ГЛАВА НА ЖАЛБАТА

1.         През 2001 г. жалбоподателят, италианско дружество, и Комисията подписаха договор за услуги, финансиран от Европейския фонд за развитие (ЕФР). Договорът е озаглавен "Управление на проекта за водоснабдяване на Монровия и селските райони". Неговата цел беше да се осигури достатъчно снабдяване с вода на завърналите се и разселените лица в Либерия за период от 24 месеца (от октомври 2001 г. до октомври 2003 г.).

2.         За да изпълни задачите по договора за услуги, жалбоподателят е натоварен, наред с другото, с управлението на сметка за авансови средства, която е открил в местна банка. Проектът започна през декември 2001 г. и по същото време бяха предоставени средства по сметката за авансови средства.

3.         През май 2003 г., поради влошаването на положението с вътрешната сигурност, Комисията официално посъветва своите партньори по изпълнението, участващи в програмата, да обмислят спиране на дейностите. Жалбоподателят обаче решава да продължи да работи по проекта.

4.         На 6 юни 2003 г. горепосочената местна банка прекрати дейността си поради избухването на гражданска война в Монровия. Това направи невъзможно прехвърлянето на средства в банки в Либерия. Поради това Комисията одобри създаването на алтернативна сметка за авансови средства в Италия.

5.         По-късно през 2003 г. Комисията извърши одит и преглед на проекта. Това доведе до различни спорове с жалбоподателя както по технически, така и по финансови въпроси.

6.         На 7 април 2004 г. жалбоподателят представи окончателните си доклади по проекта.

7.         Въпреки няколкото последващи размени на кореспонденция с Комисията, жалбоподателят все още имаше редица оплаквания срещу нея. Поради това на 4 ноември 2005 г. тя се обърна към Европейския омбудсман.

ПРЕДМЕТ НА ЗАПИТВАНЕТО

8.        Омбудсманът започна настоящата си проверка във връзка със следните твърдения и твърдения на жалбоподателя.

Твърдения

(1) За период от 15 месеца, от 24 юли 2003 г. до 19 октомври 2004 г., Комисията не отговори на многократните искания на жалбоподателя за попълване на сметката за авансови средства.

(2) Като се има предвид, че в нито един момент по време на изпълнението на договора Комисията не е обвинявала жалбоподателя в незадоволителни технически или финансови резултати и че размерът, обосновката и договорната валидност на таксата за авансови средства никога не са били поставяни под въпрос, оправданите правни очаквания на жалбоподателя са били сериозно нарушени, тъй като той не е могъл да си представи, че Комисията ще оспори със задна дата таксата за авансови средства цяла година след приключването на проекта.

(3) На Комисията е била необходима цяла година след приключване на проекта, за да уведоми жалбоподателя за всеки проблем, независимо от факта, че въпросът е бил представен на вниманието ѝ много по-рано от договорно наети счетоводители.

(4) Комисията пренебрегна исканията на жалбоподателя за а) анализ на разходите и ползите след приключване на проекта и техническа оценка; и б) връщането на жалбоподателя на счетоводните му отчети, които Комисията е решила да не плаща.

(5) Поради неразумно забавяне от страна на Комисията при попълването на сметката за авансови средства жалбоподателят е финансирал предварително 30 % от проекта.

(6) Жалбоподателят е бил подложен на необичайно и несправедливо третиране по време на приключването на проекта, тъй като приключването на проекта и окончателните технически и финансови отчети е трябвало да бъдат изготвени за сметка на жалбоподателя след края на проекта, въпреки че договорът не е предвиждал това.

Иск за сумата от 161 086,99 EUR, предявен по три точки

а) Плащането на неизплатени фактури, които са декларирани и изцяло обложени с данък в годишното финансово представяне на жалбоподателя пред данъчните органи:

       - Предварително финансирани разходи за авансови средства (2 фактури): 75 931,95 USD

       - Такси за техническа помощ и задържане (1 фактура): 38 880,53 EUR

б) Лихви за забава и компенсаторни лихви плюс обезценка на забавените фактури и предварително финансиране на авансови средства (суми, приложими до края на декември 2005 г.):

       Относно техническата помощ: 4 847,49 EUR

       - Загуби от обезценка от предварително финансиране на сметка за авансови средства: 8 495,18 USD

       - Лихви за просрочие/компенсаторни лихви по предварително финансиране на авансови средства: 20 988,75 USD

в) Непредвидими, извъндоговорни задължения след приключване на проекта:

       - Разходи и разноски, поети след края на проекта: 27 774,21 EUR

Задачата

9.         На 31 януари 2006 г. омбудсманът поиска от Комисията да представи становище, което тя направи на 28 юли 2006 г. Становището беше препратено на жалбоподателя за становище, което той изпрати на 26 септември 2006 г. На 10 юли 2007 г. омбудсманът направи предложение за приятелско решение. Комисията отговори на това предложение на 8 януари 2008 г. Отговорът беше препратен на жалбоподателя, който представи становището си на 25 януари 2008 г. Омбудсманът препрати забележките на жалбоподателя на Комисията, която изпрати допълнителен отговор на 26 юни 2006 г. На 31 юли и 8 септември 2008 г. съответно жалбоподателят и Комисията информираха омбудсмана за окончателното споразумение, което са постигнали за уреждане на случая.

