# Записване на текстови съобщения и съобщения в реално време, изпратени/получени от членове на персонала в професионалното им качество — практически препоръки за администрацията на ЕС
- Автор: Европейски омбудсман
- Дата: 2022-07-14T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/bg/doc/correspondence/bg/158302)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/bg/158302)
---
> Тези практически препоръки могат да ръководят администрацията на ЕС при записването на текстови съобщения и съобщения в реално време в бъдеще. Те са резултат от събирането на информация, извършено от Европейския омбудсман, и отразяват добрите практики, които тя е установила в този контекст.
> 
**Институциите, органите, службите и агенциите на ЕС следва:**

* **В правилата и практиките за управление на документи да се вземе предвид** **все по-широкото използване на текстови съобщения и съобщения в реално време (ever‑).** По-конкретно това означава, че решението за записване на определена информация в системата за управление на документи на администрацията не следва да зависи от носителя --- било то писмо, електронно писмо, текст или незабавно съобщение --- а от неговото съдържание.
* **Въвеждане на технологични решения,** които дават възможност за лесно записване на текстови съобщения и съобщения в реално време в системите за управление на документи. Междувременно осигурете алтернативни начини за записване на такива съобщения.
* **Издаване на ясни насоки за персонала**относно начина, по който текстовите съобщения и съобщенията в реално време, които отговарят на критериите за записване на документи, следва да бъдат извличани, прехвърляни и записвани. Целият персонал, който използва електронни устройства за работа, следва да може да разбира как да извлича и прехвърля текстови съобщения и съобщения в реално време от приложения или платформи за съобщения към съответната система за управление на документи.
* **Повишаване на осведомеността сред персонала**относно необходимостта да се гарантира, че текстовите съобщения и съобщенията в реално време, които отговарят на критериите за записване, се извличат, прехвърлят и записват редовно и рутинно. В допълнение към стандартните съобщения за вътрешна комуникация това би могло да се направи например чрез предлагане на обучение на съществуващите членове на персонала и като част от въвеждащите програми за нови членове на персонала.
* **Уверете се, че** **сроковете за съхранение** на текстови съобщения и съобщения в реално време, съхранявани на електронни устройства, използвани за работа, **са в съответствие с правилата за съхранение.**
* **Въведена е процедура, за да се гарантира,** че когато член на персонала напусне, всички документи, с които той разполага, включително всички текстови съобщения и **съобщения в реално време, които отговарят на критериите за записване, се записват.**
* **Да признават, че свързаните с работата текстови съобщения и съобщения в реално време са „документи"** по смисъла на Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи.
* При разглеждането на искания за публичен достъп до документи, които биха могли да обхващат текстови съобщения и съобщения в реално време, **да се вземат предвид всички места, където такива съобщения могат да се съхраняват,** включително електронните устройства, използвани от персонала, и да се подпомагат служителите, които потенциално държат такива съобщения в своите търсения, например чрез даване на инструкции.
* **Да гарантират, че техният стандартен инструмент за търсене позволява идентифицирането на текстови съобщения и съобщения в реално време**(като такива), след като бъдат регистрирани в тяхната система за управление на документи.