Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е испански гражданин, който е кандидатствал за участие в процедура за набиране на персонал, организирана от EPSO.[1] Жалбоподателят е пропуснал крайния срок за резервиране на компютърния тест (CTB), тъй като се твърди, че EPSO не му е изпратила навреме автоматична покана. Когато се обръща към EPSO по този въпрос, EPSO уведомява жалбоподателя за датата, на която въпросната покана е била публикувана в неговия EPSO профил [2], и посочва, че отговорността за проверката на EPSO профила се носи от кандидатите, участващи в процедурите за набиране на персонал.

2. След това жалбоподателят пита EPSO как може да е сигурно, че съобщението му е било изпратено на този ден. Всъщност той е влизал два пъти в своя EPSO профил по време на периода на резервиране, за да работи по друга кандидатура. Той обаче е видял съобщението с поканата едва след като е изтекъл крайният срок за резервиране на CBT. EPSO отговори, че поканите за резервиране на КПТ са били публикувани в профилите на всички кандидати в един и същи ден и че вече не е възможно да се направи резервация.

Проучването

3. Омбудсманът започна проверка по жалбата и установи следните твърдения и твърдения:

Твърдение

EPSO не е изпратила своевременно автоматична покана за резервиране на теста на компютър (CBT) в EPSO профила на жалбоподателя, както е направила с другите кандидати, което е довело до несправедливото му изключване от процедурата за набиране на персонал.

Твърдения

1. В автоматичните съобщения на EPSO до кандидатите следва ясно да се посочват датата и часът, когато те са изпратени, доставени и прочетени в EPSO профил.

2. EPSO следва да покани жалбоподателя да заседава в CBT.

4. Омбудсманът счете за целесъобразно, като първа стъпка, да провери досието на EPSO по този случай, за да оцени основателността на твърдението на жалбоподателя.

Проверка на досието

5. Проверяващият екип на Омбудсмана извърши проверката на 9 септември 2015 г. в помещенията на EPSO. Предварителното заключение на анкетния екип след проверката беше, че EPSO не е пропуснала да изпрати на жалбоподателя автоматична покана за своевременно провеждане на заседание на CBT [3].

6. Докладът от проверката е представен на жалбоподателя за коментар, който не е съгласен с предварителната оценка, като твърди, че EPSO следва да докаже, че е бил в състояние да види съобщението.

Оценка на омбудсмана

7. Омбудсманът счита, че съобщението, с което кандидатите се приканват да резервират КПТ, несъмнено е било създадено и впоследствие е било активирано едновременно във всички профили на кандидатите, включително в профилите на жалбоподателя. Документите, предоставени от EPSO по време на проверката, ясно показват поканата в профила на жалбоподателя в EPSO в раздела на съответната процедура за подбор. Профилът на EPSO изглежда е затворена ИТ среда (за разлика от услугите за електронна поща, които работят чрез различни сървъри — факт, който понякога обяснява забавянето на предаването на електронни съобщения), в която изпращането и получаването на съобщения изглежда представляват една и съща техническа стъпка. Следователно активирането на съобщението в профила на кандидата предполага незабавно получаване на същото съобщение в профила на кандидата в EPSO.

8. Въпреки че жалбоподателят твърди, че не е могъл да види съобщението за покана в своя EPSO профил през периода на резервиране на CBT, омбудсманът не е открил нищо в подкрепа на този аргумент. Омбудсманът счита, че взети заедно, информацията, предоставена от EPSO по време на проверката, представлява достатъчно доказателство, че тя е изпратила своевременно съответната покана на жалбоподателя. Фактът, че жалбоподателят е влизал два пъти в своя EPSO профил през периода, през който е можел да резервира своя CBT, не доказва, че съответното съобщение не е било видимо, а само потвърждава факта, че той не се е запознал с поканата (профилът на жалбоподателя EPSO се състои от няколко процедури за набиране на персонал, върху които трябва да се щракне и да се отвори, за да се видят свързаните с тях съобщения).

9. С оглед на гореизложеното омбудсманът не констатира лошо администриране от страна на EPSO във връзка с твърдението на жалбоподателя. Следователно твърдението на жалбоподателя, че EPSO следва да го покани да заседава в CBT, не може да бъде уважено.

