Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е дъщерно дружество на международна корпорация, специализирана в проектирането на бизнес операции, включително софтуерни решения. Между 2009 г. и 2012 г. жалбоподателят поема чешко дружество (наричано по-нататък „участващото дружество“), което е участвало в различни проекти по Шеста и Седма рамкова програма на Европейския съюз за научни изследвания и технологично развитие (6РП и 7РП). Участието на фирмата в тези проекти е финансирано от Европейската комисия чрез безвъзмездни средства. Условията, уреждащи тези безвъзмездни средства, са определени в различни „споразумения за отпускане на безвъзмездни средства“.

2. През 2009 г. Комисията нареди да бъдат извършени финансови одити на проектите. В проектите на одитните доклади се констатира наличието на недостатъци в осчетоводяването на проектите и се предлага Комисията да се стреми да събере от жалбоподателя значителни суми от безвъзмездната финансова помощ, която е изплатила (около 50 %). Комисията изпрати проектите на одитните доклади на жалбоподателя през 2012 г. и 2013 г.

3. Жалбоподателят е на мнение, че констатациите в проектите на одитните доклади са погрешни, и е поискал от Комисията да прекрати или спре одитните процедури. По-специално жалбоподателят изрази несъгласие със счетоводната фирма, която е извършила одитите от името на Комисията. Според жалбоподателя счетоводните методи на дружеството не са били в съответствие с „Международните одиторски стандарти“. Поради това жалбоподателят поиска работата на счетоводната фирма да бъде одитирана от Сметната палата на Чешката република и поиска съгласието на Комисията за това [1]. Жалбоподателят също така заяви, че не може да коментира проектите на одитните доклади, тъй като не разполага с цялата документация, която счетоводната фирма е получила от участващата фирма. Освен това жалбоподателят подозира, че Комисията го е включила в „системата за ранно предупреждение“[2].

4. В кореспонденцията си с жалбоподателя Комисията оспори това. Накрая, тя издава нареждане за събиране на вземания в съответствие с констатациите от одита.

5. През септември 2015 г. жалбоподателят е подал жалба до омбудсмана.

Проучването

6. Омбудсманът започна проверка на следните аспекти на жалбата:

1) Комисията е допуснала грешка, като е приела констатациите от одита и се е опитала да събере съответните средства.

2) Комисията неправилно е отказала да даде съгласието си за одитиране на работата на счетоводната фирма от Чешката сметна палата.

3) Комисията не е потвърдила, че е предоставила на жалбоподателя цялата документация, която неговото счетоводно дружество е получило от участващото дружество.

4) Комисията не е информирала жалбоподателя дали е бил включен в системата за ранно предупреждение.

7. В хода на проверката омбудсманът поиска от Комисията да информира жалбоподателя дали цялата документация е била предоставена на жалбоподателя и дали жалбоподателят е бил включен в системата за ранно предупреждение. След това Комисията информира жалбоподателя, че цялата документация е била предоставена на жалбоподателя и че жалбоподателят не е бил въведен в системата за ранно предупреждение.

8. В решението на омбудсмана се вземат предвид аргументите и становищата, изложени от страните.

Констатации от одита и събиране на вземания

Доводи на страните

9. Жалбоподателят твърди по същество, че констатациите от одита са погрешни. Одитът установи, че системата за отчитане на времето на участващото дружество е ненадеждна, но не посочи каква алтернативна система е трябвало да бъде използвана. Освен това жалбоподателят твърди, че одитната процедура е отнела много време и че одитните процедури по отношение на други дружества, които са участвали в същите проекти, са били приключени по-бързо. В резултат на това жалбоподателят твърди, че участващото дружество е било дискриминирано. Жалбоподателят също така счита, че възстановяването на средствата би представлявало „злоупотреба с права“ и че във всеки случай то е „погасено по давност“.

10. Комисията се позова на констатациите от одита и заяви, че няма причина да се съмнява в тези констатации. По-специално тя заяви, че одитът е открил системни грешки, които поставят под въпрос начина, по който участващото дружество управлява и отчита разходите за персонал, както и други доказателства, които не подкрепят отчетеното работно време [3].

11. Комисията призна, че одитните процедури са отнели много време и изрази съжаление за това. Тя обясни, че необходимото време се дължи на сложността на случаите, а не на дискриминационен подход към жалбоподателя. Комисията твърди, че не е злоупотребила с правата си, предвидени в споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, тъй като е имала право да започне одит в срок от пет години от края на проекта.

Оценка на омбудсмана

12. Омбудсманът счита, че причините, посочени от Комисията, са основателни и подходящи.

13. Констатациите от одита са обосновани и разбираеми. Фактът, че одитните доклади не препоръчват конкретна алтернативна система за отчитане на времето, не променя констатацията, че отчетеното работно време не е било адекватно подкрепено от използваната система за отчитане на времето и други доказателства.