АНАЛИЗ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ НА ОМБУДСМАН

Предварителни бележки

10.      Тази проверка приключи с успешно уреждане на спора между страните въз основа на предложение за приятелско решение, отправено от омбудсмана. Това предложение се отнася до буква а) от искането, посочено в точка 8 по-горе.

11.      С оглед на успешния резултат от настоящата проверка и значителните усилия на двете страни за постигане на споразумение по взаимно съгласие, основната част от настоящото решение е съсредоточена върху въпросите, които бяха предмет на предложението на омбудсмана за приятелско решение. Що се отнася до допълнителните въпроси, чиято пълна оценка вече е съобщена на страните в предложението на омбудсмана за приятелско решение, достатъчно е да се отбележи следното.

12.      По отношение на първото гореспоменато твърдение омбудсманът установи в предложението си за приятелско решение, че Комисията изглежда не е отговорила на две искания за попълване на сметката за авансови средства, създадена за проекта, и че този пропуск изглежда не е в съответствие със съответните договорни правила. В отговора си на предложението за приятелско решение Комисията накратко подчерта кои според нея са извънредните обстоятелства и че са настъпили забавяния, по-специално поради необходимостта от допълнителни проверки, за да се защитят финансовите интереси на Общността. Жалбоподателят не представи конкретни коментари в отговор на тези допълнителни забележки, направени от Комисията. В настоящия момент е уместно да се отбележи, че Комисията не е оборила изрично гореспоменатата констатация на омбудсмана, че договорните правила не са били спазвани стриктно. Въпреки това, предвид вторичния характер на тази част от случая и факта, че е постигнато споразумение, омбудсманът не счита за необходимо да разглежда допълнително този въпрос.

13.      По отношение на останалите твърдения омбудсманът не установи лошо администриране по отношение на второто, третото, петото и шестото твърдение. По отношение на четвъртото твърдение омбудсманът заключи, че няма достатъчно основания за допълнителни проверки. По-специално във връзка с петото твърдение жалбоподателят представи допълнителни материали след предложението за приятелско решение в подкрепа на аргументите си. Въпреки това, за да се вземе предвид този материал за втора оценка на тази част от случая, ще са необходими допълнителни проучвания — стъпка, която на този етап не би била подходяща. Освен това омбудсманът отбелязва, че по собствена инициатива на Комисията и независимо от констатацията му за липса на лошо администриране, споразумението включва решение за изплащане на обезщетение в интерес на доброволното разрешаване на проблема (вж. точка 28 по-долу).

14.      По отношение на твърдението омбудсманът не установи основателни твърдения, които да съответстват на букви б) и в) от него. Поради това те не можеха да бъдат приети.

А. Искане за плащане

Фактите и преценката

15.       Както беше отбелязано по-горе, жалбоподателят заяви, наред с другото, следното:

а) Плащане на неизплатени фактури, които са декларирани и изцяло обложени с данък в годишното финансово представяне на жалбоподателя пред данъчните органи.  Те са, както следва:

- Предварително финансирани разходи за авансови средства (2 фактури): 75 931,95 USD

- Такси за техническа помощ и задържане (1 фактура): 38 880,53 EUR

16.       По отношение на това твърдение Комисията отбеляза в становището си, че безуспешно се е опитала да уреди висящото плащане с жалбоподателя. Проверката на общите разходи възлезе на общо 1 927 868,92 USD. Получените постъпления възлизат на 1 856 703,09 USD. Салдото в полза на жалбоподателя е 71 165,83 USD, дължимо по сметката за авансови средства. Налице е и неизплатена фактура в размер на 38 880,53 EUR. Комисията заяви, че е готова да приеме, че договорът, подписан с жалбоподателя, предвижда такса за управлението на сметката за авансови средства в допълнение към възнаграждението, предоставено чрез договора за услуги. В този контекст тя посочва още, че разпоредбите на приложение II A към договора за услуги предвиждат специална такса в размер на 216 000 EUR за тази цел (посочена в приложение II В). Тя обаче също така отбелязва, че това е явна грешка, допусната от нейните служби, тъй като една и съща служба никога не следва да получава възнаграждение два пъти и това е причината, поради която одиторите са стигнали до заключението, че исканията следва да бъдат отхвърлени. Освен това тя посочи, че преди тази сума да може да бъде уредена, въпросът за обосновката на разходите за оборудване и обзавеждане, закупени от фондовете на проекта и използвани в жилището на жалбоподателя, трябва да бъде решен. Всъщност тя се е опитала безуспешно да приключи сметките, като е призовала жалбоподателя да уреди въпроса с неоправданите разходи.

