Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят се присъединява към Европейската служба за подкрепа в областта на убежището (EASO) като срочно нает служител през пролетта на 2015 г. След това тя излежава деветмесечен изпитателен срок. На жалбоподателката е била предоставена длъжностната характеристика при назначаването ѝ, но подробните ѝ работни цели са били договорени едва по-късно, в хода на изпитателния ѝ срок. По време на изпитателния срок оценяващият и администрацията на жалбоподателката проведоха редица дискусии относно нейната работа и споделиха вижданията си за нейната работа.

2. Към края на изпитателния срок жалбоподателят получава копие от първия проект на доклада за изпитателния срок (наричан по-нататък „докладът“), в който се препоръчва уволнението му преди края на изпитателния срок. Жалбоподателката е на мнение, че са налице процедурни нередности и недостатъци при оценката на нейното изпълнение. Поради това тя подава до EASO две жалби относно процеса на оценяване съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица [1].

3. Повече от месец преди края на изпитателния срок жалбоподателката е била информирана за резултата от окончателния доклад. Въз основа на оценката на работата ѝ като незадоволителна оценяващият препоръчва договорът на жалбоподателя да бъде прекратен в края на изпитателния срок. 

4. В съответствие с приложимите към онзи момент правила и за да се спази правото ѝ да бъде изслушана, EASO е предложила на жалбоподателя среща с изпълнителния директор, който ще вземе окончателното решение относно нейната заетост. Изпълнителният директор обаче, чийто мандат изтича, не е бил в състояние да се срещне с жалбоподателя преди края на мандата му. В резултат на това EASO разгледа възможността за организиране на среща с член на нейния управителен съвет. Въпреки това, предвид краткото предизвестие, нито един от членовете не беше на разположение. След напускането на изпълнителния директор управителният съвет на EASO избра административния ръководител за изпълняващ длъжността изпълнителен директор.

5. Впоследствие изпълняващият длъжността изпълнителен директор, който преди това е бил оценител на жалбоподателя, решава да не изслуша самия жалбоподател, за да се избегне конфликт на интереси. Вместо това той делегира „правомощията на органа по назначаването [2]“за изпитателния срок на жалбоподателя на ръководителя на Центъра за обучение на EASO („изпълняващия длъжността орган по назначаването“), който по това време е вторият най-висш служител в EASO.

6. Жалбоподателят е недоволен от начина, по който се извършва процесът на докладване. Поради това тя подава нова жалба на основание член 90, параграф 2 от Правилника относно решението на изпълняващия длъжността изпълнителен директор да делегира правомощията си, като същевременно повтаря предишните си опасения. Тя заяви, че е била третирана несправедливо и че са налице процесуални недостатъци при докладването и оценката на изпитателния ѝ срок. Според нея решението на изпълняващия длъжността изпълнителен директор да делегира правомощията на органа по назначаването е било „фалшифицирано“. По-специално тя твърди, че документът за решение е бил със задна дата и манипулиран.

7. След срещата за диалог с жалбоподателя изпълняващият длъжността орган по назначаването препоръча тя да бъде освободена от длъжност. В съответствие с член 14 от Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (УРДС) и четири дни преди изтичането на договора жалбоподателката е уведомена, че изпитателният ѝ срок е бил неуспешен и е получила копие от решението за прекратяване на трудовото ѝ правоотношение.

8. Впоследствие жалбоподателят подава друга жалба по член 90, параграф 2 относно решението за уволнение. Тази жалба, заедно с предишните жалби до EASO, останаха без отговор, когато жалбоподателят се обърна към Европейския омбудсман на 4 април 2016 г.

Разследването

9. Омбудсманът започна проверка на липсата на отговор от страна на EASO на жалбите на жалбоподателката по член 90, параграф 2, както и на предполагаемите ѝ недостатъци при разглеждането на нейната оценка. 

10. В хода на проверката омбудсманът поиска от жалбоподателя допълнителни документи, поиска някои разяснения от EASO и също така провери досието на EASO.

Липса на отговор на жалбите на жалбоподателя по член 90, параграф 2

Доводи на жалбоподателя и на институцията

11. Жалбоподателят е предоставил копия от жалбите, подадени до EASO, които са останали без отговор въпреки редица напомняния. В преките си контакти с жалбоподателя EASO я увери, че ще отговори в законоустановения срок от 4 месеца.

12. В отговора си след започването на проверката на Омбудсмана EASO отбелязва, че Правилникът ясно посочва, че липсата на отговор представлява мълчалив отказ. Тя също така обясни, че някои от жалбите са били преждевременни, за което тя вече е информирала жалбоподателя предварително, или недопустими. Впоследствие обаче EASO отговори на всички оплаквания, които жалбоподателката е повдигнала в жалбите си по член 90, параграф 2.  