14. Комисията се съгласи с мнението на жалбоподателя, че одитните процедури са отнели твърде дълго време. Жалбоподателят е разбираемо раздразнен от това. Трудно е обаче да се приеме, че дългият срок е довел до дискриминация спрямо жалбоподателя или до злоупотреба с права от страна на Комисията. Фактът, че не е имало забавяния с други одитни процедури, не доказва, че жалбоподателят е бил дискриминиран в тази процедура. По своето естество всяка одитна процедура има различни проблеми и предизвикателства. При липсата на ясни признаци за дискриминация трябва да се приеме, че някои процедури могат да отнемат повече време от други. Съгласно споразуменията за отпускане на безвъзмездна финансова помощ Комисията е имала право да извършва одити до пет години след приключването на даден проект. Комисията не може да използва правото, което ѝ предоставя споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, като злоупотреба с право. Освен това няма индикации, че Комисията е погасена по давност, за да поиска възстановяване на средства, изплатени в рамките на безвъзмездни средства, което впоследствие е резултат от неблагоприятни констатации в рамките на одит.

15. В този контекст омбудсманът констатира, че не е налице лошо управление.

Одит от Сметната палата

Доводи на страните

16. Жалбоподателят счита, че са налице методологични недостатъци в работата на счетоводната фирма, които поставят под въпрос констатациите от одита. Поради това тя поиска от Чешката сметна палата да извърши одит на извършената работа. За тази цел е било необходимо съгласието на Комисията.

17. Комисията твърди, че работата на счетоводната фирма е в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и поради това няма да даде съгласието си за одит от страна на Сметната палата.  

Оценка на омбудсмана

18. Омбудсманът счита, че при обстоятелствата в настоящия случай е разбираемо, че Комисията не е дала съгласието си за одит на счетоводната фирма.

19. Изискването дадена страна да даде съгласието си за одит на собствената ѝ счетоводна фирма не е обичайна мярка. Следователно е оправдано да се изисква страната, която отправя такова искане, да има особено добра основа за отправяне на искането. Не може да е достатъчно една страна само да твърди, че констатациите на счетоводната фирма са погрешни. Страната трябва най-малкото да докаже, че са налице основания да се счита, че е налице нарушение на правилата, уреждащи добрия одит.

20. Жалбоподателят не е представил случай, който по номинална стойност да е убедителен за твърдението му, че е необходим одит от Чешката сметна палата. Жалбоподателят се позовава само на своите разногласия с констатациите на счетоводната фирма на Комисията. При тези обстоятелства позицията на Комисията е обоснована.

Система за документиране и ранно предупреждение

Доводи на страните

21. Жалбоподателят поиска от Комисията да потвърди, че Комисията е предоставила на жалбоподателя цялата документация, която счетоводната фирма е получила от участващата фирма. Когато Комисията потвърди, че е предоставила на жалбоподателя цялата документация (приблизително 3000 документа), жалбоподателят заяви, че липсват документи. Комисията заяви, че е предоставила на жалбоподателя цялата документация, получена от счетоводната фирма, но че счетоводната фирма е можела също така да прегледа документите на място с участващата фирма, без да прави копие от тези документи. Комисията отбеляза, че съгласно споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства участващото дружество (или неговият правоприемник, жалбоподателят в този случай) е отговорно за съхраняването на цялата документация.

22. Жалбоподателят не е направил коментари относно информацията на Комисията, че жалбоподателят не е бил включен в системата за ранно предупреждение.

Оценка на омбудсмана

23. Омбудсманът разбира, че жалбоподателят може да се окаже в затруднено положение по отношение на документацията, необходима за процеса на одит, тъй като участващото дружество е престанало да съществува. Както обаче правилно посочва Комисията, отговорността за съхраняването на цялата документация е на участващото дружество. Комисията показа готовността си да съдейства на жалбоподателя, като му предостави цялата документация, получена от счетоводната фирма на Комисията. Нищо не подсказва, че Комисията не е предоставила на жалбоподателя цялата документация, с която разполага.

24. Омбудсманът отбелязва, че Комисията е разрешила въпроса дали жалбоподателят е бил включен в системата за ранно предупреждение.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение [4]:

Няма лошо управление от страна на Европейската комисия.

Жалбоподателят и Комисията ще бъдат уведомени за това решение.

Марта Хирш-Зимбинска

Началник на отдел 1 „Проучвания и ИКТ“

Страсбург, 3.4.2018 г.

[1] Според жалбоподателя от правилата на Сметната палата следва, че и двете страни, които спорят относно работата на дадено счетоводно дружество, трябва да дадат съгласието си тази камара да извърши одит на тази работа.

[2] По това време системата за ранно предупреждение се уреждаше от Решение 2008/969 на Комисията от 16 декември 2008 г. Целта на системата е да предупреждава всички органи на ЕС за дружества, които според един орган на ЕС са участвали в сериозни административни грешки или измами, особено когато са се възползвали от финансиране от ЕС.

[3] Например: Според констатациите от одита финансирането от ЕС е представлявало по-малко от 2 % от годишния доход на участващото дружество и участието в проектите е било от служители на участващото дружество, които са считани за „незначителна дейност“, докато отчетеното от висшето ръководство време е било в диапазона от 9 до 25 % от годишното работно време.

[4] Тази жалба е разгледана в рамките на делегирано разглеждане на случаи в съответствие с член 11 от Решението на Европейския омбудсман за приемане на разпоредби за прилагане.