17.       Омбудсманът разгледа въпроса за таксата за управление на сметката за авансови средства, както следва.

18.       Въпросната поръчка е озаглавена "Управление на проекта за водоснабдяване на Монровия и селските райони". Според формуляра за поръчка договорната цена е 270 180 EUR. Когато съществува разминаване между разпоредбите на различните документи, те следва да се тълкуват в съответствие с реда на предимство, посочен в член 3 от специалните условия на договора. Съгласно този член:

„Редът на старшинство на документацията за поръчката е следният:

Формулярът на договора,

- Специалните условия на договора,

- Приложение I Т/А Мандат.

- Приложение IIA Процедури за управление на бюджета.

- Приложение IIБ Технически предписания.

- Приложение IIВ Оценка на разходите по сметката за авансови средства.

- Приложение III Разбивка на договорните цени.

- Приложение IV Данъчно и митническо споразумение.

- Общи условия за договори за услуги, финансирани от Европейския фонд за развитие (приложение IV към Решение No 3/90 на Съвета на министрите АКТБ/ЕИО от 29 март 1990 г.)“

19.       Съгласно член 2 към договора се прилага белгийското право. Съгласно приложение I към договора продължителността му е „от []p до 360 дни в Либерия и до 120 дни в Италия за период от 24 месеца.“Параграф 1 от приложение IIA към договора предвижда по-специално следното:

„Договорът е за управление и надзор чрез сметка за авансови средства на програмата за подобряване на достъпа до чисти води в Монровия и селските райони (...) Ресурсите на ЕФР ще бъдат предоставени чрез гарантирана сметка за авансови средства (...) Прогнозата за разходите в евро е приложена в приложение IIВ (...)“.

20.       В точка 2.4.2 от приложение IIА се предвижда, че „[е]или управлението на сметката(ите) за авансови средства и разходите за целеви финансови ресурси, изпълнителят получава таксата, посочена в приложение IIВ. Тази такса не подлежи на задържане и може да бъде изтеглена пропорционално от сметката в края на всеки отчетен период.“

21.       Приложение IIВ съдържа раздел „Д“, озаглавен „УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОГРАМАТА“, в който се предвижда сумата от 216 000 EUR (24 месеца x 9 000 EUR). В приложение IIВ не се съдържа разпоредба, в която изрично да се посочва такса за „управление на сметката за авансови средства“. Таксата за управление на сметката за авансови средства, посочена в точка 2.4.2 от приложение IIА, изглежда се отнася до сумата, посочена в раздел Д от приложение IIВ за управлението на програмата, като се има предвид, че приложение IIВ не съдържа отделна разпоредба относно такса за управление на сметката за авансови средства и че договорът е за управление чрез сметка за авансови средства на програма за водоснабдяване.

22.       Приложение III, озаглавено "Разбивка на цените по договори", включва по-специално следните данни:

                   "Такси (загуба) за човекодни служба

а) Услуги на г-н Крейг Смит:

в Либерия:                                                                                   ЕВРО

Такси на човек/ден за 300 дни при 425 EUR/ден 127 500

Дневни надбавки на човек/ден за 300 дни на цена 138/ден 41,400 EUR

в Италия:

Такси на човек/ден за 120 дни при 350 EUR/ден 42 000

б) Услуги в Либерия за одобрени краткосрочни експерти

Такси на човек/ден за 300 дни при EUR 300/ден 18.000

Дневни надбавки на човек/ден за 300 дни на цена 138/ден 8.280 EUR

Пътни разходи ...

Общо 270.180 ".

23.       С оглед на гореизложеното Омбудсманът счита, че позицията, заета от Комисията в този случай, е разумна, а именно, че услугите на съответния персонал на жалбоподателя, посочени в приложение III, не се различават от „управлението на програмата“, посочено в раздел Д от приложение IIВ. Следователно изглежда, че договорът е предвиждал двойна такса за същите услуги, които е трябвало да бъдат предоставени от жалбоподателя във връзка с управлението на програмата за водоснабдяване. Следователно изглежда, че е налице присъщо логическо несъответствие между съответните разпоредби на договора и че декларацията за воля, направена от Комисията при сключването на договора относно възнаграждението на изпълнителя за управлението на програмата, не е без грешки. Както посочва Комисията в становището си, този проблем се дължи на явна грешка, допусната от нейните служби.

