Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е участвал в конкурс на общо основание за назначаване на служители на ЕС [1] през юни 2015 г., който е включвал тестове на компютър („CBT“) в изпитен център в Брюксел, Белгия. Беше й назначен компютър точно до входната врата. Тя твърди, че шумът, причинен от други кандидати и членове на персонала, влизащи и излизащи от залата, я е разсеял и се е отразил отрицателно на представянето ѝ.

2. След КПТ жалбоподателката се оплака устно на персонала в центъра за провеждане на тестовете относно ситуацията. Жалбата ѝ обаче не е записана в писмен вид. По-късно същия ден тя подава жалба до Европейската служба за подбор на персонал (EPSO), която отговаря за организирането на конкурси за подбор за администрацията на ЕС. Тя моли EPSO да ѝ позволи да се яви отново на тестовете.

3. EPSO информира жалбоподателката, че не е възможно да пренасрочи нейните тестове. Тя посочва, че както е посочено в Ръководството за компютърни тестове (наричано по-нататък „Ръководството за КБТ“), кандидатите могат да поискат тапи за уши за еднократна употреба, за да блокират шума и други разсейващи фактори.

4. Жалбоподателят е недоволен от този отговор, тъй като в него не са разгледани всички въпроси, посочени в неговата жалба. Поради това тя поиска от EPSO да изясни процедурата за подаване на жалби относно шума в изпитните центрове.

5. В отговора си EPSO заявява, че тестовата среда никога няма да бъде „напълно безшумна“. Тя също така я насочва към Общите правила относно конкурсите на общо основание („Общите правила“) за допълнителна информация относно процедурата за подаване на жалби.

6. Недоволен от отговора на EPSO, жалбоподателят се обръща към омбудсмана през септември 2015 г.

Проучването

7. Омбудсманът започна проверка по жалбата и установи следните проблеми:

и) неуспеха на EPSO да осигури сравнима тестова среда за всички кандидати, участващи в конкурса на общо основание;

ii) непредоставяне от страна на EPSO на указания на служителите в центъра за провеждане на тестове относно съответните процедури в случай на жалби относно средата за провеждане на тестовете, както и последващо неправилно разглеждане на жалбата от страна на служителите;

iii) непредоставяне от страна на EPSO на ясни насоки/информация на кандидатите (включително на жалбоподателя) относно възможността за подаване на жалби до служителите в центровете за провеждане на тестове относно тестовата среда; и

iv) Отказ на EPSO да разреши на жалбоподателя да се яви отново на тестовете.

8. В хода на проверката омбудсманът получи отговора на EPSO по жалбата, а впоследствие и коментарите на жалбоподателя в отговор на отговора на EPSO. Проверяващият екип на Омбудсмана също така провери досието на EPSO по този случай, провери център за провеждане на тестове и се срещна със служители на EPSO, за да обсъди въпроса. Жалбоподателят представи коментари по доклада на омбудсмана от срещата. Решението на омбудсмана взема предвид аргументите и становищата, изложени от страните.

9. Омбудсманът отбелязва, че в хода на проверката си списъкът на издържалите въпросния конкурс е публикуван в Официален вестник на Европейския съюз на 19 април 2016 г. Жалбоподателят не е сред успелите кандидати.

и) Изпитвателна среда и ii) как се разглеждат жалбите на място

Аргументи, представени на омбудсмана

10. Жалбоподателката твърди, че като ѝ е определила компютър до входната врата, EPSO не е успяла да осигури условия на тестовете, сравними с тези на други кандидати, които са по-далеч от вратата. Тя заяви, че другите кандидати и членове на персонала, които влизат и излизат от стаята по време на изпита, създават значителен шум, който предоставените тапи за уши не успяват ефективно да блокират. Жалбоподателят също така твърди, че служителите говорят и почистват повърхностите със спрей. Тя твърди, че това смущение се е отразило отрицателно на представянето ѝ и иска EPSO да ѝ позволи да се яви отново на тестовете.

11. Жалбоподателката също така твърди, че EPSO е разгледала неправилно нейната жалба: отговорът е отнел твърде много време и тя твърди, че отговорите не са изготвени от лице, което е в състояние да взема решения по жалби. Освен това служителите в центъра за провеждане на тестове не са регистрирали правилно жалбата ѝ.

