Предговор

Имам удоволствието да представя тазгодишния доклад „Putting it Right“, в който се разглежда спазването от страна на институциите на моите решения, взети през 2016 г. През 2016 г. степента на съответствие е била 85 %, което е леко увеличение в сравнение с резултата от 83 %, постигнат от ЕСП през 2015 г.

Институциите реагираха положително на 77 от 91-те предложения, които направих за коригиране или подобряване на тяхното поведение по случаи, приключени през 2016 г. Имаше още 132 случая, в които считах, че институциите са предприели стъпки за подобряване на начина си на работа. 12 от 14-те проверени институции са получили 100 %, докато Комисията, която отговаря за повечето случаи пред моята служба, е получила 77 %.

Тази година има промени в начина, по който се опитваме да уловим въздействието на нашата работа и в начина, по който я представяме.

Това е първият доклад, който включва случаи, приключени в рамките на новите „разпоредби за изпълнение“ (РП). Новите IP адреси бяха преразгледани, за да ни позволят да разглеждаме случаите по по-ефективен начин и да се стремим да ускорим нещата. Основният акцент е върху това да се гарантира, че използваните мерки за разследване отразяват специфичните нужди на всяко разследване. Освен това те предоставят на омбудсмана по-голяма гъвкавост по отношение на получаването на информация или документи. Новите ИП улесняват и ускоряват намирането на решения, които премахват лошото администриране, и се стремят да гарантират, че препоръките обикновено се използват за справяне с всички констатации за лошо администриране преди приключване на разследването. В контекста на измерването на съответствието новите ИП доведоха до промени в използваната от нас терминология.

Освен това това е първият доклад, който не е придружен от приложение. В миналото приложението включваше резюмета на всички случаи, приключени през съответната година. Сега решихме да включим в текста на настоящия доклад само резюмета на избрани „звездни случаи“. 

Въведохме и раздели, които илюстрират въздействието на нашата работа в области, които не са отразени в степента на съответствие, като например стратегическите инициативи.

Въпреки че със задоволство отбелязвам, че степента на съответствие остава висока, бих искал да повторя, че всеки отказ на институция да се съобрази с предложение на омбудсмана следва да се разглежда като пропусната възможност за преодоляване на административните недостатъци.

Емили О'Райли

декември 2017 г.

 

Докладване

1. Въведение

В настоящия доклад се описва степента, в която институциите на ЕС[1] са отговорили на предложенията, направени от омбудсмана през 2016 г. Тези предложения са под формата на решения, препоръки, предложения/допълнителни забележки и критични забележки.

В раздел 3 (по-долу) относно въздействието на работата на Омбудсмана се обяснява какво представляват решенията, препоръките, предложенията/допълнителните забележки и критичните забележки/констатациите на Омбудсмана за лошо управление. Новите ИП[2], които влязоха в сила на 1 септември 2016 г., засягат до известна степен използването на тези условия от наша страна. Например термините „допълнителни забележки“ и „критични забележки“ вече няма да се използват. Обясняваме всички промени по-долу в съответните части на раздела. Редица проверки в настоящия доклад бяха приключени след датата на влизане в сила на новите ИП. Поради това в тези случаи беше използвана новата терминология.

В раздел 3 се описва и въздействието на работата на омбудсмана в други случаи; когато случаят е уреден от институцията или когато омбудсманът реши да започне стратегическа инициатива.

В миналото този доклад беше публикуван заедно с приложение, обобщаващо случаите, в които бяха приети предложения за решения, препоръки, критични забележки и допълнителни забележки. От тази година вече няма да публикуваме приложение. В настоящия доклад обаче ще намерите резюмета на случаите, които заслужават специално споменаване като „звездни случаи“ за всяка категория последващи действия.

2. Правомощия и процедури на омбудсмана

Омбудсманът помага на физически лица, дружества и сдружения, които имат проблем с институция на ЕС[3]. В същото време тя служи на обществения интерес, като помага на институциите да подобрят качеството на предоставяните от тях услуги. Освен да разследва жалби, омбудсманът може да започва разследвания и по собствена инициатива.

Омбудсманът може да изиска от съответната институция да предостави информация, да прегледа нейните досиета и да вземе показания от длъжностни лица. Тези правомощия се съдържат в Устава на омбудсмана[4] („Устава“). Когато счита за целесъобразно да направи това в конкретен случай, омбудсманът призовава институцията да преразгледа позицията си, да предостави правна защита или да направи общи промени за в бъдеще. Ако институцията откаже да сътрудничи, тя може да привлече политическо внимание към даден случай, като изготви специален доклад до Европейския парламент.

3. Въздействие на работата на омбудсмана

a. Решения

Ако омбудсманът счита, че дадена жалба може да бъде разрешена бързо, той може да отправи предложение за решение до съответната институция въз основа на член 3, параграф 5 от Устава[5]. Новите ИП на Омбудсмана улесняват и ускоряват намирането на решения, които премахват лошото администриране.

б. Препоръки

Новите ИП съдържат препоръки, които могат да бъдат отправяни всеки път, когато омбудсманът установи лошо управление. Препоръките, отправени към институциите, се публикуват едновременно на уебсайта на омбудсмана.

Ако препоръката бъде отхвърлена от институцията, омбудсманът приключва случая, като потвърждава констатацията за лошо администриране. Ако препоръката бъде приета, омбудсманът приключва случая, както е решено от съответната институция.

в. Предложения и допълнителни бележки

Новите ИП заменят понятието „допълнителни забележки“ с по-ясното и по-полезно понятие „предложения за подобрение“, които имат за цел да гарантират системно подобрение в администрацията на ЕС. Подобно на други забележки, предложенията за подобрение не се основават на констатация за лошо управление и не предполагат порицание на институцията, до която са адресирани.

г. Критични забележки и констатации за лошо управление

В миналото омбудсманът е използвал термина „критична забележка“, когато е приключвал случай с констатация за лошо управление. Критична забележка информира институцията за това, което е направила погрешно в конкретния случай. В забележката се посочва нарушеното правило или принцип и (освен ако не е очевидно) се обяснява как институцията е трябвало да действа в контекста на случая. Институцията докладва в срок от шест месеца, ако това бъде поискано от омбудсмана.

Новите ИП заменят понятието „критични забележки“ с простото и ясно понятие „констатации за лошо администриране“.  Ако дадена препоръка бъде отхвърлена от институцията, случаят се приключва с констатация за лошо управление.

д. Случаи, уредени от институциите

Омбудсманът може да приключи дадена проверка на ранен етап, без да предлага решение, ако институцията спонтанно разреши случая на жалбоподателя в хода на проверката.

Дело 253/2016/MDC: Отказ на Европейската комисия да приеме определени разходи като допустими разходи съгласно условията на споразумение за отпускане на безвъзмездни средства

Жалбоподателят е координатор на проект, съфинансиран от Комисията в контекста на споразумение за отпускане на безвъзмездни средства. След успешното приключване на проекта обаче Комисията уведоми жалбоподателя, че много от разходите, направени по проекта във връзка с разходи за персонал, пътни и консултантски разходи, са недопустими.

Жалбоподателят твърди, че решението на Комисията е несправедливо. Омбудсманът започна проверка и поиска от Комисията да отговори на твърденията на жалбоподателя. Що се отнася до разходите за персонал, Комисията отбеляза, че жалбоподателят е трябвало да я информира за значителното увеличение на работното натоварване на някои от неговите служители и че е разполагал с достатъчно време за това. Що се отнася до пътните и дневните разходи, Комисията счете, че практиките, за които жалбоподателят твърди, че са в съответствие с обичайната му практика, не са документирани или достатъчно доказани.

По отношение на отхвърлените разходи за консултантски услуги обаче Комисията заяви, че е готова да преразгледа позицията си поради обясненията на жалбоподателя, които показват, че неправилната класификация на тези разходи се дължи на действителна грешка. Омбудсманът изразява задоволство, че Комисията е преразгледала позицията си.

е. Стратегически инициативи

Омбудсманът може също така да избере да разглежда стратегически важни теми, без да започва проверка, като започне т.нар. „стратегическа инициатива“. Целта на тези стратегически инициативи е да се споделят предложения с институциите по важни теми, да се привлече вниманието към въпроси от обществен интерес и да се научи повече за конкретен въпрос, преди да се реши дали е необходимо да се започне разследване. През 2016 г. омбудсманът стартира 10 стратегически инициативи.

SI/5/2016/EA: Прозрачност на Еврогрупата

През март 2016 г. омбудсманът изпрати писмо до председателя на Еврогрупата, за да приветства неговата инициатива за внасяне на редица проактивни мерки за прозрачност, с някои от които членовете на Еврогрупата вече са се съгласили. Това писмо беше последвано от допълнителен обмен на кореспонденция между омбудсмана и председателя на Еврогрупата през 2016 г.

В тази кореспонденция омбудсманът повдигна въпроси, като например обработването на искания за достъп до документи на Еврогрупата, включително документи, които не се съхраняват от институциите на ЕС, и прозрачността на групите, участващи в подготовката на заседанията на Еврогрупата, по-специално работната група за Еврогрупата. Омбудсманът отбеляза, че нейната служба не е била в състояние да идентифицира нито едно длъжностно лице.

документ, свързан с процедурния правилник на ЕРГ, и че макар да се предполага, че „работните методи на Еврогрупата“ се позовават на ЕРГ, този документ също не изглежда публичен.

Председателят на Еврогрупата поясни, че исканията за достъп до документи на Еврогрупата ще бъдат разглеждани от институцията на ЕС, която притежава съответните документи, или ще бъдат пренасочени към съответната национална институция и обработени в съответствие с националното законодателство относно прозрачността. През 2017 г. „Методите на работа на Еврогрупата“ бяха публикувани на уебстраницата на Еврогрупата.

4. Как институциите са отговорили на омбудсмана през 2016 г.

а. Предложения за решения и препоръки, приети през 2016 г.

През 2016 г. институциите на ЕС приеха общо 9 предложения за решения. Едно предложение за решение беше отхвърлено от Комисията.[6]

През 2016 г. институциите на ЕС също приеха или частично приеха общо 14 препоръки.[7] Две препоръки бяха отхвърлени от Комисията, а две бяха отхвърлени от Европейската служба за подбор на персонал (EPSO)[8], въпреки че институциите предприеха положителни последващи действия във връзка с последващите критични забележки в 3 случая. Другият случай, засягащ Комисията, доведе до констатация за лошо управление.

Институция	Решения Прието	Приети препоръки
Европейски парламент	1
Съвет на Европейския съюз	1
Европейска комисия	6	6
Европейска служба за подбор на персонал (EPSO)		4
Европейска служба за борба с измамите (OLAF)		3
Агенция на Европейския съюз за основните права (FRA)	1
Изпълнителна агенция за научни изследвания (REA)		1
Общо	9	14

Дело 946/2014/PL: Езиковата политика на Агенцията за основните права (FRA) по отношение на нейния уебсайт и публикации

Жалбоподателят, испански гражданин, е поискал от FRA информация относно своята езикова политика относно използването на официалните езици на своя уебсайт, по-специално по отношение на публикациите. Той отбеляза, че повечето публикации са достъпни само на английски и френски език, а понякога и на немски и италиански език. FRA обясни, че различното третиране на официалните езици се дължи на бюджетните ограничения и ограниченията на човешките ресурси, както и на времето, необходимо за завършване на процеса на превод.

Омбудсманът счита, че ограничените човешки и финансови ресурси не са достатъчна обосновка за практиките на FRA по отношение на превода на нейните публикации. Омбудсманът изрази задоволство от факта, че FRA се е ангажирала да предостави статична портална страница, съдържаща основна информация за FRA на всички езици. Въпреки че при определени обстоятелства преводът на всички документи на всички официални езици на ЕС би бил непропорционален, омбудсманът отбеляза, че съществуват по-малко обременителни средства, за да се гарантира, доколкото е възможно, че гражданите имат достъп до публикации на собствения си език. Поради това тя предложи FRA да определи и публикува ясна политика по отношение на езиците на ЕС, на които ще се предоставят нейните публикации.

Омбудсманът изрази задоволство, че FRA е приела нейното решение. Понастоящем FRA има онлайн езикова политика и политика за публикациите на своя уебсайт. Освен това FRA е въвела и мерки, за да гарантира, че публикациите се превеждат на възможно най-много езици.

Случай 1398/2013/ANA: Отказ на Европейската комисия да предостави достъп до документи, свързани със Закона на САЩ за спазване на данъчното законодателство във връзка със задгранични сметки (FATCA)

Член на Европейския парламент (член на ЕП) отправи искане за публичен достъп до документите, съхранявани от Комисията, относно преговорите между някои държави — членки на ЕС, и САЩ относно последиците от FATCA — законодателство на САЩ, което изисква финансовите институции извън САЩ да докладват на Службата за вътрешни приходи за своите клиенти.

Комисията е предоставила пълен или частичен достъп до няколко документа, като същевременно е отказала достъп на други. Комисията счете, че част от искането на члена на ЕП е много широко и я помоли да стесни обхвата на искането. Членът на ЕП беше недоволен от позицията на Комисията и се обърна към омбудсмана.