24.       В контекста на отговора си на първото твърдение на жалбоподателя Комисията прие, че е налице салдо в полза на жалбоподателя в размер на 71 165,83 USD, дължимо по сметката за авансови средства, и неизплатена фактура в размер на 38 880,53 EUR за такси за техническа помощ. Очевидно, с цел да постигне приятелско уреждане на спора си с жалбоподателя, Комисията заяви, че е готова да приеме, че подписаният с жалбоподателя договор предвижда такса за управление на сметката за авансови средства в допълнение към възнаграждението, предоставено чрез договора за услуги. Тя обаче посочи, че преди да може да бъде уредена съответната сума, следва да бъде разрешен въпросът относно обосновката на разходите за оборудване и обзавеждане, закупени от фондовете на проекта и използвани в жилището на жалбоподателя. В това отношение Комисията заяви, че е повдигнала въпроса с писмо от 26 юни 2003 г. Въпреки това Комисията не посочи в становището си, че копие от това писмо е включено в обемната документация, приложена към жалбата. Това писмо също така не фигурира в списъка с приложения, приложен към становището на Комисията. Освен това подобен проблем не беше включен в констатациите от междинния одитен преглед, съобщени на жалбоподателя и приложени към жалбата. Освен това Комисията по никакъв начин не се позовала на размера на съответните средства.

25.       В своите забележки по становището на Комисията жалбоподателят:

а) отбелязва, че последните фактури за авансови средства в размер на 4 766,12 USD, доказуемо представени заедно с окончателния доклад, са били пренебрегнати от Комисията;

б) посочи, че с изключение на гореспоменатата сума, тя се е съгласила с Комисията по отношение на салдото в нейна полза и неизплатената фактура;

в) приветства изявлението на Комисията, че е готова да приеме, че договорът предвижда такса за управлението на сметката за авансови средства; и

г) подчерта, че в становището си Комисията е въвела за първи път уговорка относно оборудването и заяви, че това ясно се отнася до друг договор, който отдавна е бил уреден в полза на жалбоподателя, както и до протокол за споразумение, който е бил подписан с Комисията.

26.       Омбудсманът отбеляза, че:

а) в становището си Комисията не коментира частта от искането на жалбоподателя относно плащането на последните фактури за авансови средства в размер на 4 766 USD. 12;

б) жалбоподателят и Комисията се съгласиха, че има остатък в полза на жалбоподателя в размер на 71 165,83 USD, дължим по сметката за авансови средства, и неизплатена фактура в размер на 38 880,53 EUR;

в) Комисията е била готова да приеме, че договорът предвижда такса за управлението на сметката за авансови средства (отделна от възнаграждението на жалбоподателя за управлението на програмата), но е обвързала уреждането на искането с разрешаването на въпроса относно обосновката на разходите за оборудване и обзавеждане, закупени от фондовете на проекта и използвани в жилището на жалбоподателя;

г) в своето становище Комисията не е доказала, че е повдигнала този въпрос пред жалбоподателя преди настоящото разследване, и не е предоставила допълнителна информация по този въпрос;

д) Комисията също така не е обяснила защо този въпрос ѝ пречи да удовлетвори, поне отчасти, твърдението на жалбоподателя; и

е) жалбоподателят посочи, че Комисията е повдигнала този въпрос за първи път в становището си, и отбеляза, че той се отнася до изпълнението на друг договор, който вече е бил уреден.

27.       С оглед на гореизложеното Омбудсманът стигна до заключението, че Комисията не е обяснила по подходящ начин неплащането на жалбоподателя, поне частично, на сумата, съответстваща на първото му искане. Този провал би могъл да бъде случай на лошо управление. Поради това Омбудсманът направи следното предложение за приятелско решение:

С оглед на забележките си в точка [тук 26] по-горе омбудсманът предлага Комисията да преразгледа решението си (включително мотивите си) да откаже да удовлетвори, дори частично, първото финансово искане на жалбоподателя. В контекста на това преразглеждане Комисията би могла също така да вземе предвид забележките на омбудсмана в точка [тук 18—23] по-горе и съответното белгийско право, приложимо към договора. Комисията се приканва да покани жалбоподателя на среща, за да се улесни изясняването на правното положение и търсенето на решение, приемливо и за двете страни.

