Мерки за дистанционна проверка

Цел на проверката на документите

На 6 юни 2024 г. омбудсманът поиска следните документи за проверка:

• Всяка документация, съдържаща оценките на Комисията на конфликтите на интереси, посочени във въпроси 2а и 4б, както е посочено в приложението към писмото от 10 ноември 2023 г.[1]
• Три досиета, в които експертите не са декларирали никакви (потенциални) конфликти на интереси, но Комисията е установила проблем, който се е опитала да изясни.
• Методологията за оценка на ЕФР, в която се определят правилата и принципите за процеса на оценка на предложенията на ЕФР, приета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

На 27 юни 2024 г. Комисията предостави 15 поверителни документа в отговор на искането на омбудсмана.

Проверени документи 

Комисията представи за проверка следните поверителни документи:

• Документ 1 е заглавната страница на „Експерти за поканите за представяне на предложения по ЕФР за 2023 г.“ на Комисията;
• Документ 2 съдържа статистически данни за експертите за поканите за представяне на предложения по линия на ЕФО за 2023 г., които обхващат данни до 2023 г., включително относно (потенциалните) конфликти на интереси;
• Документи 3—11 са вътрешни бележки, съдържащи оценките на Комисията на декларираните потенциални конфликти на интереси от 2022 г. и 2023 г.;
• Документи 12 и 13 представляват искания за разяснения от страна на Комисията в случаите, когато не са декларирани конфликти на интереси, но въпреки това е установен такъв;
• Документ 14 е пример от EDIDP [2], предшестващата програма на ЕФР, която според Комисията показва, че тогава е имала сходна практика с рисковете от конфликти;
• Документ 15 е вътрешната методология на ГД „Отбранителна промишленост и космическо пространство“.

Контекст

Конфликтите на интереси на външни експерти, назначени за целите на поканата за представяне на предложения по ЕФО за 2023 г., се разглеждат на пет етапа от процеса на оценка. Те включват предварителни оценки, които се извършват от Комисията въз основа на вписванията в база данни с информация за експерти или чрез кръстосана проверка на автобиографиите на експертите с предложенията. Комисията също така оценява потенциалните конфликти на интереси, които експертите са декларирали.

Инспекция

Статистически данни

Документ 1 е екранна снимка във връзка с поканата за набиране на експерти за 2023 г. по линия на ЕФО, която е отворена постоянно.

В документ 2 се съдържат някои статистически данни за поканата за представяне на предложения по линия на ЕФО за 2023 г.

Самостоятелно декларирани потенциални конфликти на интереси

Документи 3—11 се отнасят до оценките на Комисията за потенциални конфликти на интереси, които са били декларирани от експерти пред Комисията след получаване на предложенията за оценка [3].

Тези оценки включват (някои от) следните елементи (подходът, следван от Комисията, не е напълно последователен):

1. Обобщение на фактите от декларацията, включително професионалната дейност на експертите, която може да е в противоречие със задачите, възложени при оценката на предложенията по линия на Европейския фонд за отбрана;

2. Различните възможности за конфликт на интереси в част, озаглавена „Квалификация“. Комисията прави разграничение между:

а) Преки конфликти на интереси [4], които, когато бъдат определени, автоматично изключват експерти по всички или по част от предложенията в дадена покана за представяне на предложения. Преки конфликти на интереси възникват, когато експертът: i) участва в подготовката на предложенията, ii) е част от управлението на заявителите и/или iii) е нает или нает от заявителите [5].

б) Непреки конфликти на интереси ^[6], които, когато бъдат определени, автоматично изключват експерти по всички или по част от предложенията в дадена покана за представяне на предложения. Непреки конфликти на интереси възникват, когато експерт: i) е участвал в подготовката на всяко предложение, представено по поканата, ii) би имал полза, ако всяко предложение, представено по поканата, бъде отхвърлено или прието, и/или iii) има тесни семейни връзки или близки лични отношения с лица, участващи в подготовката на всички предложения, представени по поканата, с лице, което би имало полза, ако такова предложение бъде прието или отхвърлено.

в) Потенциални конфликти на интереси [7], които, когато бъдат определени, оставят на Комисията свобода на преценка по отношение на това дали да предприеме смекчаващи мерки или не.

