Институциите, органите, службите и агенциите на ЕС следва:

• В правилата и практиките за управление на документи да се вземе предвид все по-широкото използване на текстови съобщения и съобщения в реално време (ever‑). По-конкретно това означава, че решението за записване на определена информация в системата за управление на документи на администрацията не следва да зависи от носителя — било то писмо, електронно писмо, текст или незабавно съобщение — а от неговото съдържание.
• Въвеждане на технологични решения, които дават възможност за лесно записване на текстови съобщения и съобщения в реално време в системите за управление на документи. Междувременно осигурете алтернативни начини за записване на такива съобщения.
• Издаване на ясни насоки за персонала относно начина, по който текстовите съобщения и съобщенията в реално време, които отговарят на критериите за записване на документи, следва да бъдат извличани, прехвърляни и записвани. Целият персонал, който използва електронни устройства за работа, следва да може да разбира как да извлича и прехвърля текстови съобщения и съобщения в реално време от приложения или платформи за съобщения към съответната система за управление на документи.
• Повишаване на осведомеността сред персонала относно необходимостта да се гарантира, че текстовите съобщения и съобщенията в реално време, които отговарят на критериите за записване, се извличат, прехвърлят и записват редовно и рутинно. В допълнение към стандартните съобщения за вътрешна комуникация това би могло да се направи например чрез предлагане на обучение на съществуващите членове на персонала и като част от въвеждащите програми за нови членове на персонала.
• Уверете се, че сроковете за съхранение на текстови съобщения и съобщения в реално време, съхранявани на електронни устройства, използвани за работа, са в съответствие с правилата за съхранение.
• Въведена е процедура, за да се гарантира, че когато член на персонала напусне, всички документи, с които той разполага, включително всички текстови съобщения и съобщения в реално време, които отговарят на критериите за записване, се записват.
• Да признават, че свързаните с работата текстови съобщения и съобщения в реално време са „документи“ по смисъла на Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи.
• При разглеждането на искания за публичен достъп до документи, които биха могли да обхващат текстови съобщения и съобщения в реално време, да се вземат предвид всички места, където такива съобщения могат да се съхраняват, включително електронните устройства, използвани от персонала, и да се подпомагат служителите, които потенциално държат такива съобщения в своите търсения, например чрез даване на инструкции.
• Да гарантират, че техният стандартен инструмент за търсене позволява идентифицирането на текстови съобщения и съобщения в реално време (като такива), след като бъдат регистрирани в тяхната система за управление на документи.