Оценка на омбудсмана

13. Член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица предвижда, че липсата на отговор в срок от 4 месеца представлява мълчаливо отрицателно решение и позволява на жалбоподателя да подаде жалба до Общия съд. Омбудсманът обаче последователно е застъпвал становището, че е добра административна практика да се предоставя писмен отговор на такива жалби.

14. EASO е предоставила на жалбоподателката подробно обяснение защо счита някои от нейните жалби за преждевременни или недопустими.

15. Освен това омбудсманът отбелязва, че EASO вече е отговорила на всички жалби на жалбоподателя по член 90, параграф 2 и е разгледала повдигнатите в тях въпроси. Тя приветства и факта, че EASO е отговорила на последната жалба на жалбоподателя в рамките на 4-месечния срок. С оглед на това Омбудсманът счита, че EASO е разрешила този аспект на случая и че няма основания за продължаване на този аспект на разследването.

Процедурни недостатъци в процеса на докладване

Оценка на омбудсмана

16. Жалбоподателят представи редица подкрепящи аргументи, които

EASO е разгледала подробно в отговорите си на жалбите на жалбоподателя по член 90, параграф 2, както и в по-нататъшната си кореспонденция с омбудсмана.

i) аргументи, че няколко разпоредби от Ръководството на EASO за оценка на служителите в изпитателен срок („Ръководството“)[3] са несъвместими с Условията за работа на другите служители и ii) че не са спазени други разпоредби от Ръководството на EASO

17. EASO заяви, че през периода, в който се извършва оценката на изпитателния срок, е имало несъответствие между нейното ръководство и член 14 от УРДС [4]. Тя посочва, че ръководството е актуализирано на 30 ноември 2015 г. Освен това EASO твърди, че разпоредбите на УРДС са били приложени правилно в случая на жалбоподателя.

18. Що се отнася до несъвместимостта на ръководството с правилата на УРДС, омбудсманът приветства факта, че всички несъответствия са отстранени и че ръководството вече отразява правилно разпоредбите на членове 14 и 84 от УРДС.

19. Омбудсманът отбелязва, че на жалбоподателката е бил даден срокът, определен от УРДС (8 работни дни), за да представи своите коментари по доклада за изпитателния срок, който е бил завършен повече от месец преди края на изпитателния ѝ срок. Освен това тя се е възползвала от възможността да проведе среща за диалог с органа по назначаването и е била уведомена без ненужно забавяне за решението за прекратяване на договора ѝ. Освен това тя е била добре информирана за процедурата, предвидена в УРДС, и е постигнала съгласие с администрацията относно следващите стъпки.

20. Омбудсманът счита, че процедурните стъпки, предприети в случая на жалбоподателя, съответстват на предвидените в УРДС. Що се отнася до довода на жалбоподателя, че ръководството не е било спазено, проверката показа, че макар да не са били приложени всички правила, предвидени в ръководството, цялостното протичане на процеса на докладване е било задоволително. Тъй като EASO е следвала правилата, определени от УРДС, като е зачитала правата на жалбоподателя, омбудсманът не намира основания да продължи разглеждането на този въпрос.

iii) аргумент, че работните цели на жалбоподателя не са били договорени до 2 месеца преди края на изпитателния срок

21. EASO заяви, че на жалбоподателката е била предоставена длъжностната характеристика веднага след назначаването ѝ. Нейният атестиращ обаче се промени в хода на изпитателния срок (след месец и половина). EASO също така заяви, че работните цели на жалбоподателката в крайна сметка са били финализирани в началото на четвъртия месец от нейния изпитателен срок, след редица обсъждания. Освен това EASO заяви, че оценяващият е провел редица обсъждания с жалбоподателя по време на изпитателния му срок. Редовен обмен на информация и обратна връзка бяха предоставяни неколкократно.

22. Проверката на омбудсмана и разясненията, предоставени от EASO, потвърждават, че целите на работата на жалбоподателката са били одобрени през четвъртия месец от нейния изпитателен срок (а не, както тя първоначално твърди, 2 месеца преди края). Договорените цели обаче не са подписани от жалбоподателя на този етап. В съответствие с ръководството [5] целите на работата е трябвало да бъдат определени в началото на изпитателния срок. EASO обаче показа, че е положила разумни усилия, за да се споразумее предварително с жалбоподателката относно нейните работни цели. Тя се позова и на забавянето, причинено от смяната на оценяващия на жалбоподателя.

23. По-добре би било EASO да е действала в съответствие с изискванията на вътрешното си ръководство и да е определила целите на работата в началото на изпитателния срок. Също така щеше да е по-добре, ако беше осигурил подписа на жалбоподателя по договорените цели по-рано. Целите обаче са свързани с длъжностната характеристика и изглежда, че жалбоподателката е изпълнявала задълженията си на тази основа. Въпреки че процедурата за определяне и съгласуване на целите на работата би могла да бъде по-добра, Омбудсманът не счита, че това представлява лошо администриране при тези обстоятелства. Омбудсманът обаче ще направи предложение за подобрение в това отношение. 

iv) доводи, че EASO е дала задна дата на решението за делегиране на правомощията на органа по назначаването и че неупълномощено лице е прекратило договора на жалбоподателя

24. EASO не е съгласна с мнението на жалбоподателя, че документът, съдържащ решението за делегиране на правомощията на органа по назначаването, е бил „фалшифициран“. Жалбоподателката е била уведомена за делегирането на правомощия на органа по назначаването по отношение на изпитателния ѝ срок в деня след одобряването му. Освен това ѝ е предоставено копие на хартиен носител на решението по искането ѝ.

25. Омбудсманът отбелязва, че с оглед на назначаването на оценяващия на жалбоподателя за изпълняващ длъжността изпълнителен директор EASO правилно е избегнала потенциален конфликт на интереси. Омбудсманът е съгласен, че това е било необходимо, за да се гарантира, че оценката на жалбоподателя ще бъде безпристрастна. Жалбоподателката не е представила убедителни доводи в подкрепа на становището си, че изпълняващият длъжността орган по назначаването не е имал право да упражнява дискреционните си правомощия по отношение на оценката на нейната работа.

26. Жалбоподателят също така не е представил убедителни аргументи или доказателства, че EASO е „фалшифицирала“ някои от документите, свързани с нейния процес на оценяване. Според омбудсмана фактът, че е имало забавяне при регистрирането на решението относно делегирането на правомощия, не представлява доказателство за злоупотреба. По време на проверката на документите EASO предостави разумно обяснение за това забавяне, което беше свързано с преструктурирането на Службата по това време. Освен това жалбоподателят е бил действително уведомен за решението в деня след неговото вземане. Непосредствено след това EASO направи няколко опита за провеждане на среща за диалог с жалбоподателя. Целта на срещата и статутът на изпълняващия длъжността орган по назначаването са ѝ били ясно съобщени.

v) довод, че предложението на жалбоподателя за удължаване на изпитателния срок е било неправилно отхвърлено

27. EASO заяви, че изпълняващият длъжността орган по назначаването е упражнил дискреционните си правомощия по отношение на изпитателния срок на жалбоподателя. Действащият орган по назначаването отхвърли предложението на жалбоподателката за удължаване на изпитателния ѝ срок. Действащият орган по назначаването е взел предвид коментарите, направени в доклада относно нейния изпитателен срок, препоръката на нейния оценител и коментарите на жалбоподателката по време на срещата за диалог, преди да вземе окончателното решение относно прекратяването на нейния трудов договор.

28. EASO също така заяви, че изпълняващият длъжността изпълнителен директор е взел решение да делегира правомощията на органа по назначаването в конкретния случай на изпитателния срок на жалбоподателя, за да се гарантира безпристрастен процес на обжалване и спазване на принципите на добра администрация. Това е направено, за да се предотврати всякакъв конфликт на интереси и да се гарантира на жалбоподателя безпристрастен процес на вземане на решения. Освен това EASO отбеляза, че жалбоподателката е поискала от изпълняващия длъжността орган по назначаването да удължи изпитателния ѝ срок с 6 месеца. По този начин жалбоподателят е признал правото на изпълняващия длъжността орган по назначаването да вземе решение относно нейния изпитателен срок.

29. Омбудсманът счита, че EASO е действала по своя преценка, когато не е дала съгласието си за удължаване на изпитателния срок на жалбоподателя. В съответствие с член 14 от УРДС тези удължавания са ограничени до изключителни обстоятелства [6]. В преписката няма доказателства, въз основа на които да се установи, че такива обстоятелства са съществували. 

vi) довод, че EASO неправилно е отхвърлила многобройните искания на жалбоподателката да ѝ бъде дадено едномесечно предизвестие за решението ѝ за уволнение

30. EASO посочва, че съгласно член 14, параграф 2 от УРДС срочно нает служител в изпитателен срок трябва да получи месечно предизвестие само ако работата му трябва да бъде прекратена преди края на изпитателния срок. Тъй като трудовото правоотношение на жалбоподателката е прекратено в края на изпитателния ѝ срок, EASO счита, че не е длъжна да уведоми жалбоподателката за прекратяването на трудовото ѝ правоотношение преди края на изпитателния срок.

31. Условията за работа на другите служители не предвиждат срок на предизвестие за срочно наетите служители, чиято заетост трябва да бъде прекратена в края на изпитателния срок. Въпреки това, като се има предвид значението на въпроса за съответния служител, би било целесъобразно служителят да бъде информиран без ненужно забавяне за прекратяването. Обяснението на EASO в този случай е в съответствие с приложимите правила. Освен това Омбудсманът отбелязва, че EASO е информирала жалбоподателя за прекратяването без ненужно забавяне.

vii) аргумент, че EASO не е предоставила на жалбоподателката първоначалното решение за прекратяване на трудовото ѝ правоотношение, а копие от него

32. EASO заяви, че жалбоподателката е получила електронна версия на решението и на 18 януари 2016 г. ѝ е било връчено копие на хартиен носител с обикновена поща „след първия неуспешен опит за предаване (...) през декември 2015 г.“.

33. Жалбоподателят е изпратил електронно копие на това решение до службата на омбудсмана. Решението изглежда е официален документ с отпечатана бланка, референтен номер и електронен подпис на изпълняващия длъжността орган по назначаването. Омбудсманът посочва, че аргументът на жалбоподателя е неясен, като се има предвид, че решението е изготвено по електронен път. EASO предостави разумно обяснение за усилията си да предостави на жалбоподателя както електронни, така и хартиени копия. Омбудсманът е убеден, че EASO е съобщила решението си на жалбоподателя по задоволителен начин.

viii) аргумент, че жалбоподателят е бил третиран несправедливо

34. Накрая, омбудсманът не намира нищо в подкрепа на довода на жалбоподателката, че тя е била третирана несправедливо от EASO. Материалите по досието не показват, че жалбоподателят е бил обект на несправедливо третиране в хода на процеса на докладване за изпитателния срок.

35. В обобщение омбудсманът счита, че не са оправдани допълнителни проверки от нейна страна. Поради това Омбудсманът реши да приключи случая и по този начин да направи предложение до EASO за подобрение.

Заключение

Въз основа на проверката на тази жалба Омбудсманът я приключва със следното заключение и предложения за подобрения [7]:

EASO е разрешила процедурния аспект на жалбата (липса на отговор).

Допълнителни проучвания на останалите аспекти на жалбата не са обосновани.

Предложение за подобрение

EASO следва да действа в съответствие с изискването, предвидено в нейното Ръководство за оценка на служителите в срок за изпитване, за определяне на служебните цели на новите служители без ненужно забавяне.

Жалбоподателят и EASO ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 28.4.2017 г.

 

 

[1] 2. Всяко лице, за което се прилага настоящият правилник, може да подаде до органа по назначаването жалба срещу акт, който го засяга неблагоприятно, когато посоченият орган е взел решение или когато не е приел мярка, предвидена в Правилника. Жалбата трябва да бъде подадена в срок от три месеца. Срокът започва да тече:

— към датата на публикуване на акта, ако той е акт от общ характер;

— на датата, на която засегнатото лице е уведомено за решението, но в никакъв случай не по-късно от датата, на която то е получило такова уведомление, ако мярката засяга конкретно лице ; ако обаче акт, засягащ определено лице, може да има неблагоприятни последици за друго лице, срокът започва да тече по отношение на това друго лице от датата, на която то е уведомено за него, но в никакъв случай по-късно от датата на публикуването;

— на датата на изтичане на срока за отговор, когато жалбата се отнася до мълчалив отказ на искане, както е предвидено в параграф 1.

Органът уведомява засегнатото лице за мотивираното си решение в срок от четири месеца от датата на подаване на жалбата. Ако в края на този срок не е получен отговор на жалбата, това се счита за мълчалив отказ, който може да бъде обжалван съгласно член 91.

[2] Съгласно член 2 от Правилника всяка институция определя кой упражнява правомощията, предоставени от Правилника на органа по назначаването.

[3] Ръководството на EASO за оценка на служителите в срок за изпитване е вътрешен документ, в който се очертават пробационната процедура, ролята на оценителя и на длъжностното лице в срок за изпитване.

[4] (на английски) Член 14 от Условията за работа на другите служители на Европейския съюз определя условията за изпитателния срок на срочно наетите служители.

[5] Точка A, параграф 4 от старото ръководство гласи следното: „Оценителят следва да се срещне със служителите в срок за изпитване в началото на срока за изпитване, за да обясни какво се очаква от тях, да потвърди длъжностната им характеристика и да си постави цели“.

[6] По-специално, когато член на персонала отсъства за непрекъснат период от най-малко един месец по време на изпитателния си срок, в случай на болест, майчинство или злополука съгласно член 14, параграф 1 от Условията за работа на другите служители.

[7] Забележки: Информация относно процедурата за преразглеждане може да бъде намерена на уебсайта на омбудсмана: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark