Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят работи като програмен директор за шведска неправителствена организация, работеща в областта на правата на човека.

2. На 14 март 2016 г. той подава до ЕСВД първоначално заявление за публичен достъп до документи съгласно Регламент 1049/2001 [1]. Той пожела да получи достъп до Споразумението за политически диалог и сътрудничество между ЕС и Куба (наричано по-нататък „СПДС“), парафирано в Хавана на 11 март 2016 г.

3. На 27 април 2016 г. ЕСВД отговори на първоначалното заявление на жалбоподателя. В него се посочва, че тъй като СПДС е „с временен характер и е част от текущи преговори“, неговото оповестяване би могло i) сериозно да подкопае институционалния процес на вземане на решения; и ii) рискува да подкопае международните отношения, тъй като „оповестяването преди финализирането би могло да навреди на отношенията на ЕС с Куба“. В съответствие с член 4, параграф 3 [2] и член 4, параграф 1, трето тире [3] от Регламент 1049/2001 поисканият документ не може да бъде оповестен нито изцяло, нито частично.

4. Впоследствие на 2 май 2016 г. жалбоподателят поиска преразглеждане на това решение („потвърдително заявление“).

5. На 26 май 2016 г. ЕСВД отговори на потвърдителното заявление на жалбоподателя. Тя запази предишната си позиция. В него се посочва, че след това СПДС е било временно и след парафирането на текста от преговарящите, все още е трябвало да бъде подложено на вътрешен контрол от двете страни от юрист-лингвистите и други експерти. Поради това текстът не беше крайният резултат от преговорите, които се провеждаха в ограничена форма и въз основа на ограничен мандат за преговори. Следователно всяко оповестяване би могло да засегне текущия процес на вземане на решения.

6. ЕСВД добави, че СПДС ще стане окончателно, след като върховният представител и Комисията препоръчат на Съвета да го подпише. На този етап ЕСВД заявява, че то също ще бъде оповестено публично.

7. Според жалбоподателя позицията на ЕСВД не е убедителна, тъй като тъй като документът е парафиран, той не може да се счита за „временен“. По този начин той се обърна към Европейския омбудсман.

Проучването

8. На 1 юли 2016 г. омбудсманът започна проверка по жалбата и установи следните твърдения и твърдения:

1) ЕСВД неправилно е решила да не оповестява документа.

2) ЕСВД следва да оповести документа.

9. В хода на проверката омбудсманът надлежно взе предвид информацията, предоставена в жалбата. По-специално тя извърши анализ на кореспонденцията, проведена между ЕСВД и жалбоподателя, преди жалбоподателят да се обърне към омбудсмана.

Твърдение, че ЕСВД неправилно е решила да не оповестява документа

По-нататъшно развитие

10. На 12 август 2016 г., т.е. преди планираната проверка на преписката от Омбудсмана, ЕСВД изпраща електронно писмо до службите на Омбудсмана, в което посочва, че ще предостави искания документ на жалбоподателя, след като бъде приет от Комисията. Очакваше се това да се случи преди края на септември 2016 г.

11. С електронно писмо от 17 август 2016 г. омбудсманът приканва жалбоподателя да представи съображенията си относно писмото на ЕСВД. Жалбоподателят направи това на 18 август 2016 г. В своите забележки жалбоподателката благодари на омбудсмана за усилията ѝ да разреши въпроса. Той също така се позова на членове 10 и 11 от ДЕС и заяви, че като не публикува документа, който е бил публично парафиран от съответните преговарящи екипи, ЕСВД ясно ограничава способността на гражданите да обменят публично мнения по въпроса. Той заяви, че споразумението е публичен документ, а не проект, независимо от приемането му от Комисията.

12. На 27 септември 2016 г. ЕСВД изпраща на омбудсмана електронно писмо, което е изпратила на жалбоподателя на 22 септември 2016 г., с което го информира, че тъй като дотогава документът се счита за окончателен, той може да има достъп до него. ЕСВД изпрати на жалбоподателя копие от искания документ като приложение към настоящото електронно писмо. Освен това ЕСВД заяви, че Комисията е приела предложението си до Съвета за подписване на СПДС един ден по-рано, т.е. на 21 септември 2016 г.

13. ЕСВД също така прилага към писмото си до омбудсмана копие от електронно писмо, което жалбоподателят ѝ е изпратил на 22 септември 2016 г., с което потвърждава, че е получил документа, и благодари на ЕСВД за него.

Оценка на омбудсмана

14. Жалбоподателят вече е получил искания документ. Жалбоподателят не е изразил допълнителни опасения по отношение на момента на разгласяването. По този начин Омбудсманът приключва проверката, както е установено от ЕСВД.

15. Омбудсманът обаче желае да поясни, че това заключение не следва да се разбира в смисъл, че оповестяването от страна на ЕСВД действително е било навременно.

Заключение

Въз основа на проверката по тази жалба Омбудсманът я приключва със следното заключение:

ЕСВД е уредила въпроса.

Жалбоподателят и ЕСВД ще бъдат уведомени за това решение.

Страсбург, 10.11.2016 г.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

[1] Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 година относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (ОВ L 145, 2001 г., стр. 43; Специално издание на български език, 2007 г., глава 1, том 3, стр. 76).

Достъпът до документ, изготвен от институция за вътрешно ползване или получен от институция, който се отнася до въпрос, по който институцията все още не е взела решение, се отказва, ако оповестяването на документа би засегнало сериозно процеса на вземане на решения на институцията, освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването.
Достъпът до документ, съдържащ становища за вътрешно ползване като част от предварителни обсъждания и консултации в рамките на съответната институция, се отказва дори след вземането на решение, ако оповестяването на документа би засегнало сериозно процеса на вземане на решения на институцията, освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването му.

[3] "Институциите отказват достъп до документ в случаите, когато оповестяването му би засегнало защитата на международните отношения". [подчертаването е добавено]