Становищата, представени на омбудсмана след неговото предложение за приятелско решение

28.       Комисията информира Омбудсмана, че вследствие на неговото предложение и в интерес на предприемането на стъпки за уреждане на въпроса, тя е преразгледала досието и е приела предложението на Омбудсмана. Комисията предостави следната (обобщена) информация за начина, по който възнамерява да отговори на предложението. Първо, той би погасил плащанията, посочени в буква а) от искането. Второ, самата Комисия е установила релевантно допълнително плащане, което трябва да бъде извършено.  Тя се състоеше от лихви за забава и компенсаторни лихви върху предварителното финансиране на авансови средства в размер на 2 066,87 USD. Във връзка с това Комисията обясни, че въпреки първоначалната си позиция да не предостави тази компенсация и въпреки заключението на омбудсмана, че твърдението, свързано с тази точка, не е било обосновано, Комисията все пак е решила да предложи горепосоченото плащане за компенсиране на разходите на жалбоподателя за предварително финансиране. Комисията посочи, че е предложила това плащане изключително с цел постигане на уреждане на спора по взаимно съгласие. По-нататък тя посочва, че посоченото плащане не може да се тълкува като признаване или признаване на твърденията и обвиненията, отправени от жалбоподателя в коментарите му пред омбудсмана.

29.       Освен това Комисията отбеляза, че в изявленията си до омбудсмана жалбоподателят е направил редица изключително критични коментари относно Комисията и нейните служби. Комисията не пожела да отговори на тези въпроси, с изключение на един коментар, в който жалбоподателят твърди, че дадено писмо е било фалшифицирано от службите на Комисията. Комисията обвърза приемането на предложението на омбудсмана за приятелско решение с оттегляне на това обвинение от жалбоподателя.

30.       В своите забележки относно отговора на Комисията на предложението на омбудсмана жалбоподателят приветства готовността на Комисията да намери приятелско решение. Тя също така формулира допълнителни конкретни искания, включително искания за лихви и обезщетения за колебания в обменните курсове. Същевременно той изрично се отказва от едно от твърденията си, направени в рамките на настоящото разследване, и изрично оттегля обвиненията си, посочени в точка 28 по-горе.

31.       С оглед на новите твърдения на жалбоподателя омбудсманът изпрати своите забележки на Комисията. Той предложи Комисията да се свърже с жалбоподателя с оглед постигане на окончателно споразумение.

32.       В отговора си от 26 юни 2008 г. Комисията заяви готовността си да удовлетвори частично допълнителните искания на жалбоподателя (на обща стойност 36 600 USD и 747,89 EUR) с оглед на намирането на „приемливо за двете страни уреждане на спора по взаимно съгласие“. Тя обаче не можа да се съгласи с някои искания за допълнителни лихви, като обясни, че те се отнасят съответно до данъчни обстоятелства в съответната държава членка и до част от случая, по отношение на който омбудсманът е стигнал до заключението, че не е налице лошо администриране.

33.       Комисията заяви, че е изпратила на жалбоподателя протокол, съдържащ предложението ѝ за постигане на споразумение.

34.       На 3 юли 2008 г. жалбоподателят информира омбудсмана, че възнамерява да подпише протокола. Споразумението между жалбоподателя и Комисията беше окончателно потвърдено от двете страни съответно на 31 юли и 8 септември 2008 г. Уреждането предполага, че салдото по сметката на проекта е било закрито с плащания в размер на 48 486,79 EUR и 101 938,40 USD към жалбоподателя.

Оценка на омбудсмана след неговото предложение за приятелско решение

35.       С оглед на становищата на страните след предложението на омбудсмана за приятелско решение омбудсманът заключава, че неговото предложение е довело до успешен резултат.

36.       Освен това омбудсманът би искал да подчертае, че отговорът на Комисията в този случай е примерен. Още при представянето на становището си Комисията се възползва от възможността да проучи задълбочено съответните събития и да направи преглед на действията на своите служби. Тя е установила недостатъци, признала ги е открито и е изразила готовност да предприеме коригиращи мерки. Когато впоследствие отговори на предложението на омбудсмана за приятелско решение, Комисията също така възприе много задълбочен и конструктивен подход. По-специално, Комисията трябва да бъде похвалена за готовността си да използва пълноценно и конструктивно член 3, параграф 5 от Устава на омбудсмана, чиято цел, наред с другото, е да насърчава приятелски решения в открит и незаконодателен диалог.

В. Заключения

Омбудсманът заключава, че е постигнато приятелско споразумение.

Жалбоподателят и Европейската комисия ще бъдат уведомени за това решение.

 

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 1 декември 2008 година.