Омбудсманът препоръча на Комисията да направи нов опит да определи обхвата на исканите документи и в крайна сметка да реши дали тези документи следва да бъдат предоставени без ненужно забавяне. На свой ред Комисията установи броя на документите, обхванати от искането, извърши оценка и оповести много от тези документи. Омбудсманът признава, че Комисията е последвала нейното предложение и е положила значителни усилия за изпълнението на тази препоръка.

Омбудсманът също така препоръча на Комисията да преразгледа искането за достъп до неоповестените документи с оглед на предоставянето на

по-широк обществен достъп. Комисията или е предоставила достъп до допълнителни документи, или е предоставила по-подробни и убедителни обяснения за отказа си да направи това. Омбудсманът разгледа решението на Комисията и счита, че то е правилно.

Случай 852/2014/LP: Спазване от страна на Европейската комисия на Конвенцията за контрол на тютюна

Това дело се отнася до неизпълнението от страна на Комисията на задължението ѝ по член 5, параграф 3 от Рамковата конвенция на Световната здравна организация (СЗО) за контрол на тютюна (наричана по-нататък „Конвенцията“), по която ЕС е страна. Жалбоподателят, неправителствената организация Corporate Europe Observatory, твърди конкретно, че Комисията, с изключение на нейната генерална дирекция „Здравеопазване“ (ГД „Здравеопазване“), не оповестява проактивно цялата информация относно срещите с тютюневата промишленост.

Омбудсманът започна проверка и установи, че настоящата практика на Комисията (с изключение на ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“) е незадоволителна и неподходяща. Становището на омбудсмана е, че член 5, параграф 3 от Конвенцията и насоките за нейното прилагане изискват публичните органи да възприемат проактивен подход, а не реактивен или пасивен, за да гарантират прозрачност при взаимодействието си с тютюневата промишленост. Тя също така счита, че задължението за прозрачност обхваща всички срещи между Правната служба на Комисията и тютюневата промишленост. Тя също така не вижда защо изискванията за прозрачност следва да се прилагат само за най-висшите длъжностни лица на Комисията. Поради това Омбудсманът препоръча на Комисията проактивно да публикува онлайн всички срещи с лобисти от тютюневия сектор или техните законни представители, както и протоколите от тези срещи, и тази политика да се прилага за всички длъжностни лица на Комисията, независимо от техния ранг.

В отговора си Комисията поддържа първоначалната си позиция, че не е необходимо да разширява проактивната практика на ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“, така че да обхване останалата част от Комисията. Според него настоящите общи етични правила и правила за прозрачност са достатъчни, за да се предотврати неправомерно влияние от страна на тютюневата промишленост и да се гарантира спазването на Конвенцията.

Омбудсманът изразява дълбоко съжаление, че Комисията не се е възползвала от възможността да определи стандарти, които отговарят на изискванията на член 5, параграф 3, и да гарантира, че във всички служби и служители на Комисията се прилага проактивна политика на прозрачност по отношение на срещите с лобисти от тютюневата промишленост. Поради това тя приключи случая с констатация за лошо управление, като подчерта, че Комисията не е представила никакви основателни причини за отказа си да предприеме предложените от нейната служба стъпки.

б. Последващи действия във връзка с критични забележки и предложения/допълнителни забележки, направени през 2016 г.

През 2016 г. в 11 решения бяха направени 16 критични забележки, а в 26 решения бяха направени 47 предложения/допълнителни забележки.[9] Едно решение може да съдържа повече от една забележка, като в същото решение могат да бъдат включени както критични забележки, така и предложения/допълнителни забележки.

Предложенията за подобрения са използвани от Омбудсмана най-вече в решенията ѝ за приключване на проверките по собствена инициатива.

Институциите бяха приканени да отговорят на забележките/предложенията в срок от шест месеца. Бяха получени отговори на всички забележки/предложения, направени през 2016 г., макар и със закъснение в някои случаи.

i) Последващи действия във връзка с критични забележки, направени през 2016 г.

Последващите действия във връзка с критичните забележки бяха 63 %. Това е много по-високо от миналогодишното ниво от 41%, което е рекордно ниско. Най-високата стойност, регистрирана до момента по отношение на положителните последващи действия във връзка с критични забележки, е 88 % през 2014 г. Прегледът на отговорите на институциите на критични забележки показва, че дори след приключване на проверката някои продължават да оспорват констатациите на Омбудсмана и да повтарят аргументите, които са изложили по време на проверката. Въпреки че по някакъв начин е възможно да се разбере, че след като дадена институция е изправена пред публична критика от страна на омбудсмана, ѝ е трудно да предприеме конструктивни последващи действия, важно е институциите да са готови да извлекат поуки от проверките на омбудсмана и да се стремят да намалят риска от възникване на подобни проблеми в бъдеще.

Институция	Критично забележки	Задоволителни отговори	% от задоволителни отговори
Европейска комисия	10	5	50%
Европейска служба за подбор на персонал (EPSO)	3	2	67%
Европейски център за профилактика и контрол върху заболяванията (ECDC)	2	2	100%
Евроюст	1	1	100%
Общо	16	10	63%

Дело 2063/2014/PMC: Предаване от страна на Европейската комисия на личните данни на жалбоподателя на трета страна без неговото съгласие

Случаят е свързан с предполагаемо незаконно разкриване от страна на Комисията на името на жалбоподателя на неговия работодател без неговото съгласие. Комисията е направила това, за да провери дали жалбоподателят действително е съществувал за целите на разглеждането на заявлението му за публичен достъп до документи. Предвид особено инвазивния характер на мярката, предприета от Комисията, която би могла да навреди на репутацията на жалбоподателя по отношение на организацията, за която е работил, омбудсманът установи сериозно лошо управление и приключи случая с критична забележка.

След критичната забележка на омбудсмана Комисията призна, че може да не е било подходящо да се свърже с работодателя на жалбоподателя, без да го информира предварително. Той се извини. Комисията добави, че потвърждаването на самоличността на дадено лице не е практика, която се прилага редовно.

Омбудсманът отбелязва признанието на Комисията, че действията ѝ в този случай не са били подходящи.

Случай 1409/2014/MHZ: Европейската комисия е съгласна да извършизадълбочена оценка навъздействието върху правата на човека при текущи или предстоящи търговски преговори с държави от Асоциацията на народите от Югоизточна Азия (АСЕАН)

Случаят се отнасяше до това дали Комисията е трябвало да извърши оценка на въздействието върху правата на човека в контекста на преговорите за сключване на споразумение за свободна търговия (ССТ) с Виетнам. Комисията счете, че такава оценка не е необходима, като отбеляза, че през 2009 г. вече е била извършена оценка на въздействието върху устойчивостта на предложение за споразумение за свободна търговия между ЕС и АСЕАН, което включва Виетнам. Омбудсманът установи, че пропускът на Комисията да извърши конкретна оценка на въздействието върху правата на човека представлява лошо управление. Тя препоръча на Комисията да извърши такава оценка без по-нататъшно забавяне. Комисията отказа и омбудсманът приключи случая с критична забележка.

В своя последващ отговор Комисията твърди, че е имала основание да не извърши предварителна оценка на въздействието върху правата на човека поради специфичния график на преговорите. В същото време Комисията се съгласи, че систематичният предварителен анализ на всички вероятни въздействия върху правата на човека „еключов елемент от по-доброто изготвянена търговската политика“. Комисията информира омбудсмана, че през април 2016 г. ГД „Търговия“ е публикувала преработена версия на Наръчника за ОВУ, който понастоящем съдържа специален акцент върху гарантирането на извършването на задълбочен анализ на въздействието върху правата на човека. Комисията също така пое ангажимент в съобщението „Търговията — за всички“ да подобри допълнително анализа на въздействието на търговската политика върху правата на човека както в оценките на въздействието, така и в последващите оценки, въз основа на наскоро разработените насоки на ГД „Търговия“.

Освен това Комисията обясни, че анализът за оценка на въздействието върху правата на човека е разширен и засилен. В подкрепа на това Комисията посочи проекта за окончателен доклад на ОВУ в подкрепа на преговорите за споразумение за защита на инвестициите между ЕС и Мианмар, който беше публикуван за коментари на 18 март 2016 г. Подготвя се и оценка на въздействието върху устойчивото развитие с оценка на въздействието върху правата на човека за преговори с Филипините и

Индонезия. Комисията увери омбудсмана, че същото ще се отнася и за възобновяването на преговорите с Малайзия и Тайланд, както и с Индия. Накрая Комисията заяви, че е убедена, че насърчаването на правата на човека трябва да се извършва предимно чрез ангажираност и диалог, за да се гарантира най-голямо въздействие.

Омбудсманът е съгласен с Комисията, че предварителните оценки на въздействието върху правата на човека са ключов елемент от по-доброто изготвяне на търговската политика. Тя приветства поредицата от мерки, обявени в отговора на Комисията, които следва да спомогнат да се гарантира, че рискът от повторно възникване на лошо управление, установен в този случай, е сведен до минимум.

ii) Последващи действия във връзка с предложенията/допълнителните забележки, направени през 2016 г.

Последващите действия във връзка с предложенията/допълнителните забележки бяха задоволителни в 94 % от случаите. Това е по-високо от миналогодишното равнище от 92 %. Най-високата стойност, регистрирана до момента по отношение на положителните последващи действия във връзка с допълнителни забележки, е 100 % през 2008 г.

Институция	Предложения/допълнителни забележки	Задоволителни отговори	% от задоволителни отговори
Европейска комисия	22	19	86%
Съд на Европейския съюз	3	3	100%
Европейска служба за външна дейност (ЕСВД)	2	2	100%
Европейски икономически и социален комитет (ЕИСК)	1	1	100%
Европейска служба за подбор на персонал (EPSO)	9	9	100%
Европейска служба за борба с измамите (OLAF)	2	2	100%
Европейски център за профилактика и контрол върху заболяванията (ECDC)	1	1	100%
Европейска агенция по лекарствата (EMA)	5	5	100%
Европейска мрежа за информационна сигурност (ENISA)	2	2	100%
Общо	47	44	94%

Дело OI/8/2015/JAS: Прозрачност на тристранните срещи

Това стратегическо проучване се отнасяше до прозрачността на тристранните срещи, неофициалните преговори между представители на Европейския парламент (Парламента) и Съвета на Европейския съюз (Съвета) и се подпомагаше от Комисията с цел постигане на споразумение по предложеното законодателство.

Омбудсманът провери коя информация може да бъде предоставена проактивно и в кой момент, за да се повиши отчетността и участието на обществеността в законотворчеството на ЕС. В заключителното си решение Омбудсманът направи осем предложения за това как да се повиши прозрачността на тристранните преговори.

Парламентът, Съветът и Комисията отговориха, че са започнали обсъждания за осигуряване на публичен достъп до повече информация, включително график на тристранните срещи, дневен ред на тристранните срещи, участващи лица, отговорни за вземането на политически решения, и мандати за преговори на институциите. Специална съвместна законодателна база данни, която ще бъде създадена въз основа на Междуинституционалното споразумение за по-добро законотворчество от 2016 г., би могла да предоставя такава информация по леснодостъпен начин.

Що се отнася до предложенията на омбудсмана относно публикуването на ключови документи, представени по време на тристранните срещи, институциите заявиха, че ще трябва да изчакат решението на Съда на ЕС по съответното текущо дело De Capitani/Парламент (T-540/15).

Омбудсманът приветства ангажимента на Парламента, Съвета и Комисията да започнат обсъждания относно изпълнението на нейните предложения. Тя специално насърчава тяхната инициатива за създаване на съвместна законодателна база данни и ще проследи нейното развитие.

Дело OI/10/2015/NF: Процедура на EPSO за разглеждане на искания за преразглеждане, отправени от кандидати в конкурси на общо основание

Тази проверка по собствена инициатива се отнася до обработването от EPSO на искания за преразглеждане, отправени от неуспелите кандидати в конкурсите за подбор. По-специално проверката беше съсредоточена върху забавянията от страна на EPSO при отговора на исканията за преглед на кандидатите. Целта на проверката беше да се установи дали има системни проблеми, които водят до забавяния, и ако това е така, да се помогне на EPSO да внесе подобрения в процедурата. Омбудсманът приключи проверката си с шест предложения за подобрения.

Що се отнася до предложението EPSO да предоставя по-добра подкрепа на конкурсните комисии, така че те да могат да представят по-подробни мотиви за решенията си по исканията за преразглеждане, EPSO въведе нов образец за записване на решенията на конкурсните комисии на етапа на допускане и подобри програмата си за обучение на членовете на конкурсните комисии. EPSO допълнително обмисля как да подобри своите насоки за записване на решенията на конкурсната комисия.

EPSO е въвела нова информационна система, която е оказала положително въздействие върху ефективността на обработването от нейна страна на исканията за преразглеждане, и сега използва технология за телеконферентна връзка за провеждане на заседанията на конкурсната комисия за преразглеждане.

Както беше предложено от омбудсмана, EPSO понастоящем систематично оценява броя на исканията за преразглеждане, които очаква да получи в рамките на текущите конкурси, за да може да отдели достатъчно ресурси за тяхното разглеждане.

Четвъртото и петото предложение бяха да се гарантира, че на кандидатите се предоставя ясна и точна информация относно искането за процедура за преразглеждане. EPSO вече информира кандидатите за очакваните забавяния и за факта, че дава приоритет на изпращането на отговори на успешни искания. EPSO също актуализира

и разшири своята онлайн уебстраница с често задавани въпроси с повече информация относно процедурите за подаване на жалби.

Омбудсманът приветства набора от действия, предприети от EPSO с оглед на въвеждането на нейните предложения за подобрения.

Дело OI/11/2015/EIS: Навременност на плащанията от страна на Комисията

Това проучване се отнася до навременността на плащанията, извършени от Комисията при пряко и непряко управление, с акцент върху плащанията към частни изпълнители и бенефициери. Тя е последвана от четири проверки по един и същ въпрос.

Целта беше да се съберат статистически данни относно забавените плащания на Комисията и да се оценят както причините за тези забавяния, така и корективните мерки, предприети от Комисията. Омбудсманът приключи проверката си с две предложения, като насърчи Комисията да продължи усилията си в конкретни области и да публикува допълнителна информация в годишните си отчети за дейността.

В отговора си Комисията подчертава, че през 2016 г. е налице цялостно подобрение в управлението на процеса на плащане. Тя заяви, че това се дължи по-специално на по-строг мониторинг на фактурите и исканията за плащане чрез разработването на онлайн инструменти за докладване и на паралелен анализ на докладите от оперативните и финансовите агенти с общи срокове. Комисията също така посочи, че е внесла предложение за преразглеждане на Финансовия регламент през 2016 г. и е въвела разпоредби, насърчаващи по-широкото използване на опростени формуляри за безвъзмездни средства.

Що се отнася до предложението да се включи информация за брутното време за плащане на Комисията, което е времето, което бенефициерите трябва да изчакат, преди да получат плащане, Комисията се съгласи да публикува тази информация, считано от 2017 г.

Омбудсманът приветства стъпките, предприети от Комисията във връзка с процеса на плащане. Тя поздравява Комисията за нейните усилия, които доведоха до подобряване на статистическите данни за управлението на просрочените плащания и спирането на плащанията през 2016 г.

iii) Последващи действия във връзка със забележките/предложенията, направени през 2016 г.

Като се вземат предвид заедно критичните забележки и предложения/допълнителни забележки, процентът на задоволителните последващи действия е 86 %. Това е по-високо от миналогодишното равнище от 81 % и е по-ниско от рекордното равнище от 94 % през 2014 г.

Институция	Критични забележки и предложения/допълнителни забележки	Задоволителни отговори	% от задоволителни отговори
Европейска комисия	32	24	75%
Съд на Европейския съюз	3	3	100%
Европейска служба за външна дейност (ЕСВД)	2	2	100%
Европейски икономически и социален комитет (ЕИСК)	1	1	100%
Европейска служба за подбор на персонал (EPSO)	12	11	92%
Европейска служба за борба с измамите (OLAF)	2	2	100%
Европейски център за профилактика и контрол върху заболяванията (ECDC)	3	3	100%
Европейска агенция по лекарствата (EMA)	5	5	100%
Европейска мрежа за информационна сигурност (ENISA)	2	2	100%
Евроюст	1	1	100%
Общо	63	54	86%

в. Степен на цялостно спазване на изискванията от страна на институцията през 2016 г.

Общата стойност по отношение на спазването на предложенията на омбудсмана през 2016 г. е 85 %. Институциите реагираха положително на 77 от 91-те предложения, направени от Омбудсмана за коригиране или подобряване на тяхното поведение.[11] Степента на съответствие се основава на броя на положителните отговори на предложенията за решения, препоръките, критичните забележки, предложенията/допълнителните забележки, направени по приключените през 2016 г. случаи. Има още 132 случая, в които омбудсманът е счел, че институциите са предприели стъпки за подобряване на начина си на работа.

Както е видно от таблица 5 по-долу, степента на съответствие варира от една институция в друга — от 100 % в много случаи до 77 % в най-лошия случай. Въпреки че тези статистически данни често се основават на много малко случаи, всеки резултат, по-нисък от 100 %, означава, че институцията не се е съобразила с предложение, направено от омбудсмана.

