът по назначаването разполага с четиримесечен срок от датата на подаване на жалбата, за да съобщи мотивираното си решение; ii) че ако в края на този срок не е получен отговор на жалбата, това се счита за мълчалив отказ; и iii) че той може да подаде жалба пред Първоинстанционния съд срещу мълчаливо или изрично решение при условията, посочени в член 91 от Правилника за длъжностните лица (т.е. в тримесечен срок от датата на уведомяване за решението или от датата на мълчаливото решение). При тези обстоятелства жалбоподателят, за когото се предполагаше, че е запознат с тези правила, не можеше да не знае, че липсата на мотивирано решение от страна на Комисията до 28 декември 2003 г. се счита за мълчаливо решение за отхвърляне на жалбата му и откри законоустановения срок за подаване на жалба пред Първоинстанционния съд. Следователно втората жалба на жалбоподателя е била разгледана в съответствие с действащите правила. Жалбоподателят не е бил лишен от правото си да обжалва пред Първоинстанционния съд на Европейските общности.

Без да се поставя под въпрос искреността на жалбоподателя, трябваше да се отбележи, че последният не представи никакви доказателства, че длъжностното лице, отговарящо за досието му, изрично го е уведомило, че ще бъде взето мотивирано решение по жалбата му. В съответната преписка, с която разполага Комисията, няма доказателства за наличието на такава гаранция.

Следва да се припомни, че макар Правилникът да не го задължава да направи това, Комисията е положила усилия да се произнесе с мотивирано решение по всички подадени до нея жалби. Въпреки това, с оглед на ограничените ресурси и огромния брой жалби, по изключение може да се случи тази практика да не бъде следвана. Комисията се извини за това положение.

Допълнителни проверки
Искане на Омбудсмана за информация от Европейската комисия

На 19 октомври 2004 г. жалбоподателят изпраща на омбудсмана ново писмо, свързано с неговата жалба. В това писмо той посочва, че първото твърдение в жалбата му следва да бъде формулирано по следния начин:

„Комисията не е дала на жалбоподателя мотивиран отговор на жалбата му, подадена съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица, въпреки ангажимента си и очевидното си намерение да направи това“.

Поради това на 9 ноември 2004 г. омбудсманът изпрати писмо до Комисията, за да я помоли да коментира твърдението на жалбоподателя, както е преформулирано от жалбоподателя.

Отговор на Комисията

В писмената си реплика Комисията излага накратко следните твърдения:

Както посочва в първото си становище, може само да се отбележи, че жалбоподателят не е представил никакво доказателство, че длъжностното лице, което отговаря за досието му, изрично го е уведомило, че ще бъде взето мотивирано решение по жалбата му. В съответното досие, с което разполага Комисията, или в досието, подадено до Европейския омбудсман, нямаше доказателства в това отношение.

Комисията изрази отново желанието си да даде мотивирано решение по всички жалби, подадени до нея, и се извини както на омбудсмана, така и на жалбоподателя за факта, че тази практика по изключение не е била следвана, поради причините, изложени в първото ѝ становище по жалбата.

Забележки на жалбоподателя

До определената за тази цел дата не бяха получени коментари от жалбоподателя.

РЕШЕНИЕТО

1 По твърдението, че Комисията не е дала мотивиран отговор на жалбата на жалбоподателя, подадена на основание член 90, параграф 2 от Правилника
за длъжностните лица

1.1 Жалбоподателят е служител на Европейската комисия. Между 11 и 16 юни 2002 г. той отива на мисия и пътува от Виена до Копенхаген. Според жалбоподателя финансовият отчет, съответстващ на командировъчната му заповед, не е в съответствие с Наръчника за командировките и размерът на възстановените разходи не съответства на изразходваните от него средства. На 14 март 2003 г. жалбоподателят подава жалба на основание член 90, параграф 2 от Правилника. Жалбата му никога не е била препращана до отговорните служби. На 19 август 2003 г. жалбоподателят отново подаде жалба до Комисията съгласно член 90, параграф 2. Жалбата му е регистрирана от Комисията на 28 август 2003 г.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че Европейската комисия не му е дала мотивиран отговор на жалбата му, подадена съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица.

1.2 В становището си Комисията заявява, че е жалко, че първата жалба на жалбоподателя, изпратена до прекия му ръководител, никога не е била препращана до отдел "Жалби", който отговаря за разглеждането на жалбите, подадени съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица. След като този отдел е бил информиран за този факт, той е решил да разгледа втората жалба на жалбоподателя, в интерес на последния и за да се гарантира справедливо третиране на жалбите, четири месеца след изтичането на законоустановения срок. Поради това бяха предприети подходящи мерки за коригиране на грешката, произтичаща от неадекватното прехвърляне на първата жалба на жалбоподателя между съответните служби на Комисията.

Комисията обясни, че на жалбоподателя е изпратено потвърждение за получаване, като го информира i) че органът по назначаването има четиримесечен срок от датата, на която е подадена жалбата, за да съобщи мотивираното си решение; ii) че ако в края на този срок не е получен отговор на жалбата, това се счита за мълчалив отказ; и iii) че той може да подаде жалба пред Първоинстанционния съд срещу мълчаливо или изрично решение при условията, предвидени в член 91 от Правилника за длъжностните лица. При тези обстоятелства жалбоподателят не може да не знае, че липсата на мотивирано решение от страна на Комисията до 28 декември 2003 г. се счита за мълчаливо решение за отхвърляне на жалбата му и поставя началото на законоустановения срок за подаване на жалба пред Първоинстанционния съд.

1.3 На 19 октомври 2004 г. жалбоподателят изпраща на омбудсмана ново писмо, свързано с неговата жалба. В това писмо той посочва, че първото твърдение в жалбата му следва да бъде формулирано по следния начин:

„Комисията не е дала на жалбоподателя мотивиран отговор на жалбата му, подадена съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица, въпреки ангажимента си и очевидното си намерение да направи това“.

1.4 Поради това на 9 ноември 2004 г. омбудсманът изпрати писмо до Комисията, за да я помоли да коментира твърдението на жалбоподателя, както е преформулирано от жалбоподателя.

1.5 В допълнителното си становище Комисията твърди, че както е посочено в първото ѝ становище, може само да се отбележи, че жалбоподателят не е представил никакви доказателства, че длъжностното лице, отговарящо за неговата преписка, изрично го е уведомило, че ще бъде взето мотивирано решение по жалбата му. Според Комисията няма доказателства по отношение на изявлението на жалбоподателя, нито в съответното досие, с което Комисията разполага, нито в досието, подадено до Европейския омбудсман.

1.6 Омбудсманът отбелязва, че съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица "(…) Органът уведомява засегнатото лице за своето мотивирано решение в срок от четири месеца от датата на подаване на жалбата. Ако в края на този срок не е получен отговор на жалбоподателя, това се счита за мълчалив отказ, който може да бъде обжалван съгласно член 91.“

1.7 В решенията си по жалби 1479/99/(OV)MM и 729/2000/OV (2) Омбудсманът счита, че е добра административна практика органът по назначаването да дава изричен отговор на жалбите, подадени от служители на Общността съгласно член 90 от Правилника за длъжностните лица. Освен това той отбелязва, че когато органът по назначаването не направи това, засегнатото лице е защитено от по-нататъшно забавяне от правилото, че липсата на отговор представлява отрицателно решение. Според Омбудсмана това правило има за цел да предостави правно средство за защита на длъжностно лице, когато органът по назначаването не даде изричен отговор, но не упълномощи органа по назначаването да се отклони от задължението си да спазва принципите на добра администрация.

1.8 В настоящия случай Комисията е трябвало да отговори на жалбоподателя до 28 декември 2003 г. Омбудсманът отбелязва, че в становището си Комисията е посочила, че макар Правилникът за длъжностните лица да не я задължава да го направи, тя се е опитала да се произнесе с мотивирано решение по всички жалби, подадени до нея. Въпреки това, с оглед на ограничените ресурси и големия брой жалби, може да се окаже, че при изключителни обстоятелства тази практика не се спазва. Комисията се извини за това положение. Омбудсманът счита, че ограничените ресурси на Комисията и вероятно големият брой жалби, които трябва да бъдат разгледани, не са подходящи причини, които биха могли да оправдаят липсата на мотивирано решение от страна на Комисията по жалбата на жалбоподателя. Омбудсманът отбелязва, че в двете си становища Комисията се е извинила както на жалбоподателя, така и на омбудсмана за това, че не е взела мотивирано решение по жалбата на жалбоподателя. Омбудсманът обаче отбелязва също така, че в тези становища Комисията не е обсъдила причините за решението си да отхвърли жалбата на жалбоподателя. Поради това омбудсманът счита, че жалбоподателят все още не е информиран за тези причини. С оглед на този факт омбудсманът счита, че непредоставянето от страна на Комисията на мотивиран отговор на жалбата на жалбоподателя, подадена съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица на 19 август 2003 г., представлява случай на лошо управление.

1.9 Омбудсманът отбелязва, че по отношение на твърдението на жалбоподателя, че "Комисията не е дала на жалбоподателя мотивиран отговор на неговата жалба, подадена съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица, въпреки неговия ангажимент и очевидното му намерение да направи това", Омбудсманът отбелязва, че Комисията е заявила, че жалбоподателят не е представил доказателства, че длъжностното лице, отговарящо за неговото досие, изрично го е информирало, че ще има мотивирано решение по жалбата му. Омбудсманът счита, че от представените му документи не става ясно, че длъжностното лице, което отговаря за досието на жалбоподателя, изрично го е уведомило, че ще бъде взето мотивирано решение по жалбата му. Въпреки това, с оглед на заключението си в параграф 1, точка 8, споменато по-горе, омбудсманът счита, че няма основания за по-нататъшни проверки на този аспект от твърдението на жалбоподателя.

2 По твърдението, че поведението на Комисията е лишило жалбоподателя от правото му да обжалва пред Първоинстанционния съд на Европейските общности

2.1 Жалбоподателят твърди, че поведението на Комисията го е лишило от правото му да обжалва пред Първоинстанционния съд на Европейските общности.

2.2 Комисията посочва, че на 1 октомври 2003 г. на жалбоподателя е изпратена обратна разписка, с която той е уведомен i) че органът по назначаването разполага със срок от четири месеца, считано от датата на подаване на жалбата, за да съобщи своето мотивирано решение; ii) че ако в края на този срок не е получен отговор на жалбата, това се счита за мълчалив отказ; и iii) че длъжностното лице може да обжалва пред Първоинстанционния съд мълчаливо или изрично решение при условията, предвидени в член 91 от Правилника за длъжностните лица.

2.3 Омбудсманът счита, че жалбоподателят е получил достатъчно информация в потвърждението за получаване по отношение на правото му да обжалва пред Първоинстанционния съд. Поради това той счита, че жалбоподателят е можел да подаде жалба пред Първоинстанционния съд след 28 декември 2003 г., ако е искал това. Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят твърди, че между декември 2003 г. и февруари 2004 г. е имал няколко контакта с лицето, отговарящо за неговото досие в Комисията, и че в тези случаи е бил информиран, че ще получи мотивиран отговор на жалбата си. Единственото значимо доказателство обаче, което е предоставено на разположение на омбудсмана, е копие от електронното писмо на жалбоподателя от 9 юни 2004 г. В това електронно писмо жалбоподателят се позовава на разговор с длъжностното лице, отговарящо за неговото досие, който се е състоял около три седмици преди това. По повод на този разговор жалбоподателят е бил информиран, съгласно електронното му писмо от 9 юни 2004 г., че мотивираното решение по жалбата му е готово за подписване. Дори да се предположи, че това електронно писмо може да се счита за доказателство, че Комисията е посочила, че ще предостави писмен отговор на жалбата на жалбоподателя, подадена съгласно член 90 от Правилника за длъжностните лица, следва да се отбележи, че тази информация е била предоставена на жалбоподателя през май 2004 г., т.е. след изтичането на тримесечния срок за подаване на жалба пред Първоинстанционния съд. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че жалбоподателят не е представил достатъчно доказателства, че поведението на Комисията го е лишило от правото му да обжалва пред Първоинстанционния съд на Европейските общности. Поради това Омбудсманът заключава, че изглежда не е имало лошо администриране от страна на Европейската комисия по отношение на това твърдение.

3 Заключение

Поради това Омбудсманът отправя до Комисията следния проект на препоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Омбудсмана:

Проектопрепоръката

Европейската комисия следва да даде мотивиран отговор на жалбата на жалбоподателя, подадена на 19 август 2003 г. съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица.

Комисията и жалбоподателят ще бъдат информирани за този проект на препоръка. В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на омбудсмана Комисията изпраща подробно становище до 31 октомври 2005 г. Подробното становище може да се състои от приемане на решението на омбудсмана и описание на мерките, предприети за изпълнение на проектопрепоръката.

Страсбург, 22 юли 2005 г.

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Решение 94/262 на Европейския парламент от 9 март 1994 година относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (ОВ L 113, 1994 г., стр. 15).

(2) Тези решения са достъпни на уебсайта на Европейския омбудсман на следния адрес: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/default.htm