(Произведено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман (1))

РЕЗЮМЕ

Жалбата в този случай се отнася до отказа на Комисията да изплати на бенефициер по схема за подпомагане на съвместно предприятие (Joint Venture Programme Phare — „JOP Phare“) договорените средства. На 13 юни 2000 г. службите на Комисията извършиха одит на дружеството на жалбоподателя. Одитът все още не е приключил. Между другото, жалбата се отнася до отказа на Комисията да върне на жалбоподателя регистър, изготвен по време на одита. По време на настоящото разследване жалбоподателят също така заяви, че неговото дружество е регистрирано в черен списък.

Комисията твърди, че одитът не е могъл да бъде приключен поради непредоставянето от страна на жалбоподателя на необходимите документи. Освен това счетоводната книга, взета по време на одита, не е оригинална. И накрая, жалбоподателят не е бил регистриран в черен списък, а във вътрешната система за ранно предупреждение (СРП) на Комисията.

От наличните доказателства омбудсманът счита, че Комисията не е информирала по подходящ начин жалбоподателя за документите, които той е трябвало да предостави, за да може Комисията да приключи одита и да вземе своевременно решение по отношение на изплащането на средствата. Освен това омбудсманът счита, че Комисията не му е предоставила разумно обяснение за отказа си да върне регистъра. И накрая, омбудсманът вярва, че Комисията ще преразгледа регистрацията на дружеството на жалбоподателя в СРП с оглед на резултатите от одита.

При тези обстоятелства омбудсманът изготвя проектопрепоръка. Той отправя искане към Комисията да информира жалбоподателя за документите, които се очаква да предостави за одита, и да върне счетоводната книга.

Жалбата

Жалбоподателят е изпълнителен директор на GERE; дружество, регистрирано в Люксембург. GERE кандидатства за средства от ЕС по програма JOP Facility 2. Съгласно процедурата за кандидатстване искането трябваше да бъде отправено чрез финансов посредник (Финландия). Според жалбоподателя Комисията е приела проекта през октомври 1998 г. През август 1999 г. подкрепящите документи бяха изпратени на Комисията чрез ФИ и дружеството се очакваше да получи плащане в рамките на 60 дни. Комисията, отново чрез ФИ, неколкократно поиска допълнителна информация. Изглежда, че нито една от предоставената информация не е удовлетворила Комисията и поради това тя е решила да извърши одит на дружеството. Това е направено на 13 юни 2000 г. До края на октомври 2000 г. на дружеството не е било платено и въпреки няколкото контакта с Комисията, то нито е било информирано за резултатите от одита, нито му са били изпратени някои оригинални документи, които Комисията е взела от него по време на одита.

Поради това жалбоподателят реши да подаде жалба срещу Европейската комисия и направи следните твърдения:

1. Договорното положение на дружествата, кандидатстващи за средства по СОП, спрямо Комисията е неясно. Въпреки че GERE никога не е подписвала договор с Комисията, тя ѝ налага задължения.

2. Начинът, по който се разпространява информацията, е контрапродуктивен. Отношенията между GERE и Комисията се осъществяваха предимно чрез ФИ. Поради това не е ясно дали от жалбоподателя е било поискано да предостави информацията, от която Комисията действително се е нуждаела.

3. При извършването на своите проверки Комисията е трябвало да ограничи своите разследвания до елементи, свързани с финансирания проект, без да контролира цялата счетоводна отчетност на дружеството.

4. GERE никога не е била информирана за резултатите от одита, извършен на 13 юни 2000 г.

5. Комисията отказва да върне оригиналните документи, които е предоставила за целите на горепосочения одит.

Жалбоподателят поиска изплащане на средствата и връщане на оригиналните документи, които са били поверени на Комисията.

Задачата

Становище на Европейската комисия

Становището на Европейската комисия по жалбата е обобщено, както следва:

1. Комисията и ФИ подписаха рамково споразумение на 18 януари 1996 г. За всеки проект се подписва специфично споразумение между Комисията и ФИ. Последните, от своя страна, подписват споразумение за финансиране (FinA) с бенефициера на средствата. В случая на GERE SA и FinA са подписани на 26 октомври 1998 г. FinA изрично се позовава на FA и SA. И двете съдържат разпоредби, с които се създават задължения за бенефициера към Комисията. Следователно жалбоподателят не може да твърди, че не е запознат със ситуацията и със задълженията си към Комисията.

2. По принцип всички контакти с бенефициерите минават през ФИ, Комисията не счита това за контрапродуктивно. Напротив, това дава възможност на потенциалните бенефициери в цяла Европа да се възползват от помощта на опитни специалисти. В настоящия случай проблемите изглежда произтичат от отношенията между FI и жалбоподателя.

3. FinA се позовава на разпоредбите на рамковото споразумение и на надзорния орган, които дават право на Комисията да извършва „…any and all controls…“. Извършените проверки са имали за цел да се установи дали GERE отговаря на условията за финансиране и да се контролира самото финансирано действие. Това изисква достъп до всички файлове на компанията.

4. На 13 юни 2000 г. одиторите на Комисията информираха GERE за предварителните заключения. Бенефициерът обаче беше помолен да представи допълнителни оправдателни документи преди приключването на одита. Една от декларациите, изпратени от адвоката на жалбоподателя на 16 август 2000 г., не е задоволителна. Оттогава Комисията се опитва да получи подходящ документ от лицето, което е издало декларацията. Жалбоподателят никога не е изпълнявал задълженията си, не са били предоставени подходящи подкрепящи документи, поради което те не са могли да бъдат одобрени и следователно средствата не са били изплатени.

5. Главната счетоводна книга (Grand Livre), с която разполага Комисията, е с дата 13 юни 2000 г., деня на одита, и е отпечатана от счетоводителя на GERE по искане на Н от одиторите. Отчетите за 1999 г. са предадени на GERE от счетоводителя на дружеството на 13 април 2000 г.; следователно първоначалната счетоводна книга задължително е била изготвена преди тази дата. Накрая Комисията предложи на адвоката на жалбоподателя възможността да се запознае с документите, с които разполага Комисията. Тази възможност никога не е била използвана.

Забележки на жалбоподателя

Европейският омбудсман препрати становището на Европейската комисия на жалбоподателя с покана да направи коментари. В отговора си жалбоподателят накратко заявява следното:

1. Въпреки исканията си GERE никога не е разкривало копия или не е имало право да се консултира с FA и SA от страна на FI. Въпреки че тези документи са посочени като приложения към FinA, GERE никога не ги е виждал. Комисията беше информирана за тази ситуация. ГЕРБ обаче поема своята отговорност по този въпрос.

2. Този вид договор с препратки към други договори, включващи трети страни, е объркващ. Противно на очакванията на Комисията, жалбоподателят не счита въпросния ФИ за висококвалифициран специалист. GERE би могла да се надява на по-добър мониторинг на досието и счита, че Комисията следва да наблюдава дейностите на финансовите посредници.

3. GERE никога не се е противопоставяла на одит. Техническите и финансовите отчети обаче са предоставени на 5 август 1999 г. Оттогава GERE никога не е получавала писмени коментари или плащания от Комисията. Въпреки че съгласно добрата административна практика цялата допълнителна информация е можело да бъде поискана писмено или пряко от Комисията, или от FI, от GERE е било поискано да предостави информация устно и в няколко отделни случая. Освен това тези искания бяха отправени едва когато GERE отправи запитване относно напредъка по досието.

4. GERE не получи писмени заключения или предварителни заключения относно одита. Писмените искания за информация от страна на Комисията са следствие от писмените искания на GERE относно връщането на нейната счетоводна книга. Въпреки че GERE многократно поиска от Комисията резултатите от одита и изплащането на средствата, жалбоподателят все още не е запознат с причините, поради които Комисията не е приключила одита.

5. Жалбоподателят счита, че Комисията не решава дали предоставеният документ е оригинал или не. Всъщност всеки път, когато счетоводната книга се отпечатва, тя се фактурира на GERE. Въпреки това всяко дружество, установено в Люксембург, трябва да води регистър в своите помещения. Отказът на Комисията да върне регистъра струва на GERE най-малко 100 EUR.

И накрая, жалбоподателят изразява съжаление, че всички последици от недостатъците в този проект трябва да бъдат понесени от най-слабата страна, т.е. GERE. Въпреки че GERE не е била информирана за всички условия на договора, тя никога не е отказвала да сътрудничи. Жалбоподателят изразява съжаление, че за GERE присъдата е произнесена преди съдебното решение и че е включена в черен списък.

