Страсбург, 15 ноември 2005 г.

Уважаеми г-н К.,

На 25 януари 2005 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман срещу Европейската комисия във връзка със закъснения по отношение на две плащания към местните съвети на Саксония, които са участвали в програмата на Европейския съюз за побратимяване на градове.

На 23 февруари 2005 г. препратих Вашата жалба до председателя на Европейската комисия.

На 22 март 2005 г. Вие ме уведомихте, че въпросните две плащания са извършени от Комисията.

Комисията изпрати становището си на 5 юли 2005 г. На 6 юли 2005 г. Ви го препратих с покана за представяне на коментари.

На 7 юли 2005 г. Вие ме уведомихте по електронна поща, че не желаете да правите забележки, и ми благодарихте за моята работа. В телефонен разговор от 19 септември 2005 г. с правния служител, отговарящ за Вашия случай, г-н Peter Bonnor, Вие потвърдихте, че считате жалбата си за уредена.

Моля, имайте предвид, че поради причини, свързани с вътрешната организация на работното натоварване на моята служба, Вашата жалба беше прехвърлена на друг правен служител, г-жа Wiebke Pankauke, на 13 октомври 2005 г.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Жалбоподателят е ръководител на Europabüro der Sächsischen Kommunen (Службата за връзка на ЕС на местните съвети в Саксония). Той твърди, че има повтарящ се проблем със забавените плащания в рамките на програмата на Европейския съюз за побратимяване на градове. Той даде два конкретни примера за това:

(1) На 11 август 2004 г. местният съвет Mittweida в Саксония представи необходимите документи за окончателната оценка на туининг проект (референтен номер 04/1202) на отдел 2 на дирекция D на Генерална дирекция „Образование и култура“ на Комисията.

(2) На 31 август 2004 г. Freundeskreis der Städte Königstein представя необходимите документи за окончателната оценка на друг туининг проект (референтен номер 04/1552) на отдел 2 на дирекция D на Генерална дирекция „Образование и култура“ на Комисията.

И в двата случая жалбоподателят съобщи, че към датата на подаване на жалбата не е получено плащане от Комисията. Той заяви, че признава, че служителите на отговорния отдел на Комисията са силно мотивирани и ангажирани и че напълно оценява факта, че понастоящем Комисията модернизира счетоводната си система. Той обаче подчерта, че по-малките местни съвети често зависят от навременни плащания. Той добави, че положителният имидж на Европейския съюз, създаден чрез програмата за побратимяване на градове, е увреден от забавянето на плащанията.

Жалбоподателят докладва, че няколко пъти се е свързал с отдел 2 на дирекция D на Генерална дирекция „Образование и култура“ на Комисията, но не му е била предоставена никаква информация относно това кога ще бъдат извършени плащанията.

Твърденията и твърденията на жалбоподателя бяха, както следва:

1. Комисията не е извършила плащания към бенефициерите по туининг проектите 04/1202 и 04/1552;
2. Комисията редовно не е извършвала плащания в разумен срок на саксонски бенефициенти по туининг проекти;
3. Жалбоподателят твърди, че следва да бъде информиран кога Комисията ще плати на бенефициерите по туининг проектите 04/1202 и 04/1552; и
4. Жалбоподателят заяви, че следва да бъде информиран какви мерки ще предприеме Комисията, за да предотврати прекомерни забавяния на плащанията в бъдеще.

Задачата

На 23 февруари 2005 г. омбудсманът препрати жалбата до Европейската комисия.

На 22 март 2005 г. жалбоподателят информира омбудсмана, че въпросните две плащания са извършени от Комисията и че в един от случаите началникът на отдела за побратимяване на градове на Комисията се е обадил по телефона на отговорното лице в местния съвет и е обяснил ситуацията, което е високо оценено. Жалбоподателят заяви, че сега с нетърпение очаква отговора на Комисията относно мерките, които ще предприеме, за да предотврати забавяния в бъдеще.

