Страсбург, 8 февруари 2008 г.

Уважаема г-жо Б.,

На 27 януари 2006 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман срещу Генерална дирекция „Персонал и администрация“ на Европейската комисия във връзка с писмото Ви, изпратено до нея на 19 декември 2005 г. В това писмо Вие попитахте посочената ГД дали Комисията е прехвърлила „много значителни средства“(1) в частни банкови сметки, държани от бившия Ви съпруг, за да финансира делегацията си в Алмати (Казахстан).

На 8 март 2006 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. Поисках становището на Комисията по жалбата преди 31 май 2006 г.

Комисията изпрати становището си на 20 юни 2006 г. На 21 юни 2006 г. Ви го препратих с покана за представяне на становища, която Вие изпратихте на 3 юли 2006 г.

На 10 декември 2006 г. Вие ми изпратихте допълнителни документи, свързани с Вашата жалба.

На 29 март 2007 г. поисках от Комисията допълнителна информация във връзка с Вашата жалба и поисках отговор до 15 май 2007 г.

На 28 май 2007 г. Вие ми изпратихте допълнителна кореспонденция във връзка с Вашата жалба.

Предвид липсата на отговор от страна на Комисията в предвидения срок, на 12 юни 2007 г. поверените ми служби се обадиха по телефона на службите на Комисията. На 21 юни 2007 г. помолих Комисията да ми предостави отговор най-късно до 15 юли 2007 г. С писмо от същия ден Ви уведомихме за това.

Комисията ми изпрати отговора си на 17 юли 2007 г.

На 18 юли 2007 г. Ви препратих отговора на Комисията с покана за представяне на коментари, която Вие изпратихте на 24 юли 2007 г.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Контекст: жалба 1139/2005/JMA

На 12 септември 2000 г. жалбоподателката подава първа жалба до Европейския омбудсман (референтен номер 1139/2000/JMA) срещу Европейската комисия във връзка с решението ѝ да промени статута на персонала на съпруга си от „женен“ на „разведен“ и свързаното с това действие на общата здравноосигурителна схема за изключване на жалбоподателката от нейното покритие.

Омбудсманът приключи своята проверка и жалбата беше приключена като „уредена от Европейската комисия“ по удовлетворителен за жалбоподателя начин. На 18 август 2005 г. и 10 октомври 2005 г. бяха получени още две писма от жалбоподателя, заведени под номер 1139/2005/JMA.

Настояща жалба с референтен номер 313/2006/MF

Според жалбоподателя релевантните факти в обобщение са, както следва:

На 19 декември 2005 г. жалбоподателката изпрати писмо с препоръчана поща до Генерална дирекция „Персонал и администрация“ на Комисията относно предполагаемото прехвърляне от страна на Комисията на значителни средства по частни банкови сметки, държани от бившия ѝ съпруг, с цел финансиране на делегацията ѝ в Алмати („делегацията“).

На 27 януари 2006 г. жалбоподателят подава жалба до омбудсмана. Тя твърди, че Комисията не е изпратила обратна разписка относно писмото ѝ от 19 декември 2005 г. Освен това тя твърди, че Комисията не е взела позиция по въпроса, повдигнат в посоченото писмо, а именно твърдението, че Комисията е прехвърлила значителни средства в частни банкови сметки, държани от бившия ѝ съпруг, за да финансира делегацията си в Алмати.

Задачата

Становище на Комисията

Становището на Комисията по жалбата беше обобщено, както следва:

Що се отнася до първото твърдение на жалбоподателя, Комисията призна, че писмото действително е било получено от ГД „Персонал и администрация“. Въпреки това, като се има предвид, че предметът на писмото е извън обхвата на отговорност на тази генерална дирекция, то е било незабавно препратено по вътрешна поща на OLAF. Освен това Комисията заяви, че след проверка се е оказало, че писмото никога не е достигало до службите на OLAF и че изглежда е било изгубено във вътрешната система за електронна поща. Комисията изрази съжаление, че на жалбоподателката не е изпратено потвърждение за получаване, с което тя да бъде информирана, както се изисква от нейния Кодекс за добро административно поведение, че нейното писмо е било преразпределено. Според Комисията този пропуск може да е възникнал отчасти в резултат на натрупването на писма в периода преди и след коледната ваканция. Комисията се извини на жалбоподателя и на омбудсмана за тази вътрешна административна грешка във връзка с разглеждането на нейното писмо.

Що се отнася до второто твърдение на жалбоподателя, Комисията отбеляза, че средствата, прехвърлени за финансиране на делегацията, са били управлявани в съответствие с нейните касови правила. Комисията заяви, че „в никакъв случай“ средствата не са били прехвърлени в частни банкови сметки, държани от нейните длъжностни лица, а винаги в местните банкови сметки на делегацията, управлявани от упълномощени длъжностни лица, а именно ръководителите на делегации, от името и за сметка на Комисията.

Забележки на жалбоподателя

В становището си жалбоподателката поддържа жалбата си.

Допълнително писмо на жалбоподателя от 10 декември 2006 г.

На 10 декември 2006 г. жалбоподателката изпраща на омбудсмана ново писмо във връзка с нейната жалба. Тя прилага и удостоверение, издадено от длъжностно лице от ГД „Бюджет“ на Комисията, в което въпросното длъжностно лице удостоверява, че Комисията е извършила пет трансфера към бившия съпруг на жалбоподателя с дати 7 октомври 1994 г., 9 януари 1995 г., 1 май 1995 г., 13 март 1995 г. и 3 април 1995 г.

Омбудсманът отбеляза, че от удостоверението е видно, че първите два превода от 7 октомври 1994 г. и 9 януари 1995 г. са извършени в брой на бившия съпруг на жалбоподателя. Останалите три превода са направени по банкова сметка в банка, установена в Люксембург. Длъжностното лице удостовери, че тези преводи са предназначени за покриване на разходите на делегацията преди откриването на собствената банкова сметка на Комисията.

Жалбоподателят заяви, че този сертификат, който не е подписан или датиран, не може да представлява доказателство, че трансферите на Комисията не са били извършени по частни банкови сметки, държани от бившия съпруг на жалбоподателя.

В писмото си от 10 декември 2006 г. жалбоподателката се позовава и на висящо производство пред национален съд в Люксембург относно подялбата на активите, които е притежавала заедно с бившия си съпруг. В този контекст жалбоподателката представи допълнително искане да ѝ бъде предоставена информация относно заплатите на бившия ѝ съпруг за периода от 16 февруари 1994 г. до 31 май 1999 г. Като се има предвид обаче, че жалбоподателката не е представила никакъв документ в подкрепа на твърдението си, омбудсманът заключи въз основа на член 195 от Договора за ЕО, че изглежда няма достатъчно основания за разширяване на настоящото разследване във връзка с това ново твърдение.

Допълнителни запитвания
Искането за информация, отправено до Комисията

След внимателно разглеждане на становището на Комисията, забележките на жалбоподателката, както и на документа, приложен към нейното допълнително писмо от 10 декември 2006 г., се оказа, че са необходими допълнителни проучвания. Поради това Омбудсманът поиска от Комисията да отговори на следния въпрос:

„По отношение на второто твърдение на жалбоподателя Комисията заяви в становището си, че средствата за делегацията в Алмати никога не са били превеждани по частни банкови сметки на нейните длъжностни лица, а винаги по местните банкови сметки на делегацията, управлявани от упълномощени длъжностни лица.

Жалбоподателят представи документ, в който се посочва, че на три пъти Комисията е прехвърляла определени суми по банкови сметки в Люксембург, които очевидно са принадлежали на бившия съпруг на жалбоподателя.“

Омбудсманът също така поиска от Комисията да коментира доказателствата, предоставени от жалбоподателя.

Отговор на Комисията

В отговора си Комисията заяви, че благодарение на документа, изпратен от жалбоподателя, тя е била в състояние да извърши по-пълно търсене на историческите си архиви във връзка с твърдението, че сумите, предназначени за администрацията на делегацията, са били прехвърлени към определени банкови сметки, държани от бившия съпруг на жалбоподателя. Комисията потвърждава, че въпросният документ всъщност е автентичен. В подкрепа на това обстоятелство Комисията прилага копие от въпросния документ с дата и подпис на г‐н H., тогавашен началник на съответната служба.

Освен това Комисията заяви, че желае да поясни, че отговорът на този въпрос, даден в първото ѝ становище по жалбата, се е основавал на информация, съдържаща се в електронна база данни, която е започнала да функционира едва през 2003 г. Комисията посочва, че макар да са положени всички усилия, за да се гарантира, че историческата информация преди 2003 г. е била включена в базата данни, невинаги е било възможно релевантната информация да бъде включена в базата данни. Комисията посочва, че е открита допълнителна информация, която показва, че в съответствие с действащите към онзи момент финансови правила не е необичайно при откриването на нови делегации да се превеждат средства по банковите сметки на длъжностните лица, докато се чака местните банкови сметки да започнат да функционират.

В заключение Комисията заяви, че се надява това да изясни въпроса и че съжалява за всяко неудобство, причинено от информацията, съдържаща се в първоначалния ѝ отговор.

Допълнителни забележки на жалбоподателя

В своите забележки жалбоподателката заяви, че надлежно е взела под внимание допълнителния отговор на Комисията и има само следната забележка: въпреки че бившият ѝ съпруг е назначен в делегацията на 23 август 1994 г., последният превод на пари от ръководителя на делегацията по неговата частна банкова сметка е извършен на 1 май 1995 г. Според жалбоподателя е отнело много време ръководителят на делегацията да открие банкова сметка на името на делегацията.

РЕШЕНИЕТО

1 Твърдение, че Комисията не е изпратила обратна разписка на писмото на жалбоподателя от 19 декември 2005 г.

1.1 На 19 декември 2005 г. жалбоподателката изпрати писмо с препоръчана поща до Генерална дирекция "Персонал и администрация" на Европейската комисия относно предполагаемото прехвърляне на "много значителни средства"(2) от Комисията към частни банкови сметки, държани от бившия ѝ съпруг, с цел финансиране на делегацията ѝ в Алмати ("делегацията"). Жалбоподателката твърди, че Комисията не ѝ е изпратила обратна разписка относно писмото ѝ от 19 декември 2005 г.

1.2 В становището си Комисията признава, че писмото на жалбоподателя от 19 декември 2005 г. действително е било получено от ГД "Персонал и администрация". Въпреки това, като се има предвид, че предметът на писмото е извън обхвата на отговорността на тази генерална дирекция, то е било незабавно препратено на OLAF за предприемане на действия по вътрешна поща. Освен това Комисията посочва, че при проверката се е оказало, че писмото никога не е достигало до OLAF и че изглежда е било изгубено във вътрешната система за електронна поща. Комисията изрази съжаление, че на жалбоподателката не е изпратено потвърждение за получаване, с което тя да бъде информирана, че нейното писмо, както се изисква от нейния Кодекс за добро административно поведение, е било преразпределено. Според Комисията този пропуск може да е възникнал отчасти в резултат на натрупването на писма в периода преди и след коледната ваканция. Комисията се извини на жалбоподателя и на омбудсмана за тази вътрешна административна грешка във връзка с разглеждането на писмото на жалбоподателя.

1.3 В становището си жалбоподателката не е направила конкретен коментар по този въпрос.

1.4 Омбудсманът би желал да припомни, че член 14, параграф 1 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията (3) предвижда следното:

„Всяко писмо или жалба до институцията получава потвърждение за получаване в срок от две седмици, освен ако в този срок може да бъде изпратен отговор по същество.“

1.5 В настоящия случай Омбудсманът отбелязва, че фактът, че Комисията не е изпратила обратна разписка на писмото на жалбоподателя от 19 декември 2005 г., изглежда се дължи както на i) вътрешна административна грешка при обработката на писмото на жалбоподателя, тъй като след прехвърлянето му на OLAF писмото никога не е било получено от службите на OLAF, така и на ii) изоставане при обработката на писма в периода преди и след коледната ваканция.

1.6 Омбудсманът обаче отбелязва, че в отговора си Комисията се е извинила на жалбоподателя за тази вътрешна административна грешка.

1.7 При тези обстоятелства, въпреки че признава, че е налице достойно за съжаление неизпълнение на задължението за ефективно разглеждане на кореспонденцията от гражданин, омбудсманът счита, че изглежда няма основания за по-нататъшни проверки на това твърдение.

2 Твърдение за липса на становище от страна на Комисията по въпроса, повдигнат в писмото на жалбоподателя от 19 декември 2005 г.

2.1 Жалбоподателката твърди, че Комисията не е взела позиция по въпроса, повдигнат в писмото ѝ от 19 декември 2005 г., а именно твърдението, че Комисията е прехвърлила значителни средства в частни банкови сметки, държани от бившия ѝ съпруг, с цел финансиране на делегацията.

2.2 В становището си Комисията посочва, че средствата, прехвърлени за финансиране на нейната делегация, са били управлявани в съответствие с нейните касови правила. Комисията заяви, че „в никакъв случай“ средствата не са били прехвърляни в частни банкови сметки, държани от нейните длъжностни лица, а винаги в местните банкови сметки на делегацията, управлявани от упълномощени длъжностни лица, а именно ръководителите на делегации, от името и за сметка на институцията.

2.3 След внимателно разглеждане на становището на Комисията, забележките на жалбоподателя, както и новите доказателства, приложени към допълнителното писмо на последния от 10 декември 2006 г., омбудсманът счете, че изглежда са необходими допълнителни проверки. Поради това омбудсманът поиска от Комисията да коментира доказателствата, предоставени от жалбоподателя, а именно документ, в който се посочва, че на три пъти Комисията е прехвърлила определени парични суми по банкови сметки в банка, установена в Люксембург, която очевидно е принадлежала на бившия съпруг на жалбоподателя.

2.4 В отговора си Комисията заяви, че благодарение на документа, представен от жалбоподателя, тя е била в състояние да извърши по-пълно търсене на своите физически исторически архиви във връзка с твърдението на жалбоподателя, че суми за администрацията на делегацията са били прехвърлени към определени банкови сметки, държани от бившия съпруг на жалбоподателя. Освен това Комисията заяви, че желае да поясни, че отговорът на този въпрос, даден в първото ѝ становище по жалбата, се е основавал на информация, съдържаща се в електронна база данни, която е започнала да функционира едва през 2003 г. Комисията посочва, че макар да са положени всички усилия, за да се гарантира, че историческата информация преди 2003 г. е била включена в базата данни, това невинаги е било така. Комисията посочва, че е била открита допълнителна информация, която показва, че в съответствие с финансовите правила, преобладаващи по това време, при откриването на нови делегации не е било необичайно да се прехвърлят средства по този начин, докато се чака местните банкови сметки да започнат да функционират. Комисията стигна до заключението, че се надява това обяснение да изясни въпроса и че съжалява за всяко неудобство, причинено от информацията, съдържаща се в първоначалния ѝ отговор.

2.5 В своите забележки по отговора на Комисията жалбоподателката заявява, че надлежно е взела предвид допълнителния отговор на Комисията. Тя само отбеляза, че е отнело много време на ръководителя на делегацията да открие нова банкова сметка на името на делегацията.

2.6 В настоящия случай омбудсманът отбелязва, че в първото си становище по жалбата Комисията е посочила, че "в никакъв случай" средствата не са били прехвърлени в частни банкови сметки, държани от нейните длъжностни лица, а винаги в местните банкови сметки на делегацията, управлявани от упълномощени длъжностни лица, а именно ръководителите на делегации, от името и за сметка на институцията. Омбудсманът обаче отбелязва, че в отговора си на искането му за допълнителна информация Комисията е заявила, че е открита допълнителна информация, която показва, че в съответствие с финансовите правила, преобладаващи по това време, „не е необичайно“при откриването на нови делегации да се прехвърлят средства по частни банкови сметки, държани от нейните служители, докато се чака собствените местни банкови сметки на делегацията да започнат да функционират. Поради това Омбудсманът счита, че изглежда се появява известно несъответствие между двете становища на Комисията.

2.7 Омбудсманът обаче отбелязва, че Комисията е изразила съжаление за неудобството, причинено от погрешната информация, съдържаща се в нейния първоначален отговор. Освен това тя обясни, че това се дължи на факта, че първоначалната ѝ позиция в първия ѝ отговор до жалбоподателя се е основавала на информация, съдържаща се в електронната база данни, въведена в експлоатация през 2003 г., която впоследствие се е оказала непълна. Поради това омбудсманът счита, че Комисията вече е заела позиция по въпроса, повдигнат в писмото на жалбоподателя от 19 декември 2005 г., и е изяснила по подходящ начин повдигнатия в него въпрос, като е отговорила, че не е изключено към съответния момент, в случая с новосъздадените делегации, средствата да са били прехвърлени по банкови сметки, държани от нейните длъжностни лица, в очакване на въвеждането в експлоатация на собствените местни банкови сметки на Комисията.

2.8 Въз основа на тези съображения, а именно на разяснението на Комисията по въпроса, повдигнат в писмото на жалбоподателя от 19 декември 2005 г., и на факта, че Комисията изрази съжаление за неудобството, причинено от информацията, съдържаща се в нейния първоначален отговор, омбудсманът счита, че не са необходими допълнителни проверки по това твърдение.

2.9 Що се отнася до аргумента на жалбоподателката, повдигнат в нейните допълнителни забележки, че е отнело много време на ръководителя на делегацията да открие нова банкова сметка на името на делегацията, омбудсманът счита, че както е посочено от самата жалбоподателка, този въпрос не представлява твърдение, а по-скоро просто наблюдение. Следователно не са необходими допълнителни основания за допълнителни проверки по отношение на този аспект на делото.

3 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало основание за допълнителни проверки по двете твърдения на жалбоподателя. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Във френския оригинал: „des fonds très importants“.

(2) Вж. бележка 1 по-горе.

(3) Европейският кодекс за добро административно поведение е достъпен на уебсайта на омбудсмана (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).