12. В отговора си EPSO заявява, че има за цел да осигури справедливи и подходящи условия за провеждане на тестовете за всички кандидати. За тази цел тя разполага с набор от минимални стандартни изисквания относно разположението и оборудването в центровете за изпитване [2]. В проверка по собствена инициатива на Европейския омбудсман от 2010 г. (OII/9/2010/RT)[3] Комисията заяви, че нейната „обща политика по отношение на оборудването на изпитните центрове“е счетена за правилна и съответстваща на принципите на добра администрация.

13. EPSO твърди, че всички кандидати, които са участвали в един и същ конкурс с жалбоподателя, са взели КПТ при едни и същи условия. Тя добави, че според съдебната практика на ЕС не може да се счита, че индивидуалните различия между кандидатите, като чувствителност към шум или стрес, водят до неравно третиране. Поради това тя отказва да позволи на жалбоподателката да се яви отново на тестовете [4]. 

14. EPSO заяви, че се е свързала с изпълнителя на центъра за провеждане на тестове, отговарящ за КПТ, във връзка с въпросите, повдигнати от жалбоподателя. Изпълнителят твърди, че във въпросния ден не е имало данни за инцидент в центъра за провеждане на тестове, където жалбоподателката се е явила на теста [5]. В него се посочва, че служителите в изпитните центрове получават насоки (документация на EPSO) за това как да се справят със ситуации като посочената от жалбоподателя. Той добави, че условията във всички изпитни центрове се проверяват преди периода на теста чрез „изпитване за стартиране на изпитите“. EPSO се извини за факта, че разглеждането на жалбата е отнело почти 4 месеца след уведомлението за жалбата от омбудсмана през октомври 2015 г. Тя обясни, че в съответствие със стандартните си процедури жалбата е разгледана и на нея е отговорено от нейната служба за контакт с кандидатите.

15. В коментарите си по отговора на EPSO жалбоподателката настоява, че условията на тестовете, на които е била подложена, са различни от тези, на които са били подложени другите кандидати. Тъй като кандидатите, които вземат КПТ, не започват и не завършват тестовете по едно и също време и трябва да използват вратата, определено количество шум е присъщо на изпитните зали. Тя твърди, че тези, които седят близо до вратата, ще бъдат изложени на по-високи нива на шум и че това може да бъде обективно измерено.

16. Тя също така твърди, че EPSO не е разполагала с никакъв писмен протокол от нейната жалба от центъра за провеждане на тестове само защото служителят не е спазил приложимите правила. Поради това е съмнително, че при липсата на писмена документация членовете на персонала ще могат да си спомнят конкретното ѝ положение или нивото на шума в помещението.

Проверка на тестов център и среща с EPSO, както и оценка на омбудсмана

17. Служители на омбудсмана посетиха един от центровете за тестване на КПТ [6] в Брюксел, за да оценят съществуващите условия и процедури. EPSO обясни, че местата и компютрите („тестови станции“) се разпределят на случаен принцип и по реда на подаване на заявките чрез електронна система. Исканията за промяна на мястото зависят от наличността, а кандидатите, които седят до вратата, могат да бъдат преместени, ако други изпитвателни станции в помещението за изпитване не са заети [7]. Кандидатите започват и завършват тестовете си по различно време. Те могат да започнат тестовете по-рано, ако пристигнат по-рано; те могат да изберат да следват или да пропуснат 10-минутен урок; имат незадължителна почивка по време на работа след първата част от изпитванията; те могат да напуснат, преди да изтече определеното време за изпитване. Кандидатите са инструктирани да мълчат, а стаите са оборудвани със знаци „тихо, моля“. Кандидатите разполагат с чифт тапи за уши и/или слушалки [8].

18. Изглежда, че кандидатите, седящи близо до вратата, ще изпитат някакъв шум от тези, които влизат и излизат по различно време. Докато тапите за уши могат да намалят шума, те не могат да премахнат напълно смущенията, дори ако кандидатите, които влизат и излизат, следват инструкциите, за да останат тихи. Слушалките могат да осигурят по-добра защита срещу шума, но те не са били на разположение за тестовете на жалбоподателя.

19. От друга страна, естеството на КПТ е такова, че кандидатите трябва да започнат и завършат тестовете по различно време. Също така е разумно да се очаква, че кандидатите могат да си вземат почивка, ако е необходимо. Освен това не всички помещения за изпитване са достатъчно големи, за да се гарантира, че всички компютри (тестови станции) са разположени далеч от вратата. Следователно кандидатите трябва разумно да очакват определено ниво на шум, което действително е присъщо на всяка тестова среда. Омбудсманът обаче приема, че прекалено шумната среда за провеждане на тестовете би могла да засегне способността на кандидатите да се концентрират и следователно тяхното представяне по време на тестовете.

20. Омбудсманът обаче не е имал възможност да провери дали шумът по време на проверката на жалбоподателя е бил обективно прекомерен. Докато помещенията за изпитване са оборудвани с видеонаблюдение, видеозаписите се съхраняват само до 90 дни [9]. Тъй като омбудсманът започна своята проверка едва през октомври 2015 г., не беше възможно да се видят видеозаписите от тестовете на жалбоподателя през юни 2015 г. и да се установят точните условия на тестовете, на които е бил подложен жалбоподателят.

21. EPSO заяви, че центърът за провеждане на тестове, посетен от служители на Омбудсмана, до голяма степен е сходен с другите центрове за провеждане на тестове както сега, така и през 2015 г.[10]. Въпреки че посещението в център за провеждане на тестове беше полезно упражнение, от това посещение не е възможно да се заключи, че условията, с които се е сблъскала жалбоподателката в своя център за провеждане на тестове, са били или не са били задоволителни. Макар да се приема, че всички центрове за провеждане на тестове имат едно и също общо разположение и прилагат едни и същи процедури, възможно е специфичните условия в един център за провеждане на тестове, в който и да е конкретен ден, да бъдат по-малко лесни за ползване, отколкото в други.

22. Като цяло наличните доказателства не са достатъчни, за да дадат основание за разумно заключение, по един или друг начин, относно условията, при които жалбоподателката е взела своите КПТ. Ако записите от камерите за видеонаблюдение бяха налични, по всяка вероятност би било възможно да се стигне до твърдо заключение по въпроса. Следователно омбудсманът не може да заключи по безспорен начин, че EPSO не е осигурила абсолютно сравнима тестова среда за всички участници в конкурса на жалбоподателя. Въпреки че определено ниво на шум е присъщо на всяка среда за изпитване, сега не е възможно да се установи дали условията по време на изпитването на жалбоподателя са били изключително шумни. Поради това омбудсманът не може да извършва по-нататъшни съдържателни проверки относно i) неспособността на EPSO да осигури сравнима тестова среда за всички кандидати в този конкурс. Тъй като Омбудсманът не може да стигне до заключение относно i), той не може да стигне и до смислено заключение относно iv) отказа на EPSO да позволи на жалбоподателя да се яви отново на тестовете. Въпреки това тя прави „предложение за подобрение“, с което в бъдеще EPSO гарантира, че всички изпитни центрове предоставят не само тапи за уши, но и слушалки за премахване на шума.

23. Омбудсманът счита, че след като EPSO получи жалба относно условията в център за провеждане на тестове [11], тя следва незабавно да провери и запази съответния запис от вътрешна система за видеонаблюдение (който обикновено се заличава 90 дни след датата на тестовете). Това е необходимо, за да може жалбата да бъде разгледана правилно. Само по този начин EPSO може обективно да провери фактите по съответния инцидент. За съжаление EPSO не успя да направи това в този случай. Поради това Омбудсманът предлага подобрения в тази насока.

24. Що се отнася до забавянето от страна на EPSO на отговора на жалбоподателя, за който омбудсманът е уведомил, EPSO се извини за това забавяне. Омбудсманът отбелязва също така, че жалбата е била разгледана от EPSO в рамките на срока, през който все още е било възможно да се явят отново КПТ, т.е. преди да бъде взето окончателно решение относно списъка на издържалите конкурса кандидати. Поради това по-нататъшни разследвания по този въпрос не са оправдани.

25. Омбудсманът обаче счита, че EPSO не е изчерпала всички средства, с които разполага, за да разгледа правилно тази жалба. По-специално в момент, когато все още е била на разположение, EPSO не е проверила видеозаписа при първото разглеждане на жалбата. За EPSO би било добра практика да прегледа видеодоказателствата. Омбудсманът насърчава EPSO да се свърже с жалбоподателката, за да се извини за този пропуск, който е ограничил капацитета ѝ за цялостно разглеждане на жалбата ѝ. Омбудсманът обаче не вижда никакво предимство в разглеждането на този въпрос в контекста на този конкретен случай.

26. Посещението на служители на Омбудсмана в център за провеждане на тестове предполага, че като цяло служителите в центровете за провеждане на тестове са надлежно инструктирани от EPSO да записват всички жалби, подадени на място [12]. Въпреки това е полезно редовно да се напомня на служителите за това важно задължение и Омбудсманът прави предложение за подобрение за тази цел.

27. Що се отнася до въпроса за службата за контакт с кандидатите, която разглежда жалбите на жалбоподателя, EPSO има право на преценка при вземането на решения относно вътрешните си правила за разглеждане на жалби от кандидати. Важното е, независимо от това кой в рамките на EPSO разглежда жалбите, всички налични доказателства (включително вътрешна система за видеонаблюдение) да бъдат взети предвид при вземането на решение по жалбата.

iii) Насоки за жалби относно средата на изпитване

Аргументи, представени на омбудсмана

28. Жалбоподателят твърди, че EPSO не е разполагала с ясни насоки за кандидатите как да подават жалби относно условията в центровете за провеждане на тестове. Тя каза, че не е била информирана преди да се яви на тестовете, че е възможно да се оплаче, което означава, че е била в неравностойно положение, когато е установила, че има причина за оплакване.

29. В отговора си EPSO се позовава на съответните разпоредби на Общите правила [13], в които се съдържат подробни указания за начина на подаване на жалба във връзка с изпитната среда [14]. EPSO също така отбеляза, че общите правила, заедно с обявлението за конкурса, представляват обвързваща правна рамка за всеки конкурс. Общите правила се предоставят на разположение на кандидатите „в самото начало на периода за кандидатстване и от кандидатите се очаква да се запознаят с тяхното съдържание“. EPSO добавя, че преди тестовете кандидатите в конкурса на жалбоподателя са разполагали с „наръчник за ТГС“[15] въз основа на общите правила, както и с основната информация в центъра за провеждане на тестовете.

30. В коментарите си по доклада от проверката на Омбудсмана жалбоподателката посочи, че правилата на EPSO не предвиждат възможност за искане на различна тестова станция по време на тестовете. Няма обективни условия или критерии относно обстоятелствата, при които може да бъде отправено такова искане и кога то може да бъде удовлетворено. Поради това тя твърди, че дискреционният характер на тази възможност означава, че кандидатите не се третират еднакво.

Оценка на омбудсмана

31. Омбудсманът отбелязва, че по време на тестовете на жалбоподателя в наръчника за КПТ не е имало изрично позоваване на процедурата за подаване на жалби. Общите правила обаче обясняват подробно как да се подаде жалба относно „технически и организационни проблеми“. Общите правила бяха предоставени на жалбоподателя в началото на конкурса.

32. Общите правила, заедно с обявлението за свободна длъжност, представляват задължителна правна рамка, приложима за всеки конкурс. Въпреки че в Общите правила не се посочва изрично „средата за изпитване“ като основание за жалба, формулировката на приложимата разпоредба (технически и организационни проблеми) е достатъчно широка, за да включва такива жалби.

33. От съображения за яснота обаче EPSO следва да преразгледа формулировката на информацията, предоставена в често задаваните въпроси (ЧЗВ) на нейния уебсайт относно процедурата за подаване на жалби. Тази информация следва да отразява формулировката на общите правила, в които „техническите и организационните проблеми“ са изброени като основания за евентуални жалби, докато често задаваните въпроси понастоящем се отнасят само до „технически проблеми“.

34. Следователно като цяло омбудсманът не констатира лошо администриране по отношение на iii) непредоставянето от страна на EPSO на ясни насоки относно процедурата за подаване на жалби във връзка с тестовата среда.

35. Омбудсманът също така отправя предложение за подобрение по отношение на информацията, с която разполагат кандидатите относно възможността да поискат смяна на тестова станция. Тя насърчава EPSO да включи информация за тази цел в раздела с често задавани въпроси на своя уебсайт.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение и четири предложения за подобрение:

Няма основание за по-нататъшни разследвания по въпросите, повдигнати от жалбоподателя.

Предложения за подобрение

1. EPSO следва да гарантира, че всички изпитни центрове предоставят не само тапи за уши, но и слушалки за шумопотискане.

2. След като EPSO получи жалба относно център за провеждане на тестове, тя следва незабавно да провери и запази съответния запис от вътрешна система за видеонаблюдение, за да може да разгледа правилно жалбата.

3. EPSO следва да напомни на служителите в центровете за провеждане на тестове да записват писмено всяка жалба, подадена на място.

4. В раздела „Често задавани въпроси“ на своя уебсайт EPSO следва да предостави информация за обстоятелствата, при които кандидатите могат да поискат промяна на мястото за провеждане на тестовете. EPSO следва също така да преразгледа формулировката на ЧЗВ относно процедурата за подаване на жалби, за да поясни, че жалба може да бъде подадена както във връзка с технически, така и с организационни проблеми, както е посочено в общите правила, уреждащи конкурсите на общо основание.  

