Препоръка на омбудсмана [1] (2016 г.)

1. В своята препоръка Омбудсманът поиска от Комисията повече да не изисква от всички кандидати да предоставят пощенския си адрес, ако е предоставен подходящ алтернативен адрес за кореспонденция.

2. Тя също така препоръча Комисията да регистрира заявлението на жалбоподателя и да го разгледа своевременно.

3. И накрая, тя направи предложение за подобрение Комисията да обмисли алтернативни онлайн системи или електронни средства за съобщаване на своите решения по искания за публичен достъп до документи.

Оценка на омбудсмана след препоръката

4. Комисията отхвърли препоръката на Омбудсмана да не се изисква повече от всички заявители да предоставят пощенския си адрес, ако е предоставен подходящ алтернативен адрес за кореспонденция. По същество той повтори аргументите от предишните си становища и подчерта, че „Комисията с уважение посочва, че е свободна да вземе решение относно използването на най-подходящата система за нотифициране на решения съгласно Регламент 1049/2001, при условие че тази система е в съответствие с правните изисквания...“.

5. Комисията информира Омбудсмана, че не е предприела действия във връзка с препоръката на Омбудсмана да регистрира заявлението на жалбоподателя и да го разгледа своевременно. Тя обаче заяви, че ако жалбоподателят все още е заинтересован искането му да бъде регистрирано, сега ще го направи.

6. Комисията отговори на предложението на Омбудсмана за алтернативни онлайн системи, като заяви, че „докато Комисията не изключва евентуални бъдещи промени в начина, по който уведомява за своите административни решения, понастоящем няма задоволителни алтернативни начини за гарантиране на правна сигурност, избягване на злоупотреби с правото на публичен достъп...“.

7. В обобщение, Комисията не е приела препоръките на Омбудсмана или нейното предложение за подобрение.

8. Омбудсманът изразява съжаление във връзка с позицията на Комисията по този случай, която тя счита за погрешна от фактическа и правна гледна точка. Тя е особено загрижена, че отговорът на Комисията противоречи на собствените ѝ съвети, че самата администрация на ЕС напълно възприема цифровата ера и максимизира използването на електронна комуникация.

9. Омбудсманът напълно подкрепя практиката да се проверява за всеки отделен случай самоличността на лицата, които подават искания за публичен достъп до документи, когато има основания да се подозира, че се злоупотребява с упражняването на това право. Да се действа на тази основа обаче във всички случаи е неуважение към гражданите и техните основни права съгласно Хартата на ЕС. В рамките на тази проверка Омбудсманът е предоставил съвети относно алтернативни методи на работа и е направил това при упражняването на своя мандат, основан на Договора, за разкриване на случаи на лошо администриране и отправяне на препоръки с оглед на прекратяването му. Омбудсманът изразява дълбоко съжаление, че Европейската комисия е отхвърлила този съвет, като ясно е намекнала, че докато нейните системи и процедури са „правни“, тя счита, че не е необходимо да се обмислят подобрения в полза на гражданите и в съответствие с общите принципи на добра администрация.

10. При приключването на тази проверка Омбудсманът, освен че потвърждава констатациите си за лошо управление, отправя допълнително предложение за подобрение.

11. По отношение на конкретното искане за публичен достъп до документи, отправено в този случай, омбудсманът може да потвърди, че жалбоподателят продължава да проявява интерес към исканите документи. Омбудсманът отново изразява дълбоко съжаление, че Комисията е избрала да пренебрегне всички много ясни индикации за продължаващото желание за публичен достъп до исканите документи. Настояването за подновяване на исканията и процедурните формалности, когато те са ненужни и нямат очевидна полезна цел, показва незачитане на основните права на гражданите. Поради това Комисията се приканва да регистрира официално искането при получаването на настоящото решение и да го обработи бързо и при всички случаи в рамките на срока, предвиден в Регламент (ЕО) No 1049/2001.

Заключения

Въз основа на проверката по тази жалба Омбудсманът я приключва със следните заключения:

Изискването на Комисията всички лица, които искат публичен достъп до документи, да предоставят пощенския си адрес за изпращане на хартиен носител, е лошо администриране.

Липсата на регистрация и отговор от страна на Комисията на искането на жалбоподателя за достъп до документи е случай на лошо администриране.

В допълнение към горепосочените заключения Омбудсманът отправя следното предложение за подобрение:

Омбудсманът отправя искане към Комисията да поиска партньорска проверка на въпросите в този случай от междуинституционалния комитет, предвиден в член 15 от Регламент 1049/2001.

Член 15 гласи:

„1. Институциите разработват добри административни практики, за да улеснят упражняването на правото на достъп, гарантирано от настоящия регламент.

2. Институциите създават междуинституционален комитет, който да разглежда най-добрите практики, да разглежда евентуални конфликти и да обсъжда бъдещото развитие в областта на публичния достъп до документи.“

Омбудсманът предлага по отношение на исканията, получени по електронна поща, да се приеме, че отговорността за надеждността на това средство за комуникация се носи от лицето, което отправя искането, което означава например, че подателят трябва да избере надеждна система за електронна поща, да информира институцията за евентуални проблеми по отношение на ограниченията на обема и да провери дали кореспонденцията, получена от институцията, се филтрира като спам. Това би трябвало да разсее опасенията, които институциите могат да имат по отношение на уведомяването за въпросните решения.

Ако продължава да съществува мнението, че изпращането на решения по електронна поща не е в съответствие с правните изисквания, омбудсманът предлага да се извърши партньорска проверка на тази гледна точка в комитета по член 15, параграф 2, която би могла също така да разгледа конкретно твърдението, че понастоящем няма алтернатива на изпращането на решения по пощата на хартиен носител. По този начин Комисията се насърчава да вземе предвид например амбициозната „Програма в областта на цифровите технологии“ на ЕС, стартирана от Комисията преди седем години. Освен това се насърчава да се вземе предвид широкото използване на онлайн системи за електронна комуникация, включително електронни подписи, използвани в цяла Европа от публичните администрации.

Омбудсманът би желал да бъде информиран за резултатите от тази партньорска проверка до края на първото тримесечие на 2018 г.

Останалите участници в посочената комисия по член 15, параграф 2 (Парламент и Съвет) ще бъдат информирани отделно за настоящото решение и за предложенията.

Жалбоподателят и председателят на Европейската комисия ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 19.12.2017 г.

[1] За допълнителна информация относно контекста на жалбата, аргументите на страните и проверката на омбудсмана, моля, вижте пълния текст на предложението на омбудсмана за решение и препоръка, както и свързаните с него становища и коментари, достъпни на адрес:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

Препоръката последва опит за разрешаване на случая чрез предложение за решение, основната част от което обаче беше отхвърлена от Комисията. Комисията просто премахна изискването да се изисква от лицата да посочват своята област на професионална дейност, когато подават искания за документи.