Страсбург, 11 ноември 2005 г.

Уважаеми г-н Х.,

На 10 януари 2005 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман срещу Европейската служба за подбор на персонал (EPSO) във връзка с изключването Ви от конкурс на общо основание EPSO/A/18/04.

На 27 януари 2005 г. препратих жалбата до директора на EPSO. EPSO изпрати становището си на 4 април 2005 г. Препратих Ви я с покана да направите забележки, ако желаете, до 31 май 2005 г. До тази дата не бяха получени коментари от Вас.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Според жалбоподателя относимите факти са следните:

Жалбоподателят се регистрира по електронен път за конкурс на общо основание EPSO/A/18/04 (Администратори (A7/A6) в специализираните области на общественото здраве и безопасността на храните)(1). В средата на ноември 2004 г. той научава, че не е бил допуснат до тестовете за предварителен подбор, тъй като не е потвърдил кандидатурата си преди 24 юли 2004 г.

На 19 ноември 2004 г. жалбоподателят подава жалба и иска преразглеждане на кандидатурата си, тъй като, както е посочено на стр. 11 от обявлението за конкурса, EPSO не е изпратила официална покана за потвърждаване на кандидатурата му и тъй като указанията към кандидатите са неясни и объркващи. С писмо от 2 декември 2004 г. EPSO обаче потвърждава, че не е допуснат до конкурса, като се позовава на писмо, включено в профила на EPSO на 24 юни 2004 г., и на съобщение „pop-up“. В това писмо кандидатите бяха приканени да потвърдят до 24 юли 2004 г. участието си в конкурса.

Жалбоподателят посочва, че на 20 декември 2004 г. е забелязал, че EPSO е променила неговия EPSO профил, като е заменила заглавието „допускане до тестовете за предварителен подбор“ с „искане за потвърждение“. Според жалбоподателя това означава, че неговите аргументи от 19 ноември 2004 г. всъщност са били приети от EPSO.

На 20 декември 2004 г. жалбоподателят е подал жалба до омбудсмана (референтен номер на жалбата 3699/2004/OV). Тъй като жалбоподателят не е приложил достатъчно подкрепящи доказателства, в решението си от 13 януари 2005 г. омбудсманът заключи, че няма достатъчно основания за започване на разследване по жалбата, и прикани жалбоподателя да подаде нова жалба и да приложи подкрепящи доказателства. На 22 декември 2004 г. жалбоподателят подава втора жалба до EPSO.

На 10 януари 2005 г. жалбоподателят подава настоящата нова жалба. Той повтори становището си, че EPSO е дала неясни и объркващи указания относно конкурса. Той посочва, че на нито един етап не е получил покана от EPSO да потвърди участието си в конкурса. Жалбоподателят посочва, че втората му жалба от 22 декември 2004 г. е била отхвърлена от EPSO с писмо от 6 януари 2005 г. Жалбоподателят обърна внимание на параграфа в писмото на EPSO, в който се посочва, че „фактът, че посочването на „допускане до тестовете за предварителен подбор“ е заменено с „искане за потвърждение“, следва да се счита за мълчаливо признаване от EPSO на валидността на Вашите аргументи [sic]“. На 3 януари 2005 г. жалбоподателят забелязва, че EPSO отново е променила неговия EPSO профил, като е публикувала съобщението „непотвърдено от кандидата в определения срок“. Тестовете за предварителен подбор трябваше да се проведат на 28 януари 2005 г.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че решението на EPSO да не го допусне до конкурс на общо основание EPSO/A/18/04 е необосновано, тъй като се основава на неясни и объркващи инструкции. Жалбоподателят заяви, че следва да бъде допуснат до тестовете за предварителен подбор.

Задачата

Становище на EPSO

В становището си EPSO излага следните съображения:

Дял В от обявлението за конкурса съдържа необходимата информация за начина на кандидатстване. В съответствие с разпоредбите на дял В регистрираните кандидати бяха информирани, че могат да следят хода на конкурса и да проверяват датите и местата на изпитите, като посетят уебсайта на EPSO и щракнат върху „Конкурси“ — „Текущи конкурси“.

Дял В също така информира кандидатите, че „след крайния срок за подаване на кандидатури EPSO предоставя едномесечен срок, в който да поканят кандидатите да потвърдят кандидатурата си и в такъв случай да изберат града, в който желаят да се явят на предварителния подбор и/или на писмения(те) тест(ове). Искането за потвърждение ще бъде направено чрез EPSO профила“. В него се добавя, че „[а]ко в срок от два месеца след крайния срок за подаване на кандидатурите не бъде получено потвърждение, EPSO ще счита кандидатурата за оттеглена. Това оттегляне ще анулира заявлението".

Регистрацията на жалбоподателя е валидирана на 10 май 2004 г. Информацията в неговия EPSO профил потвърждава, че регистрацията му е извършена правилно.

На 16 юни 2004 г. EPSO публикува на своя уебсайт обявление, с което информира кандидатите, че на „24 юни кандидатите ще получат в своя EPSO профил съобщение, с което ще бъдат приканени да потвърдят кандидатурата си (чрез своя EPSO профил) и да изберат най-късно до 24 юли града, в който желаят да се явят на предварителния подбор и/или на писмения(те) тест(ове)“. В съобщението/писмото също така се посочва, че ако не бъде получено потвърждение, ще се счита, че заявителите са оттеглили заявлението си, което ще бъде отменено. На 24 юни 2004 г. всеки жалбоподател получи достъп чрез своя EPSO профил до настоящото писмо. EPSO приложи копие от писмото, адресирано до жалбоподателя, като приложение към становището си. На 30 юни 2004 г. EPSO изпраща електронни писма до всички кандидати, като им напомня да направят справка в своя EPSO профил. На 20 юли 2004 г. на уебсайта на EPSO е публикувано окончателно „уведомление за кандидатите“, в което се потвърждава, че кандидатите трябва да отговорят до 24 юли 2004 г. на искането да потвърдят кандидатурата си, като в противен случай няма да бъдат поканени на тестовете за предварителен подбор и на писмения тест. След това EPSO състави списък на кандидатите, които са потвърдили регистрацията си преди крайния срок. Жалбоподателят не е бил в този списък.

На 19 ноември 2004 г. жалбоподателят иска от EPSO да преразгледа решението, с което той току-що се е запознал, да не го допусне до конкурса. Той твърди, че на нито един етап не е получил съобщение, с което да бъде обявена поканата за потвърждаване на кандидатурата му, и че въз основа на информацията в своя EPSO профил е стигнал до извода, че е бил допуснат до тестовете за предварителен подбор. В отговора си от 2 декември 2004 г. EPSO потвърждава недопускането на жалбоподателя и му напомня за различните съобщения, изпратени до всички кандидати с молба да потвърдят присъствието си на тестовете. EPSO също така заяви, че неговият адрес на електронна поща (адрес на офис в Комисията) е бил проверен и счетен за правилен, без да се посочват каквито и да било оперативни проблеми, свързани с вътрешната система за електронна поща на Комисията. С електронно писмо от 22 декември 2004 г. жалбоподателят уведомява EPSO, че не може да приеме решението за недопускане и че поддържа доводите, изложени в предишното му писмо. На 6 януари 2005 г. EPSO отговаря на жалбоподателя, като потвърждава информацията в писмото си от 2 декември 2004 г., че указанията, дадени на кандидатите относно потвърждаването на кандидатурите, са били ясни и разбираеми от самото начало.

Що се отнася до жалбата, EPSO подчертава, че в обявлението за конкурса и в съобщението от 16 юни 2004 г. много ясно се посочва съдържанието на писмото, което трябва да бъде изпратено на кандидатите чрез техния EPSO профил на 24 юни 2004 г. Писмото е поставено в EPSO профила на всеки кандидат на 24 юни 2004 г. под заглавието „Допускане до тестовете за предварителен подбор“ и е необходимо да се щракне върху това заглавие, за да се прочете писмото.

Този метод на комуникация е бил използван и за конкурс на общо основание EPSO/A/17/04, за който жалбоподателят също е кандидатствал. Поканата за потвърждаване на участието в този конкурс е включена в неговия EPSO профил на 1 юни 2004 г. Жалбоподателят потвърди присъствието си на тестовете и заяви избора си на изпитен център. Същото заглавие „Допускане до тестовете за предварителен подбор“ е използвано в съобщението от 24 юни 2004 г., за да се поиска от кандидатите да потвърдят присъствието си на тестовете за конкурса EPSO/A/18/04. Заглавието „Допускане до тестовете за предварителен подбор“ не може да е довело до погрешно разбиране от страна на жалбоподателя поради предполагаема липса на яснота, тъй като той правилно е отворил съобщението за конкурса COM/A/17/04, което е било идентично с изпратеното три седмици по-късно за конкурса EPSO/A/18/04.

В опит да докаже, че EPSO е предоставила неясна и объркваща информация за конкурса на общо основание EPSO/A/18/04, жалбоподателят заявява, че след като е поискал преразглеждане на изключването му от конкурса на 19 ноември 2004 г., е открил, че EPSO е направила промяна post factum в неговия EPSO профил, като е заменила заглавието „Допускане до тестовете за предварителен подбор“ с „Искане за потвърждение“, като по този начин е взела предвид аргументите, които е изложил в искането си от 19 ноември 2004 г.

