Наименование на случая: Как Европейската централна банка (ЕЦБ) се справя със случаите на „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“

Дата: 23 май 2022 г., понеделник

Мерки за дистанционна проверка

Присъстващи

Представители на ЕЦБ

Главен служител по съответствието и управлението

Заместник-началник на отдел „Услуги за служителите“, генерална дирекция (ГД) „Човешки ресурси“

Началник на отдел „Оценка на политиката“, ГД „Парична политика“

Главен служител по съответствието и управлението

Старши служител по съответствието и управлението

Представители на ИО

г-жа Rosita Hickey, директор на отдел „Разследвания“

г-жа Дженифър Кинг, правен съветник

г-жа Ángela Marcos Figueruelo, служител, отговарящ за разследванията

Г-н Koen Roovers, служител, отговарящ за разследванията

Цел на проверката на документи/заседание

Целта на проверката на документите и на срещата за проверка беше да се изяснят някои въпроси, свързани с проверката, както беше поискано от омбудсмана в писмото ѝ от 1 март 2022 г.

С писмо от 16 май 2022 г. директорът по проверките на Омбудсмана предложи точки за обсъждане на срещата въз основа на документите, които ЕЦБ е споделила с Омбудсмана, а именно:

I. Документи в преписката на ЕЦБ, свързани с преместването на бивш икономист на ЕЦБ в американска инвестиционна банка във Франкфурт („преписка на ЕЦБ“);

II. Статистически преглед на членовете на персонала (разделени между траншове на заплата I и по-високи, както и траншове на заплата F/G до H за отделите за банков надзор и за всяка генерална дирекция и дирекция), които са напуснали ЕЦБ през 2020 г. и 2021 г., за да заемат длъжности извън институциите, органите, службите и агенциите на ЕС.

Въведение и процедурна информация

След като бяха направени въведения, разследващият екип на Омбудсмана отбеляза, че ще изготви доклад от заседанието за проверка и че проектът ще бъде споделен с ЕЦБ за преглед, за да се потвърди фактическата му точност преди финализирането му. Проверяващият екип също така посочи, че Омбудсманът няма да разкрива никаква информация на трети страни или на обществеността, която ЕЦБ счита за поверителна, без съгласието на ЕЦБ.

Представителите на ЕЦБ представиха работата на Службата за съответствие и управление на ЕЦБ, с която се провеждат консултации по искания за дейности след приключване на трудовите правоотношения, както и по искания за професионални дейности на служители в неплатен отпуск. Те посочиха, че проверката на омбудсмана е навременна, тъй като ЕЦБ планира да преразгледа етичната рамка за служителите на ЕЦБ през втората половина на 2022 г.

Обменяна информация

Точките за обсъждане, предложени от разследващия екип на Омбудсмана, са в курсив. Отговорите на ЕЦБ са с обикновен шрифт.

Що се отнася до информацията за случаите на кадрова въртележка между държавния и частния сектор за 2020 г. и 2021 г.:

1. Своевременно ли се подават уведомленията за искания за заемане на нови длъжности?

По-голямата част от случаите се съобщават своевременно, така че ЕЦБ да може да се справи с всички потенциални рискове и да приеме смекчаващи мерки, ако и когато е необходимо.

Във връзка с това представителите на ЕЦБ се позоваха на член 0.2.8.1 от Правилата за персонала на ЕЦБ, който определя рамката за „Договаряне на бъдещи професионални дейности“:

Членовете на персонала се държат почтено и дискретно при всякакви преговори относно бъдещи професионални дейности. Те информират Службата за съответствие и управление, ако естеството на професионалната дейност може да доведе до конфликт на интереси с професионалните задължения на служителя. Ако е налице конфликт на интереси, Службата за съответствие и управление информира и съветва отговорния пряк ръководител относно подходящите мерки, които трябва да бъдат предприети за смекчаване на конфликта на интереси, включително, ако е необходимо, освобождаване на служителя от отговорност по съответния въпрос.