Становище на Комисията

В становището си Комисията обясни, че а) значително увеличение на броя на избраните от Комисията проекти поради увеличение на бюджета с повече от 40 % за период от четири години; б) изискванията на новия Финансов регламент; и в) въвеждането на нова счетоводна система е имало неблагоприятни последици за финансовите операции в този сектор и в някои случаи е направило невъзможно спазването на сроковете. С оглед на голямото работно натоварване понякога е било трудно да се посочи очакваната дата на плащане, когато бенефициерите са се свързали с Комисията. Бенефициерът Freundeskreis der Städte Königstein обаче е бил уведомен на 20 декември 2004 г., че плащането може да бъде забавено.

Комисията заяви, че е предприела мерки за промяна на ситуацията и за наваксване на закъсненията. Секторът временно е бил снабден с допълнителен персонал. Изготвени са насоки, за да се даде възможност на заявителите да се съобразят по-добре с изискванията на новата счетоводна система. Освен това Комисията работи върху възможностите за опростяване на процедурата за кандидатстване и върху уебсайт за подобряване на информацията, която е на разположение на заявителите.

Комисията също така се позова на създаването на Изпълнителната агенция за образование, аудио-визия и култура, която трябваше да поеме оперативната администрация на програмата за побратимяване на градове в началото на 2006 г.

Комисията стигна до заключението, че тези мерки следва значително да подобрят положението. Тя заяви, че съжалява за забавянето на плащанията си и че вече е изпратила извинително писмо на жалбоподателя. Комисията приложи това писмо и доказателство за плащанията.

Коментари на жалбоподателя

След като е получил становището на Комисията и поканата на омбудсмана да направи забележки, жалбоподателят е уведомил омбудсмана, че не желае да прави забележки, и му е благодарил за неговата работа. На 19 септември 2005 г. той потвърждава по телефона, че счита жалбата си за уважена.

РЕШЕНИЕТО

1 Закъснели плащания

1.1 В жалбата си до омбудсмана, подадена на 25 януари 2005 г., жалбоподателят твърди, че Комисията не е извършила плащания на бенефициерите по проекти за побратимяване на градове 04/1202 и 04/1552. Освен това жалбоподателят твърди, че Комисията редовно не е извършвала плащания в разумен срок на саксонски бенефициери по проекти за побратимяване на градове.

Жалбоподателят заяви, че следва да бъде информиран кога Комисията ще плати на бенефициерите и какви мерки ще предприеме Комисията, за да предотврати прекомерни забавяния на плащанията в бъдеще.

1.2 В своето становище Комисията обясни, че а) значително увеличение на броя на избраните от Комисията проекти поради увеличение на бюджета с повече от 40% за период от четири години; б) изискванията на новия Финансов регламент; и в) въвеждането на нова счетоводна система е имало неблагоприятни последици за финансовите операции в този сектор и в някои случаи е направило невъзможно спазването на сроковете. С оглед на голямото работно натоварване понякога е било трудно да се посочи очакваната дата на плащане, когато бенефициерите са се свързали с Комисията.

Комисията заяви, че е предприела мерки за промяна на ситуацията и за наваксване на закъсненията. Секторът временно е бил снабден с допълнителен персонал. Изготвени са насоки, за да се даде възможност на заявителите да се съобразят по-добре с изискванията на новата счетоводна система. Освен това Комисията работи върху възможностите за опростяване на процедурата за кандидатстване и върху уебсайт за подобряване на информацията, която е на разположение на заявителите.

Комисията също така се позова на създаването на Изпълнителната агенция за образование, аудио-визия и култура, която трябваше да поеме оперативната администрация на програмата за побратимяване на градове в началото на 2006 г.

Комисията стигна до заключението, че тези мерки следва значително да подобрят положението. Тя заяви, че съжалява за забавянето на плащанията си и че вече е изпратила извинително писмо на жалбоподателя.

1.3 На 7 юли 2005 г. жалбоподателят заявява по електронна поща, че не желае да прави забележки и благодари на омбудсмана за неговата работа. На 19 септември 2005 г. той уведомява омбудсмана, че счита жалбата си за уредена.

2 Заключение

От становището на Комисията и коментарите на жалбоподателя става ясно, че Комисията е предприела стъпки за уреждане на въпроса и по този начин е удовлетворила жалбоподателя. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Европейската комисия ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос