(Произведено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман (1))

Жалбата

Контекст

През 1998 г. двама представители на местните служители на Комисията в Австрия подадоха жалба до Омбудсмана във връзка с това, че Комисията не е предоставила на местния си персонал, работещ в представителството във Виена, допълнително застрахователно покритие (367/98/(VK)/GG). Случаят беше приключен, след като Комисията прие проектопрепоръката на омбудсмана. Жалбоподателят по настоящото дело е един от жалбоподателите по това дело.

На 10 май 2001 г. Комисията решава да спре жалбоподателката в резултат на сериозни обвинения, отправени срещу нея. В същото време Комисията ѝ предложи възможността да бъде изслушана във връзка с тези твърдения. Това изслушване се състоя на 12 октомври 2001 г.

С решение от 31 януари 2002 г. Комисията отхвърля жалбоподателя без предизвестие. Жалбоподателят обжалва това решение пред австрийски съд, където делото понастоящем е висящо. Като се има предвид, че жалбоподателката твърди, че като представител на персонала не може да бъде съкратена по бързата процедура от Комисията, последната ѝ пише на 14 юни 2002 г., за да прекрати договора (в случай че предишното уволнение е трябвало да бъде незаконно).

Впоследствие жалбоподателят е поискал достъп до определени документи, на които Комисията е основала решението си. Това искане доведе до жалба 242/2003/GG, която беше приключена, след като Комисията предостави на жалбоподателя достъп до части от съответните документи. В хода на тази проверка службите на Омбудсмана провериха досието на Комисията, което се намира в Брюксел.

По настоящото твърдение за нарушение

В хода на проверката на омбудсмана по жалба 242/2003/GG Комисията е предложила на жалбоподателката възможността да се запознае с личното си досие във Виена. Жалбоподателят се е възползвал от тази възможност.

На 11 март 2004 г. жалбоподателката подава вътрешна жалба до Генерална дирекция „Преса и комуникация“ на Комисията, в която твърди, че е налице нарушение на „членове 26 и 24 от Правилника за длъжностните лица на Европейските общности“.

Член 24 от Правилника за длъжностните лица предвижда, че Общностите подпомагат всяко длъжностно лице, по-специално в производствата срещу всяко лице, отправящо заплахи, обиди или клеветнически действия или изказвания, или всяко нападение срещу лице или имущество, на което то или член на неговото семейство е подложено поради длъжността или служебните си задължения.

Член 26 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз гласи:

„Личното досие на длъжностното лице съдържа:

а) всички документи, отнасящи се до административния му статут, и всички доклади, отнасящи се до неговите способности, ефикасност и поведение;

б) коментарите на длъжностното лице по тези документи.

Документите се регистрират, номерират и подават по пореден ред; документите, посочени в буква а), не могат да бъдат използвани или цитирани от институцията срещу длъжностно лице, освен ако не са му били съобщени преди подаването им. (…)

За всяко длъжностно лице има само едно лично досие.

Длъжностното лице има право, дори след прекратяване на служебното правоотношение, да се запознае с всички документи, съдържащи се в досието му, и да вземе копия от тях.“

В жалбата си до ГД „Преса и комуникация“ жалбоподателката твърди, че няколко документа са били добавени към нейното лично досие без нейно знание. От друга страна, повечето от нейните коментари по документи, които са били включени в досието (включително тези, които тя е отбелязала с думите „копие на лично досие“), според нея не са били включени в досието. Жалбоподателката е посочила два документа в личното си досие (отбелязани като „IV/18“ и „IV/19“) като примери. Според жалбоподателката вследствие на това документите в нейното лично досие са дали изопачено становище по отношение на обективните факти. Освен това жалбоподателят твърди, че в Брюксел има „паралелно“ лично досие, по-голямата част от съдържанието на което не фигурира в личното досие във Виена. Накрая жалбоподателката посочва, че личното ѝ досие не съдържа никакви елементи, които да обосноват уволнението ѝ, т.е. няма документи след датата през май 2001 г., когато е била отстранена от длъжност.

Освен това жалбоподателката твърди, че Комисията е трябвало да ѝ предостави достъп до пълното съдържание на досието в Брюксел. Тя също така заявява, че е обжалвала решението за уволнението ѝ, като си е запазила всички допълнителни права.

В жалбата си до омбудсмана, подадена през юни 2004 г., жалбоподателката се позовава на жалбата си до Комисията от 11 март 2004 г., като подчертава, че Комисията не е дала отговор на тази жалба. По този начин жалбоподателят по същество твърди, че Комисията не е изпълнила задълженията си по отношение на личното му досие.

Задачата

Подходът на омбудсмана

Жалбата беше изпратена на Комисията за становище. За да се избегне объркване, омбудсманът информира Комисията и жалбоподателя, че неговото разследване се отнася само до въпросите, свързани с личното досие на жалбоподателя, и следователно няма да обхване другите въпроси, посочени от жалбоподателя в писмото му до Комисията от 11 март 2004 г. (като например въпроса за достъпа до досието в Брюксел и решението на Комисията да освободи жалбоподателя от длъжност).

Становище на Комисията

В становището си Комисията се позовава на решението от 21 юни 2004 г., с което е отговорила на писмото на жалбоподателя от 11 март 2004 г. Комисията изрази съжаление, че този отговор е бил забавен.

В писмото си от 21 юни 2004 г. Комисията отхвърли жалбата на жалбоподателя от 11 март 2004 г. Комисията твърди, че членове 24 и 26 от Правилника за длъжностните лица не са приложими за местните служители и че следователно т.нар. „лично досие“ в Представителството във Виена не е досие от вида, посочен в член 26 от Правилника за длъжностните лица.

Комисията добави, че дори тези членове да са приложими в настоящия случай, не би било правилно да се сравнява досието, което е било показано на службите на омбудсмана, с „личното досие“, отнасящо се до длъжностно лице. Досието, показано на службите на омбудсмана, е просто работно досие, свързано изключително с дисциплинарното изслушване, започнато срещу жалбоподателя. Освен това според Комисията в тези производства жалбоподателят е имал достъп до всички документи, посочени в „уведомлението за оплаквания“ от 8 май 2001 г., на което се е позовала Комисията. Комисията счита, че именно това е целта на член 26 от Правилника за длъжностните лица по отношение на длъжностните лица (т.е. решенията да не се вземат въз основа на неизвестна за тях информация).

Забележки на жалбоподателя

В становището си жалбоподателката поддържа жалбата си. Тя също така направи допълнителни коментари по отношение на член 24 от Правилника за длъжностните лица. Според жалбоподателката тя е била публично осъдена от Комисията много преди провеждането на изслушването. Жалбоподателката също така твърди, че по време на съдебното заседание са ѝ били зададени въпроси, които нямат нищо общо с оплакванията, които са ѝ били отправени.

Допълнителни проучвания

След внимателно разглеждане на становището на Комисията и забележките на жалбоподателя се оказа, че са необходими допълнителни проучвания.

Искане за допълнителна информация

Поради това на 12 октомври 2004 г. омбудсманът поиска от Комисията (1) да обясни становището си, че т.нар. „лично досие“ в Представителството във Виена не е досие от вида, посочен в член 26 от Правилника за длъжностните лица, като се има предвид: а) че в отговора си от 25 септември 2003 г. на искане за допълнителна информация, отправено от омбудсмана в рамките на проверката на омбудсмана по жалба 242/2003/GG, Комисията е посочила, че жалбоподателката може да се възползва от правото си да се запознае с личното си досие в седалището на Представителството във Виена и б) че в документите на Комисията, представени от жалбоподателката (отбелязани като „IV/18“ и „IV/19“), ясно се посочва, че те трябва да бъдат включени в „личното досие“ на жалбоподателката, (2) да обясни естеството и целта на „личното досие“ на жалбоподателката в нейното Представителство във Виена и да уточни на какво правно основание се съхранява това досие, (3) да обясни дали счита, че не е необходимо "личното досие" на жалбоподателя в представителството му във Виена да съдържа а) всички документи относно административния статут на жалбоподателя и всички доклади, свързани с неговите способности, ефикасност и поведение, и б) всички коментари на жалбоподателя по тези документи и (4) да обясни защо "личното досие" на жалбоподателя в представителството му във Виена не съдържа коментарите на жалбоподателя по документите, означени като "IV/18" и "IV/19", и не са изготвени документи след датата през май 2001 г., когато жалбоподателят е бил спрян.

Отговор на Комисията

В отговора си Комисията направи следните коментари:

Член 26 от Правилника за длъжностните лица се прилага само за длъжностни лица, но не и за местни служители като жалбоподателя. Съответните правила за местните служители не се позовават на тази разпоредба. Член 11 от Условията за работа на другите служители на Европейските общности в новата му редакция (т.е. след измененията, влезли в сила на 1 май 2004 г.), който предвижда, че член 26 от Правилника се прилага по аналогия за срочно наетите служители, вече се прилага по аналогия за договорно наетите служители съгласно член 81 от Условията. Новите правила обаче не уреждат ситуации, които са се случвали в миналото.

Личното досие в представителството на Комисията в Австрия е единственото лично досие, което Комисията е открила като работодател на жалбоподателя за целите на управлението на персонала. Правото на Комисията да направи това в случая се урежда от австрийското право. Правилата за съхраняване на личните досиета на местния персонал на Комисията са определени в "Обяснителна бележка No 119" от 13 февруари 1985 г.(2). На представителствата на Комисията също беше напомнено за изискването да съхраняват лични досиета, например чрез писмо, изпратено от ГД "Преса и комуникация" на 26 октомври 2000 г.(3).

Австрийското законодателство не изисква от работодателите да съхраняват лични досиета. Следователно Комисията не е била правно задължена да включи в служебното досие всички документи, свързани със статута на жалбоподателя и с неговите способности, резултати и поведение. Австрийското законодателство също така не изисква от Комисията да включва в личното досие изявления на жалбоподателя относно отделни събития.

Бележката, представена от жалбоподателя по отношение на документ „IV/19“, не трябваше да се съхранява в досието на жалбоподателя. Документ „IV/19“ е бил приложен към досието поради инструкцията към жалбоподателя да уведоми устно за отсъствията си предния ден. Представените от жалбоподателката документи обаче се отнасят само до медицинските причини за частичното ѝ отсъствие на 3 октомври 2000 г. Следователно тези документи е трябвало да бъдат подадени в медицинското досие на жалбоподателя, а не в личното му досие.

Комисията призна, че бележката, на която се позовава жалбоподателката във връзка с документ „IV/18“, не е била подадена заедно с този документ в нейното лично досие. Тъй като този пропуск е възникнал преди повече от четири години, вече не е възможно да се установи как се е стигнало до него. Въпреки това, противно на твърденията на жалбоподателката в нейното писмо от 11 март 2004 г., по-голямата част от становищата и отговорите на жалбоподателката не липсват в нейното лично досие. Когато жалбоподателката е представила становища и отговори относно събития, които са били записани в нейното лично досие, те са били приложени към досието. Жалбоподателката е била в състояние да подкрепи твърденията си само в два случая, единият от които очевидно не е от значение в настоящия случай.

Личното досие на жалбоподателката е прекратено през май 2001 г., тъй като тя е била освободена от длъжност на 10 май 2001 г. Дисциплинарното производство е проведено от ГД „Преса и комуникация“. Тъй като последният е със седалище в Брюксел, той е водил надлежно досие в Брюксел относно дисциплинарното производство.

Забележки на жалбоподателя

В становището си жалбоподателката поддържа жалбата си и прави следните допълнителни коментари:

Според вътрешна докладна записка относно посещението на финансовия контрольор в Представителството от 2 юли 1999 г., изготвена от г-н P., ръководството е било помолено да спазва определени насоки по отношение на съхраняването на личните досиета, например принципа, че всеки документ, който трябва да бъде включен в личното досие, трябва да бъде приподписан от съответния местен представител.

Документите от 13 ноември 1985 г. и от 26 октомври 2000 г., на които се позовава Комисията, ясно показват, че личните досиета на местните служители трябва да се разглеждат по аналогия с тези на длъжностните лица. От докладната записка от 26 октомври 2000 г. става ясно, че личното досие трябва да се съхранява изключително в Представителството.

Мотивите на Комисията по отношение на документ „IV/19“ бяха неразбираеми. В съответния документ тя (жалбоподателката) е обвинена, че е отсъствала от работа без разрешение. В отговора си тя се е защитила срещу това обвинение. Следователно този отговор не се отнася само до медицинските причини за нейното отсъствие, а представлява нейната реакция на напълно необосновано обвинение. Този инцидент е много добър пример за това как ръководството на Представителството по това време, като е включило само избрани документи в досието, се е опитало да създаде впечатление, че тя не е изпълнила задълженията си или е виновна за неправомерни действия.

Както подчертава в писмото си от 11 март 2004 г., позоваванията на документи „IV/18“ и „IV/19“ представляват само илюстративни примери.

Жалбоподателката е включила подробен списък на документите, които са били включени в личното досие без нейно знание, и на коментарите, които не са били включени, въпреки че ги е отбелязала за включване в личното си досие. Според жалбоподателката най-малко 12 от нейните бележки, които тя е отбелязала за включване в личното си досие, не са били включени, докато близо 30 писма на администрацията са били включени, без тя да знае. Жалбоподателката също така е представила копие от електронно писмо от 29 септември 2000 г., в което е информирала ръководството на Представителството, че трябва да посети лекар сутринта на 3 октомври 2000 г.

РЕШЕНИЕТО

1 Уводни бележки

1.1 Първоначалната жалба, подадена през юни 2004 г., се отнася до обработката от страна на Комисията на личното досие на жалбоподателя, но в нея се посочват и някои други въпроси. В писмата си за започване на разследването и за да се избегне объркване, омбудсманът информира Комисията и жалбоподателя, че неговото разследване се отнася само до въпросите, свързани с личното досие на жалбоподателя, и следователно няма да обхване другите въпроси, посочени от жалбоподателя в писмото му до Комисията от 11 март 2004 г. (като например въпроса за достъпа до досието в Брюксел и решението на Комисията да освободи жалбоподателя от длъжност).

1.2 В становището си по становището на Комисията жалбоподателката прави допълнителни коментари по отношение на член 24 от Правилника за длъжностните лица, на които вече се е позовала в жалбата си. Според жалбоподателката тя е била публично осъдена от Комисията много преди провеждането на изслушването. Жалбоподателката също така твърди, че по време на съдебното заседание са ѝ били зададени въпроси, които нямат нищо общо с оплакванията, които са ѝ били отправени. Омбудсманът счита, че не би било целесъобразно настоящата проверка да бъде разширена, така че да обхване тези допълнителни въпроси. Това неизбежно би забавило проверката на омбудсмана относно първоначалното твърдение на жалбоподателя. Омбудсманът счита, че това не би било в интерес на жалбоподателя. Жалбоподателят обаче остава свободен да подаде нова жалба по тези въпроси.

2 Твърдяно неизпълнение от страна на Комисията на нейните задължения във връзка с личното досие на жалбоподателя

2.1 Жалбоподателят е работил като местен представител в Представителството на Комисията във Виена. На 10 май 2001 г. Комисията решава да спре жалбоподателката в резултат на сериозни обвинения, отправени срещу нея. С решение от 31 януари 2002 г. Комисията отхвърля жалбоподателя без предизвестие. Жалбоподателят обжалва това решение пред австрийски съд, където делото понастоящем е висящо. Впоследствие жалбоподателят е поискал достъп до определени документи, на които Комисията е основала решението си. Това искане доведе до жалба 242/2003/GG, която беше приключена, след като Комисията предостави на жалбоподателя достъп до части от съответните документи. В хода на тази проверка службите на Омбудсмана провериха досието на Комисията, което се намира в Брюксел.

В хода на проверката на омбудсмана по жалба 242/2003/GG Комисията е предложила на жалбоподателката възможността да се запознае с личното си досие във Виена. Жалбоподателят се е възползвал от тази възможност. След това тя подава жалба до Генерална дирекция „Преса и комуникация“ на Комисията, като твърди, че няколко документа са били добавени към нейното лично досие без нейно знание и че повечето от нейните коментари по документи, които са били включени в досието (включително тези, които тя е отбелязала с думите „копие към личното досие“), не са били включени в досието. Жалбоподателката е посочила два документа в личното си досие (отбелязани като „IV/18“ и „IV/19“) като примери. Според жалбоподателката вследствие на това документите в нейното лично досие са дали изопачено становище по отношение на обективните факти. Освен това жалбоподателят твърди, че в Брюксел има „паралелно“ лично досие, по-голямата част от съдържанието на което не фигурира в личното досие във Виена. Накрая жалбоподателката посочва, че личното ѝ досие не съдържа никакви елементи, които да обосноват уволнението ѝ, т.е. няма документи след датата през май 2001 г., когато е била отстранена от длъжност.

В жалбата си до омбудсмана, подадена през юни 2004 г., жалбоподателката се позовава на жалбата си до Комисията от 11 март 2004 г., като подчертава, че Комисията не е дала отговор на тази жалба. По този начин жалбоподателят по същество твърди, че Комисията не е изпълнила задълженията си по отношение на личното му досие.

В жалбата си жалбоподателката се позовава на член 26 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз, който предвижда следното:

„Личното досие на длъжностното лице съдържа:

а) всички документи, отнасящи се до административния му статут, и всички доклади, отнасящи се до неговите способности, ефикасност и поведение;

б) коментарите на длъжностното лице по тези документи.

Документите се регистрират, номерират и подават по пореден ред; документите, посочени в буква а), не могат да бъдат използвани или цитирани от институцията срещу длъжностно лице, освен ако не са му били съобщени преди подаването им. (…)

За всяко длъжностно лице има само едно лично досие.

Длъжностното лице има право, дори след прекратяване на служебното правоотношение, да се запознае с всички документи, съдържащи се в досието му, и да вземе копия от тях.“

2.2 В становището си Комисията твърди, че член 26 от Правилника за длъжностните лица не е приложим за местните служители и че следователно така нареченото "лично досие" в Представителството във Виена не е досие от вида, посочен в член 26 от Правилника за длъжностните лица. Освен това Комисията твърди, че в хода на дисциплинарното производство, образувано срещу жалбоподателката, последната е имала достъп до всички документи, на които Комисията се е позовала срещу нея. Според Комисията именно това е трябвало да гарантира член 26 от Правилника по отношение на длъжностните лица (т.е. решенията да не се вземат въз основа на неизвестна за тях информация).

В отговора си на искане за допълнителна информация, отправено от омбудсмана, Комисията заяви, че личното досие, съхранявано в нейното представителство във Виена, е единственото лично досие, което тя е открила като работодател на жалбоподателя за целите на управлението на персонала. Комисията счита, че правото ѝ да направи това в случая се урежда от австрийското право. Правилата за съхраняване на личните досиета на местния персонал на Комисията са определени в „Обяснителна бележка No 119“ от 13 февруари 1985 г. На представителствата на Комисията също беше напомнено за изискването да съхраняват лични досиета, например чрез писмо, изпратено от ГД „Преса и комуникация“ на 26 октомври 2000 г. Комисията твърди, че австрийското право не изисква от работодателите да съхраняват лични досиета и следователно не е правно задължено да включва в личното досие всички документи, свързани със статута на жалбоподателя и с неговите способности, резултати и поведение. Освен това той заяви, че австрийското право също не изисква от Комисията да включва в личното досие изявления на жалбоподателя относно отделни събития.

Според Комисията бележката, представена от жалбоподателката по отношение на документ „IV/19“, не е трябвало да се съхранява в личното досие на жалбоподателката, а в нейното медицинско досие. Комисията призна, че бележката, на която се позовава жалбоподателката във връзка с документ „IV/18“, не е била подадена заедно с този документ в нейното лично досие. Според Комисията обаче по-голямата част от становищата и отговорите на жалбоподателката не са липсвали в личното ѝ досие. Комисията твърди, че жалбоподателката е била в състояние да подкрепи твърденията си само в два случая, единият от които очевидно не е от значение в настоящия случай.

Освен това Комисията заяви, че личното досие на жалбоподателката е прекратено през май 2001 г., тъй като тя е била освободена от задълженията си на 10 май 2001 г. Дисциплинарното производство е проведено от ГД „Преса и комуникация“. Тъй като последното е със седалище в Брюксел, Комисията твърди, че е водила надлежно в Брюксел преписка относно дисциплинарното производство.

2.3 Преди да се разгледа твърдението на жалбоподателя, изглежда полезно да се разгледа предварителен въпрос. В становището си Комисията твърди, че правото ѝ да съхранява лични досиета на служителите си в Представителството във Виена се урежда от австрийското право и че последното не изисква от работодателите да съхраняват такива досиета. Омбудсманът обаче отбелязва, че Комисията не твърди, че австрийското законодателство би ѝ попречило да съхранява такива лични досиета. Освен това от доказателствата, с които разполага омбудсманът, става ясно, че Комисията е решила да съхранява лични досиета по отношение на своите местни служители и че е издала вътрешни инструкции за това как следва да се направи това в своята „Административна бележка No 119“ от 13 февруари 1985 г. При тези обстоятелства няма пречка омбудсманът да разгледа начина, по който Комисията е обработила личното досие на жалбоподателя.

2.4 Добра административна практика е да се гарантира, че личното досие на член на персонала на институция или орган на Общността следва да съдържа (1) всички документи относно неговия административен статут и всички доклади, свързани с неговите способности, ефикасност и поведение, както и (2) всички коментари на длъжностното лице по тези документи. Това задължение е предвидено в член 26 от Правилника по отношение на длъжностните лица. Вярно е, че преди приемането на измененията, влезли в сила на 1 май 2004 г., Условията за работа на местните служители не са предвиждали изрично, че член 26 от Правилника за длъжностните лица на Европейските общности следва да се прилага и за местните служители. Следва да се отбележи обаче, че „Административна бележка No 119“ от 13 февруари 1985 г. изрично предвижда, че „по аналогия с атестационните доклади на длъжностните лица“ личните досиета на местните служители следва да съдържат само документите, посочени в списък, приложен към настоящите инструкции. В своята докладна записка от 26 октомври 2000 г., която напомня на лицата, отговарящи за правилата, уреждащи личните досиета на местните служители, ГД „Преса и информация“ повтаря същата формула („[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires“). Освен това следва да се отбележи, че списъкът, приложен към инструкциите, издадени през 1985 г., изрично посочва (в буква Ж) необходимостта от добавяне към личното досие на всички коментари, които представителят може да има по отношение на докладите за неговите способности, изпълнение и поведение („les observations éventuelles de l'agent à leur sujet“). Накрая, самата Комисия прие, че коментарите на жалбоподателя по документ „IV/18“ е трябвало да бъдат включени в нейното лично досие по настоящия случай. С оглед на тези обстоятелства омбудсманът счита, че член 26 от Правилника за длъжностните лица кодифицира задълженията, произтичащи от принципа на добра администрация, и че следователно тези задължения са били възложени на Комисията по отношение на местните служители още преди влизането в сила на правило, което изрично предвижда член 26 от Правилника за длъжностните лица да се прилага по аналогия за местните служители.

2.5 Самият омбудсман не е виждал личното досие на жалбоподателя, което се съхранява във Виена. Въпреки това от информацията, предоставена както от жалбоподателя, така и от Комисията, става ясно, че това досие не съдържа никакви документи относно дисциплинарното производство, проведено срещу жалбоподателя след датата през май 2001 г., когато той е бил отстранен от длъжност. В отговора си на искането на омбудсмана за допълнителна информация Комисията заяви, че документите относно дисциплинарното производство са били съхранявани в досие в Брюксел, като се има предвид, че това производство е било проведено от ГД „Преса и комуникация“ със седалище в Брюксел. Омбудсманът счита, че това обяснение е неприемливо. Списъкът, приложен към вътрешните инструкции на Комисията от 13 февруари 1985 г. относно съхраняването на личните досиета на местните служители, включва раздел З, озаглавен „Дисциплинарни въпроси“ („Дисциплинарни въпроси“). Следователно е очевидно, че документите относно дисциплинарните производства трябва да бъдат включени в личното досие на местен служител. Освен това следва да се отбележи, че член 26 от Правилника (задълженията, произтичащи от които, както бе посочено по-горе, са приложими по отношение на местните служители) предвижда, че за всеки служител се съхранява само едно лично досие. Същият принцип изглежда се припомня в точка 3 от бележката на Комисията от 26 октомври 2000 г., съгласно която личното досие се съхранява „изключително“ в Представителството. Омбудсманът приема, че при описаните от Комисията условия може да има смисъл да се съхранява работно копие на документите, свързани с дисциплинарното производство, в рамките на службата, която се занимава с това производство (4). Това обаче не засяга необходимостта от добавяне на самите документи към личното досие на жалбоподателя, което се съхранява във Виена. Следователно неизпълнението на това задължение от страна на Комисията в настоящия случай представлява случай на лошо администриране.