Това изисква служителите на ЕЦБ да уведомяват CGO, когато обсъжданията относно бъдещите професионални дейности са в напреднал етап, но във всеки случай преди да се вземе решение дали да се приеме работата. Представителят на ЕЦБ заяви, че тази точка е подчертана в инициативите за повишаване на осведомеността по етика (като статии в интранет) и обученията на персонала (чрез организирани събития и електронно обучение).

2. Как се оценяват конфликтите на интереси?

Представителите на ЕЦБ заявиха, че ЕЦБ се отнася много сериозно към управлението на конфликти на интереси, произтичащи от дейности след приключване на трудовите правоотношения и професионални дейности по време на неплатен отпуск. По този начин ЕЦБ разглежда пълния спектър от смекчаващи мерки. В случай че установи рискове, тя има за цел да приеме мерки, които смекчават тези рискове по подходящ начин и които са пропорционални. Това може да включва временна забрана.

За да може ЕЦБ да извърши напълно информирана оценка на дейностите след приключване на трудовите правоотношения и професионалните дейности на своя персонал по време на неплатения отпуск, тя изисква от съответните членове на персонала цялата необходима информация относно техните настоящи и бъдещи задачи, за да установи евентуално припокриване или конфликт в задачите (включително евентуални професионални контакти с ЕЦБ, които биха имали в бъдещата си роля), да прецени дали ще бъде необходима незабавна предпазна мярка, като например ограничаване на достъпа им до конкретна информация и/или отстраняване от определени информационни потоци. Освен това CGO иска от преките ръководители да потвърдят информацията относно задачите и да изработят своите становища относно потенциалните конфликти на интереси и може също така да се консултира с други страни (като ГД „Човешки ресурси и сигурност“ и др.), като също така взема предвид публично достъпната информация. CGO определя дали има конфликт на интереси и, ако е така, какви мерки за смекчаване са необходими за ефективно справяне със съответните рискове, свързани с поведението. Представителите на ЕЦБ заявиха, че такива решения се споделят в рамките на ЕЦБ въз основа на принципа „необходимост да се знае“, така че да могат да бъдат надлежно спазвани и изпълнявани.

ЕЦБ се стреми към последователност в решенията, които взема относно дейностите след приключване на трудовите правоотношения и професионалните дейности на своите служители по време на неплатения отпуск. Ако обстоятелствата са сходни в два отделни случая, ЕЦБ приема сходни мерки, но всеки случай се оценява по същество за всеки отделен случай и всяко различие в подхода е оправдано.

Когато ЕЦБ приема решение по искане за дейност след приключване на трудово или служебно правоотношение по време на неплатен отпуск, тя се доверява, че съответните членове на персонала ще спазват условията и ограниченията, прилагани от ЕЦБ. Във всеки случай членовете на персонала, които са напуснали ЕЦБ, са длъжни да уведомяват за всяко намерение да променят професионалния си статус през определен период (което е в съответствие с максималния период на прекъсване, приложим за тях).

ЕЦБ също така наблюдава спазването на своите задължения след приключване на трудовите правоотношения и професионалната си дейност по време на решенията за неплатен отпуск и предприема последващи действия по отношение на съответния служител, ако узнае за твърдения, свързани с нарушения.

Членовете на персонала на ЕЦБ са длъжни, дори след като са напуснали службата на ЕЦБ, да не разкриват информация от вида, обхванат от задължението за професионална тайна, което е предвидено не само в Правилата за персонала, но дори на равнището на първичното право в член 37 от Устава на ЕЦБ ^[1].

3. Как ЕЦБ определя мерките, които предлага за справяне с действителните, потенциалните или предполагаемите рискове от конфликти на интереси? 

ЕЦБ взема предвид редица фактори при оценката на конфликтите на интереси, включително:

• старшинството на съответния член на персонала;
• интензивността на установените рискове/експозицията на тези рискове;
• задачите и отговорностите в служба на ЕЦБ на съответния служител;
• задачите и отговорностите в бъдеще на съответния член на персонала;
• дали исканите дейности могат да породят риск от накърняване на репутацията на ЕЦБ;

При извършването на своята оценка CGO взема предвид сферата на дейност на съответния служител.

Мерките за смекчаване се обсъждат с прекия ръководител на съответния (бивш) служител. Тези обсъждания са надлежно документирани. Произтичащите от това смекчаващи мерки винаги се стремят към подходящо балансиране на интересите, като по този начин се зачита пропорционалността, и биха могли да включват например преразпределяне към други задачи, прилагане на принципа на „четирите очи“ и т.н.

Освен това в своята оценка ЕЦБ разглежда потенциалните рискове, произтичащи от достъпа до поверителна и/или чувствителна за пазара информация, които могат да наложат коригиране на правата за достъп.

4. Защо ЕЦБ наложи де факто/доброволно период на прекъсване в определени случаи при липсата на формално изискване в Правилата за персонала на ЕЦБ?

Представителите на ЕЦБ заявиха, че допълнителни смекчаващи мерки към предвидените в Правилата за персонала на ЕЦБ могат да бъдат приети като допълнителна гаранция за защита на интересите на ЕЦБ, например за намаляване на риска от накърняване на репутацията, до който може да доведе евентуална дейност след напускане на (бивш) служител.

5. Последните изменения на правилата за персонала на ЕЦБ се прилагат от 1 май 2022 г.
От значение ли е някое от тези изменения на Правилника за длъжностните лица в контекста на настоящото разследване? Например, засягат ли някои изменения, наред с други въпроси, правилата на ЕЦБ за уведомяване за дейности след приключване на трудовите правоотношения, външна мобилност и периоди на прекъсване?

Представителите на ЕЦБ заявиха, че последните изменения на Правилата за персонала на ЕЦБ, които например имат за цел да подобрят правилата на ЕЦБ за подаване на сигнали за нередности, не засягат въпроси, свързани с проверката на омбудсмана.

ЕЦБ очаква да направи допълнителни изменения на своите Правила за персонала през 2023 г.

Що се отнася до конкретния случай

Дискусионните точки, споделени преди срещата, се основаваха на разбирането, че отделният случай се отнася до служител на ЕЦБ, който се е присъединил към банка в САЩ, докато е бил в неплатен отпуск за мобилност с цел да се завърне в ЕЦБ след това.

По време на срещата представителите на ЕЦБ уведомяват екипа за проверки на омбудсмана, че междувременно ЕЦБ е била уведомена, че обстоятелствата по това дело са различни от тези, на които се основава първоначалното решение на ЕЦБ, и че въпросният служител е подал оставка, считано от март 2022 г.

6. Оценката на заявлението от страна на службата за съответствие и управление (CGO) породи опасения, че преместването в субект, който подлежи на надзор от ЕЦБ, е в противоречие със съществуващата цел за „отпуск за мобилност“. В този контекст:

a. Съответства ли исканата външна дейност на дейности, за които до този момент е бил предвиден и се е прилагал отпускът за мобилност? Ако отговорът е „не“, защо в този случай ЕЦБ е решила да се отклони от обичайната политика по отношение на отпуските за мобилност?

Представителите на ЕЦБ заявиха, че ЕЦБ насърчава служителите да развиват своя набор от умения, като заемат длъжности извън ЕЦБ за определен период от време, и че всяко искане за мобилност се оценява (ако е необходимо, с участието на CGO) и се одобрява официално от ГД „Човешки ресурси и сигурност“.

Представителите на ЕЦБ заявиха, че професионалната дейност по време на неплатен отпуск може да бъде разрешена на служителите в съответствие с член 5.12.1а, буква б) от Правилата за персонала на ЕЦБ [2]:

 Мобилност: за платена работа в едно от следните:

- национална централна банка, която е част от ЕСЦБ, или друга централна банка;

- национален компетентен орган, който е част от ЕНМ;

- институция, орган, служба или агенция на Европейския съюз;

институция или организация, включена в списъка на Международната служба за възнагражденията и пенсиите като член на групата на международните финансови институции и на други международни организации;

както и, при условие че генералният директор на ГД „Човешки ресурси“ [ГД „Човешки ресурси“] или техният заместник счита, че опитът, придобит в резултат на периода на заетост или самостоятелна заетост, е от значение за ЕЦБ:

академичните среди;

частния сектор;

- националния публичен сектор или междуправителствените организации, на които е възложено изпълнението на задачи от обществен интерес, доколкото не са включени по-горе.“

Представителите на ЕЦБ добавят, че с изключение на надзорните органи, които искат разрешение да работят за поднадзорно лице, ЕЦБ не изключва per se определен вид професионална дейност по време на неплатен отпуск a priori. Одобрението на ЕЦБ зависи от това дали даден ход би могъл:

• са от значение или са от полза за ЕЦБ;
• противоречи на законните интереси на ЕЦБ, или
• пораждат конфликти на интереси със задачите и отговорностите на служителя в ЕЦБ.

За да определи дали случаят е такъв, ЕЦБ оценява всеки случай поотделно, като надлежно взема предвид старшинството на служителя и неговата настояща и потенциална бъдеща роля.

В този случай CGO е оценил дали искането за външна мобилност би довело до конфликт на интереси.^[3] CGO е разгледал настоящите задачи на служителя и предложените бъдещи задачи (предоставени от служителя), взел е предвид диапазона на заплатите на персонала (неръководен) и становището на неговия пряк ръководител и в съответствие с предишни решения CGO е решил, ръководен от принципа на пропорционалност, че не съществува риск от конфликт на интереси:

• не е изпълнявал задачи, които са пряко свързани с бъдещия работодател;
• няма да поддържа тесни професионални контакти с ЕЦБ на бъдещата длъжност;
• не е попадало в диапазон на заплащане, за който се прилага период на прекъсване ^[4], или не е участвало в надзорни дейности, за които се прилага период на прекъсване, тъй като надзорните органи вземат решения, засягащи поднадзорните лица в ЕЦБ ^[5];
• бъдещата работа е описана като ръководен екип от икономисти, които ще предоставят изследвания, въз основа на които бъдещият работодател ще разработи мнение за вероятното развитие на европейската икономика. В това си качество задачите му в ЕЦБ и бъдещите му задачи са достатъчно различни.

При тези обстоятелства ГД „Човешки ресурси и сигурност“ одобри искането за отпуск за мобилност, тъй като счете, че опитът, придобит в резултат на външната дейност с американската банка, е от значение за ЕЦБ. Освен това представителите на ЕЦБ заявиха, че дейността на ЕЦБ не е засегната от този ход.

б. Въз основа на опасенията, изразени от CGO относно работата за „поднадзорни институции“ по време на неплатен отпуск, този случай породил ли е опасения във връзка с кадровата въртележка между държавния и частния сектор? Ако да, какви бяха тези опасения?

ЕЦБ заяви, че няма такива опасения поради следните причини.

Тъй като бившият служител на ЕЦБ не е участвал в надзорни дейности в ЕЦБ, а по-скоро на експертно равнище е възлагал/изпълнявал задачи, свързани с принос към конкретни аспекти на проучването/оценката на паричната политика, фактът, че новият му работодател е поднадзорно лице на ЕЦБ, не беше счетен за релевантен. Представителите на ЕЦБ поясниха, че при тези обстоятелства те считат американската банка за „финансова институция“.

CGO заключи, че в този случай няма опасения за конфликт на интереси, като взе предвид и оценката на прекия ръководител на бившия служител.

Ресорният ръководител на служителя е изразил положително становище по отношение на искането за неплатен отпуск. Това становище се основава на редица аспекти:

• Служителят не е участвал в надзорни дейности.
• Служителят е имал частичен достъп до информация само по отношение на подготовката на паричната политика; Той е участвал в много фокусирана и специфична роля.
• Твърди се, че информацията, свързана с паричната политика, подлежи на бързи промени, което прекият ръководител илюстрира с разликата в перспективите за макроикономическата и паричната политика през октомври 2021 г. в сравнение с февруари 2022 г.
• От началото на октомври 2021 г., т.е. когато служителят е уведомил за възможното преместване, неговият достъп до информация, свързана с паричната политика, е бил премахнат неофициално от прекия му ръководител. На 22 октомври 2021 г. ЕЦБ официално отменя достъпа на икономиста на ЕЦБ до информация, класифицирана като секретна или поверителна съгласно режима на ЕЦБ за поверителност. И двете проактивни мерки бяха предприети, за да се избегне каквото и да било възприемане на члена на персонала, който се възползва от привилегирован достъп до чувствителна информация.

