Страсбург, 19 юни 2008 г.

Уважаеми г-н Л.,

На 18 октомври 2007 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман срещу Европейската комисия във връзка с твърдението ѝ, формулирано в становището ѝ по Вашата жалба 488/2007/PB, че определен документ, който сте поискали, не съществува. Вашата жалба се съдържаше в забележките Ви по горепосоченото становище на Комисията.

На 17 януари 2008 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. Комисията изпрати становището си на 14 март 2008 г. Препратих Ви го с покана за представяне на коментари, която изпратихте на 28 март 2008 г.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Жалбата се отнася до твърдение на Европейската комисия, направено в контекста на разглеждането от нея на заявление за достъп, че определен документ не съществува и следователно не може да бъде предоставен достъп.

По дело 488/2007/PB жалбоподателят е поискал достъп съгласно Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (1) („Регламент 1049/2001“) до редица документи, съхранявани от създадената от Комисията Група на европейските регулатори („ГЕР“). Комисията отказва достъп до някои документи. В писмото си до Комисията с искане за становище по жалбата омбудсманът също така поиска от нея да изясни решението си конкретно по отношение на „Доклад ERG (06) 45 a“, във връзка с който жалбоподателят е изпратил съобщението си от 20 ноември 2006 г. „Доклад ERG (06) 45 a“не е бил изрично посочен в отговора на Комисията на потвърдителното заявление на жалбоподателя съгласно Регламент 1049/2001.

В становището си Комисията заяви, че по отношение на „Доклад ERG (06) 45 a“документите на ERG, регистрирани с буквата „а“, представляват бележки, обобщаващи съдържанието на съответните документи. Такава бележка обикновено е трябвало да бъде направена за „Доклад ERG (06) 45“ и „Доклад ERG (06) 45б“. Такава докладна записка обаче не беше изготвена, тъй като малко преди пленарното заседание на ГЕР беше решено да не се обсъждат тези доклади и „поради това няма документ с референтен номер (06) 45а на ГЕР“.

В своите забележки от 18 октомври 2007 г. относно становището на Комисията по гореспоменатата жалба жалбоподателят информира омбудсмана, че е получил копия от „Доклад ERG (06) 45a“, за който се твърди, че не съществува. Жалбоподателят изрази своята загриженост относно факта, че Комисията очевидно е предоставила невярна информация в становището си, и насърчи омбудсмана да разгледа този въпрос.

Жалбоподателят посочи, че от съдържанието на посочения документ не става ясно защо той не е трябвало да бъде оповестен публично, тъй като документът съдържа само резюме на „Доклад ERG (06) 45б“ и коментар, че не е имало належаща необходимост от публикуване.

Жалбоподателят насърчи омбудсмана да разгледа този въпрос отделно, като се има предвид, че той се отнася до „основното сътрудничество [„grundsätzliche Zusammenarbeit“] между омбудсмана и органите и институциите на Европейската общност“.

На 17 януари 2008 г. омбудсманът започна настоящата проверка във връзка със следното твърдение: Комисията е предоставила на омбудсмана невярна информация, като е заявила в становището си по жалба 488/2007/PB, че документът „Доклад ERG (06) 45 a“не съществува.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си по жалбата Комисията по същество признава, че документът съществува, и прави различни коментари във връзка с първоначалното си заключение по този въпрос (вж. частта от решението по-долу). Комисията приложи към становището си копие от посочения документ.

Забележки на жалбоподателя

В своите забележки жалбоподателят заяви, че няма съществени коментари по становището на Комисията, но посочи, че неговото доверие в Комисията не е било засилено от нейното становище (вж. частта относно решението по-долу).

РЕШЕНИЕТО

1 Твърдение, че Комисията е предоставила невярна информация на омбудсмана

1.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията е предоставила на Европейския омбудсман невярна информация, като е заявила в становището си по жалба 488/2007/PB, че документът "Доклад ERG (06) 45 a" (по искане на жалбоподателя) не съществува.

1.2 В становището си Комисията предостави информация, която по същество потвърди твърдението на жалбоподателя. В това отношение Комисията направи няколко уточнения:

1. След последното заявление за документи на жалбоподателя беше извършена допълнителна проверка на документите, с които разполага ГЕР. Това търсене потвърди, че „Доклад ERG (06) 45a“ съществува. В крайна сметка тя беше намерена на уебсайта на CIRCA (2).
2. Както вече беше обяснено в отговора на Комисията до омбудсмана във връзка с жалба 488/2007/PB, документите, регистрирани с буквата „а“, са бележки за внасяне. Тези бележки обобщават накратко въпросите, представени в съответните документи, и имат за цел да бъдат средство за представяне на документи на пленарните заседания на ГЕР за обсъждане преди приемането им. В отговор на искането на Омбудсмана за информация относно жалба 488/2007/PB службите на Комисията считаха добросъвестно, че i) не е изготвена бележка за представяне, като се има предвид, че „Доклад ERG (06) 45“ следва да се разглежда като точка „А“ без обсъждане (3), и следователно ii) този документ не може да бъде на нейно разположение.
3. Първоначално службите на Комисията се опитаха да извлекат документа от мястото, където обикновено се съхраняват такива документи, за ограничен период от време, преди да бъдат заличени поради пространствени ограничения, т.е. на персонални компютри и на електронни носители, предназначени за запазване на документи, свързани с пленарното заседание на ГЕР. Тя не направи справка на уебсайта на CIRCA, който по-скоро е предназначен за използване от делегатите на националните регулаторни органи.
4. Що се отнася до съдържанието на въпросната бележка за предоставяне на информация, службите на Комисията потвърждават, че по същество тя представлява идентично възпроизвеждане на заключенията, съдържащи се на страница 21 от „Доклад ERG (06) 45“, който преди това беше разгласен от Комисията на жалбоподателя.