В отговор EPSO потвърди, че заглавието на писмото, с което се иска потвърждение за участие, действително е било променено, но от 19 октомври 2004 г. нататък (преди исканията на жалбоподателя за преразглеждане). Като прави тази промяна за всички текущи конкурси, EPSO се опитва да опише по-добре съдържанието на писмото, с което моли кандидатите да потвърдят участието си. Въпреки това следва да се подчертае, че използваната на 24 юни 2004 г. рубрика изглежда е била правилно разбрана от по-голямата част от кандидатите (включително жалбоподателя в случая на конкурс EPSO/A/17/04), които изобщо не са имали затруднения да разберат, че е необходимо да прочетат писмото, обявено в рубриката „Допускане до тестовете за предварителен подбор“, тъй като само рубриката не им посочва кога ще се проведат тестовете, нито им дава възможност да изберат изпитен център.

EPSO счита, че многобройните сведения и послания относно хода на тестовете са били достатъчно ясни и последователни. Обявлението за конкурса от 21 април 2004 г., информацията, съдържаща се в EPSO профила на жалбоподателите, и електронните писма (от 16 юни до 20 юли 2004 г.) били много ясни и последователно повтаряли едно и също послание чрез различни средства за комуникация, както е обявено в обявлението за конкурса.

В заключение EPSO счита, че е предприела всички подходящи и необходими мерки във връзка с комуникацията относно участието в тестовете не само в EPSO профила на кандидатите, но и по електронна поща, специално в полза на кандидатите.

Забележки на жалбоподателя

Омбудсманът препрати становището на EPSO на жалбоподателя за евентуални забележки. Жалбоподателят обаче не представи никакви коментари.

РЕШЕНИЕТО

1 По твърдяното необосновано изключване от конкурса и искането за допускане

1.1 Жалбоподателят е кандидатствал за конкурс на общо основание EPSO/A/18/04 и се е регистрирал онлайн за конкурса. В средата на ноември 2004 г. той научава, че не е бил допуснат до тестовете за предварителен подбор, тъй като не е потвърдил кандидатурата си онлайн преди 24 юли 2004 г. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че решението на EPSO да не го допусне до конкурс на общо основание EPSO/A/18/04 е необосновано, тъй като се основава на неясни и объркващи инструкции. Жалбоподателят заяви, че следва да бъде допуснат до тестовете за предварителен подбор.

1.2 В становището си EPSO отбелязва, че в обявлението за конкурса и в обявлението от 16 юни 2004 г. много ясно се посочва съдържанието на писмото, което трябва да бъде изпратено на кандидатите чрез техния EPSO профил на 24 юни 2004 г. Писмото е поставено в EPSO профила на всеки кандидат на 24 юни 2004 г., т.е. един месец след крайния срок за подаване на кандидатури на 24 май 2004 г., в рубриката „Допускане до тестовете за предварителен подбор“ и е било необходимо да се щракне върху тази рубрика, за да се прочете писмото. EPSO добави, че този метод на комуникация е използван и за конкурс на общо основание EPSO/A/17/04, за който жалбоподателят също е кандидатствал. EPSO заяви, че заглавието „Допускане до тестовете за предварителен подбор“ не би могло да бъде разбрано погрешно от жалбоподателя поради предполагаема липса на яснота, тъй като той правилно е отворил съобщението за конкурса COM/A/17/04, което е идентично с изпратеното три седмици по-късно за конкурса EPSO/A/18/04. Що се отнася до напомнителните електронни съобщения, изпратени на жалбоподателите на 30 юни 2004 г., EPSO посочи, че електронният адрес на жалбоподателя (адрес на офис в Комисията) е бил проверен и счетен за правилен, без да се посочват оперативни проблеми, свързани с вътрешната система за електронна поща на Комисията.

1.3 Омбудсманът отбелязва, че указанията за регистрация за конкурс на общо основание EPSO/A/18/04 са описани в точка В "Как да кандидатствате" от обявлението за конкурса, която се позовава и на Ръководството за кандидатите, което може да бъде намерено на уебсайта на EPSO. В обявлението за конкурса под формата на „онлайн формуляр за регистрация“ се посочва, че „ако желаете да кандидатствате, трябва да го направите по интернет, като посетите уебсайта на EPSO и следвате указанията в него относно последователните етапи на процедурата“. Освен това в обявлението за конкурса се посочва, че онлайн регистрацията трябва да бъде направена най-късно до 12 часа на обяд брюкселско време на 24 май 2004 г. Изглежда, че жалбоподателят успешно е направил първоначалната онлайн регистрация на 10 май 2004 г. и му е бил даден кандидат номер 161399.

1.4 Омбудсманът отбелязва, че обявлението за конкурса предвижда също така, че "след като се регистрирате, можете да направите справка на уебсайта на EPSO ("Конкурси" - "Текущи конкурси"), за да проследите хода на конкурса и да проверите датите и местата на провеждане на тестовете". Освен това в обявлението за конкурс се посочва, че „след крайния срок за подаване на кандидатури EPSO предоставя срок от един месец, в който да покани кандидатите да потвърдят кандидатурата си и в такъв случай да изберат града, в който желаят да се явят на предварителния подбор и/или на писмения(те) тест(ове)“, и се посочва, че „[н]астоящото искане за потвърждение ще бъде направено чрез профила на EPSO“ и че „[а]ко в срок от два месеца след крайния срок за подаване на кандидатури [т.е. 24 юли 2004 г.] не бъде получено потвърждение, EPSO ще счита кандидатурата за оттеглена. Това оттегляне ще анулира заявлението".

1.5 Вярно е, че заглавието "допускане до тестовете за предварителен подбор" само по себе си би могло да доведе до недоразумения от страна на кандидатите. Въпреки това, с оглед на информацията, съдържаща се в обявлението за конкурса, според която впоследствие кандидатите е трябвало да потвърдят онлайн регистрацията си, омбудсманът счита, че внимателният читател едва ли би могъл да презумира, че заглавието "допускане до тестовете за предварителен подбор" означава, че съответният кандидат вече е бил допуснат до теста за предварителен подбор и че противно на предвиденото в обявлението за конкурса, вече не е необходимо да се потвърждава регистрацията.

1.6 С оглед на гореизложеното Омбудсманът заключава, че тези инструкции не могат да се считат за неясни и объркващи.

1.7 По отношение на твърдението на жалбоподателя, че никога не е получавал в своя EPSO профил писмото, с което го приканва да потвърди кандидатурата си, Омбудсманът отбелязва, че поради изтичането на времето вероятно на този етап вече няма да е възможно да се установи дали EPSO профилът на жалбоподателя действително е съдържал на 24 юни 2004 г. под заглавието „Допускане до тестове за предварителен подбор“ споменатото писмо, с което го приканва да потвърди кандидатурата си. Разпечатките на EPSO профила на жалбоподателя, които той е включил в жалбата си, не представляват релевантни доказателства в това отношение, тъй като датират от 25 октомври и 20 декември 2004 г., т.е. повече от четири месеца по-късно. Не може обаче да се изключи, че поради техническа грешка в системата с EPSO профила жалбоподателят може да не е получил посоченото писмо под заглавието „Допускане до тестове за предварителен подбор“ в своя EPSO профил. От друга страна, жалбоподателят в нито един момент не е споменал в кореспонденцията си с EPSO или в жалбата си до омбудсмана, че е щракнал върху въпросното заглавие, за да провери съдържанието му, или че е открил, че то е празно.

1.8 Освен това омбудсманът отбелязва, че EPSO е посочила, без това да бъде оспорено от жалбоподателя, че последният е завършил успешно, приблизително по същото време, паралелната и подобна процедура за регистрация за друг конкурс (2) и по този начин е бил запознат с техническите аспекти на процедурата за регистрация и необходимостта да се щракне върху заглавието „Допускане до тестовете за предварителен подбор“ в неговия EPSO профил (3).

1.9 Вярно е, че в писмото на EPSO от 6 януари 2005 г. се посочва, че "фактът, че посочването на "допускане до тестовете за предварителен подбор" е заменено с "искане за потвърждение", следва да се счита за мълчаливо признаване от EPSO на валидността на Вашите аргументи". От коментарите, направени от EPSO в становището ѝ относно причините за промяната на формулировката на заглавието, обаче става ясно, че EPSO е искала да каже, че посочената формулировка, макар и приемлива като такава, все пак може да бъде подобрена.

1.10 Въз основа на горепосочените съображения омбудсманът заключава, че не може да бъде установен случай на лошо администриране от страна на EPSO.

1.11 Вследствие на тези констатации твърдението на жалбоподателя, че следва да бъде допуснат до тестовете за предварителен подбор, не може да бъде подкрепено.

2 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало лошо администриране от страна на EPSO. Омбудсманът приключва случая.

Директорът на EPSO също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) ОВ C 96 A, 2004 г., стр. 1.

(2) Жалбоподателят успешно е завършил процеса на регистрация за конкурс на общо основание EPSO/A/17/04, за който паралелната регистрация е трябвало да бъде завършена около 20 дни по-рано и за който в EPSO профила на жалбоподателя (отпечатан на 25 октомври 2004 г.), съдържащ информация едновременно за конкурс EPSO/A/18/04 и конкурс EPSO/A/17/04, се споменава „01/06/2004 Прием на тестовете за предварителен подбор“ — „Записано потвърждение“.

(3) В индивидуалния профил на EPSO е посочено „Кликнете върху заглавието на съобщението, за да видите текста на съобщението“.