Институция	решения, препоръки, забележки и предложения		Задоволителни отговори		% от Задоволителни отговори
Европейски парламент		1		1 100%
Съвет на Европейския съюз		1		1 100%
Европейска комисия		47		36 77%
Съд на Европейския съюз		3		3 100%
Европейска служба за външна дейност (ЕСВД)		2		2 100%
Европейски икономически и социален комитет (ЕИСК)		1		1 100%
Европейска служба за подбор на персонал (EPSO)		18		15 83%
Европейска служба за борба с измамите (OLAF)		5		5 100%
Европейски център за профилактика и контрол върху заболяванията (ECDC)		3		3 100%
Европейска агенция по лекарствата (EMA)		5		5 100%
Европейска мрежа за информационна сигурност (ENISA)		2		2 100%
Агенция на Европейския съюз за основните права (FRA)		1		1 100%
Евроюст		1		1 100%
Изпълнителна агенция за научни изследвания (REA)		1		1 100%
Общо		91		77 85%

5. Заключение

Настоящият доклад представлява годишно усилие за измерване на съответствието с предложенията на омбудсмана от статистическа гледна точка. В случая на някои от дейностите на Омбудсмана обаче въздействието не може да бъде измерено по конвенционален начин. Такъв е случаят например със стратегическите инициативи на Омбудсмана, чрез които той участва в конструктивен диалог с институциите по важни теми. Това може да включва и редица случаи, уреждани от институциите всяка година след намеса на омбудсмана, която не е под формата на решение, препоръка, забележка или предложение. Тази година Сметната палата добави такива примери в доклада, за да илюстрира по-добре въздействието на Омбудсмана. Освен това има случаи, в които изпълнението на предложенията на омбудсмана може да настъпи малко по-късно от годината, през която проверката е била приключена.  

Трябва да имаме предвид, че съществената промяна е промяна в институционалната култура. Трудно е да се определи кога се вгражда значителна промяна в културата. Омбудсманът се стреми да постигне тази културна промяна. Нейното непрекъснато въздействие върху добрата администрация не е непременно отразено в степента на съответствие.

 

[1] За краткост в настоящия доклад терминът „институция“се използва за обозначаване на всички институции, органи, служби и агенции на ЕС.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces

[3] С член 228 от Договора за функционирането на Европейския съюз омбудсманът се оправомощава да разследва случаи на лошо администриране в дейността на институциите на Съюза, с изключение на Съда на Европейския съюз при изпълнението на неговите съдебни функции.

[4] Решение 2008/587 на Европейския парламент от 18 юни 2008 година за изменение на Решение 94/262 относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (ОВ L 189, 2008 г., стр. 25).

[5] В член 3, параграф 5 от Устава се предвижда, че „Омбудсманът търси, доколкото е възможно, решение със съответната институция или орган, за да отстрани случая на лошо администриране и да удовлетвори жалбата.“

[6] В един случай институцията е отхвърлила предложение за решение, но е приела последващата препоръка. За да се избегне двойното отчитане, статистическите данни включват само препоръката в този случай, а не предложението за решение.

[7] Имаме частично приемане на препоръката, когато институцията действително е отговорила на централните точки в препоръката по конструктивен начин.

[8] В един случай институцията е отхвърлила препоръка и впоследствие не е предприела задоволителни последващи действия във връзка с критичната забележка. Отново, за да се избегне двойното отчитане, в статистиката се включват само отрицателните последващи действия във връзка с критичната забележка.

[9] Статистическите данни в настоящия доклад не включват:

и) четирите предложения, направени в решението за приключване на съвместната проверка по случаи 1853/2013/TN & 2077/2012/TN, тъй като те ще бъдат разгледани в рамките на текущата проверка по собствена инициатива на Омбудсмана относно управлението от страна на Комисията на ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор по отношение на служителите на ЕС (OI/3/2017/AB),

ii) Две от предложенията относно прозрачността на тристранните срещи (OI/8/2015/JAS), тъй като съответните институции очакват решение на Съда, за да осигурят последващи действия.

[10] За целите на статистическите данни в настоящия доклад предложенията относно прозрачността на тристранните срещи (OI/8/2015/JAS) изглежда са адресирани само до Комисията. Разследването обаче се отнася до три институции; Съвета на Европейския съюз, Европейския парламент и Комисията. 

[11] Вж. бележки под линия 6-8, 9-10 по-горе.