Допълнителни проучвания

На 2 май 2001 г. жалбоподателят предостави на омбудсмана доказателства относно вписването на GERE в черен списък на Комисията. Жалбоподателят е получил факс, изпратен от Съвместния изследователски център (JRC) на Европейската комисия в Испра, с който го информира, че плащането, което трябва да се извърши за друг проект, е блокирано, тъй като GERE се появява в „черния списък на ЕС“.

След внимателно разглеждане на този нов елемент се оказа, че са необходими допълнителни проучвания. Поради това омбудсманът поиска от Комисията да го информира дали Комисията е блокирала плащанията към GERE по безспорни договори. Освен това омбудсманът отправи запитване относно функционирането на черния списък, споменат от служител на Комисията.

Комисията изрази съжаление във връзка с формулировката, използвана от едно от нейните длъжностни лица за споменаване на нейната вътрешна система за ранно предупреждение (СРП), създадена по искане на Европейския парламент. СРП има за цел да идентифицира бенефициерите на средства на Общността, които са извършили административни грешки или измами. СРП не спира плащане; това само усложнява нещата и изисква допълнителна проверка от страна на отговорните служби. В случая на ГЕРБ настъпиха неприятни забавяния. През юли Комисията се извини за това и плати дължимите суми по неоспорения проект, както и забавените лихви.

Жалбоподателят счита, че GERE никога не е била информирана за измама или административна грешка, които биха мотивирали регистрацията ѝ в СРП. Жалбоподателят твърди, че длъжностните лица на Комисията обикновено определят СРП като черен списък и че това води до блокиране на плащанията. Освен това, ако СРП не е черен списък, тя не следва да се разглежда като такава и регистрираните дружества следва да бъдат информирани писмено.

РЕШЕНИЕТО

1 Твърдение за неясно договорно положение по отношение на Комисията

1.1 Жалбоподателят счита, че договорното положение на дружествата, кандидатстващи за средства по СОП, спрямо Комисията е неясно. GERE никога не е подписвала договор с Комисията и има наложени задължения от нея.

1.2 Комисията твърди, че жалбоподателят не може да не знае за договорните си задължения към Комисията. Всички разпоредби са ясно определени в споразумението за финансиране и в рамковото и специфичните споразумения, приложени към него.

1.3 Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят счита, че ФИ не е информирала надлежно GERE за всички договорни разпоредби, приложими към споразумението за финансиране. Жалбоподателят също така призна собствената си отговорност по този аспект на случая. GERE изглежда е сключило договор, без да се запознае с приложенията към този договор, които съдържат разпоредби, пораждащи задължения по отношение на Комисията. Поради това омбудсманът счита, че няма доказателства за лошо администриране от страна на Комисията по отношение на този аспект на случая.

2 Разпространение на информация между GERE и Комисията

2.1 Жалбоподателят счита, че начинът, по който се разпространява информацията, има обратен ефект. Отношенията между GERE и Комисията се осъществяваха предимно чрез ФИ. Поради това не е ясно дали от жалбоподателя е било поискано да предостави информацията, от която Комисията действително се е нуждаела.

2.2 Комисията твърди, че използването на FI гарантира, че досието се обработва от опитен специалист.

2.3 Омбудсманът отбелязва, че в досието няма доказателства, че системата за използване на финансови посредници като такава е виновна за трудностите в отношенията между GERE и Комисията. Както Комисията, така и жалбоподателят изглежда приписват част от отговорността за недостатъците в разпространението на информация на ФИ. Поради това омбудсманът заключава, че няма доказателства за лошо администриране от страна на Комисията по отношение на този аспект на случая.

3 Обхват на одита

3.1 Жалбоподателят счита, че при извършването на одита Комисията е трябвало да ограничи своите разследвания до елементи, свързани с финансирания проект, без да контролира цялата счетоводна отчетност на дружеството.

3.2 Комисията твърди, че обхватът на одита съответства на договорните задължения на GERE.

3.3 С оглед на договорните разпоредби, по-специално с оглед на съответното рамково споразумение, Комисията не изглежда да е превишила правомощията си при извършването на одита на GERE. Поради това омбудсманът заключава, че няма случай на лошо администриране по отношение на този аспект на случая.

4 Неинформиране на GERE за резултатите от одита

4.1 Според жалбоподателя GERE никога не е била информирана за резултатите от одита, извършен на 13 юни 2000 г.

4.2 Комисията счита, че одиторите на Комисията са информирали GERE за предварителните заключения на 13 юни 2000 г. Бенефициерът обаче беше помолен да представи допълнителни оправдателни документи преди приключването на одита. Въпреки многократните искания жалбоподателят никога не е изпълнявал задълженията си, тези документи никога не са били предоставяни, поради което не са могли да бъдат одобрени и следователно средствата не са били изплатени.

4.3 Омбудсманът отбелязва, че от наличните документи Комисията изглежда не е запознала жалбоподателя с документите, които той трябва да предостави, за да не забави решението на Комисията по отношение на изплащането на средствата. Това би могло да представлява случай на лошо администриране и следователно омбудсманът ще изготви проектопрепоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на омбудсмана.

5 Отказ за връщане на оригинални документи, взети по време на одита

5.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията е отказала да върне оригиналните документи, които е предоставила за целите на горепосочения одит.

5.2 Комисията твърди, че счетоводната книга, предоставена от GERE на одиторите и съхранявана от службите на Комисията, не е оригинален документ. Тя е отпечатана в деня на одита.

5.3 Омбудсманът разбира, че от 13 юни 2000 г. досега Комисията използва регистъра на GERE за 1999 г. за целите на контрола. Въпреки че документът е бил отпечатан специално за одита, жалбоподателят твърди, че на неговото дружество е била наложена значителна такса за преиздаването на този документ. Поради това жалбоподателят иска да му бъде върната счетоводната книга, която счита за собственост на GERE.

5.4 Комисията не е предоставила на омбудсмана разумно обяснение за отказа си да продължи работата си по фотокопие на регистъра и да върне на GERE документа, отпечатан на 13 юни 2000 г. Поради това омбудсманът ще изготви проектопрепоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на омбудсмана.

6 Предполагаема регистрация на GERE в черен списък и последиците от нея

6.1 Жалбоподателят твърди, че GERE фигурира в черен списък на Комисията. Това блокира всички плащания към GERE от страна на Комисията дори по безспорни договори.

6.2 Комисията обясни, че плащанията са били забавени поради вътрешната система за ранно предупреждение на Комисията. Тази система изисква допълнителни проверки преди извършване на плащания към бенефициери, които са регистрирани в СРП поради административни грешки или измами. В настоящия случай GERE е регистрирано в СРП поради трудностите във връзка с договора, подписан в рамките на проекта JOP.

6.3 Омбудсманът отбелязва, че по време на настоящата проверка е било възможно да се извършат плащанията към GERE по безспорни договори. Комисията предостави на омбудсмана разумно обяснение относно причините за регистрирането на GERE в СРП. Поради това омбудсманът стигна до заключението, че няма доказателства за лошо администриране по отношение на този аспект на случая.

6.4 Омбудсманът отбелязва, че някои служители на Комисията изглежда считат СРП за черен списък, въпреки че Комисията е заявила, че това не е така. Поради това омбудсманът може да разгледа на по-късна дата възможността за разследване на общото функциониране на СРП в рамките на проверка по собствена инициатива.

7 Заключение

Омбудсманът счита, че подходът на Комисията в настоящия случай е довел до случаи на лошо администриране. Поради това Омбудсманът отправя до Комисията следния проект на препоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Омбудсмана:

Проектопрепоръката

Комисията следва да информира писмено жалбоподателя за документите, които той следва да предостави, за да може Комисията да вземе решение относно плащането в разумен срок. Освен това Комисията следва да върне регистъра на жалбоподателя GERE за 1999 г., отпечатан на 13 юни 2000 г.

Комисията и жалбоподателят ще бъдат информирани за този проект на препоръка. В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на омбудсмана Комисията изпраща подробно становище преди 28 февруари 2002 г. Подробното становище би могло да се състои в приемането на проектопрепоръката на омбудсмана и в описание на начина, по който тя е била изпълнена.

 

Якоб СЬОДЕРМАН

Страсбург, 4 декември 2001 г.

---

(1) Решение 94/262 на Европейския парламент от 9 март 1994 г. относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (ОВ L 113, 1994 г., стр. 15).