CGO се съгласи с превантивните мерки, предложени от прекия ръководител, за отстраняване на служителя от информационния поток относно формулирането на препоръки за паричната политика три месеца преди напускането му като допълнителна гаранция за защита на професионалната тайна, както и за избягване на всяко потенциално възприемане на предоставянето на привилегирована информация за възможни решения на Управителния съвет на ЕЦБ.

в. В оценката на CGO не е установен риск, че като одобри преместването в поднадзорно лице на служител, който възнамерява да се върне, ЕЦБ ще бъде възприета като насърчаваща движенията на кадровата въртележка между държавния и частния сектор, които биха могли да навредят на репутацията на ЕЦБ. Какви бяха причините за това заключение?

Представителите на ЕЦБ заявиха, че в рамките на финансовата бизнес общност като цяло ще се разбира, че ЕЦБ би предприела необходимите проактивни смекчаващи мерки като стандартна практика. Те се позоваха и на строгите изисквания за поверителност, наложени на служителите на ЕЦБ, чието нарушаване има сериозни последици. Те също така заявиха, че правилата за персонала на ЕЦБ, които включват и глава относно етиката, са достъпни и за обществеността. 

г. От досието, проверено от разследващия екип на омбудсмана, става ясно, че икономистът е бил във връзка със своята йерархия, отдел „Човешки ресурси“ и член на изпълнителния съвет на ЕЦБ относно бъдещата работа и че е получил уверения, че ще се съгласят с тази външна дейност, докато са в неплатен отпуск за мобилност. ЕЦБ разполага ли с документи, свързани с този обмен? Ако отговорът е „да“, може ли ЕЦБ да ги предостави за проверка?

Представителите на ЕЦБ потвърдиха, че такива документи не съществуват, тъй като тези предварителни взаимодействия са проведени устно. За оценката на CGO това също не е изиграло роля, тъй като CGO извършва своята оценка независимо от устните уверения, които други в рамките на ЕЦБ може да са дали на съответните членове на персонала, като се има предвид независимата роля на CGO в рамките на институцията.

д. ЕЦБ разполага ли с документи относно решението на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ да одобри преместването, като вземе предвид оценката на CGO? Ако отговорът е „да“, може ли ЕЦБ да ги предостави за проверка?

На 20 май 2022 г. ЕЦБ сподели решението на ГД „Човешки ресурси и сигурност“, което беше добавено към досието за проверката (вж. „досието на ЕЦБ“ по-горе).

е. Редовият ръководител на икономиста отбеляза потенциалното припокриване на задачи (задачите на икономиста в ЕЦБ по това време и бъдещите му задачи с американската банка) в телефонно обаждане, а не в писмена форма. Според опита на CGO обичайна практика ли е преките ръководители, засегнати от такива действия, да сигнализират за своите опасения или да предоставят информация чрез устни, а не писмени средства?

Представителите на ЕЦБ обясниха, че оценката на прекия ръководител може да бъде предоставена устно или писмено. Това, което е от значение за CGO, когато такова становище се предоставя устно, е, че тази преценка се записва чрез бележка към преписката, която след това се споделя със съответния пряк ръководител, както е направено в настоящия случай. По-конкретно CGO отбеляза, че прекият ръководител не вижда никакъв риск от конфликт на интереси, тъй като описаната бъдеща роля показва само ограничено и несъществено сходство в задачите.

7. Около седмица след като икономистът започва работа в американската банка, с клиентите на банката е споделена бележка, за която се съобщава, че икономистът е автор.

a. ЕЦБ запозната ли е със съдържанието на настоящата бележка?
Ако отговорът е „не“, счита ли ЕЦБ, че тази бележка е важна, за да се провери дали икономистът спазва правилата на ЕЦБ за неплатен отпуск за мобилност?
Ако това е така, проверила ли е ЕЦБ дали информацията в бележката се основава на информация, която е публично достъпна?