Потенциални конфликти на интереси възникват, когато експертът: i) нает от субект, участвал в предложенията през последните три години, ii) участвал в договор, безвъзмездни средства, награда или членство в управленски структури, или в научно сътрудничество със заявител, свързана трета страна или друга трета страна, участваща в действието, през последните три години, или iii) всяка друга ситуация, която би могла да постави под съмнение способността на експерта да участва безпристрастно в оценката или която би могла основателно да изглежда, че прави това в очите на външна страна.

Експертите могат да бъдат изключени от оценката на всички предложения, когато съответният кандидат е участник, или от оценката на всички предложения по поканата.

3. Оценката на Комисията приключва с „позицията на службите“.

По отношение на поканите за представяне на предложения по ЕФР за 2021 г. Комисията стигна до заключението, че един независим експерт за оценка попада в обхвата на буква в), подточка ii) по-горе (документ 3), а трима независими експерти за оценка — в обхвата на буква в), подточка iii) по-горе (документи 4, 5 и 6). В тези случаи Комисията е оттеглила експерта от предложението, за да смекчи възможните трудни гледни точки и да запази репутацията на оценката.

По отношение на поканите за представяне на предложения по ЕФР за 2022 г. Комисията стигна до заключението, че един независим експерт за оценка попада в обхвата на буква в), подточка ii) по-горе (документ 7), а четирима независими експерти — в обхвата на буква в), подточка iii) по-горе (документи 8, 9, 10 и 11). Тя реши да изключи експертите от оценката на тези предложения.

Установяване на недекларирани конфликти на интереси и проактивно намаляване на рисковете

Документи 12 и 13 се отнасят до случаи, в които Комисията по своя инициатива се е опитала да изясни дали е налице конфликт на интереси. Разглежданите случаи бяха установени от Комисията в момента на създаване на списък с подбрани експерти, които биха могли да оценят поканите въз основа на техните автобиографии [8].

Комисията представи документ 14, за да покаже на омбудсмана, че е възприела същия подход в EDIDP (вж. бележка под линия 2) — предходната програма на ЕФР.

И в трите случая съответният експерт е бил изключен от поканата, тъй като въпросният работодател/организация е бил кандидат в поканата, която попада в една от трите категории преки конфликти на интереси.

Методология

Документ 15 е вътрешната методология на ГД „Отбранителна промишленост и космическо пространство“. Настоящият документ потвърждава стъпките, които Комисията е предприела, когато е отговорила на омбудсмана, за да се избегнат конфликти на интереси при оценката на предложенията за ЕФР.

Брюксел, 25 ноември 2024 г.

Дженифър Кинг Кун Рувърс

Служител по правни експертни запитвания

[1] Вж. писмото на омбудсмана, което може да бъде намерено тук: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/177626 и отговора на Комисията от 8 април 2024 г., който може да бъде намерен на следния адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[2] За повече информация относно Европейската програма за промишлено развитие в областта на отбраната (EDIDP) вж.: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-industrial-development-programme-edidp_en.

[3] Тези оценки бяха извършени по време на т.нар. от Комисията „стъпка 6“ в отговора ѝ от 8 април 2024 г., вж.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[4] Вж. член 2, параграф 1, буква а) от приложимия кодекс за поведение, достъпен тук: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[5] При изключителни обстоятелства, когато няма други експерти с подобен експертен опит, експертите, за които е установено, че са в пряк конфликт на интереси, все пак могат да участват в оценката, но останалите експерти трябва да бъдат информирани. Експертът може да остане като оценител, когато:

• експертът работи в различен отдел/лаборатория/институт от този, който участва в поканата, и

• отделите/лабораториите/институтите в рамките на съответната организация работят с висока степен на автономност и

• участието е обосновано от изискването за назначаване на най-добрите налични експерти и от ограничения размер на резерва от квалифицирани експерти.

Тази стъпка е описана подробно в кодекса за поведение, включен в договора, който експертите подписват, но не и в оценките на Комисията за потенциални конфликти на интереси.

[6] Вж. член 2, параграф 1, буква б) от приложимия кодекс за поведение.

[7] Пак там, в края на член 2.1.

[8] Този обмен се случи по време на това, което Комисията нарича „стъпки 3 и 4“ в отговора си от 8 април 2024 г., вж.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.