2.6 Що се отнася до документ "IV/19", омбудсманът отбелязва, че този документ е електронно писмо, което г-н К., началникът на жалбоподателя, е изпратил до жалбоподателя на 3 октомври 2000 г. и което е било копирано до редица други лица, включително до ръководителя на Представителството. В това електронно писмо г-н К. твърди, че жалбоподателката е посочила, че ще отсъства до 9,30 ч. сутринта, но всъщност е пристигнала на работа едва около обяд, без предварително да е уведомила началника си, рецепцията или администрацията. Според г-н K. той също не е знаел за последващо обяснение. Г-н K. заключава, че по този начин жалбоподателят е отсъствал от работа без разрешение. В отговора си от същия ден жалбоподателката посочва, че е информирала г-н К. с електронно писмо от 29 септември 2000 г., че ще трябва да посети лекар в болницата „вторник сутрин“ (т.е. сутринта на 3 октомври 2000 г.) и че не е била в състояние точно да посочи колко време ще отнеме това. Освен това жалбоподателката обясни, че е представила атестация на администрацията. Според този документ жалбоподателят е бил в болницата до 11 часа същия ден. Омбудсманът счита, че друг документ, представен от жалбоподателя (удостоверение от лекар от 27 септември 2000 г.), действително не е трябвало да се съхранява в личното досие на жалбоподателя, а в неговото медицинско досие. Омбудсманът обаче счита, че е необходимо да се направи различно заключение по отношение на електронното писмо на жалбоподателя до г-н К. от 3 октомври 2000 г. и удостоверението за времето, което е прекарала в болницата. В електронното си писмо жалбоподателката отговаря на обвинението на г-н К., че е отсъствала от работа без разрешение. Омбудсманът счита, че с оглед на факта, че електронното писмо на г-н К. от 3 октомври 2000 г. е било включено в личното досие на жалбоподателя, поне отговорът на жалбоподателя от същата дата също е трябвало да бъде включен. В резултат на това, че Комисията не е направила това, личното досие на жалбоподателя наистина изглежда дава изкривена представа по отношение на обективните факти (5). Поради това омбудсманът счита, че фактът, че Комисията не е включила (поне) електронното писмо на жалбоподателката от 3 октомври 2000 г. в нейното лично досие, също представлява случай на лошо администриране.

2.7 От гореизложеното следва, че Комисията не е включила коментарите на жалбоподателя по документи "IV/18" и "IV/19" в личното си досие. Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателката е посочила тези документи като примерни документи, които е трябвало да бъдат включени в нейното лично досие. В становището си относно отговора на Комисията на искането за допълнителна информация жалбоподателката представи подробен списък на документите, които са били включени в личното досие без нейно знание, и на коментарите, които не са били включени, въпреки че ги е отбелязала за включване в личното си досие. Следователно, противно на това, което предполага Комисията, нищо не подсказва, че жалбоподателката е в състояние да подкрепи твърденията си само в два случая. Въпреки това, дори при по-внимателно разглеждане да се докаже, че нито един от допълнителните коментари, посочени от жалбоподателката, не е трябвало да бъде включен в нейното лично досие, това не би засегнало заключението, че нейните коментари по документи „IV/18“ и „IV/19“ е трябвало да бъдат включени в нейното лично досие. В този контекст омбудсманът отбелязва, че Комисията е признала, че коментарите по документ „IV/18“ е трябвало да бъдат включени, без обаче да посочва дали това е направено междувременно.