ЕЦБ е запозната със съдържанието на бележката от 7 февруари 2022 г. Бележката е свързана със заседанието на Управителния съвет на ЕЦБ от 3 февруари 2022 г. Представителите на ЕЦБ потвърдиха, че информацията в бележката не включва поверителна информация или информация на ЕЦБ, която по това време все още не е била публична. Представителите на ЕЦБ поясниха, че бележката е написана в съавторство от тогавашния икономист на ЕЦБ в отпуск за мобилност, а не е написана изключително от него.

Редовият ръководител на служителя се позова на проучването на ЕЦБ на паричните анализатори ^[7]

извършено при публикуването на въпросната банкнота на американската банка. Резултатът от това проучване отразява възгледите и икономическите перспективи, подобни на изразените в бележката, поради което бележката не съдържа информация, която все още не е известна на пазара.

Що се отнася до актуализираната позиция на отделния служител, представителите на ЕЦБ заявиха, че оставката на икономиста на ЕЦБ от март 2022 г. не е свързана с условията на бележката. Представителите на ЕЦБ заявиха, че след отпуска му за мобилност ЕЦБ е узнала чрез репортажи в медиите и някои публикации в социалните медии за действителните задачи, изпълнявани от бившия ѝ служител, които се отнасят по-конкретно до паричната политика, отколкото е било разбрано от искането му за мобилност. Това означава, че бившият икономист на ЕЦБ не само ще дава обща перспектива за европейската икономика, но и прогноза за бъдещите решения в областта на паричната политика, т.е. ще работи по-конкретно по въпроси, които попадат пряко в компетентността на ЕЦБ.   Поради това, предвид тази промяна в обстоятелствата, бившият служител реши да подаде оставка от ЕЦБ.

[Последващи действия] В контекста на прекратяването на неплатения отпуск за мобилност от март 2022 г. нататък ЕЦБ преценила ли е дали новата заетост би могла да противоречи на интересите на ЕЦБ и да бъде одобрена като дейност „след приключване на службата“?

ЕЦБ заяви, че такава оценка не е била извършена. Тъй като обаче по отношение на икономиста от ЕЦБ не се прилага период на прекъсване, тя заяви, че заключението от такава оценка във всеки случай би било същото като оценката, извършена през октомври 2021 г., когато дейността е била поискана по време на отпуск за мобилност, а именно адаптиране на правата на достъп до чувствителна информация.

б. Как ЕЦБ проверява дали условията, наложени на лицата, заемащи нови длъжности по време на неплатен отпуск за мобилност, остават изпълнени по време на престоя на служителя при новия работодател? 

Представителите на ЕЦБ заявиха, че не следят активно за евентуални нарушения на условията за издаване на лиценз, но че тя предприема последващи действия със съответните служители, ако бъде уведомена за предполагаеми нарушения. Те припомниха също така, че служителите, напуснали ЕЦБ, са задължени да уведомяват за всяко намерение да променят професионалния си статус през определен период (което е в съответствие с максималния период на прекъсване, приложим за тях).

Брюксел, 17.6.2022 г.

 

Росита Хики Коен Рувърс

Директор на отдел „Разследвания“

 

[1] Вж.: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A12016E%2FPRO%2F04.

[2] Вж.: https://www.ecb.europa.eu/careers/pdf/staff_rules_fixedterm.pdf.

[3] Вж. член 0.2.1.2, който определя конфликта на интереси като „ситуация, при която членовете на персонала имат лични интереси, които могат да повлияят или изглежда да повлияят на безпристрастното и обективно изпълнение на професионалните им задължения. „Лични интереси“ означава всяка облага или потенциална облага от финансово или нефинансово естество за членовете на персонала, членовете на техните семейства, другите им роднини или кръга им от приятели и близки познати“.

[4] Въпросният служител е икономист в група на заплащане H, която е неръководна, експертна роля.

[5] Ето защо периодите на прекъсване в ЕЦБ са особено строги за членовете на надзорния персонал и/или ниво на заплата I и по-високо (т.е. ръководители/съветници).

[6] Вж.: https://www.politico.eu/article/jens-eisenschmidt-ecb-morgan-stanley-client-note-timeming-access/.

[7] Вж.: https://www.ecb.europa.eu/stats/ecb_surveys/sma/html/all-releases.en.html.