10. Що се отнася до твърдението на жалбоподателя относно проследимостта на съобщенията в профилите на кандидатите, омбудсманът отбелязва, че EPSO все още не е разгледала този въпрос. В контекста на проверката обаче EPSO се ангажира да отговори своевременно на въпроса на жалбоподателя. Като се има предвид, че този въпрос не е пряко свързан с основното оплакване на жалбоподателя във връзка с изключването му от процедурата за набиране на персонал, омбудсманът не счита за оправдано да продължи разглеждането на този въпрос в контекста на настоящата проверка. Тя вярва, че EPSO ще предприеме последващи действия във връзка с уверенията си да отговори на жалбоподателя. Ако обаче жалбоподателят не получи задоволителен отговор в разумен срок, той би могъл да обмисли възможността за подаване на нова жалба до омбудсмана в това отношение.

Заключение

Въз основа на проверката по тази жалба Омбудсманът я приключва със следното заключение:

Омбудсманът не констатира лошо администриране от страна на EPSO.

Жалбоподателят и EPSO ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Страсбург, 28.10.2015 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ: Извлечение от доклада от инспекцията

Провереното досие

Представителите на EPSO предоставиха следните документи за проверка:

а) разпечатки на бекофиса на EPSO на EPSO профила на жалбоподателя, както и на собствения профил на жалбоподателя в EPSO;

б) списък на кандидатите от EPSO, участващи в конкурс на общо основание EPSO/AD/301/15 (включително жалбоподателя); и

в) разпечатки от подстраницата на EPSO профила на жалбоподателя, показващи съобщенията във връзка с конкурс на общо основание EPSO/AD/301/15.

Общи бележки и коментари

Като документ а) — разпечатка на бекофиса на EPSO

В настоящия документ се прави преглед на идентификационните данни и данните за контакт на жалбоподателя, както и на процедурите на EPSO за набиране на персонал, за които той е кандидатствал. В него също така са изброени посещенията на жалбоподателя в неговия EPSO профил.

От разглеждането на документа става ясно, че по времето, когато кандидатите са били поканени да резервират своите КПТ (а именно между 6 и 18 май 2015 г.), жалбоподателят е влязъл в своя EPSO профил както на 8, така и на 12 май 2015 г.

По отношение на документ б) — Списък на кандидатите на EPSO, участващи в конкурс на общо основание EPSO/AD/301/15 (подбор)

От документа е видно, че жалбоподателят е прочел поканата на 22 май 2015 г. в 10:32 ч., т.е. четири дни след изтичането на крайния срок за резервиране на изпита.

Списъкът показва и датата на създаване на съобщението покана (24 април 2015 г.). Във връзка с това представителите на EPSO обясниха, че съобщението с поканата се създава в системата, преди да бъде активирано и видимо от кандидатите. Списъкът изглежда показва, че съобщението е създадено правилно в профилите на кандидатите в EPSO на 24 април 2015 г. и че другите кандидати в EPSO са започнали да четат съобщението на 5 май 2015 г. Само жалбоподателят не е прочел съобщението навреме. В списъка не се посочва от кой точно момент съобщението е било видимо.

По отношение на документ в) — Съобщения във връзка с конкурс на общо основание EPSO/AD/301/15

Посоченото поле за съобщения в EPSO профила на жалбоподателя ясно показва поканата на EPSO за резервиране на КПТ.

Представителите на EPSO заявиха, че EPSO ще предостави отговор и извинения в писмо, което ще бъде изпратено до жалбоподателя. Писмото на EPSO ще бъде изпратено на омбудсмана за сведение.

Предварително заключение

От проверените документи и въз основа на коментарите, направени от представителите на EPSO, изглежда, че жалбоподателят е влязъл в своя EPSO профил през периода, в който е можел да резервира CBT (а именно на 8 и 12 май 2015 г.).

Нищо не подсказва, че фактът, че жалбоподателят не е видял поканата за участие в конкурса на общо основание EPSO/AD/301/15, се дължи на техническа грешка. Всъщност няма доказателства, които да сочат, че EPSO е имала технически проблем по отношение на изпращането на покани до кандидатите да се явят на конкурс на общо основание EPSO/AD/301/15. Доказателствата, предоставени на представителите на омбудсмана, сочат, че на 24 април 2015 г. EPSO е изготвила покана до всички кандидати, която впоследствие е била четима в EPSO профила на кандидатите, считано от 5 май 2015 г.

С оглед на гореизложеното изглежда, че EPSO не е пропуснала да изпрати на жалбоподателя автоматична покана да се яви своевременно на КПТ.

[1] Конкурс на общо основание EPSO/AD/301/15.

[2] EPSO профилът е личното пространство на кандидатите, които кандидатстват за конкурс на общо основание. Той съдържа данни за личния им профил, като например име и квалификации, както и съобщения, изпратени от EPSO.

[3] За повече информация вж. приложеното извлечение от доклада от инспекцията.