2.8 Що се отнася до твърдението на жалбоподателката, че документите са били включени, без тя да е била информирана за това, омбудсманът отбелязва, че Комисията изглежда твърди, че във всеки случай не е могла да се позове на нито един от документите, без да даде възможност на жалбоподателката да ги коментира. Омбудсманът отбелязва, че член 26 от Правилника за длъжностните лица предвижда, че „документите, посочени в буква а), не могат да бъдат използвани или цитирани от институцията срещу длъжностно лице, освен ако не са му били съобщени преди подаването им.“ По този начин тази разпоредба защитава длъжностните лица (или, когато произтичащите от нея задължения се прилагат за местните служители, служителя) от използването на документи, които са били включени в служебното досие, без да се информира длъжностното лице (или служителя). Омбудсманът обаче счита, че добрата административна практика изисква тази отрицателна защита да бъде допълнена от позитивно задължение да се даде възможност на засегнатото лице да коментира даден документ, преди той да бъде включен в личното досие (6). Очевидно е, че длъжностно лице или служител не може да прави коментари (и да иска тези коментари да бъдат включени в личното му досие) по документи, които не са му били доведени до знанието. Омбудсманът обаче отбелязва, че междувременно жалбоподателката се е запознала с личното си досие и по този начин е открила всички документи, които са били включени в него. Освен това той отбелязва, че в жалбата си, в своите забележки относно становището на Комисията и по-специално в своите забележки относно отговора на Комисията на искането за допълнителна информация, жалбоподателката е изложила подробно документите и коментарите, които все още следва да бъдат включени в нейното лично досие. Като се има предвид, че Омбудсманът отправя проектопрепоръка, с която приканва Комисията да преразгледа тези документи и коментари с оглед на включването им в личното досие на жалбоподателя (вж. по-долу), не изглежда необходимо да се правят допълнителни проверки по отношение на факта, че Комисията не се е консултирала с жалбоподателя относно документи, които той е включил в нейното лично досие.

2.9 При тези обстоятелства омбудсманът счита, че Комисията не е изпълнила задълженията си по отношение на личното досие на жалбоподателя, като не е включила всички съответни документи в него.

3 Заключение

С оглед на гореизложеното Омбудсманът отправя до Комисията следния проект на препоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Омбудсмана:

Проектопрепоръката

Комисията следва да прегледа документите, посочени от жалбоподателя, с цел да ги включи в личното си досие и да му предостави достъп до надлежно възстановеното досие.

Комисията и жалбоподателят ще бъдат информирани за този проект на препоръка. В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на омбудсмана Комисията изпраща подробно становище до 31 май 2005 г. Подробното становище може да се състои от приемане на решението на омбудсмана и описание на мерките, предприети за изпълнение на проектопрепоръката.

Страсбург, 28 февруари 2005 г.

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Решение 94/262 на Европейския парламент от 9 март 1994 година относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (ОВ L 113, 1994 г., стр. 15).

(2) Копие от тази бележка беше представено от Комисията.

(3) Копие от този документ беше предоставено и от Комисията.

(4) Точка 3 от бележката на Комисията от 26 октомври 2000 г. предвижда, че копия от документите в служебното досие могат да бъдат изпратени на Брюксел при поискване.

(5) Следва да се отбележи, че представеното от жалбоподателя удостоверение изглежда доказва, че последният е напуснал болницата едва в 11 часа сутринта на 3 октомври 2000 г. Омбудсманът отбелязва също така, че заедно със своите забележки относно отговора на Комисията на искането за допълнителна информация, жалбоподателката е представила копие от своето електронно писмо от 29 септември 2000 г., с което информира г-н K. за предстоящото си отсъствие на 3 октомври 2000 г.

(6) Ако бележката на г-н P., на която жалбоподателят се позовава в своите забележки относно отговора на Комисията на искането за допълнителна информация, наистина съдържа съдържанието, което жалбоподателят твърди, че има, самата Комисия изглежда споделя това мнение.