 

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 7.11.2017 г.

 

[1] Обявление за конкурс на общо основание EPSO/AD/301/15 — Администратори (AD5), ОВ C 92A, 19.3.2015 г., достъпно на адрес: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3AC2015%2F092A%2F01

[2] Това включва изисквания за ИТ хардуер, включително клавиатури, минимален размер на масата, предоставяне на тапи за уши и калкулатори, наред с други неща.

[3] Решение на Европейския омбудсман за приключване на проверка по собствена инициатива OI/9/2010/RT относно Европейската служба за подбор на персонал, достъпно на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10428/html.bookmark

[4] EPSO се позова на принципа на равно третиране, както е определен в решенията на Съда на ЕС (T-159/95, Dricot и др./Комисия, основания 83 и 98, и в T-225/95, Chiou/Комисия, основания 48 и 66, T-376/03, Hendrickx/Съвет, точка 33; F-2/07 и Решение по дело Matos Martin/Комисия, посочено по-горе (точка 183).

[5] Всички жалби трябва да бъдат записани в регистъра на инцидентите като стандартна практика.

[6] Не в центъра за тестване, където жалбоподателката е извършила своите КПТ.

[7] EPSO не разполага с правила за тази цел.

[8] Последните бяха въведени наскоро.

[9] EPSO добави, че политиката за запазване може да варира в зависимост от националното законодателство на държавата членка, в която е разположен центърът за провеждане на тестове. Например политиката за съхранение в Ирландия е ограничена само до 30 дни.

[10] С изключение на слушалките, които бяха въведени на по-късен етап.

[11] В този случай жалбоподателят е подал жалба в същия ден като тестовете.

[12] Въпросът за това, че EPSO не е предоставила задоволителни инструкции на персонала на изпълнителя, вече е бил разглеждан в редица проверки на омбудсмана. В хода на проверка 688/2012/RT омбудсманът предложи на EPSO да въведе правила относно случаите, в които нормалното протичане на тестовете е нарушено, които да послужат като насоки за изпълнителя. Тези насоки изглежда вече са изложени в Документа за клиентската практика, който съдържа подробна информация за стандартните процедури на EPSO. Ако възникне проблем или нередност, изпълнителят изпраща ежедневен доклад за процедурата в центъра, с който информира EPSO за всеки инцидент, който би могъл да окаже въздействие върху представянето на кандидатите по време на теста или резултата. В този контекст изпълнителят посочва в разяснителното електронно писмо, изпратено до омбудсмана, че „всички проблеми и сериозни смущения по време на периода за тестване трябва да бъдат докладвани незабавно на EPSO (най-късно на следващия работен ден след инцидента), придружени от списък на всички засегнати кандидати и предприетите корективни действия“.

[13] Раздел 3.4.1. от Общите правила, уреждащи конкурсите на общо основание — „Какво да се направи, ако нещо се обърка?

Ако на някой етап от конкурсната процедура срещнете сериозен технически или организационен проблем, който може да повлияе на участието Ви в конкурса, моля, незабавно уведомете EPSO, за да можем да проучим въпроса и да предприемем коригиращи мерки.

Трябва да направите това по един от следните начини:

— за проблеми, възникнали извън центровете за провеждане на тестове (например проблеми, свързани с процеса на кандидатстване или резервиране), моля, изпратете на EPSO съобщение чрез формуляра за контакт (...) на нашия уебсайт с кратко описание на възникналия проблем,

— ако проблемът възникне в център за провеждане на тестове, моля, уведомете квесторите и ги помолете да запишат Вашата жалба в писмен вид и изпратете на EPSO съобщение чрез формуляра за контакт (...) на нашия уебсайт с кратко описание на възникналия проблем.

Моля, винаги посочвайте номера на конкурса и номера на Вашата кандидатура в съобщението си“.

[14] Разделът с често задавани въпроси на уебсайта на EPSO с инструкции за явяване на тестовете на компютър гласи следното: Упътване

(...) „Няма да приемаме никакви оплаквания относно тестовата среда и навигацията, които бяха обяснени по време на урока“.

[15] Ръководството за КПТ гласи: „настоятелно ви съветваме да следвате ръководството и няма да приемете никакви оплаквания относно навигацията и средата на изпитването, произтичащи от това, че не сте запознати с ръководството“.