# Писмо от Европейския омбудсман до Европейската комисия относно начина, по който институциите, органите, службите и агенциите на ЕС записват текстови съобщения и съобщения в реално време, изпратени/получени от служители в професионалното им качество
- Автор: Европейски омбудсман
- Дата: 2021-06-30T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/bg/doc/correspondence/bg/143787)
---
Уважаеми г-н Председател,

Обръщам се към Вас и същевременно към други институции, органи и агенции на ЕС, за да потърся Вашето сътрудничество по важен, но потенциално пренебрегван въпрос: записване на текстови съобщения и съобщения в реално време.

Администрацията на ЕС, както всяка друга публична администрация, все по-често използва средства за модерна електронна комуникация в ежедневната си работа. Кризата с COVID-19 и свързаните с нея договорености за дистанционна работа допълнително увеличиха използването им.

Администрацията на ЕС следва да положи всички усилия, за да отрази реалността на съвременната комуникация в своите правила и практики за управление на документи. Въпреки че не е нито осъществимо, нито желателно служителите да записват всички текстови съобщения и съобщения в реално време, изпратени или получени в професионалното им качество, съгласно правото на ЕС администрацията на ЕС е длъжна да изготвя и съхранява документация, свързана с нейните дейности, доколкото това е възможно и по непроизволен и предвидим начин.[^\[1\]^](#_ftn1){#_ftnref1} Решението за записване на определена информация в системата на администрацията за управление на документи следва, съгласно правото на ЕС, да не зависи от носителя --- било то писмо, електронна поща, текст или съобщение в реално време --- а от неговото съдържание[^\[2\].^](#_ftn2){#_ftnref2}

В качеството си на Европейски омбудсман се ангажирам да насърчавам възможно най-високите стандарти на администрация в публичната администрация на ЕС. Записването на информация изпълнява важната функция да улеснява нейния обмен, да предоставя доказателства за предприетите действия, да изпълнява правните задължения на институциите и да съхранява тяхната памет. Това е и предварително условие, за да може администрацията на ЕС да изпълни задълженията си за прозрачност, по-специално чрез улесняване на публичния достъп до документи и прилагане на принципа на отчетност на публичните действия.

Записването на текстови съобщения и съобщения в реално време, както и тяхното оповестяване, наскоро бяха предмет на дебат в няколко държави --- членки на ЕС.^[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3}^ Въпросът ми беше представен и през октомври 2020 г.[^\[4\],^](#_ftn4){#_ftnref4} когато Европейският съвет заяви, че през 2018 г. не съхранява никакви съобщения, базирани на мобилни телефони, изпратени от тогавашния му председател до държавните и правителствените ръководители в отговор на искане за публичен достъп.

Ето защо считам, че е навременно да започнем обсъждане на подходящи правила и практики за водене на регистри, когато става въпрос за електронна комуникация като текстови съобщения и съобщения в реално време, на равнището на администрацията на ЕС.

Като първа стъпка бих искал да събера информация относно правилата и практиките за записване на текстови съобщения и съобщения в реално време в администрацията на ЕС. За тази цел ще Ви бъда благодарен, ако Комисията отговори на въпросите, изложени в приложението към настоящото писмо. Чрез събирането на тази информация се надявам да мога да идентифицирам добри практики, които могат да направляват администрацията на ЕС при справянето с този важен въпрос в бъдеще.

Ще Ви бъда благодарен да получа отговора на Комисията на моите въпроси до **15 ноември 2021 г.** Ако Комисията се нуждае от допълнителна информация или разяснения относно тази инициатива, моля, свържете се със служителя, отговарящ за проверките, г-жа Таня Енерт.

Предварително Ви благодаря за сътрудничеството по този важен въпрос.

Искрено ваш,

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 30.6.2021 г.

**приложение**
--------------

1) ++Относно приложимите правила:++

• Обхваща ли решението на Комисията за управление на записи текстови съобщения и съобщения в реално време, изпратени или получени чрез професионални и/или лични устройства?

• В решението на Комисията относно управлението на записите определят ли се критерии/принципи за записването на текстови съобщения и съобщения в реално време?

• В решението на Комисията за управление на записите определя ли се начинът, по който текстовите съобщения и съобщенията в реално време следва да се записват от служителите?

Моля, предоставете ни съответните разпоредби от Вашето решение за управление на записите.

2) ++Относно прилагането на приложимите правила:++

• Как се прилага решението за управление на записите по отношение на текстовите съобщения и съобщенията в реално време? Например Комисията издала ли е съответни насоки за служителите или предоставя ли обучение по този въпрос на служителите?

• На практика записала ли е Комисията текстови съобщения и съобщения в реално време? Ако отговорът е „да", може ли Комисията да даде примери?

• Комисията получила ли е вече искания за публичен достъп до текстови съобщения и/или съобщения в реално време съгласно Регламент 1049/2001 или определила ли е Комисията, че текстовите съобщения и/или съобщенията в реално време попадат в обхвата на искане за достъп до документи? Ако отговорът е „да", може ли Комисията да даде примери?

• Как Комисията търси съответните „документи" при получаването на искания за публичен достъп, които обхващат пряко или косвено текстови съобщения и/или съобщения в реално време? Въведена ли е от Комисията механизми (например насоки или инструкции) за подпомагане на персонала при търсенето на такива „документи"?

Моля да ни предоставите съответните документи.

**Същото писмо е изпратено до следните институции и агенции:**

* Съвета
* Европейския парламент
* Европейската агенция по химикали
* Европейския орган за безопасност храните
* Европейската агенция по лекарствата
* Европейска агенция за гранична и брегова охрана
* Европейската централна банка

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Решение на Първоинстанционния съд от 26 април 2007 г. по [дело T-264/04,](http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=61308&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5501506) WWF European Policy Programme/Съвет, точка 61: <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264>

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} В съответствие с определението за „документ" в член 3, буква а) от Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Например в Нидерландия (Raad van Staat Uitspraak [201800258/1/A3,](https://www.raadvanstate.nl/@114477/201800258-1-a3/) 20 март 2019 г.), в Германия (Berlin Administrative Court (VG) 2 K 163/18, 26 август 2020 г.) и в Ирландия (Irish Information Commissioner, номер на делото: 180450, 15 май 2019 г.).

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Решение по дело 1219/2020/MIG относно начина, по който Европейският съвет е разгледал искане за публичен достъп до съобщения, базирани на мобилни телефони, за които се предполага, че са изпратени от тогавашния му председател до държавните и правителствените ръководители, 26 октомври 2020 г.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.