1.3 В становището си жалбоподателят посочва следното: Той заяви, че е останал с впечатлението, че Комисията не се отнася много сериозно към задължението си за сътрудничество с Европейския омбудсман. Той не счита за правдоподобно Комисията действително да е потърсила документа, за който се твърди, че не съществува. Той посочи, че едва ли може да се мисли, че „Доклад ERG (06) 45б“ съществува, но че документът, който логично предшества това, т.е. „Доклад ERG(06) 45а“, не съществува. Той заяви, че би могъл да разбере например обяснението, че документът е бил счетен за твърде незначителен и следователно заличен. Обяснението, че документът никога не е бил създаван, обаче не засилва доверието му в Комисията.

1.4 Омбудсманът отбелязва, че фактическото твърдение на институцията, че даден документ не съществува, съдържа (опровержима) презумпция за истинност (4). Тази презумпция се прилага по отношение на всички участници, които могат да участват в контекста на заявленията за достъп до документи, независимо дали са граждани или други институции на Общността. Що се отнася по-специално до омбудсмана, презумпцията за истинност се основава преди всичко на високото равнище на доверие, което съществува между всички институции и омбудсмана по отношение на прилагането на Регламент 1049/2001. Освен това то носи предимство на процесуалната икономия — както за администрацията, така и за омбудсмана — като значително намалява необходимостта от извършване на проверки на съответните административни досиета или документи. Същевременно презумпцията за истинност предполага особено строго задължение за полагане на грижа, за да се гарантира точността на изявленията относно несъществуването на даден документ.

1.5 В настоящия случай Комисията напълно признава, че спорното фактическо твърдение, което е направила, е погрешно, т.е. че документът, за който се твърди, че не съществува, действително е съществувал. Следователно релевантният въпрос на този етап от разследването е дали Комисията е изпълнила посоченото по-горе задължение за полагане на дължима грижа.

1.6 След като внимателно разгледа становището на Комисията, омбудсманът не счита, че му е била предоставена информация или обяснения, които доказват спазването на горепосоченото задължение, поради следните причини:

Първо, в параграф 1 от становището на Комисията се посочва, че нейните служби по някакъв начин са заключили, че документът не съществува, от факта, че документите, регистрирани с буквата „а“, са бележки за представяне. Тези бележки обобщават накратко въпросите, представени в съответните документи, и имат за цел да представят документи на пленарните заседания на ГЕР за обсъждане преди приемането им. Горепосоченият извод изглежда е направен във връзка с факта, че „документ ERG (06) 45 следва да се разглежда като точка „А“ без обсъждане“. Комисията обаче не е дала подходящи обяснения защо по принцип такъв извод би бил обоснован(5) и защо при особените обстоятелства на разглеждания случай този извод в крайна сметка не отразява действителността.

Второ, в параграф 2 от становището на Комисията не е предоставена ясна и адекватна информация относно съответното търсене, извършено от нейните служби. Тя се отнася само най-общо до неуточнено „място“, където документите се съхраняват за неуточнен „ограничен период“, преди да бъдат изтрити. Не е ясно дали препращането има за цел да предаде информацията, че службите на Комисията, които са търсили документа, са направили това след изтичането на определен срок за съхранение на документа и че поради тази причина (очевидно) не са могли да го намерят. След това в становището отново се посочва уебсайтът „CIRCA“, като се посочва, че той е „по-скоро предназначен“ за използване от делегатите на националните регулаторни органи. Това, наред с другото, не предоставя ясна и конкретна информация за това дали от неговите услуги не се е очаквало, разбира се, да са търсили и в посочения уебсайт „CIRCA“.

Накрая, следва да се отбележи, че Комисията е посочила, че въпросният документ никога не е съществувал, а не че вече не е бил в нейно владение или че опитът ѝ да го извлече от компютърната(ите) си система(и) не е бил плодотворен.

1.7 Като се има предвид естеството на констатираното по-горе лошо администриране, омбудсманът посочва, че в съответствие с принципите на добра администрация би било целесъобразно Комисията да се извини на жалбоподателя. Комисията реши да не прави това и поради това омбудсманът приключва случая с критична забележка.

2 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба е необходимо да се направи следната критична забележка:

Презумпцията за истинност на фактическите твърдения на администрацията, че определен поискан документ не съществува, предполага особено строго задължение за полагане на грижа, за да се гарантира точността на тези твърдения. С оглед на констатациите си в точка 1.6 по-горе омбудсманът не счита, че му е била предоставена информация и обяснения, които доказват спазването на това задължение в настоящия случай. Следователно съответното поведение на Комисията включва лошо управление.

Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) ОВ L 145, 31.5.2001 г., стр. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Както е видно от дневния ред (ERG (06) 35 Rev 1) на 18-ото пленарно заседание на ERG от 5—6 октомври 2006 г.( http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf) и протокола от това пленарно заседание (ERG (06) 52).

(4) Вж. дело T-311/00 British American Tobacco срещу Комисията [2002] ECR II-2781, параграф 35.

(5) Например очевидно е възможно i) да бъде изготвена бележка за внасяне, регистрирана с буквата „а“, за целите на обсъждането на съответния въпрос/проект на документ на пленарните заседания на ГЕР, и ii) впоследствие да бъде взето решение този въпрос/документ да не се обсъжда.